W większości firm B2B proces od „klient chce kupić” do „pieniądze na koncie” wygląda tak: handlowiec robi ofertę w Wordzie/Excelu, wysyła mailem, klient akceptuje, ktoś ręcznie wpisuje do systemu fakturowego, ktoś inny sprawdza czy wpłynęła płatność, ktoś trzeci aktualizuje deal w CRM na „zamknięty”. Każdy krok to ryzyko błędu, opóźnienia i utraty informacji. Co, jeśli oferta nie zgadza się z cennikiem? Rabat nie był zatwierdzony? Deal zamknięty w CRM, ale faktura nie wystawiona? Płatność wpłynęła ale nikt nie zaktualizował statusu?
Commerce Hub i CPQ w HubSpot łączą te kroki w jeden proces: handlowiec konfiguruje ofertę z katalogu produktów, system liczy cenę, generuje ofertę, klient akceptuje i płaci przez link, deal zamyka się automatycznie. Bez ręcznego przepisywania, bez Excela, bez osobnego systemu fakturowego. Zobacz, co wchodzi w skład tego rozwiązania i jak z niego korzystać.
Commerce Hub i CPQ w HubSpot – spis treści artykułu:
Product catalog – jeden cennik dla całej firmy
Product catalog (Products library) to centralna baza Waszych produktów i usług w HubSpot. Każdy produkt ma nazwę, opis, cenę, SKU i billing frequency.
Typy produktów:
- One-time – jednorazowa opłata (wdrożenie, szkolenie, licencja doyciowa)
- Recurring – cykliczna opłata (miesięczny/roczny abonament, retainer)
- Dla każdego produktu można zdefiniować billing frequency: miesiąc, kwartał, rok, custom
Każdy produkt ma cenę bazową. Można też zdefiniować wiele wariantów cenowych – np. plan Basic za 500 zł/msc, Professional za 1 500 zł/msc, Enterprise za 5 000 zł/msc. Handlowiec wybiera wariant przy tworzeniu oferty.
Dlaczego to ważne:
Bez katalogu każdy handlowiec ma własną wersję cennika. Jeden daje rabat 10%, drugi 20%, trzeci nie pamięta aktualnej ceny. Katalog to jedno źródło prawdy – zmieniacie cenę w jednym miejscu, każda nowa oferta automatycznie używa aktualnej ceny.
Konfiguracja:
Settings → Objects → Products. Dodajecie produkty ręcznie albo importujecie z CSV. Każdy produkt można powiązać z line items na dealu.
CPQ – Configure, Price, Quote
CPQ to proces: handlowiec konfiguruje co klient kupuje (Configure), system liczy cenę z rabatami i warunkami (Price), i generuje gotową ofertę do wysłania (Quote). W HubSpot to wbudowana funkcja Sales Hub.
Configure – co klient kupuje
Handlowiec dodaje produkty z katalogu do deala jako line items. Może zmieniać ilości, wybierać warianty cenowe, dodawać opcjonalne pozycje.
Bundles / pakiety:
Jeśli sprzedajecie pakiety (np. „Pakiet Starter” = licencja + wdrożenie + 3 miesiące wsparcia), możecie stworzyć produkt-pakiet albo dodawać poszczególne składniki jako osobne line items. Drugie podejście daje więcej elastyczności (klient może zrezygnować z jednego elementu).
Złożone konfiguracje:
Dla firm z rozbudowanym katalogiem (dziesiątki produktów, wiele wariantów) CPQ w HubSpot może być zbyt prosty. Nie ma zaawansowanych reguł zależności („jeśli kupisz A, musisz kupić B”). Do takich scenariuszy potrzebna jest integracja z zewnętrznym CPQ (DealHub, PandaDoc, Proposify) lub custom development.
Price – ile to kosztuje
Rabaty:
Na poziomie line item: rabat procentowy lub kwotowy per produkt. Na poziomie oferty: rabat całościowy.
Pricing rules:
W standardowym HubSpot nie ma zaawansowanych reguł cenowych (np. „rabat 10% powyżej 10 licencji”, „cena specjalna dla partnerów”). Ceny ustala handlowiec ręcznie na podstawie wytycznych. Dla automatycznych reguł cenowych potrzebujecie Operations Hub (calculated properties) albo integracji z zewnętrznym CPQ.
Waluta:
HubSpot obsługuje wiele walut. Można ustawić ceny w PLN, EUR, USD. Przydatne jeśli sprzedajecie międzynarodowo.
Podatki:
HubSpot pozwala dodawać podatki do ofert (VAT). Konfigurujecie stawkę w Settings. Uwaga: HubSpot nie jest systemem księgowym i nie zastąpi pełnej księgowości – obsługuje stronę sprzedażową, nie podatkową.
Quote – oferta do klienta
Generowanie oferty:
Z poziomu deala: kliknięcie „Create quote”. HubSpot generuje ofertę na podstawie line items z deala. Oferta zawiera: dane firmy i klienta, listę produktów/usług z cenami, rabaty, podatki, sumę, warunki płatności, datę ważności.
Quote templates:
Można stworzyć własne szablony ofert z logiem firmy, brandingiem, sekcjami warunki, podpisem. W Sales Hub Professional i Enterprise macie pełną customizację – dodatkowe sekcje, warunki umowy, klauzule RODO.
Wysyłanie:
Oferta dostępna jako link (hosted page) albo PDF do wysłania mailem. Klient otwiera link, widzi ofertę, może ją zaakceptować online (e-signature w Professional+). Po akceptacji – deal może się automatycznie przesunąć na kolejny etap.
Śledzenie:
Widzicie kiedy klient otworzył ofertę, ile czasu spędził na przeglądaniu, czy zaakceptował. To daje handlowcowi sygnał kiedy wysłać follow-up.
Jesteś ciekawy wyników współpracy z Casbeg?
Podczas współpracy Casbeg i agencji marketingowej, polegającej m.in. na wdrożeniu HubSpot, osiągnięto:
- spadek liczby rezygnacji (churnów),
- wzrost liczby zamykanych transakcji,
- zwiększenie przychodów.
Payment links – płatność bez wysiłku
Payment links to unikalne linki które pozwalają klientowi zapłacić online. Tworzycie link powiązany z produktem i kwotą, wysyłacie klientowi, klient klika i płaci.
Jak to działa:
Commerce Hub integruje się ze Stripe (główna bramka płatności w HubSpot). Klient płaci kartą lub przelewem (w zależności od konfiguracji Stripe). Płatność automatycznie rejestruje się w HubSpot – deal się aktualizuje, tworzy się invoice.
Zastosowania:
- Link w ofercie – klient akceptuje ofertę i od razu płaci
- Link na stronie – przycisk „Kup teraz” prowadzący do płatności
- Link w mailu – „Kliknij żeby opłacić fakturę”
- Link w formularzach – rejestracja na event z opłatą
Uwaga dla polskiego rynku:
Stripe działa w Polsce ale nie obsługuje polskich metod płatności typu BLIK, Przelewy24 natywnie przez HubSpot. Do pełnej obsługi polskich płatności można potrzebować integracji z polską bramką przez API lub Zapier. Dla klientów B2B którzy płacą przelewem bankowym – payment links mogą nie być potrzebne.
Subscription management – subskrypcje i płatności cykliczne
Dla firm usługowych z modelem subskrypcyjnym i SaaS, Commerce Hub obsługuje recurring payments.
Jak to działa:
Produkt ustawiony jako „recurring” z określoną częstotliwością (miesiąc, kwartał, rok). Klient płaci przez payment link – Stripe automatycznie pobiera następne płatności w cyklu. HubSpot rejestruje każdą płatność i tworzy invoices.
Co można robić:
- Tworzenie subskrypcji z różnymi planami (miesięczny vs roczny)
- Tracking MRR/ARR bezpośrednio w HubSpot
- Automatyczne powiadomienia o zbliżającym się odnowieniu
- Workflow na failed payment (płatność nie przeszła → powiadomienie + zadanie)
Ograniczenia:
To nie jest pełny billing system. Dla złożonego bilingu (proration, usage-based pricing, multi-tier subscriptions) potrzebujecie dedykowanego narzędzia (Stripe Billing, Chargebee, Paddle) zintegrowanego z HubSpot. Commerce Hub dobrze obsługuje proste subskrypcje z fixed pricing.
Invoices – faktury w HubSpot
Commerce Hub generuje faktury (invoices) automatycznie lub ręcznie.
Automatyczne invoices:
Po płatności przez payment link – invoice tworzy się sam. Po akceptacji oferty – można skonfigurować automatyczne generowanie.
Ręczne invoices:
Można tworzyć invoices bezpośrednio z poziomu deala. Przydatne dla klientów B2B którzy płacą przelewem – wysyłacie invoice z danymi do przelewu.
Customizacja:
Logo firmy, dane firmowe, numer konta, warunki płatności, termin. Można dodawać custom fields.
Ważne zastrzeżenie dla polskich firm:
Invoices w HubSpot to nie faktury VAT w rozumieniu polskiego prawa podatkowego. Do pełnej zgodności z polskimi przepisami (numeracja faktur, struktura JPK, KSeF) potrzebujecie integracji z polskim systemem fakturowym (Fakturownia, inFakt, wF irma, iFirma). HubSpot invoice może służyć jako proforma lub dokument sprzedażowy, ale faktura VAT powinna wychodzić z dedykowanego systemu.
Integracja: workflow w HubSpot po zamknięciu deala tworzy zadanie „wystaw fakturę” albo automatycznie wysyła dane do systemu fakturowego przez Zapier/Make/natywną integrację.
Approval workflows – zatwierdzanie ofert
Dla firm gdzie nie każdy handlowiec może dawać dowolne rabaty albo zmieniać warunki.
Quote approval:
W Sales Hub Enterprise można skonfigurować quote approval workflow. Przykład: jeśli rabat na ofercie przekracza 15%, oferta wymaga zatwierdzenia przez managera przed wysłaniem do klienta.
Jak skonfigurować:
Settings → Objects → Quotes → Approvals. Definiujecie warunki (próg rabatu, wartość oferty, typ produktu) i approverów (manager, dyrektor). Handlowiec tworzy ofertę, system wstrzymuje wysłanie i wysyła powiadomienie do approvera. Approver zatwierdza lub odrzuca z komentarzem.
Bez Enterprise:
Jeśli nie macie Enterprise, można zbudować uproszczony approval przez workflow: deal z rabatem >X% → automatyczne zadanie dla managera „Zweryfikuj ofertę przed wysłaniem”. Mniej eleganckie ale działa.
Integracja z billing / księgowością
HubSpot to narzędzie sprzedażowe, nie księgowe. Integracja z systemem billing to kluczowy element.
Typowy flow dla polskiej firmy B2B:
- Handlowiec zamyka deal w HubSpot (Closed Won)
- Workflow wysyła dane do systemu fakturowego (Zapier, Make, natywna integracja)
- System fakturowy generuje fakturę VAT i wysyła do klienta
- Status płatności wraca do HubSpot (płatność zarejestrowana na dealu)
Popularne integracje w Polsce:
- Fakturownia – integracja przez API/Zapier
- inFakt, wFirma, iFirma – przez Zapier/Make
- Stripe – natywna integracja z Commerce Hub
- Xero, QuickBooks – natywne integracje (bardziej dla firm międzynarodowych)
Co synchronizować:
Dane klienta (nazwa firmy, NIP, adres), line items (produkty, ilości, ceny), warunki płatności, waluta. Im więcej automatyzacji, tym mniej ręcznej pracy i mniej błędów.
Commerce Hub i CPQ w HubSpot – co jest w którym planie?
Sales Hub Starter:
Podstawowy katalog produktów, proste quotes (1 template), payment links (z limitem), basic invoices. Wystarczy dla prostej sprzedaży z kilkoma produktami.
Sales Hub Professional:
Custom quote templates, e-signature na ofertach, products z wariantami cenowymi, zaawansowane line items, sequences z ofertami, custom reporting. To minimum dla firmy, która poważnie traktuje CPQ.
Sales Hub Enterprise:
Quote approval workflows, zaawansowane calculated properties, custom objects (dla złożonych konfiguracji produktów), predictive lead scoring. Dla firm z rozbudowanym procesem ofertowym i wielopoziomowymi zatwierdzeniami.
Commerce Hub:
Payment links, invoices, subscriptions. Wymaga integracji ze Stripe. Funkcje Commerce Hub są dostępne od poziomu Starter (niektóre w Free).
Kiedy HubSpot CPQ wystarczy, a kiedy nie?
Bądźmy uczciwi – CPQ w HubSpot nie jest rozwiązaniem dla każdego.
HubSpot CPQ wystarczy gdy:
- Macie katalog do ~100 produktów/usług,
- Ceny są względnie proste (fixed pricing, proste rabaty),
- Oferty mają standardową strukturę,
- Zespół sprzedaży do 20 osób,
- Nie potrzebujecie zaawansowanych reguł zależności między produktami.
Rozważcie zewnętrzne CPQ, gdy:
- Setki produktów z złożonymi zależnościami („produkt A wymaga produktu B”),
- Skomplikowane modele cenowe (usage-based, tiered pricing z automatycznymi progami),
- Oferty wymagają zaawansowanego formatowania (multi-section, interactive proposals),
- Regulacje branżowe wymagają specyficznej dokumentacji ofertowej.
Popularne alternatywy/uzupełnienia:
DealHub, PandaDoc, Proposify – integrują się z HubSpot i rozszerzają możliwości CPQ. Używacie ich do tworzenia ofert, a dane wracają do HubSpot (deal, line items, status).
Commerce Hub i CPQ w HubSpot – od czego zacząć?
Potrzebujecie pomocy z konfiguracją CPQ w HubSpot, product catalog albo integracją z systemem fakturowym? Casbeg jest Platynowym Partnerem HubSpot. Porozmawiajmy.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o Commerce Hub i CPQ w HubSpot
Czy HubSpot może zastąpić system fakturowy?
Nie w polskich realiach. HubSpot invoices to dokumenty sprzedażowe, nie faktury VAT zgodne z polskim prawem podatkowym. Do fakturowania potrzebujecie polskiego systemu (Fakturownia, inFakt, wFirma) zintegrowanego z HubSpot. HubSpot obsługuje stronę sprzedażową (oferta, akceptacja, tracking płatności), system fakturowy obsługuje stronę księgową.
Jak działa Stripe w Polsce?
Stripe działa w Polsce i obsługuje płatności kartowe. Nie obsługuje natywnie BLIK ani Przelewy24 przez HubSpot. Dla klientów B2B którzy płacą przelewem bankowym, payment links mogą nie być potrzebne – wysyłacie invoice z numerem konta.
Ile kosztuje Commerce Hub?
Podstawowe funkcje (payment links, invoices) są dostępne od Free/Starter. Zaawansowane features (custom quotes, e-signature, approvals) wymagają Sales Hub Professional lub Enterprise. Stripe pobiera prowizję od transakcji (ok. 1.5% + 0.25 EUR w EU).
Czy można obsługiwać subskrypcje SaaS przez HubSpot?
Proste subskrypcje z fixed pricing – tak. Stripe obsługuje recurring billing, HubSpot trackuje MRR. Dla złożonego bilingu (usage-based, proration, dunning management) lepiej użyć Stripe Billing, Chargebee lub Paddle i zintegrować z HubSpot.
Jak długo trwa konfiguracja CPQ w HubSpot?
Dla prostej konfiguracji (katalog 10-30 produktów, 1-2 szablony ofert, basic pricing): 1-2 dni. Dla rozbudowanej (100+ produktów, custom templates, approval workflows, integracja z fakturowaniem): 1-2 tygodnie. Najwięcej czasu zajmuje porządkowanie katalogu produktów i pricing rules, nie sama konfiguracja techniczna.
