Porządki w lejkach i wdrożenie Pipedrive w 2 tygodnie – Virocast case study

Wyzwanie

Problemem Virocast nie był brak sprzedaży ani chaos organizacyjny, lecz:

• rozproszone dane sprzedażowe – informacje o klientach, ofertach i statusach były rozrzucone po plikach, mailach i systemach,
• brak jednego „źródła prawdy” o sprzedaży dla zarządu i zespołu,
• istniejący proces sprzedaży nie był formalnie zmapowany,
• różne typy produktów i usług (projekty odlewnicze, maszyny, CNC) wymagały różnych danych i logiki procesu,
• wcześniejszy system (Dynamics) utrudniał szybkie raportowanie i codzienną pracę handlowców,
• potrzeba bardzo szybkiego wdrożenia, bez paraliżowania bieżącej sprzedaży.

Klient oczekiwał konkretu: szybko przejść na Pipedrive, uporządkować sprzedaż i realnie zacząć z niego korzystać.

Warsztaty i mapowanie procesu sprzedaży

Współpracę rozpoczęliśmy od intensywnych warsztatów sprzedażowych z zespołem Virocast.

Co zrobiliśmy na etapie diagnozy:

• zmapowaliśmy realny proces sprzedaży, a nie „proces z prezentacji”,
• zidentyfikowaliśmy wszystkie źródła leadów,
• przeanalizowaliśmy, jak dziś wygląda przejście od pierwszego kontaktu do wygranej / przegranej sprzedaży,
• zweryfikowaliśmy, które etapy są potrzebne, a które tylko spowalniają proces.

Minimalizacja etapów i uproszczenie lejków

Jednym z kluczowych elementów projektu była minimalizacja etapów sprzedaży.
Zamiast rozbudowanych, trudnych do raportowania lejków:

• uprościliśmy strukturę,
• zachowaliśmy tylko te etapy, które faktycznie niosą wartość decyzyjną,
• dopasowaliśmy lejek do specyfiki sprzedaży przemysłowej, gdzie analiza i oferta są kluczowymi momentami.

Dzięki temu:

• handlowcy szybciej aktualizują statusy,
• dane są bardziej wiarygodne,
• raporty zaczynają „żyć”.

Mapowanie produktów i danych w procesie sprzedaży

Sprzedaż Virocast obejmuje różne typy ofert, dlatego dokładnie przeanalizowaliśmy:

• projekty odlewnicze,
• maszyny odlewnicze,
• maszyny CNC.

Dla każdego typu oferty określiliśmy:

• jakie dane o kliencie są niezbędne,
• jakie informacje muszą pojawić się na danym etapie,
• które pola powinny być wymagalne, by proces mógł iść dalej.

Na tej podstawie:

• zaprojektowaliśmy pola tekstowe i selekcyjne w Pipedrive,
• ustawiliśmy wymagalność pól na konkretnych etapach lejka,
• dopasowaliśmy CRM do realnego procesu Virocast, a nie odwrotnie.

Wdrożenie CRM Pipedrive w 2 tygodnie

Casbeg odpowiadał za całościowe wdrożenie Pipedrive:

• zebranie i import danych sprzedażowych z różnych źródeł,
• raportowanie i porządkowanie danych z systemu Dynamics (najbardziej czasochłonny etap),
• import kontaktów, firm, ofert i notatek,
• integrację skrzynek mailowych handlowców,
• integrację z kalendarzami,
• przygotowanie szablonów maili sprzedażowych,
• uruchomienie automatyzacji wspierających codzienną pracę zespołu.

Dashboardy i raportowanie dla zarządu i sprzedaży

Stworzyliśmy zestaw dashboardów, które pozwalają:

• śledzić liczbę leadów i ich źródła,
• monitorować wartość pipeline’u,
• analizować etapy, na których „utykają” szanse sprzedaży,
• porównywać wyniki w czasie.

Dzięki temu:

• zarząd zyskał pełną widoczność sprzedaży,
• zespół handlowy pracuje na tych samych danych,
• CRM stał się realnym narzędziem zarządczym, a nie tylko bazą kontaktów.

Szkolenie zespołu z Pipedrive i start operacyjny

Na zakończenie:

• przeprowadziliśmy krótkie, praktyczne warsztaty z Pipedrive,
• pokazaliśmy zespołowi, jak pracować na lejku, danych i raportach,
• zadbaliśmy o to, by CRM był używany od pierwszego dnia po wdrożeniu.

Cały projekt — od pierwszych warsztatów do działającego CRM — zamknął się w 1,5–2 tygodniach, bez przestojów w sprzedaży.

Rezultaty

• Szybkie i bezpieczne przejście na Pipedrive.
• Jedno źródło prawdy o sprzedaży w całej organizacji.
• Uporządkowany, uproszczony i zmapowany proces sprzedaży przemysłowej.
• Dane sprzedażowe dostępne w czasie rzeczywistym dla zarządu.
• CRM dopasowany do specyfiki produktów Virocast, a nie „generyczny”.
• Zespół handlowy pracujący na tych samych etapach, polach i raportach.