4x zmniejszenie zaangażowania operacyjnego właścicieli WeCanFly

Wyzwanie

Jak wiele firm technologicznych, WeCanFly borykało się z problemem dużego zaangażowania zarządu w codzienną pracę firmy. To częsty problem w organizacjach, których początkowy kapitał stanowił know-how zarządzających: pomimo że firma rośnie codzienne wsparcie zespołu przez założycieli nie tylko utrudnia im zajęcie się kwestiami strategicznymi, gdyż czas zjadają im operacyjne, ale też blokuje pracę zespołu, który musi czekać, aż znajdą na nie czas.

Jako co-founderzy jesteśmy jeszcze uwikłani w niektóre projekty i jesteśmy wąskim gardłem. Jesteśmy tego świadomi. Kluczowe jest dla nas wyplątanie zarządu z projektów.

Dodatkowo, założyciele WeCanFly oczekiwali wsparcia w weryfikacji planów biznesowych oraz codziennych działań firmy:

Potrzebujemy zderzyć nasze pomysły z kimś, kto przyjrzy się nam z zewnątrz. Chcielibyśmy, żeby ktoś nam wytknął błędy, niedociągnięcia i spojrzał na całość działań z „lotu ptaka”, pochylił się nad strategią, kolejnością działań etc.

Jak zdjąć ciężar działań operacyjnych z barków prezesów?

W momencie rozpoczęcia współpracy założyciele WeCanFly byli zaangażowani w sprzedaż na właściwie każdym etapie: od pojawienia się zapytania sprzedażowego, aż po podpisanie umowy, a nawet zarządzanie projektem. O ile jest w firmie o ich profilu jest to zasadne na wczesnych etapach jej istnienia, o tyle z czasem zaczyna stanowić ciężar dla zarządzających

Tomasz i Maciej na co dzień wspierali zespół, doradzali, angażowali się w trudne sytuacje w projektach i starali się na bieżąco odpowiadać na pytania od zespołu. Sprawiało to jednak, że ich kalendarze pękały w szwach – bieżączka zabierała czas niezbędny na planowanie przyszłości firmy.

Znaleźliśmy na to dwa sposoby:

1. Zatrudnienie presalesa

Zarządzający już na początku współpracy byli świadomi, że potrzebują osoby, która wesprze ich na wczesnych etapach sprzedaży:

Wydaje mi się, że jesteśmy też już w momencie, w którym przydałby się nam presales. Tomek (co-founder), do którego wpadają wszystkie nowe konwersacje, powoli nie jest już w stanie odpowiadać wszystkim szybko i na bieżąco. Samo przygotowanie oferty też zaczyna się wydłużać.

– Maciej Czerniak, współzałożyciel WeCanFly

Pomogliśmy w przygotowaniu profilu kandydata. Podzieliliśmy się też z Tomaszem i Maciejem naszym doświadczeniem na co warto zwracać uwagę w CV i podczas rozmowy rekrutacyjnej oraz jak zweryfikować umiejętności kandydatów, aby w efekcie zatrudnić właściwą osobę.

Opracowaliśmy również plan onboardingu dla nowego presalesa i na bieżąco pomagamy w rozwijaniu jego umiejętności.

2. Zwiększenie samodzielności pracowników

Podzieliliśmy się też z Tomaszem i Maciejem sposobami na zachęcenie pracowników do większej samodzielności oraz pomogliśmy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za dane obszary działania firmy, do których powinni zwracać się pozostali pracownicy.

Zarekomendowaliśmy też Tomaszowi i Maciejowi, aby zaplanowali w kalendarzach czas na deep work – święty moment, w którym nikt nie może im przeszkadzać.

Jak wiadomo, duże obłożenie prezesów nie wynika tylko z siły wyższej – zarządzający po prostu lubią być zaangażowani 😉 Dlatego zdarzyło nam się również przypomnieć Tomaszowi i Maciejowi, gdy po uwolnieniu miejsca w kalendarzach, chcieli rozpocząć projekt marketingowy, który znów wymagałby ich mocnego zaangażowania operacyjnego.

Zidentyfikowanie unikatowych wartości firmy w ramach warsztatów Unique Selling Point

Zatrudnienie i onboarding presalesa to nie jedyne wyzwanie sprzedażowe, w którym wsparliśmy WeCanFly. Z czasem na każdym rynku pojawiają się konkurenci, z których część oferuje niższą cenę. Jeśli klienci nie są świadomi, co poza ceną, przemawia za obecnym dostawcą, mogą potraktować ofertę konkurencji jako „to samo, ale taniej”.

Do tego, aby ograniczać takie sytuacje oraz wiedzieć, co robić, gdy już do nich dojdzie, służą warsztaty Unique Selling Point (ang. unikalna propozycja sprzedażowa), pozwalające zidentyfikować wyróżniki firmy. Wraz z WeCanFly w ramach warsztatów opracowaliśmy unikalne wartości dla klientów – 6 wyróżników firmy, które szczególnie warto podkreślać w komunikacji do klientów. Wskazaliśmy też, jak to zrobić.

Zmiana modelu rozliczeń

Gdy zaczynaliśmy współpracę, WeCanFly z około połową klientów wciąż współpracowało w oparciu o model Fix Price. Czasem rodziło to nieporozumienia: zdarzało się, że któraś ze stron na etapie uzgadniania zakresu projektu miała coś innego na myśli, co w późniejszych etapach współpracy prowadziło do dodatkowej pracy. Podpowiedzieliśmy, jak przekonywać do tego modelu współpracy pozostałych, do tej pory nieprzekonanych klientów.

Zarządzanie czasem produkcji

Z WeCanFly pracowaliśmy również nad optymalizacją czasu produkcji, aby zredukować czas przestojów pomiędzy projektami, który przekładał się na przychody firmy.

Zasugerowaliśmy:

• wyznaczenie traffic ownera, który spina informacje od Project Managerów, zespołów odpowiedzialnych za design i development, zarządzających itd;
• usprawnienie komunikacji: proaktywne informowanie o zwolnionych przebiegach, potrzebach na pomoc, a także aktywne zbieranie informacji w zespole,
• estymowanie wykorzystania zasobów w ramach cotygodniowego spotkania, a następnie weryfikację planów na koniec tygodnia podczas,
• usprawnianie procesów na podstawie wniosków z powyższych.

Bieżące wsparcie i walidacja pomysłów

Nadal współpracujemy z WeCanFly wspierając firmę w codziennych wyzwaniach oraz wyznaczaniu kierunków rozwoju. Nowy rok rozpoczęliśmy m.in. od wypracowania OKR (Objectives Key Results) na nadchodzące miesiące oraz uporządkowania planu działań, co powinno wydarzyć się w pierwszej kolejności, a co może poczekać na kolejny kwartał.

Wyniki

Pomimo skalowania firmy (przychody w 2021 roku wzrosły o 40%), zaangażowanie założycieli w operacyjną działalność firmy zmniejszyło się, np. liczba projektów dla klientów, w które założyciele muszą być zaangażowani, zmniejszyła się 4-krotnie.