Twój HubSpot działa od roku lub dłużej. Baza kontaktów urosła. Zespół się powiększył. Procesy się zmieniły. Ale konfiguracja systemu? Została taka jak na początku. Efekt: płacisz za funkcje, których nie używasz. Workflow’y utworzone na start już nie pasują do rzeczywistości. Integracje się sypią. Zespół wykorzystuje 30% możliwości systemu. W tym artykule pokażę Ci, dlaczego warto wykonać audyt HubSpot i jak zoptymalizować koszty tego CRM, aby wycisnąć więcej z obecnego planu.

Co sprawdzamy w audycie?

Audyt HubSpot to nie tylko przegląd kontaktów. Analizujemy cały system – od ustawień konta po adopcję przez zespół.

Konto i koszty

Sprawdzamy czy Twój plan subskrypcji jest optymalny. Analizujemy wykorzystanie warstwy kontaktów i prognozowany wzrost. Przeglądamy add–ony – które są używane, a które generują koszty bez wartości. Weryfikujemy licencje użytkowników – często firmy płacą za miejsca osób, które dawno odeszły.

Jakość danych

Duplikaty kontaktów, niekompletne rekordy, martwe adresy email. Sprawdzamy powiązania kontaktów z firmami i etapami cyklu życia. Weryfikujemy właściwości – ile z nich jest faktycznie używanych, a ile to martwe pola.

Bezpieczeństwo i zgodność

Dwuskładnikowe uwierzytelnianie, uprawnienia użytkowników, zgodność z RODO, polityki przechowywania danych. Rzeczy, które łatwo przeoczyć, a mogą kosztować znacznie więcej niż tylko pieniądze.

Marketing Hub

Kampanie email – wskaźniki otwarć, kliknięć, dostarczalność. Formularze i ich konwersja. Landing page’e i ich wydajność. Workflow’y – ile jest aktywnych, ile nieużywanych, ile ma błędy logiczne. Automatyzacja marketingowa – czy działa jak powinna, czy tylko generuje koszty.

Sales Hub

Pipeline’y transakcji – czy etapy odzwierciedlają rzeczywisty proces sprzedaży. Prognozowanie – czy dane są wiarygodne. Sekwencje sprzedażowe – wykorzystanie i wydajność. Automatyzacja zadań i follow–upów.

Service Hub

System ticketów – czasy rozwiązywania, zaległości, obciążenie zespołu. SLA – czy są zdefiniowane i monitorowane. Baza wiedzy – czy jest aktualna i pomocna. Satysfakcja klientów – NPS, CSAT.

Integracje

Wszystkie podłączone aplikacje. Kondycja synchronizacji danych. Błędy i nieudane synchronizacje. Wykorzystanie API i limity.

Raportowanie

Czy dashboardy pokazują rzeczy, które mają znaczenie. Czy raporty są dokładne. Czy ktoś w ogóle z nich korzysta.

Adopcja przez zespół

Częstotliwość logowania użytkowników. Wykorzystanie funkcji. Poziom przeszkolenia. Bo najlepiej skonfigurowany system nie ma wartości, jeśli zespół go nie używa.

Co zazwyczaj znajdujemy?

  • Niewykorzystane funkcje HubSpot i add–ony. Płatny add–on ostatnie użycie 14 miesięcy temu.
  • Błędy w workflow’ach. Workflow’y z błędami logicznymi, które powodują duplikowanie akcji. Workflow’y „na zapas”, które nigdy nie zostały uruchomione. Workflow’y, które dawno przestały mieć sens biznesowy.
  • Problemy z danymi. Duplikaty kontaktów – często 10–15% bazy. Niekompletne rekordy. Kontakty bez powiązania z firmami. Martwe adresy email, które psują deliverability.
  • Zły tier.
  • Martwe integracje. Połączenia, które się sypią. Synchronizacje, które nie działają. API które nie są wykorzystywane.
  • Błędy w konfiguracji konta.

Dlaczego po roku warto zrobić audyt HubSpot?

  • System urósł, konfiguracja została. Dodawaliście funkcje, integracje, użytkowników. Nikt nie sprawdzał, czy wszystko nadal ma sens.
  • Procesy się zmieniły. Workflow’y z początku już nie pasują do tego, jak dziś pracujecie.
  • Nikt nie pamięta „dlaczego tak jest”. Admin, który setupował system, odszedł. Albo po prostu minęło dużo czasu.
  • HubSpot się zmienił. Nowe funkcje, nowe możliwości, nowe najlepsze praktyki. To co było optymalne rok temu, dziś może być przestarzałe.

Co dostajesz w audycie?

  • Pełną analizę systemu – od ustawień konta, po rekomendacje
  • Konkretne liczby – ile możesz zaoszczędzić, co wyłączyć, co zmienić.
  • Rekomendacje do wdrożenia samodzielnie lub z nami. Raport jest Twój – możesz go zrealizować z własnym IT, z innym wdrożeniowcem, albo z Platynowym Partnerem HubSpot, czyli z nami.
Casbeg

Jesteś ciekawy wyników współpracy z Casbeg?

Wdrożyliśmy HubSpot i pomogliśmy zoptymalizować procesy w agencji marketingowej. Oto co udało się osiągnąć:

  • obniżenie churnu i wprowadzenie upsellingu w zespole customer success,
  • połączenie jednym narzędziem dział sprzedaży i marketingu oraz obniżenie wydatków na inne narzędzia,
  • pobicie historycznego rekordu sprzedaży nowego biznesu w Q4,
  • wzrost leadów i przychodów.
Zobacz Case Study

Jak wygląda audyt HubSpot z Casbeg?

  1. Kickoff – poznajemy cele, wyzwania, oczekiwania. Uzyskujemy read–only dostęp.
  2. Analiza – przechodzimy przez wszystkie obszary systemu.
  3. Raport – konkretne rekomendacje z wycenami i priorytetyzacją.
  4. Prezentacja – omawiamy wyniki, odpowiadamy na pytania.
  5. Wsparcie (opcjonalnie) – pomagamy wdrożyć rekomendacje.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o audyt HubSpot

Ile kosztuje audyt HubSpot?

Od X zł netto za jeden Hub. Przy audycie całego HubSpota – rabaty.

Czy muszę potem z wami pracować?

Nie. Roadmapę dostajesz niezależnie od dalszej współpracy.

Czy potrzebujecie dostępu do mojego HubSpot?

Tak, read–only. Nie modyfikujemy nic bez zgody.

Każdy miesiąc bez audytu to pieniądze, które przepalasz i możliwości, których nie wykorzystujesz.

E-book

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.