Rozwiązanie
Badając procesy wewnątrz organizacji zdiagnozowaliśmy, że źródłem problemów w firmie jest rozmycie odpowiedzialność za działania sprzedażowe. Do grona tych działań zaliczają się: brak właściwej kwalifikacji leadów, brak terminowego kontaktu z klientem, pomijanie odpowiedniej komunikacji z klientem (follow-upy), brak ustrukturyzowanych procesów sprzedażowych, brak odpowiedzialności za domykanie sprzedaży, brak zbierania danych sprzedażowych pod kątem analizy efektywności zespołu, ale przede wszystkim brak ustalonych celów sprzedażowych i liczenia rentowności projektów.
Niezbędne było wdrożenie systemu CRM oraz ułożenie procesu sprzedaży i kwalifikacji leadów, aby móc prowadzić właściwą analitykę i podejmować dalsze działania sprzedażowe na podstawie twardych danych, aniżeli bazować na wyobrażeniach oraz domysłach.
W celu ustrukturyzowania pracy zespołu projektowego oraz sprzedaży rozpoczęliśmy rekrutację na stanowisko Project Managera, którego do tej pory nie było w organizacji. Jego zatrudnienie było niezbędne, aby usprawnić pracę zespołów projektowych oraz odciążeniu prezesa firmy od niskopoziomowych zadań tak, aby ta mogła w pełni skupić się na strategii skalowania firmy i sprzedaży.
Analiza aktywności sprzedażowej w poprawnie ustawionym CRM wykazała, że firma nie wykorzystuje w pełni potencjału dotychczasowych klientów, którzy mogliby kupić od nich znacznie więcej. W trakcie rozmów sprzedażowych nie pojawiały się próby cross-sellingu i up-sellingu czy proaktywnego generowania poleceń.
Aby to zmienić, stworzyliśmy proces dosprzedaży i proaktywnego generowania poleceń w celu zwiększenia liczby leadów. Przygotowaliśmy skrypt rozmowy handlowej, wyselekcjonowaliśmy listy obecnych i historycznych klientów firmy oraz zaprojektowaliśmy proces pozyskiwania poleceń od wybranych klientów.
Dzięki zebraniu danych w CRM zauważyliśmy również, że dla leadów z inboundu i części poleceń, podjęcie działań sprzedażowych trwa zbyt długo. Często, pierwszy kontakt z potencjalnym klientem miał miejsce dopiero po kilku dniach. Dzięki odciążeniu współzałożycielki firmy z obowiązków z zakresu Project Managementu oraz Account Managementu przejęła ona 100% odpowiedzialności za ten obszar, stając się osobą dedykowaną do sprzedaży – od kwalifikacji leada, po pierwszy kontakt, na podpisaniu umowy kończąc.
Aby mierzyć skuteczność pozostałych działań marketingowych skonfigurowaliśmy Google Analitycs, w tym m.in. cele konwersji, listy remarketingowe, widoki i filtry danych, a także połączyliśmy konto z innymi platformami i narzędziami wykorzystywanymi w firmie. Z myślą o uruchomieniu nowych kanałów pozyskania leadów stworzyliśmy plan działań marketingowych, który zakładał uruchomienie kampanii Google Ads oraz kampanii cold mailingowych.