Kilka tysięcy złotych za Warsztat Discovery HubSpot, zanim w ogóle zaczniecie wdrożenie? Może brzmieć jak niepotrzebny wydatek. W tym artykule rozkładamy na części, co dokładnie dostajesz, dlaczego to kosztuje tyle, ile kosztuje i kiedy ten koszt się zwraca, a kiedy nie.
Spis treści artykułu:
Czym jest Warsztat Przedwdrożeniowy HubSpot?
Warsztat Discovery HubSpot to etap między „chcemy CRM” a „zaczynamy wdrażać”. Jego celem nie jest sprzedaż HubSpot. Celem jest odpowiedź na pytanie: co dokładnie powinniśmy wdrożyć, w jakiej kolejności i za ile – żeby to miało sens dla naszej firmy.
W praktyce wygląda to tak:
- Kick-off (ok. 2h): ustalenie celów, przegląd obecnych procesów, identyfikacja kluczowych obszarów do analizy.
- Seria warsztatów (3-4 sesje po 2-3h): pogłębiona praca z każdym działem – sprzedaż, marketing, obsługa klienta, IT. Każda sesja kończy się konkretnymi ustaleniami, nie ogólnymi wnioskami.
- Dokumentacja i plan wdrożenia (2-3h): roadmapa z harmonogramem, szczegółowa wycena, rekomendacje strategiczne.
Całość trwa zazwyczaj kilka tygodni, zależnie od ilości procesów i działów, które obejmujemy.
Co dokładnie dostajesz? Lista deliverables Warsztatu Discovery HubSpot z Casbeg
Po warsztacie otrzymujesz konkretne artefakty, nie prezentację PowerPoint z ogólnikami.
1. Zmapowane procesy biznesowe
Wizualne mapy procesów sprzedażowych, marketingowych i obsługowych – od pierwszego kontaktu z leadem po obsługę posprzedażową. Nie teoretyczne schematy, ale odzwierciedlenie tego jak Wasz zespół pracuje dzisiaj i jak powinien pracować w HubSpot.
Dla wielu firm to jedyny moment, kiedy ktoś faktycznie spisze procesy, które do tej pory żyły w głowach pracowników. Sama ta dokumentacja ma wartość niezależnie od wdrożenia.
2. Architektura danych
Jakie obiekty (kontakty, firmy, transakcje, tickety) i jakie właściwości potrzebujecie. Jakie integracje są krytyczne – ERP, systemy fakturowe, narzędzia komunikacyjne. Gdzie dane będą płynąć między systemami i w jakim kierunku.
To fundament, który chroni przed typowym błędem: wdrażaniem CRM jako „bazy kontaktów” zamiast systemu, który faktycznie wspiera procesy.
3. Rekomendacja licencyjna
Które huby potrzebujecie, na jakim tierze, ile seatów jakiego typu. Z uzasadnieniem dlaczego – nie dlatego że „Enterprise ma więcej funkcji”, ale dlatego że konkretna funkcja rozwiązuje konkretny problem, który zidentyfikowaliśmy podczas warsztatu.
To chroni przed dwoma scenariuszami: przepłacanie za funkcje, których nie użyjecie, i oszczędzanie na tierze, który nie da Wam tego czego potrzebujecie.
4. Roadmapa wdrożenia z harmonogramem
Co wdrażamy najpierw, co może poczekać. Ile to potrwa. Jakie zależności między etapami. Kto z Waszego zespołu musi być zaangażowany i kiedy.
Dzięki temu możecie realistycznie zaplanować budżet i zasoby, zamiast dowiadywać się w trakcie wdrożenia że „potrzebujemy jeszcze 3 tygodnie i 15 tysięcy”.
5. Szczegółowa wycena wdrożenia
Nie „wdrożenie od X do Y”. Rozbić na etapy, z estymacjami godzinowymi, żebyście wiedzieli za co płacicie na każdym kroku.
Ta wycena jest Wasza – możecie ją wykorzystać do porównania ofert od innych partnerów, do wdrożenia własnymi siłami, albo do kontynuacji z nami.
Dlaczego Warsztat Przedwdrożeniowy HubSpot kosztuje tyle, ile kosztuje?
Po pierwsze: czas – ale nie tylko nasz. Żeby warsztat miał sens, potrzebujemy zaangażowania Waszych kluczowych osób: dyrektora sprzedaży, kogoś z marketingu, kogoś z obsługi klienta, ewentualnie IT. Każda sesja wymaga przygotowania z naszej strony (analiza materiałów, obecnej konfiguracji, branży) i przetworzenia po sesji (dokumentacja, walidacja, projektowanie rozwiązań).
Te kilkanaście godzin sesji to wierzchołek góry lodowej. Przed każdą sesją analizujemy Waszą obecną konfigurację (jeśli macie HubSpot lub inny CRM), dokumenty, procesy. Po każdej sesji przetwarzamy ustalenia w konkretną dokumentację. Końcowy deliverable – roadmapa z wyceną – to wynik kilkudziesięciu godzin pracy zespołu, który zna HubSpot od środka.
To nie jest praca, którą może wykonać junior consultant z checklisty. Wymaga doświadczenia z realnych wdrożeń, znajomości limitów i możliwości platformy, i umiejętności przekładania potrzeb biznesowych na architekturę techniczną.
Kiedy Warsztat Discovery HubSpot się zwraca?
Najprościej: Warsztat Przedwdrożeniowy HubSpot zwraca się, kiedy chroni przed wdrożeniem, które nie działa.
Scenariusz 1: Zły wybór narzędzia
Firma kupuje HubSpot Enterprise bo „chce mieć wszystko”. Po pół roku okazuje się że używają 10% funkcji i płacą kilkadziesiąt tysięcy euro rocznie za coś, co można było zrobić na Professional. Albo odwrotnie – kupują Starter bo „na początek wystarczy” i po 3 miesiącach odkrywają że potrzebują workflow, custom reporting i lead scoring, którego nie mają.
Koszt błędu: tysiące euro rocznie na zbyt drogą licencję, albo stracony czas i konieczność migracji.
Scenariusz 2: Wdrożenie HubSpot bez planu
Zespół IT albo partner „zaczyna wdrażać” bez zmapowanych procesów. Każdy dział chce coś innego. W połowie wdrożenia okazuje się że pipeline jest źle ustawiony, properties się powielają, automatyzacje kolidują, a dane z migracji są brudne.
Koszt błędu: podwójny czas wdrożenia (i podwójny koszt), frustracja zespołu, niska adopcja.
Scenariusz 3: Brak buy-in od zespołu
Decyzja o CRM zapada na górze. Zespół dowiaduje się o nowym systemie w dniu wdrożenia. Nikt nie rozumie dlaczego „muszę teraz wszystko wpisywać do CRM”. Adopcja jest minimalna, dane niepełne, raporty bezużyteczne.
Warsztat to moment kiedy kluczowe osoby z każdego działu współtworzą rozwiązanie. To fundamentalnie zmienia podejście do wdrożenia – ludzie wspierają to, co pomogli stworzyć.
Co warsztat ma wspólnego z wyborem systemu?
Ważna rzecz: wynikiem warsztatu nie zawsze jest „wdrażajcie HubSpot”. Czasem wynikiem jest „HubSpot nie jest dla Was optymalny – oto dlaczego, i oto co rekomendujemy zamiast tego”.
CASBEG jest Platynowym Partnerem HubSpot, ale jesteśmy też partnerami Pipedrive, Livespace i GetResponse MAX. Nie jesteśmy firmą „HubSpot albo nic”. Nasz interes leży w tym, żebyście wdrożyli narzędzie, które faktycznie pasuje do Waszej firmy – bo wtedy wrócicie do nas po optymalizację, szkolenia i rozbudowę. A jeśli wdrożycie zły system, to będzie „wina CRM” i nikt nie wróci.
Dokumentacja z warsztatu jest Wasza. Możecie ją wykorzystać do wdrożenia z nami, z innym partnerem, albo własnymi siłami. Możecie ją zaadaptować do innego systemu. Nie jesteście do niczego zobowiązani.
Jesteś ciekawy wyników współpracy z Casbeg?
Wyniki współpracy Publink i Casbeg to:
-
- warsztaty i wdrożenie HubSpot,
- skonfigurowanie analityki i integracji CRM z zewnętrznymi narzędziami,
- uzyskanie pełnej kontroli nad komunikacją z klientem i procesami customer success,
- skoordynowanie współpracy między zespołami w firmie.
Kto powinien uczestniczyć w warsztacie?
Warsztat Przedwdrożeniowy HubSpot ma sens tylko wtedy, kiedy uczestniczą w nim osoby, które znają procesy od środka. Idealny skład:
- Osoba decyzyjna (prezes, dyrektor zarządzający, właściciel) – żeby decyzje zapadające na warsztacie miały moc,
- Ktoś ze sprzedaży (dyrektor, senior sales) – kto zna realny proces sprzedaży, nie ten z prezentacji,
- Ktoś z marketingu – jeśli dział istnieje,
- Ktoś z obsługi klienta – jeśli dział istnieje,
- Osoba od IT/technologii – opcjonalnie, ale mocno zalecane jeśli macie integracje.
Bez tych osób dokumentacja nie będzie odzwierciedlać rzeczywistości operacyjnej. A wtedy cały warsztat traci sens.
Warsztat Discovery HubSpot z Casbeg a onboarding fee od HubSpot
Jeśli kupujecie HubSpot Professional lub Enterprise, HubSpot wymaga obowiązkowej opłaty za onboarding (€1,470 do €6,830+ w zależności od hubów i tierów). Jako Partner HubSpot, CASBEG może zrealizować ten onboarding w ramach warsztatu lub wdrożenia – i zwolnić Was z opłaty do HubSpot.
To oznacza, że część kosztu warsztatu „zapłaciłaby się” i tak – bo opłatę onboardingową musielibyście ponieść niezależnie.
Co dalej po warsztacie Discovery HubSpot?
Warsztat przedwdrożeniowy HubSpot kończy się prezentacją planu i wyceny. Od tego momentu macie cztery ścieżki:
- Wdrożenie z CASBEG – zespół, który przeprowadził warsztat, realizuje wdrożenie. Pełna ciągłość wiedzy, zero powtarzania ustaleń.
- Wdrożenie z innym partnerem – dokumentacja jest Wasza. Przekazujecie ją wybranej firmie. Macie punkt odniesienia do oceny ofert.
- Wdrożenie własnymi siłami – dokumentacja zawiera wszystko, co potrzebne. Możecie skorzystać z naszego wsparcia punktowo (konsultacje, szkolenia).
- Wybór innego systemu – jeśli warsztat wykaże, że HubSpot nie jest optymalny, dokumentację można zaadaptować do innego CRM.
Większość firm, które robią z nami warsztat, kontynuuje wdrożenie z nami – bo zespół, który zna kontekst od początku realizuje szybciej i taniej. Ale to Wasza decyzja, nie nasza.
Podsumowanie: kiedy warsztat przedwdrożeniowy HubSpot się opłaca?
Oto 5 scenariuszy, kiedy korzyści z warsztatu Discovery HubSpot będą widoczne gołym okiem:
- Planujecie wdrożenie za kilkadziesiąt tysięcy złotych lub więcej – kilka tysięcy na warsztat to ubezpieczenie że te pieniądze wydacie dobrze.
- Macie kilka działów, które mają korzystać z CRM – bez warsztatu każdy będzie ciągnął w swoją stronę.
- Nie wiecie, który CRM wybrać – warsztat da Wam odpowiedź opartą na analizie, nie na prezentacji sprzedażowej.
- Chcecie realistyczną wycenę – nie „od X do Y” ale konkretną kwotę z breakdown.
- Zależy Wam na adopcji – zaangażowanie zespołu w warsztat radykalnie zwiększa szanse że będą używać systemu po wdrożeniu.
Umów rozmowę – sprawdzimy, czy warsztat ma sens w Twojej sytuacji.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o Warsztat Discovery HubSpot:
Ile kosztuje warsztat przedwdrożeniowy HubSpot?
Cena zależy od zakresu – ilości działów, złożoności procesów, potrzebnych integracji. Konkretną wycenę dostaniesz po rozmowie wstępnej, kiedy będziemy wiedzieli co obejmuje Wasz przypadek.
Czy mogę wdrożyć system z innym partnerem po warsztacie?
Tak. Dokumentacja jest Wasza. Możecie ją przekazać dowolnemu partnerowi, użyć do wdrożenia własnymi siłami, albo zaadaptować do innego CRM.
Co jeśli po warsztacie okaże się, że HubSpot nie jest dla nas?
Powiemy wprost i zaproponujemy alternatywy. Otrzymacie argumentację dlaczego HubSpot nie jest optymalny, porównanie alternatyw, i pełną dokumentację do wykorzystania z innym systemem.
Ile czasu zajmuje cały proces?
Zazwyczaj kilka tygodni, zależnie od ilości procesów i dostępności Waszego zespołu. To nie jest projekt, który ciągnie się miesiącami.
Czy Warsztat Discovery HubSpot jest obowiązkowy przed wdrożeniem?
Nie. Ale mocno go rekomendujemy przy wdrożeniach obejmujących kilka działów lub złożone procesy. Przy prostych wdrożeniach (mały zespół, proste procesy) można przejść od razu do realizacji.
Czy Warsztat Przedwdrożeniowy HubSpot zwalnia z onboarding fee HubSpot?
Tak. Jako Platynowy Partner HubSpot możemy zrealizować wymagany onboarding w ramach warsztatu lub wdrożenia HubSpot, co zwalnia z obowiązkowej opłaty do HubSpot (€1,470 do €6,830+ w zależności od planów).
