Jaki CRM wybrać? Ranking CRM 2025

CRMy już dawno przestały być systemami tylko do zarządzania relacjami z klientem. Tego rodzaju oprogramowanie, zintegrowane z innymi narzędziami, może pełnić rolę kompleksowej maszyny do napędzania sprzedaży, z opcją tworzenia kampanii marketingowych, a także dowodzenia projektami, śledzenia czasu pracy zespołów czy administrowania zasobami przedsiębiorstwa (ERP). Dobrze dobrany i zoptymalizowany CRM, dzięki centralizacji i uporządkowaniu danych dostępnych dla wszystkich członków organizacji, to łatwiejsza całościowa analiza klienta i lepsze zrozumienie jego potrzeb, ale też bardziej sprawne i wydajne kierowanie biznesem. Jaki CRM wybrać dla swojej firmy w 2025 roku? Poznaj nasz ranking CRM, który pomoże Ci podjąć decyzję.

Na co zwracać uwagę, gdy zastanawiasz się, jaki CRM wybrać?

Nowoczesne systemy CRM to albo rozwiązania all-in-one, albo wyspecjalizowane ściśle w jednej czy dwóch kategoriach, np. wsparciu dla sprzedawców i pracowników obsługi klienta. Kiedy zadajesz sobie pytanie o to, jaki CRM wybrać, powinieneś w pierwszej kolejności zidentyfikować cel, jakiemu ma służyć jego wdrożenie – do czego jest Ci potrzebny i jakie usprawnienia dzięki niemu chcesz wprowadzić.

To oczywiście nie wszystko. Oto nasza checklista pozostałych zmiennych, które należy wziąć pod uwagę, tworząc i analizując porównanie CRM:

• Użytkownicy – kto na co dzień będzie korzystać z oprogramowania (np. handlowcy, marketerzy, zespoły IT, księgowość itp.)? Jak liczne są działy, których pracownicy będą obsługiwać CRM? 
• Zasoby – jaki budżet jesteś w stanie przeznaczyć na wdrożenie i użytkowanie CRM? Ile czasu będziesz mógł poświęcić na implementację i konfigurację programu oraz przeszkolenie zespołów? Jak wygląda Twoja infrastruktura technologiczna, m.in. toolstack, z którym chciałbyś zintegrować nowy program? Czy bierzesz pod uwagę zwiększenie wydatków na oprogramowanie w miarę rozwoju firmy i potrzeb skalowania narzędzia?
• Wielkość bazy danych – jak liczna jest Twoja lista kontaktów? Jak często się z nimi komunikujesz? Ile masz produktów? Jakiego rodzaju dane i dokumenty będziesz przechowywać i udostępniać za pośrednictwem systemu?
• Branża i segment – twoimi odbiorcami są klienci detaliczni czy organizacje? Jaki jest zasięg twojego działania? Produkujesz, sprzedajesz czy świadczysz usługi?
• Elastyczność i konfigurowalność – czy Twoja firma ma unikalną specyfikę pracy, którą chcesz zachować i do niej dopasować system CRM? Czy przewidujesz w przyszłości zmianę profilu firmy, ekspansję na nowe rynki lub inne formy rozszerzania jej działalności, które będą wiązać się z koniecznością modyfikowania funkcji CRM? 
• Mobilność – czy Twoje zespoły pracują tylko w trybie stacjonarnym, czy także zdalnie lub/i w terenie? Czy potrzebujesz wersji oprogramowania na urządzenia mobilne i/lub działające w trybie offline?
• Metody ewaluacji – w jaki sposób będziesz weryfikować rentowność nowego systemu?
• Zakres funkcji – które zadania powinny zostać w największym stopniu zautomatyzowane? Jakie narzędzia chciałbyś zastąpić jednym programem? Czy zależy Ci np. na otrzymywaniu inteligentnych rekomendacji dotyczących sprzedaży czy kierunku działań marketingowych?
• Wdrożeniowiec – czy dostawca oprogramowania posiada doświadczenie we wprowadzaniu wybranego CRMu? W jakim zakresie zapewnia on wsparcie powdrożeniowe? Czy oprócz implementacji systemu oferuje też jego pełną optymalizację, dostosowaną do potrzeb i celów firmy? Dowiedz się, jak w Casbeg wygląda wzorowa analiza i wdrożenie CRM.

Kluczowe funkcjonalności CRM

Absolutnie podstawowym zastosowaniem każdego dobrego systemu CRM jest usprawnienie i automatyzacja takich obszarów, jak:

• zarządzanie leadami i szansami sprzedaży – baza wiedzy o klientach, historia relacji i przechowywanie dokumentów, wizualizacja lejka, obsługa i śledzenie zamówień, przypomnienia i powiadomienia transakcyjne oraz prognozowanie wyników,
• tworzenie ofert i innych dokumentów – kreowanie szablonów i uzupełnianie formularzy, szybkie pobieranie informacji z kart produktów i zmiana oferty w gotowe zamówienie,
• komunikacja – kontakt z odbiorcami, obsługa zgłoszeń i reklamacji, śledzenie rozmów i wiadomości, planowanie spotkań i udzielanie wsparcia technicznego,
• analityka – generowanie raportów sprzedaży i udostępnianie dashboardów.

Poza tym, CRM może też stanowić centrum dowodzenia lub zestaw narzędzi wspierających pracę m.in. managerów, zespołów marketingu, księgowości, obsługi klienta i e-commerce, analityków danych, działu projektowego, HR i IT. Te dodatkowe funkcjonalności CRMów to dla wielu znaczące przewagi poszczególnych systemów i dlatego uwzględniliśmy je, budując nasz ranking CRM.

Jaki CRM dla małej firmy?

To, że dziś zatrudniasz dwadzieścia kilka osób, a Twoja baza kontaktów nie jest jeszcze imponująca, może być najlepszym argumentem, że warto zainwestować w system, który przyspieszy rozwój biznesu. Poza tym, w małych firmach nierzadko cykle sprzedaży są dłuższe i każdy etap relacji z klientem może być decydujący dla całej współpracy, a w efekcie także rentowności przedsiębiorstwa. Zdarzają się sytuacje, w których musisz reagować tu i teraz, błyskawicznie i jednocześnie w przemyślany sposób.

Dlatego, wybierając CRM dla małej firmy, sprawdź, czy będziesz mógł:

• zintegrować go ze swoimi, być może autorskimi, narzędziami i aplikacjami, m.in. na potrzeby łatwego dwukierunkowego transferu danych,
• segmentować kontakty w oparciu o indywidualne kryteria,
• zbierać w jednym miejscu wielowymiarowe, strategiczne w kontekście relacji, dane ilościowe i jakościowe,
• zapewnić płynną komunikację wewnętrzną i niezakłócony przepływ danych pomiędzy członkami organizacji,
• mieć w każdej chwili dostęp do wszystkich informacji o kliencie, także będąc offline i korzystając z urządzenia mobilnego,
• komunikować się z odbiorcami wielokanałowo, bez konieczności przełączania się pomiędzy aplikacjami,
• przyspieszyć zamykanie intratnych transakcji, dzięki automatyzacjom w procesach sprzedażowych,
• mieć wgląd w postępy sprzedaży i statusy zadań każdego członka organizacji,
• otrzymywać tylko wartościowe leady,
• kreować unikatowe, obrandowane szablony formularzy i innych dokumentów, ułatwiające budowanie rozpoznawalności marki,
• dostarczać pozytywne doświadczenia klientom, dzięki wsparciu AI w generowaniu spersonalizowanych treści i dostarczaniu wiadomości w najlepszym czasie i za pośrednictwem odpowiedniego kanału,
• dzięki niemu podejmować decyzje biznesowe w oparciu o twarde, rzetelne dane liczbowe,
• liczyć na szerokie wsparcie ze strony dostawcy w razie awarii czy pomoc w skalowaniu narzędzia w miarę rozwoju biznesu,
• zapewnić wysoki stopień bezpieczeństwa poufnych i często wymagających szczególnej dyskrecji danych,
• zmieścić się w zaplanowanych ramach budżetowych.

Uniwersalna odpowiedź na to, jaki CRM wybrać dla małej firmy, nie istnieje. Bo sama wielkość przedsiębiorstwa nie definiuje jego potrzeb, celów czy specyfiki pracy. Kilka podpowiedzi zawarliśmy w artykule pt. Jak wybrać CRM dla małej firmy? na naszym blogu. A kiedy otworzysz nasze porównanie CRM, z łatwością odnajdziesz wskaźniki, które są dla Ciebie najważniejsze.

Jaki CRM dla dużej firmy?

Dla właścicieli dużych przedsiębiorstw, którzy nie wiedzą, jaki CRM wybrać, też mamy małą ściągawkę. Po dokładniejsze wskazówki warto zajrzeć do tekstu pt. CRM dla dużych firm: jak wybrać ten najlepszy? A oto szybkie podsumowanie wyznaczników właściwego systemu dla większych organizacji:

• narzędzia do skutecznej, synchronicznej i asynchronicznej komunikacji między licznymi działami i w ich obrębie, z możliwością udostępniania plików w różnych formatach,
• możliwość indywidualnego przydzielania dostępu do określonych zasobów dla poszczególnych osób,
• elastyczność i wygodne opcje skalowania funkcji oraz integracji z używanymi rozwiązaniami,
• obsługa wielu walut i języków, dla firm o zasięgu międzynarodowym i tych zatrudniających pracowników z różnych krajów,
• przejrzystość statystyk i przystępność dla każdego użytkownika, niezależnie od jego funkcji i biegłości w analizie danych,
• przechowywanie danych w chmurze, ze względu na ich duży zasób,
• wiele opcji segmentacji licznych kontaktów i ich personalizacji,
• minimalizacja ryzyka wycieku danych i zgodność ze wszystkimi obowiązującymi przepisami, dotyczącymi prywatności, a także dodatkowe formy zabezpieczeń,
• automatyzacja przepływów pracy nie tylko w dziale sprzedaży, ale też w obsłudze klienta czy marketingu,
• dostarczanie rekomendacji biznesowych.

Ranking CRM Casbeg 2025

Nasze porównanie CRM na 2025 rok to zbiór najważniejszych funkcji, zalet i ograniczeń 8 popularnych systemów: Hubspot, Pipedrive, Zendesk, Monday.com, Livespace, Salesforce, Zoho i Bitrix24. W ramach pracy na każdym z nich będziesz mógł:

• obsługiwać transakcje w wielu walutach,
• zarządzać szansami sprzedaży i przypisywać klientów do opiekunów,
• korzystać z aplikacji mobilnej,
• ustawiać kampanie e-mail marketingowe – automatyczne sekwencje wiadomości,
• integrować CRM z platformą Zapier, oferującą synchronizację z popularnymi serwisami do automatyzacji sprzedaży, marketingu, obsługi klienta czy zarządzania projektami, 
• podłączać zewnętrzne narzędzia i aplikacje przy pomocy otwartego API,
• filtrować i ustawiać widoki kontaktów,
• konstruować lejki i monitorować postępy sprzedaży,
• dodawać własne pola do poszczególnych obiektów, np. szans czy kontaktów,
• importować lub tworzyć katalogi produktów,
• scentralizować wszystkie dane obrazujące historię relacji z klientem,
• używać szablonów formularzy kontaktowych (natywnych lub dzięki integracjom) i wiadomości m.in. w procesach generowania i podgrzewania leadów,
• korzystać z inteligentnego prognozowania wyników,
• wygodnie zarządzać leadami w dedykowanym obszarze (Lead lub Leads),

Ale  różnic też jest dość sporo i nie chodzi tylko o zakres funkcji czy cenę. Zobacz nasze porównanie CRM 2025, który pomoże Ci wytypować rynkowych liderów i dopasować rozwiązanie najlepsze dla Twojego biznesu. Wybierz najistotniejsze z punktu widzenia Twoich celów i potrzeb kryteria, a następnie dowiedz się, jak w ich kontekście spisują się poszczególne platformy.

Ranking CRM Casbeg 2025

Porównanie systemów CRM

Czy jesteśmy w stanie jednoznacznie wskazać zwycięzcę naszego rankingu? Jeśli chodzi o kompleksowość rozwiązania, naszym zdaniem, wygrywa Hubspot. Z kolei biorąc pod uwagę CRM przeznaczony przede wszystkim do rozwijania sprzedaży, faworytem wydaje się być Pipedrive. Nasze porównanie CRM zamyka Livespace, ale my zdecydowanie będziemy Was przekonywać do głębszego zapoznania się z tym systemem. Dlaczego? Bo oprócz przeglądu funkcji na chłodno liczą się też subiektywne wrażenia i doświadczenia nasze oraz naszych klientów, których nie możemy pominąć. Przeczytajcie podsumowanie naszych spostrzeżeń dotyczących trzech wymienionych rodzajów oprogramowania, które – jako ich oficjalny partner – znamy od kuchni.

Jaki CRM wybrać? Hubspot! Dla kogo?

HubSpot oferuje darmową wersję, która jest idealna do wypróbowania, szczególnie w niewielkich firmach o lokalnym zasięgu. Jeśli dopiero zaczynasz działalność lub prowadzisz mały biznes, darmowa wersja wystarczy Ci na jakiś czas. Jednak jeśli planujesz wielokanałowe kampanie lub potrzebujesz dokładnej analizy szczegółowych danych, prawdopodobnie będziesz musiał przejść na płatny plan.

CRM od Hubspot wraz z mnóstwem dodatków i rozszerzeń rekomendujemy przedsiębiorstwom, które przewidują większy budżet na oprogramowanie do zarządzania relacjami, sprzedażą, projektami, zasobami i marketingiem. Z rozbudowanych funkcjonalności tej platformy korzystają przede wszystkim biznesy o złożonej strukturze organizacyjnej, gdzie różne zespoły odpowiadają za odrębne obszary działań, a procesy przebiegają według etapów w schemacie liniowym. Hubspot jest świetnym wyborem dla tych, którzy cenią elastyczne oprogramowania all-in-one i wysoki poziom automatyzacji procesów, szybko się rozwijają, a kontakty pozyskują głównie dzięki kampaniom inboundingowym.

Pipedrive – dla jakich firm?

Pipedrive został stworzony przez sprzedawców dla sprzedawców. Słynie z przyjaznego interfejsu i konkretnych, przydatnych rozwiązań. Decydując się na to narzędzie, nie będziesz sobie zaprzątał głowy wyłączaniem pozornych udogodnień czy błądzeniem pośród niepraktycznych bajerów. Właśnie te zalety systemu, jako spełniającego w 100% ich potrzeby, podkreślają właściciele małych firm handlowych i usługowych. Następną jest korzystny stosunek ceny i jakości.

Duże firmy, które outsourcują większość działań marketingowych, księgowych czy kadrowych, to kolejna grupa odbiorców Pipedrive, jako oprogramowania wyspecjalizowanego w usprawnianiu jedynie obszaru sprzedaży wraz z rozbudowaną analityką obszernych zasobów danych. Liczne zespoły sprzedaży w większych przedsiębiorstwach doceniają też fakt, że na przeszkolenie pracowników z obsługi systemu nie trzeba przeznaczać dużych nakładów czasu, więc nie ma ryzyka przestojów oraz wiążących się z tym strat finansowych.

Jaki CRM wybrać na start? Polski Livespace!

Zakładanie konta w Livespace CRM i wstępne skonfigurowanie są niezwykle proste, a narzędzie prowadzi nas przez cały proces przy pomocy komunikatów i sugestii na ekranie. Kokpit w mobilnej wersji do złudzenia przypomina komunikator lub pulpit profilu na portalu społecznościowym, łącznie z widokiem powiadomień. Wszystko wydaje się być bardzo intuicyjne, dlatego Livespace jest świetnym wyborem dla młodych firm i początkujących użytkowników.

Z poziomu jednego panelu mamy dostęp do wszystkich najważniejszych elementów, czyli kontaktów, kalendarza, zadań, szans sprzedaży, statystyk oraz checklisty sugerowanych działań do dokończenia konfiguracji. Teraz wystarczy utworzyć szanse sprzedażowe, wyznaczyć cele, zaprosić członków zespołu oraz zintegrować narzędzie z potrzebnymi aplikacjami. Rodzime oprogramowanie jest dostępne w dwóch wersjach językowych, więc polecamy je firmom, których pracownicy porozumiewają się po polsku i/lub angielsku, a międzynarodowy zasięg marki jest nieznaczny w stosunku do lokalnego.

W Livespace jest wszystko, co potrzeba, żeby dobrze i szybko wystartować, a w przypadku małych firm także wydajnie zarządzać relacjami z klientem już na stałe. Jesteśmy w stanie uruchomić proste, klasyczne automatyzacje wiadomości e-mail, generować standardowe raporty oraz połączyć się z używanymi na co dzień programami. Co ważne – w Livespace procesy można ustawiać nieliniowo i personalizować elementy, dopasowując rozwiązania do indywidualnych potrzeb, metod pracy i specyfiki działalności.

FAQ – najpopularniejsze pytania i odpowiedzi o CRM

Uporządkujmy wiedzę na temat CRM – oto najczęściej zadawane pytania o systemy do zarządzania relacjami z klientem:

Co to jest CRM?

CRM (ang. Customer Relationship Management) to system do zarządzania relacjami z klientem.

Do czego służy CRM?

CRM jest zestawem procedur i narzędzi, za pośrednictwem których firma usprawnia codzienne zadania, zmierzające do lepszego rozumienia klientów i efektywnego prowadzenia współpracy. Krótko mówiąc, jest to oprogramowanie służące do gromadzenia, analizowania i wykorzystywania danych o odbiorcach w procesie realizacji konkretnych celów, np. sprzedaży.

CRM – dla kogo? Jakie firmy potrzebują CRM?

System do zarządzania relacjami przyda się w każdej organizacji, której zależy na przemyślanym i uporządkowanym prowadzeniu współpracy i lepszym zrozumieniu sytuacji na każdym etapie lejka sprzedażowego. CRM pomaga w usprawnieniu i przyspieszeniu wykonywania codziennych zadań przez ich automatyzację oraz w zapobieganiu problemom związanym z zagubieniem danych czy ich niewystarczającą ilością lub niską jakością, utrudniającym podejmowanie adekwatnych decyzji biznesowych. Z CRMu korzystają na co dzień pracownicy przedsiębiorstw z sektorów B2B i B2C, producenci, firmy usługowe i handlowe, o zasięgu krajowym i międzynarodowym.

Jakie są rodzaje CRM?

Zważywszy na różne cele, jakie mają spełniać systemy do zarządzania relacjami, czyli kryteria, na podstawie których tworzymy porównanie CRM, możemy umownie sklasyfikować je jako oprogramowanie dla:

• zespołów sprzedaży (m.in. monitoring i kwalifikowanie leadów, zarządzanie lejkiem, tworzenie ofert, zbieranie i realizacja zamówień, prognozowanie wyników),
• marketerów (np. segmentacja leadów, personalizacja przekazu, śledzenie wyników kampanii, wsparcie w SEO, komunikacja przez social media, redagowanie contentu na strony www),
• obsługi klienta (zarządzanie zgłoszeniami i reklamacjami, kontakt z odbiorcami, przekazywanie klientów do odpowiednich opiekunów),
• project managerów (przydzielanie i nadzór nad zadaniami, mierzenie czasu pracy),
• analityków (m.in. identyfikacja trendów, diagnozowanie potrzeb klientów, kontrola rentowności, przygotowywanie raportów celem podejmowania trafnych decyzji biznesowych),
• właścicieli menadżerów sklepów online (oprogramowanie wyspecjalizowane w usprawnianiu codziennych zadań zespołów e-commerce).

CRMy mogą funkcjonować jako programy dostępne stacjonarnie w urządzeniach biurowych, albo w formie aplikacji na smartfon czy tablet (CRM mobilne).

Doradzimy Ci, który CRM wybrać!

Nasi eksperci od CRM chętnie podpowiedzą Ci, które rozwiązanie jest dla Ciebie najlepsze. Kliknij tutaj i porozmawiajmy o tym, jaki CRM wybrać lub co poprawić w Twoim aktualnym CRM, by działał jeszcze lepiej!