Overlap to studio z Warszawy, zajmujące się projektowaniem UX dla aplikacji mobilnych i webowych oraz stron WWW. Od 2015 roku firma przeprowadza analizy, buduje strategie, prowadzi badania i testy, przygotowując prototypy i projekty graficzne oraz wdrożenia. Klientami firmy są zarówno startupy, jak i duże przedsiębiorstwa i międzynarodowe korporacje. Do grona klientów Overlap należą m.in.: Citi Bank, BGŻ BNP Paribas, Samsung czy lunchroom.
Wyzwanie
Współzałożycielka Overlap Studio Magdalena Białaczewska borykała się z problemem niewykorzystanych zasobów czasu zespołu. Zależało jej na wzroście sprzedaży, zwiększeniu liczby generowanych leadów oraz zwiększeniu współczynnika konwersji z pozyskanego leada na podpisaną umowę. Firma potrzebowała podniesienia rentowności prowadzonych projektów lub zwiększenia liczby klientów, aby przebić się przez próg rentowności.
Rozwiązanie
Badając procesy wewnątrz organizacji zdiagnozowaliśmy, że źródłem problemów w firmie jest rozmycie odpowiedzialność za działania sprzedażowe. Do grona tych działań zaliczają się: brak właściwej kwalifikacji leadów, brak terminowego kontaktu z klientem, pomijanie odpowiedniej komunikacji z klientem (follow-upy), brak ustrukturyzowanych procesów sprzedażowych, brak odpowiedzialności za domykanie sprzedaży, brak zbierania danych sprzedażowych pod kątem analizy efektywności zespołu, ale przede wszystkim brak ustalonych celów sprzedażowych i liczenia rentowności projektów.
Niezbędne było wdrożenie systemu CRM oraz ułożenie procesu sprzedaży i kwalifikacji leadów, aby móc prowadzić właściwą analitykę i podejmować dalsze działania sprzedażowe na podstawie twardych danych, aniżeli bazować na wyobrażeniach oraz domysłach.
W celu ustrukturyzowania pracy zespołu projektowego oraz sprzedaży rozpoczęliśmy rekrutację na stanowisko Project Managera, którego do tej pory nie było w organizacji. Jego zatrudnienie było niezbędne, aby usprawnić pracę zespołów projektowych oraz odciążeniu prezesa firmy od niskopoziomowych zadań tak, aby ta mogła w pełni skupić się na strategii skalowania firmy i sprzedaży.
Analiza aktywności sprzedażowej w poprawnie ustawionym CRM wykazała, że firma nie wykorzystuje w pełni potencjału dotychczasowych klientów, którzy mogliby kupić od nich znacznie więcej. W trakcie rozmów sprzedażowych nie pojawiały się próby cross-sellingu i up-sellingu czy proaktywnego generowania poleceń.
Aby to zmienić, stworzyliśmy proces dosprzedaży i proaktywnego generowania poleceń w celu zwiększenia liczby leadów. Przygotowaliśmy skrypt rozmowy handlowej, wyselekcjonowaliśmy listy obecnych i historycznych klientów firmy oraz zaprojektowaliśmy proces pozyskiwania poleceń od wybranych klientów.
Dzięki zebraniu danych w CRM zauważyliśmy również, że dla leadów z inboundu i części poleceń, podjęcie działań sprzedażowych trwa zbyt długo. Często, pierwszy kontakt z potencjalnym klientem miał miejsce dopiero po kilku dniach. Dzięki odciążeniu współzałożycielki firmy z obowiązków z zakresu Project Managementu oraz Account Managementu przejęła ona 100% odpowiedzialności za ten obszar, stając się osobą dedykowaną do sprzedaży – od kwalifikacji leada, po pierwszy kontakt, na podpisaniu umowy kończąc.
Aby mierzyć skuteczność pozostałych działań marketingowych skonfigurowaliśmy Google Analitycs, w tym m.in. cele konwersji, listy remarketingowe, widoki i filtry danych, a także połączyliśmy konto z innymi platformami i narzędziami wykorzystywanymi w firmie. Z myślą o uruchomieniu nowych kanałów pozyskania leadów stworzyliśmy plan działań marketingowych, który zakładał uruchomienie kampanii Google Ads oraz kampanii cold mailingowych.
Rezultaty
Dzięki naszej współpracy liczba leadów po pierwszym miesiącu współpracy zwiększyła się o 100%. Analiza dotychczasowej sprzedaży pozwoliła na podejmowanie lepszych decyzji biznesowych, a co za tym idzie, doprowadziła do zwiększenia rentowności projektów nawet o 66%. Zmierzenie cyklu sprzedaży pozwoliło efektywniej zarządzać czasem handlowców, dzięki czemu wykorzystanie roboczogodzin całego zespołu wzrosło o 30%. Obsadzenie nowego stanowiska dało CEO więcej czasu na sprzedaż, a firma stworzyła silne fundamenty analityczne pod kolejne działania marketingowe oraz sprzedażowe.
