Nowy system motywacyjny i usprawnienia w dziale sprzedaży – EPAT case study

Wyzwania i problemy

• handlowcom brakowało motywacji do pracy na nowych klientach – trzeba było zdiagnozować przyczyny tej demotywacji i poszukać odpowiedniego rozwiązania; tym, po które zespół EPAT zgłosił się do Casbeg, było zbudowanie nowego systemu prowizyjnego.
• 6-osobowy zespół sprzedaży zbyt dużo czasu poświęcał na obsługę bieżących klientów, a także dopilnowanie działu realizacji, przez co brakowało mu przestrzeni na pozyskiwanie nowych kontaktów i dopinanie nowych umów. Zarząd chciał dokonać transformacji zespołu obsługi klienta w zespół pro-aktywnej sprzedaży.
• przez złe doświadczenia z podobnymi (r)ewolucjami w przeszłości (także z udziałem innych popularnych firm konsultingowych) zespół handlowy był zniechęcony do wszelkich zmian czy warsztatów – największym wyzwaniem był brak wiary i zaangażowania w nadchodzące, możliwe do wprowadzenia usprawnienia. Bardzo ważna, szczególnie w początkowym okresie, była praca casbega nad postawami i zmobilizowaniem zespołu do wspólnej pracy, aby uwierzyli, że tym razem wspólnie “dowieziemy” wszystko.

Wywiady IDI z handlowcami

Pierwszy krok to rozmowy z handlowcami. Chcieliśmy zdiagnozować bolączki i problemy sprzedawców, które utrudniają im codzienną efektywną pracę. Udało się ustalić mnóstwo tematów do przepracowania z całą firmą m.in.:

• przeciążenie handlowców bieżącymi klientami (nawet 400-500 klientów per sprzedawca),
• kłopoty komunikacyjne na styku działu e-commerce i zespołu handlowców B2B,
• brak szkoleń produktowych,
• trudne do opracowania, czasochłonne wyceny i oferty – brak materiałów wsparcia sprzedaży i automatyzacji, które by to usprawniły.

Z naszej perspektywy dostrzegliśmy problemy, które bez wywiadów pogłębionych byłyby trudne do weryfikacji:

• brak ujednoliconego procesu sprzedaży (każdy działa na swoich zasadach),
• minimalny poziom automatyzacji i wykorzystania CRM Livespace, złe wdrożenie CRM, brak kwalifikacji i segmentacji klientów,
• brak procesów prospectingowych i outboundu
• “szklany sufit” w aktualnym systemie prowizyjnym.

Pracę nad tymi wszystkimi punktami zaplanowaliśmy na kolejne miesiące. A działania operacyjne otworzyliśmy warsztatami.

Warsztaty dedykowane konkretnym segmentom rynku: UVP i buyer persony

Razem z zespołem sprzedaży i zarządem przepracowaliśmy warsztatowo wszystkie kluczowe segmenty klientów, które obsługujemy dziś i te, które chcielibyśmy dopiero przetestować. Warsztaty z person i unikalnej propozycji wartości odpowiedziały nam na kluczowe pytania:

• co, komu i dlaczego sprzedajemy?
• dlaczego wygrywamy lub przegrywamy z konkurencją?
• czym wyróżniamy się na naszym rynku?
• gdzie są największe szanse na rozwój sprzedaży EPAT?

Nowy system motywacyjny

W oparciu o zdobytą wiedzę zbudowaliśmy system prowizyjny z bardzo korzystnymi warunkami dla sprzedawców, także z uwzględnieniem wielu bonusów i dodatków. Co pomogło we wdrożeniu tego systemu i zmotywowaniu drużyny handlowej?

• wysoki procent od transakcji i nagrody dla najbardziej zaangażowanych pracowników,
• zachęcenie do dużej ilości spotkań z klientami, co powiązaliśmy z wysokością premii,
• wyższe prowizje za pozyskanie nowych klientów, co uprościło płynne przejście z farmingu na hunting,
• wyższe prowizje za transakcje z powracającymi klientami, którzy od minimum 12 miesięcy nie zrobili żadnego zamówienia, co wzmacnialiśmy jeszcze cold mailingami,
• ustalenie minimalnych marży w składanych ofertach, co podniosło kaloryczność obsługiwanych leadów.

Zespół przekierował swoje priorytety z obsługi klienta na pozyskiwanie nowych, a dodatkowo zadania “huntera” przejął nowy Business Development Manager. Kluczowym KPI dla działu sprzedaży była ilość spotkań z nowymi klientami.

Rekrutacja 2 Business Development Managerów i Specjalisty Wsparcia Sprzedaży

Pozyskiwanie nowych klientów dla firmy produkcyjnej przejęło wyselekcjonowanych i wyszkolonych przez nas 2 Business Development Managerów. Odpowiadaliśmy za pełny proces rekrutacji i onboardingu BDM.

Dodatkowo uzupełniliśmy dział handlowy o Presalesa – specjalistę działu sprzedaży, który stał się odpowiedzialny za wszelkie powtarzalne administracyjne czynności i umawianie spotkań. Ta osoba stała się liderem komunikacji na linii BOK – dział handlowy – dział produkcji i logistyki.

Interim Sales Management i rekomendacje na przyszłość

Po kilku miesiącach Patryk Dynowski wszedł w tkanki organizacji na stałe jako Interim Sales Manager i pozostaje w tej roli do dziś. Małymi krokami udało się przekonać zespół wewnętrzny do zmian. Zaangażowanie rosło, nastawianie się poprawiało, rosła aktywność poszczególnych członków zespołu.

Dlatego działamy dalej! Wśród naszych rekomendacji na kolejne miesiące współpracy są m.in.: rozwiązania problemów, o których dowiedzieliśmy się podczas wywiadów, lepsze i bardziej kompleksowe używanie CRM w codziennej pracy czy podjęcie rozmów z dużymi budowlanymi sieciami handlowymi w ramach szerokiej dystrybucji produktów EPAT. Nie bez powodu jeden z wybranych przez nas handlowców był dedykowany tym działaniom, mając bogate doświadczenie w tym zakresie.

Wyniki

• 90 spotkań sprzedażowych w pierwszym kwartale po zmianie systemu motywacyjnego
• 3 nowych klientów zagranicznych w EPAT
• 2 nowych specjalistów w dziale aktywnej sprzedaży
• +29% nowych klientów