Case study: Pół roku porządkowania sprzedaży i przygotowania organizacji do skalowania – PAQ Studio x Casbeg

Punkt wyjścia – dlaczego PAQ Studio zgłosiło się do Casbeg?

PAQ Studio zgłosiło się do Casbeg w momencie, w którym firma była w fazie intensywnego rozwoju kompetencyjnego i realizacyjnego, natomiast obszar sprzedaży pozostawał w dużej mierze oparty na zaangażowaniu właściciela.

Adrian, założyciel agencji, pełnił jednocześnie rolę lidera strategicznego, eksperta oraz osoby prowadzącej spotkania handlowe i przygotowującej oferty. Taki model przestał być skalowalny i ograniczał możliwość dalszego rozwoju firmy.

Celem współpracy było stopniowe przejście od sprzedaży opartej na właścicielu do sprzedaży procesowej, osadzonej w organizacji, z jasno określonymi rolami i odpowiedzialnościami.

Kluczowe potrzeby na starcie współpracy

PAQ Studio przyszło do Casbeg z jasno zdefiniowanymi oczekiwaniami:

• zmapowanie i uporządkowanie procesu sprzedaży
• wdrożenie CRM jako centralnego narzędzia pracy sprzedaży
• przygotowanie Kamili, kierownika agencji, do przejęcia sprzedaży – prowadzenia spotkań handlowych, przygotowywania kosztorysów i ofert
• odciążenie Adriana z zadań operacyjnych i umożliwienie mu przejścia do roli strategicznej
• przygotowanie organizacji do uruchomienia sprzedaży wychodzącej (outbound)

Kluczowe było to, że zmiana nie miała być przepisaniem zadań, ale realnym transferem kompetencji i odpowiedzialności.

Realizacja kluczowych celów

W trakcie pierwszego półrocza współpracy trzy najważniejsze cele postawione na starcie projektu zostały w pełni zrealizowane:

• proces sprzedaży został zmapowany i uporządkowany end-to-end
• CRM został wdrożony i stał się centralnym narzędziem pracy sprzedaży
• Kamila została przygotowana do samodzielnego prowadzenia sprzedaży, w tym spotkań handlowych, przygotowywania kosztorysów i ofert

Osiągnięcie tych celów pozwoliło na realne uniezależnienie sprzedaży od właściciela i stworzyło fundament pod dalsze skalowanie biznesu.

Diagnoza organizacji – wywiady pogłębione IDI

Jednym z pierwszych etapów współpracy było przeprowadzenie pogłębionych wywiadów IDI z pracownikami agencji.

Celem było:

• zidentyfikowanie wąskich gardeł w codziennej pracy
• zrozumienie realnych problemów komunikacyjnych
• wskazanie obszarów, w których zespół potrzebuje wsparcia, a nie kontroli

Wywiady pozwoliły spojrzeć na sprzedaż, realizację i zarządzanie z perspektywy całej organizacji, a nie tylko z perspektywy kadry zarządzającej. Wnioski z IDI stały się fundamentem dalszych decyzji procesowych.

Porządkowanie sprzedaży – proces i CRM

Na bazie diagnozy:

• zmapowano proces sprzedaży od Lead In do podpisania umowy
• zdefiniowano etapy lejka i odpowiedzialności
• wdrożono CRM jako podstawowe narzędzie pracy zespołu
• uporządkowano higienę pracy na szansach sprzedaży, zadaniach i follow-upach

CRM przestał być systemem do raportowania, a stał się operacyjnym wsparciem sprzedaży, dającym przejrzystość i kontrolę nad pipeline’em.

Transfer sprzedaży – przygotowanie Kamili do nowej roli

Najważniejszym elementem współpracy było przygotowanie Kamili do przejęcia sprzedaży.

Proces obejmował:

• wspólne prowadzenie i omawianie spotkań handlowych
• naukę diagnozy potrzeb klienta i prowadzenia rozmów sprzedażowych
• standaryzację przygotowywania kosztorysów i ofert
• stopniowe przejmowanie odpowiedzialności za proces ofertowy

Dzięki temu sprzedaż przestała być wiedzą w głowie właściciela, a zaczęła funkcjonować jako kompetencja organizacyjna.

Komunikacja i zarządzanie – rutyny i rytm pracy

Aby wzmocnić komunikację i odpowiedzialność w zespole, wdrożono:

• cykliczne weekly kierownictwa z zespołem
• omawianie sukcesów i porażek w roboczej, merytorycznej formule
• wspólne monitorowanie realizacji celów i priorytetów

Regularne spotkania pozwoliły zespołowi szybciej reagować na problemy i budować wspólne zrozumienie kierunku rozwoju firmy.

Rentowność sprzedaży – spojrzenie finansowe

Równolegle podjęto prace nad:

• weryfikacją struktury kosztowej
• analizą przychodów i rentowności sprzedaży
• dopasowaniem oferty i sposobu wyceny do realiów biznesowych

Celem nie był wzrost wolumenu sprzedaży za wszelką cenę, lecz zwiększenie rentowności i przewidywalności biznesu.

Outbound – kolejny etap współpracy

Po uporządkowaniu fundamentów sprzedaży i organizacji rozpoczęto prace nad wdrożeniem outboundu:

• cold calling
• procesy kwalifikacji leadów
• pierwsze działania sprzedaży wychodzącej

Outbound został zaplanowany jako kolejny etap rozwoju, a nie doraźne działanie naprawcze.

Efekty po pierwszym półroczu współpracy

Po sześciu miesiącach współpracy PAQ Studio posiada:

• działający, zmapowany proces sprzedaży
• wdrożony CRM wspierający codzienną pracę
• samodzielnie prowadzoną sprzedaż po stronie kierownika agencji
• właściciela stopniowo wychodzącego z operacji na rzecz strategii
• poprawioną komunikację i rytm pracy zespołu
• stabilne fundamenty pod dalsze skalowanie sprzedaży i outbound

Najważniejszym efektem jest trwała zmiana sposobu funkcjonowania organizacji, a nie jednorazowy wynik.