Czyszczenie HubSpot – jak pozbyć się bałaganu po latach użytkowania?

Po 2-3 latach użytkowania typowy profil w HubSpot wygląda tak: 87 workflows (40 wyłączonych, 15 nikt nie pamięta, do czego służą), 200+ custom properties (połowa nieoznaczonych i pusta), 150 list statycznych z kampanii sprzed dwóch lat, szablony maili z logo, które firma zmieniła rok temu, formularze, które nie są nigdzie osadzone.

To nie jest bałagan, który powstał przez niedbalość. To naturalny efekt użytkowania systemu przez wielu ludzi, przez długi czas, bez jasnych reguł. Ludzie przychodzili, tworzyli rzeczy, odchodzili. Nikt nie sprzątał. A regularne czyszczenie HubSpot załatwiłoby sprawę.

Ten artykuł to checklista do systematycznego sprzątania – nie kontaktów (to osobny temat), ale całej infrastruktury portalu: workflow, properties, list, formularzy, szablonów, landing pages i plików. Plus konwencje, które zapobiegają powrotowi bałaganu.

Zanim rozpoczniecie czyszczenie HubSpot: backup i dokumentacja stanu wyjściowego

Przed usuwaniem czegokolwiek – zabezpieczcie się.

Eksport danych. Wyeksportujcie kontakty, firmy, deale i tickety do CSV. To Wasz backup na wypadek gdyby coś poszło nie tak. HubSpot nie ma globalnego „undo” – usunięty workflow, property czy lista znikają na stałe (properties trafiają do archiwum na 90 dni, ale lepiej nie polegać na tym jako jedynym zabezpieczeniu).

Zdjęcie stanu. Zapiszcie sobie liczby przed czyszczeniem: ile workflow (aktywnych i nieaktywnych), ile custom properties, ile list, ile szablonów maili, ile formularzy, ile landing pages. Po sprzątaniu zmierzycie efekt i będziecie mieli dowód dla zespołu, że praca miała sens.

1. Workflow – największe źródło ukrytego chaosu w HubSpot

Workflow to najczęściej zaniedbany obszar. Wyłączone workflow leżą tam latami, bo nikt nie wie, czy można je usunąć. Aktywne workflow nikt nie przegląda, bo „działają”.

Krok 1: Inwentaryzacja

Wejdźcie w Automation → Workflows. Przejdźcie do zakładki „Off” – to Wasze wyłączone workflow. Ile ich jest? Każdy wyłączony workflow to potencjalny kandydat do usunięcia.

Krok 2: Kategoryzacja

Dla każdego workflow zadajcie pytanie: czy ten workflow jest aktywnie używany w obecnym procesie? Podzielcie na trzy grupy:

• Aktywne i potrzebne – zostają bez zmian
• Aktywne ale niejasne – do zbadania (kto go stworzył? co robi? czy ktoś korzysta z efektów?)
• Wyłączone – kandydaci do usunięcia

Krok 3: Weryfikacja wyłączonych

Zanim usuniecie wyłączony workflow – sprawdźcie: kiedy był ostatnio aktywny (data ostatniej edycji), ile kontaktów przeszło przez niego (historia enrollmentów), czy jest powiązany z innymi workflow (jeśli workflow A enrolluje do workflow B, a B jest wyłączony – to jest problem).

Jeśli workflow był wyłączony przez 6+ miesięcy i nikt nie pytał, dlaczego nie działa – można go usunąć.

Krok 4: Porządkowanie aktywnych

Przy okazji: sprawdźcie, czy aktywne workflow mają zrozumiałe nazwy. „Workflow #3 (kopia)” nic nikomu nie mówi. „[Sales] Lead assignment – inbound MQL” mówi wszystko. Wprowadźcie konwencję nazewnictwa (o tym na końcu artykułu).

2. Properties – ciche źródło bałaganu

Custom properties rosną jak chwasty. Każda osoba, która kiedykolwiek potrzebowała „jeszcze jednego pola” dodała property. Nikt ich nie usuwa, bo „a co jeśli ktoś używa”.

Krok 1: Eksport properties

Settings → Properties. Użyjcie eksportu do CSV – dostaniecie listę wszystkich properties z informacją, ile rekordów je ma wypełnione.

Krok 2: Identyfikacja nieużywanych

Szukajcie properties, które:

• Mają 0% wypełnienia (nikt nigdy nie użył).
• Mają nazwy, których nikt nie rozumie („custom_field_7”, „test_prop”, „old_status”).
• Są duplikatami istniejących pól („Company size” i „Wielkość firmy” i „Number of employees” – trzy properties na tę samą informację).
• Nie są używane w żadnym workflow, liście, raporcie ani formularzu.

Krok 3: Archiwizacja

HubSpot pozwala archiwizować properties zamiast je usuwać. Zarchiwizowane properties nie pojawiają się w interfejsie, ale dane są zachowane. To bezpieczniejsze niż usuwanie – jeśli się okaże, że ktoś używał pola, można je przywrócić.

Rekomendacja: zarchiwizujcie na 3 miesiące. Jeśli nikt nie zgłosi problemu – można usunąć trwale.

Krok 4: Standaryzacja nazewnictwa

Properties, które zostają – sprawdźcie, czy mają spójne nazwy, opisy (description field!) i grupy. Pogrupujcie je logicznie: Sales properties, Marketing properties, Operations properties. Dodajcie opisy, które wyjaśniają, do czego służy dane pole, kto je używa i jak powinno być wypełniane.

3. Listy – cmentarzysko starych kampanii

Każda kampania emailowa, każdy import, każdy jednorazowy segment – to kolejna lista. Po 2–3 latach macie ich setki.

Listy statyczne vs aktywne

Listy aktywne (Active Lists) aktualizują się automatycznie – te zwykle mają sens i powinny zostać. Listy statyczne (Static Lists) to zwykle jednorazowe zbiory: import z konferencji, segment na kampanię świąteczną 2022, test. Te są kandydatami do usunięcia.

Co sprawdzić przed usunięciem listy:

• Czy lista jest używana jako trigger lub warunek w workflow?
• Czy lista jest używana w aktywnej kampanii email?
• Czy lista jest używana w raporcie?

Jeśli odpowiedź na wszystkie to „nie” – usuwajcie. HubSpot ostrzeże Was, jeśli lista jest używana gdzieś.

Konwencja na przyszłość: nazywajcie listy z prefiksem daty i celu: „2025-03_Webinar-RevOps-registrants”, „2025-Q1_Inactive-contacts-cleanup”. Za rok będziecie dokładnie wiedzieć, co można usunąć.

4. Formularze – konsolidacja

Typowy portal ma 30–50 formularzy. Połowa to kopie z drobnymi zmianami, formularze testowe albo formularze, które nigdzie nie są osadzone.

Audyt formularzy

Marketing → Forms. Sortujcie po „Submissions” i po „Last submission date”. Formularze z 0 submissions albo bez submissions od 12+ miesięcy – do weryfikacji.

Sprawdźcie osadzenie

Kliknijcie w formularz → „Embedded on” pokaże, na jakich stronach jest formularz. Jeśli „Not embedded anywhere” i nie jest używany jako standalone/popup – kandydat do usunięcia.

Konsolidacja

Często widzimy 5 wariantów formularza „Kontakt” z drobnymi różnicami. Zróbcie jeden porządny formularz i podmieńcie na stronach. Mniej formularzy = prostsze raportowanie = łatwiejsze zarządzanie.

5. Szablony maili – porządek w bibliotece

Podobny problem jak z formularzami, zwykle większa skala.

Sales email templates (sekwencje i snippets)

Handlowcy tworzą własne szablony i nikt ich nie przegląda. Po roku macie 80 szablonów, z których 15 jest aktywnie używanych. Reszta to warianty, testy i szablony osób, które już nie pracują w firmie.

Sortujcie po „Last used” i „Times used”. Usuńcie szablony, które nie były używane przez 6+ miesięcy (po konsultacji z handlowcami – zapytajcie, czy ktoś używa, zanim usuniecie).

Marketing email templates

Przejrzyjcie wszystkie szablony email pod kątem: czy używają aktualnego brandingu (logo, kolory, footer)? Czy są responsive? Czy linki działają?

Usuńcie stare wersje. Zostawcie jeden zestaw aktualnych szablonów per typ (newsletter, promo, transakcyjny, event). Oznaczcie je jasno: „[CURRENT] Newsletter Template Q1 2025”.

6. Landing pages i CTA – martwe zasoby

Landing pages

Marketing → Landing Pages. Sprawdźcie, które są opublikowane, ile mają ruchu, i czy są aktualne.

Landing page z webinaru sprzed 18 miesięcy, która wciąż jest opublikowana i indeksowana? Albo ją zaktualizujcie (jeśli temat jest evergreen), albo ustawcie redirect na nową stronę, albo zdejmijcie z publikacji. Martwe landing pages psują SEO i budzą wątpliwości u odwiedzających.

CTA

CTA w HubSpot są często zapomnianym elementem. Przejrzyjcie listę CTA – ile jest aktywnych? Ile używa starych linków albo ofert, które już nie istnieją? Deaktywujcie nieużywane.

7. Pliki i dokumenty

Files Manager

Marketing → Files → Files Manager. To magazyn, który rośnie bez końca. Stare obrazki z bloga, PDFy ofert sprzed lat, loga w 17 wariantach.

Sortujcie po dacie i po użyciu. Pliki, które nie są używane nigdzie (nie są osadzone na stronie, w mailu ani w CTA) – można usunąć. Uważajcie na pliki, które są linkowane z zewnątrz (np. PDF, który ktoś wysłał klientowi mailem – link przestanie działać po usunięciu).

Documents (Sales Documents)

Przejrzyjcie dokumenty udostępniane handlowcom. Stare oferty, prezentacje z poprzedniej wersji produktu, case study nieaktualnych klientów. Zostawcie aktualne, reszta do usunięcia.

8. Konwencja nazewnictwa – żeby bałagan w HubSpot nie wrócił

Czyszczenie HubSpot bez konwencji to syzyfowa praca. Za pół roku wrócicie do punktu wyjścia.

Rekomendowana struktura nazw:

• Workflow: [Dział] Opis – obiekt. Przykład: [Sales] Lead rotation – inbound MQL, [Marketing] Nurture sequence – ebook download, [Ops] Data cleanup – inactive contacts
• Listy: YYYY-MM_Opis. Przykład: 2025-03_Webinar-RevOps-rejestracje, ONGOING_MQL-active (dla list stałych)
• Properties: jasna nazwa w języku portalu + opis (description). „Lead Source Category” z opisem „Kategoria źródła leada: Inbound, Outbound, Referral, Partner. Wypełniane automatycznie przez workflow.”
• Szablony: [TYP] Nazwa – wersja. Przykład: [Newsletter] Miesięczny update – v3, [Sales] Follow-up po demo – PL
• Formularze: Strona_Cel. Przykład: Homepage_Contact, Blog_Newsletter-signup, Webinar_Registration

Zapiszcie konwencję i wyślijcie zespołowi. Najlepiej w miejscu, gdzie każdy ma dostęp (Notion, Google Doc, strona w HubSpot Knowledge Base). Bez dokumentacji konwencja umiera po miesiącu.

9. Governance – kto może co tworzyć?

Druga część zapobiegania bałaganowi to kontrola tego, kto tworzy nowe elementy.

Permissions

W HubSpot ustawcie uprawnienia tak, żeby nie każdy mógł tworzyć workflow, properties i formularze. Typowa konfiguracja: admini i ops mogą tworzyć i edytować, użytkownicy mogą używać istniejących.

Request process

Jeśli ktoś potrzebuje nowego property albo workflow – składa request do admina. Admin sprawdza, czy to nie duplikat, nadaje nazwę według konwencji, tworzy i dokumentuje. Brzmi biurokratycznie, ale eliminuje 90% przyszłego bałaganu.

Audyt kwartalny

15 minut co kwartał: ile nowych workflow, properties, list powstało? Czy wszystkie mają nazwy według konwencji? Czy są udokumentowane? Jeśli nie – poprawcie od razu, póki pamiętacie, po co powstały.

---

---

Czyszczenie HubSpot a kolejność działań – checklista

Jeśli musicie wyczyścić cały portal, rekomendowana kolejność:

1. Backup – eksport danych, zdjęcie stanu (1 godzina)
2. Properties – audyt i archiwizacja nieużywanych (2-4 godziny)
3. Workflow – kategoryzacja, usunięcie wyłączonych, porządkowanie aktywnych (3-5 godzin)
4. Listy – usunięcie statycznych, weryfikacja aktywnych (1-2 godziny)
5. Formularze – konsolidacja i usunięcie martwych (1-2 godziny)
6. Szablony maili – usunięcie starych, standaryzacja aktualnych (1-2 godziny)
7. Landing pages i CTA – redirect lub zdjęcie nieaktualnych (1-2 godziny)
8. Pliki – porządkowanie Files Manager (1 godzina)
9. Konwencja i governance – ustalenie reguł, dokumentacja, komunikacja do zespołu (2 godziny)

Czyszczenie HubSpot w przypadku średniego portalu: 2–3 dni roboczych. Dla portalu używanego 5+ lat przez 20+ osób: tydzień.

Nie chcecie robić tego sami? Zamówcie czyszczenie HubSpot u Platynowego Partnera. Robimy audyty, optymalizacje i sprzątania CRM’ów. Porozmawiajmy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o czyszczenie HubSpot

Czy da się przeprowadzić czyszczenie HubSpot bez ryzyka utraty danych?

Tak, jeśli zaczniecie od backupów. Eksport kontaktów, firm i deali do CSV, archiwizacja properties zamiast usuwania, i weryfikacja powiązań przed usunięciem workflow – to wystarczające zabezpieczenie. Nie usuwajcie masowo bez sprawdzenia, co jest połączone z czym.

Ile zajmuje czyszczenie HubSpot i kto powinien to robić?

Dla portalu używanego przez 2–3 lata: 2–3 dni robocze. Powinien to robić admin HubSpot albo osoba z OPS, która rozumie procesy firmy. Osoba, która nie zna kontekstu biznesowego, może usunąć coś potrzebnego. Partner zewnętrzny robi to szybciej, ale potrzebuje współpracy z kimkolwiek, kto zna procesy.

Jak często powinniśmy robić duże czyszczenie HubSpot?

Z governance i konwencją nazewnictwa: raz na rok wystarczy. Bez nich: co kwartał. Różnica jest drastyczna – godzina na ustalenie reguł oszczędza dni pracy później.

Czy to nie jest po prostu audyt HubSpot?

Częściowo się pokrywa. Audyt analizuje i rekomenduje. Czyszczenie to egzekucja – faktyczne usunięcie, archiwizacja, konsolidacja. Często robimy jedno i drugie w ramach jednego projektu: audyt daje plan, czyszczenie go realizuje.

Co z działającymi workflow, których nikt nie rozumie?

Nie usuwajcie ich. Najpierw zbadajcie: kliknijcie w workflow, przejrzyjcie triggery i akcje, sprawdźcie historię enrollmentów. Popytajcie zespół – często ktoś pamięta kontekst. Jeśli nikt nie wie i workflow jest aktywny – wyłączcie go (nie usuwajcie) i obserwujcie przez 2–4 tygodnie, czy coś się zepsuje. Jeśli nic – można usunąć.

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.

Zapisz się Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez Casbeg Consulting sp. z o.o. w celu komunikacji marketingowej, a tym samym wysyłania mi newslettera, informacji o usługach, promocjach lub nowościach zgodnie z polityką prywatności.