Usprawnienie procesu sprzedaży i więcej leadów – KeyStory case study

Wyzwania i problemy

• głównym celem współpracy KeyStory z Casbeg było zbudowanie przewidywalnego pipeline leadów i zwiększenie liczby kalorycznych leadów z 5 do 15 miesięcznie (najlepiej o wartości >100 000 złotych, pozyskiwanych bezpośrednio od klientów, nie poprzez agencje marketingowe, zlecające projekty),
• firma miała rozproszony i nieustrukturyzowany proces sprzedaży, brak spójnych metod pozyskiwania klientów i nieefektywnie wykorzystywany CRM,
• handlowcy działali w dużej mierze indywidualnie, bez wsparcia w prospectingu i bez ustandaryzowanych procesów, nie doceniając mocy poleceń czy materiałów marketingowych do działań prospectingowych,
• zarządowi zależało na wykorzystaniu synergii dwóch domen działalności KeyStory – produkcji video i animacji – i połączeniu ich w jeden spójny komunikat i ofertę.

Audyt Pipedrive i uporządkowanie CRM

Samo wdrożenie CRM nie wystarcza, aby poukładać sprzedaż. Mimo istniejącego w organizacji Pipedrive efektywność zespołu cierpiała z powodu rozproszenia danych czy braku jasnych zasad raportowania komunikacji z klientem czy segmentacji leadów.

Razem z zespołem KeyStory wdrożyliśmy kluczowe standardy pracy z CRM, które opracowaliśmy także w formie instrukcji zawartych w materiałach wewnętrznych firmy. Zadbaliśmy o segmentację danych i przydatne automatyzacje m.in. związane z kwalifikacją leadów czy followupami. Dzięki temu handlowcom pracowało się sprawniej i wygodniej, a zarządowi łatwiej było porównać ze sobą ustandaryzowane działania ich sprzedawców.

Warsztaty: buyer persony i UVP

Wyselekcjonowaliśmy szereg person zakupowych, nie tylko opartych na standardowym podziale na branże (np. pharma, food, retail), ale także na konkretnych stanowiskach wewnątrz organizacji. Przykłady?

• osoby z działu Creative vs. Key Account vs. CEO w agencjach marketingowych – 3 zupełnie różne persony,
• Marketing Managerowie / Brand Managerowie vs. CMO i Kierownicy działu marketingu vs. CEO po stronie klienta bezpośredniego – kolejne 3 różne persony.

Zdiagnozowaliśmy ich indywidualne cele, potrzeby i odpowiedzialności, a także pain pointy, które były kluczowe do kolejnych kroków m.in. tworzenia ofert sprzedażowych i komunikacji marketingowej. Do tego dla każdej persony wskazaliśmy unikalne propozycje wartości, jakie zapewnia jej KeyStory.

Tak zdiagnozowaliśmy kluczowe i najbardziej kaloryczne persony – “TOP100”, czyli najcenniejsze marki na polskim rynku. W kolejnych krokach skupiliśmy się na tym, aby zagospodarować ponad wszystko ten segment rynku.

Zaprojektowanie dwóch lejków sprzedażowych

Wdrożyliśmy dwa lejki sprzedażowe – oto w uproszczeniu jeden z nich:

Prospecting

Stworzyliśmy wyraźnie zdefiniowany proces prospectingowy, wsparty analizą buyer person, zgromadzoną podczas warsztatów.

Zaczęliśmy od tego, o czym zapomina 90% firm – zapytaliśmy klientów KeyStory, za co cenią współpracę z nimi. Dzięki temu określiliśmy unikalne propozycje wartości. Kolejnym krokiem była segmentacja rynku pod kontem potencjalnych klientów i dobranie najbardziej optymalnej drogi dotarcia do każdego z segmentów. Wybraliśmy 2 główne formy działania: cold calling i cold mailing.

Feedback do ofert i komunikacji

Zweryfikowaliśmy materiały i oferty, jakie trafiały do potencjalnych klientów. Przygotowaliśmy szereg rekomendacji dotyczących takich zagadnień jak:

• CTA,
• hipepersonalizacja,
• język korzyści,
• struktura ofert.

Usprawnienie procesu sprzedaży i nowe rutyny w dziale sprzedaży

Regularna praca z CRM to nie jedyna zmiana w codziennej pracy handlowców. Wdrożyliśmy regularne statusy tzw. “weekly”, które znacząco poprawiły komunikację w zespole. Do ich bieżączki dodaliśmy także mikro-cele aktywnościowe, aby wzmocnić zaangażowanie sprzedawców.

Brak rutyny w zespole sprzedaży, działania ad hoc bez planu i rytmu zamieniliśmy w konsekwentne, regularne, zaplanowane ruchy w celu pozyskiwania leadów i domykania transakcji.

Roadmapa rozwoju KeyStory

Po tym, jak uporządkowaliśmy proces sprzedaży, nasza współpraca trwa, dlatego przygotowaliśmy zestaw rekomendacji na kolejne miesiące, nad którymi będziemy wspólnie pracować:

• rozwój newslettera, 
• podkręcenie kanału na YouTube,
• “odgrzewanie” starych kontaktów,
• pozyskiwanie rekomendacji,
• organizowanie eventów branżowych,

Wyniki

• 3 x więcej działań prospectingowych
• ustrukturyzowany proces sprzedaży
• 1288 zaplanowanych działań w CRM vs. 10 800 zaległych działań na klientach w chwili rozpoczęcia współpracy
• 15 automatyzacji w Pipedrive, ułatwiających pracę handlowców
• 2 nowe lejki sprzedażowe