Zaskakujące korzyści kryzysowego przestawienia handlowców na pracę zdalną

Wiele przedsiębiorstw na całym świecie przechodzi w tej chwili przez te same kłopoty. Ich handlowcy dotąd pracowali, spotykając się z klientami w ich biurach, a teraz klienci wcale nie chcą, żeby handlowiec się do nich zbliżał. Spora część biur jest też zamknięta, bo firmy umożliwiły pracownikom pracę z domów.

Widzę, że ludzie są mocno zdezorientowani. Po lekturze tego tekstu powinniście być w stanie lepiej sobie poradzić w tej sytuacji. Rozważcie też przesłanie go do kogoś bliskiego albo osób zarządzających sprzedażą w waszej firmie jeśli uznacie, że może mu to pomóc przejść przez tę sytuację. W końcu pomimo trudniejszej sytuacji w twojej branży (choć nie we wszystkich branżach jest ona trudniejsza) musisz nadal prowadzić biznes i sprzedawać – niektórzy z was bardziej niż kiedykolwiek wcześniej.

Znam doskonale sprzedaż na odległość. W latach 2014 – 2017 zarządzałem zespołem, który pozyskał 1000 klientów z 41 krajów, pracując z klientami poprzez wideokonferencję, telefon oraz e-mail. W latach 2017 – 2020 własnoręcznie pozyskałem dla Casbeg ponad 150 klientów, a teraz pomagamy kilkudziesięciu firmom naraz, przestawić się na to co dla nas jest naturalne, a więc używanie wideokonferencji, e-maila oraz telefonu jako narzędzi zastępujących spotkania w świecie rzeczywistym.

Do rzeczy:

Jesteś przedsiębiorcą. Zatrudniasz np. 5 handlowców, którzy mają swoje samochody, jeszcze miesiąc temu dużo podróżowali na spotkania z klientami. Twoją jedyną wadą jest to, że nie istniejesz – właśnie Cię wymyśliłem na potrzeby tego tekstu. 

Żeby pokazać czytelnikom, jak przebiega dobrze przeprowadzona zmiana, pokażę Ci najpierw, gdzie byłeś kilka tygodni temu, gdy wszystko w twojej firmie świetnie działało, a klienci chcieli się spotykać z handlowcami.

10 Lutego

Twój przeciętny handlowiec jest w drodze przez 12 dni roboczych w miesiącu (odliczając choroby, urlopy, dni w ramach których wykonują pracę z biura i z domu). Przeciętny dzień w drodze oznacza dla niego trzy spotkania – choć są takie dni, które oznaczają mniej lub więcej.

Aby przyciągać klientów na rozmowy, zatrudniłeś dwie osoby w marketingu i wyposażyłeś ich w niewielki budżet marketingowy. Ludzie kosztują cię 12.000 PLN miesięcznie (licząc z podatkami, kosztem biurek, komputerów narzędzi etc.). Wyposażyłeś ich też w budżet marketingowy na poziomie 250.000 złotych rocznie. Razem twoje koszty marketingowe zamykają się w kwocie 400.000 PLN.

Handlowcy poza odbieraniem kontaktów do potencjalnych klientów z marketingu sporo dzwonią i umawiają spotkania na własną rękę. 

Dwóch Twoich handlowców wyróżnia się z zespołu na plus –  ich konwersja ze spotkania na transakcję wynosi 25%. Pozostałych 3 handlowców osiąga konwersję 14%. Wasza średnia wartość transakcji to 40.000 złotych. Jak łatwo policzyć rezultaty handlowców (również nieistniejących) kształtują się następująco:

1.320.000 PLN sprzedaży miesięcznie. Nieźle. Wynik sprzedażowy w skali roku wynosił imponujące 15.840.000 PLN z czego dwóch lepszych handlowców sprzedaje 8.640.000 PLN a trzech nieco słabszych 7.200.000 PLN.

Koszty

Od strony kosztowej Twoi handlowcy pracują na umowę o pracę i mają 4.000 PLN podstawy netto, co oznacza dla Ciebie łączny koszt z tytułu podstawy każdego z handlowców na poziomie 6 691 PLN. 

Handlowcy mają też prowizje. Dwóch, którzy sprzedają więcej, notują średnią premię na poziomie 4.000 PLN Netto a trzech nieco gorszych 2.200 PLN Netto. Koszty prowizji oznaczają dla Ciebie około 20.000 PLN co miesiąc (z niewielkimi wahaniami). 

Każdy z nich ma też samochód, a co za tym idzie, spala benzynę, co oznacza dodatkowe 1.200 PLN kosztów na każdego handlowca. Wszelkie dodatkowe koszty istnienia tego działu takie jak telefony, abonamenty, ubezpieczenia samochodów, administracja, koszty szkoleń BHP, wyjazdy integracyjne, biurka zamykają się do kwoty 80.000 PLN, co daje wynik 16.000 PLN na handlowca. 

Cały dział sprzedaży kosztuje cię więc około 55.000 PLN miesięcznie a w skali roku jakieś 730 tysięcy złotych. Twoje koszty sprzedaży w relacji do przychodu są niskie. Nawet po doliczeniu wydatków marketingowych równanie wychodzi bardzo dobrze i zamyka się w kwocie około miliona stu tysięcy złotych. 

Jak wyglądałoby przepięcie takiego zespołu na pracę zdalną lub zdalną z biura w obecnej rzeczywistości? 

Prawdopodobnie liczba spotkań generowanych przez marketing spadła na skutek tego, że klienci nie chcą rozstawać się z pieniędzmi, tak bardzo jak jeszcze miesiąc temu, a więc nie chcą się też spotykać z handlowcami. Przyjmijmy, że spadek w Twojej branży wyniósł aż 40%, a więc ze 180 spotkań odbędzie się tylko 108. 

Jednocześnie handlowcy na skutek tego, że nie jeżdżą do klientów, mogą odbywać większe ilości spotkań – ich przepustowość w skali dnia wynosi 4 spotkania zamiast 3. Wzrośnie także ilość dni w ramach których handlowcy mogą mieć spotkania sprzedażowe z 12 do 16 dni miesięcznie. 

Niestety spotkania Twoich handlowców nie są tak efektywne online jak gdy byli w tym samym pokoju z klientem. Konwersja spadnie wszystkim handlowcom o 5 punktów procentowych. Niestety, nawet te spotkania, które się odbywają i kończą transakcją, skutkują mniejszymi transakcjami, bo niektórzy klienci zaciskają pasa. Twoja średnia wartość transakcji spadnie o 15%. Ile wyniesie miesięczny wynik Twoich handlowców w takich warunkach? 

Łączna sprzedaż w tym zespole wynosi 504.000 złotych, co oznacza spadek sprzedaży o ok. 61%. To boli, a sytuacja zagraża bytowi firmy w dotychczasowym kształcie, jak i uszczupla niebezpiecznie rezerwy gotówki. To, że pojawiają się delikatne oszczędności (wypłacamy mniej prowizji, nie spalamy benzyny, kliknięcia w marketingu nieco staniały) wcale nas nie pociesza.

Ale tak być nie musi. 

Pozwól, że pokażę Ci jak mogłoby wyglądać, to przepięcie gdybym to ja odpowiadał za to zadanie. 

1. Zmieniam system prowizyjny handlowców w taki sposób, żeby prowizje były naliczane od zapłaconych faktur (nie mogę sobie pozwolić na to, żeby handlowcy nie przejmowali się płatnościami w obecnej sytuacji)

2. Przygotowuję handlowców do prowadzenia wideokonferencji i całych rozmów sprzedażowych zdalnie. Ćwiczę z nimi, żeby możliwie ograniczyć spadki skuteczności. Rekomenduję im ustawienia kamer w laptopach, odpowiednie oprogramowanie, sprzęt jak i system pracy. 

3. Odraczam lub nawet wypowiadam płatność leasingu samochodowego.

4. Zmieniam przepływ potencjalnych klientów w taki sposób, żeby trafiały tylko do najlepszych handlowców, którzy mogą odbywać większą ilość spotkań. Przepustowość handlowca pracującego z domu wynosi 16 dni * 4 spotkania dziennie, a więc 64 spotkania miesięcznie zamiast 36 wcześniej. To oznacza, że wszystkie leady, jakie w tej chwili mam mogę procesować dwoma handlowcami „uziemionymi” i jeszcze zostanie mi na nich trochę przepustowości. Przyjmując spadki konwersji i wartości transakcji na dwójce lepszych handlowców na tym samym poziomie co poprzednio równanie wyglądałoby teraz tak: 

Przy dwóch handlowcach oznacza to sprzedaż na poziomie 792.000 PLN miesięcznie. To nadal duży, 40% spadek jest on proporcjonalny do ilości spotkań.

4. Ponieważ mam w tej chwili 3 handlowców, którzy nic nie robią, przekierowałbym ich do zadań asystenckich (ktoś musi umawiać spotkania tym dwóm handlowcom i wysyłać za nich oferty) oraz do prospektowania, na które będą teraz mieli dużo czasu, tak żeby upewnić się, że robię wszystko, żeby wypełnić kalendarze najlepiej konwertujących handlowców. Jeśli ci handlowcy umówiliby 10 dodatkowych spotkań, uzyskalibyśmy z nich prawdopodobnie ok. 2 transakcje, a więc dodatkowy przychód w wysokości 72.000 PLN, co oznaczałoby, że sprzedaż spadnie o 35 zamiast 40%. 

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.

Zapisz się Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez Casbeg Consulting sp. z o.o. w celu komunikacji marketingowej, a tym samym wysyłania mi newslettera, informacji o usługach, promocjach lub nowościach zgodnie z polityką prywatności.

5. Zidentyfikowałbym które działania marketingowe nadal działają i dofinansował je np. 5.000 PLN. Ponieważ kliknięcia są tańsze niż miesiąc temu, te pieniądze pracują lepiej. Gdybyśmy zdołali uzyskać z tego wydatku 17 spotkań, musiałbym poprosić 2 najlepszych handlowców o wzięcie nadgodzin na jakiś czas. Przy założeniu, że ich konwersja wyniosłaby 18% (bo ludzie w nadgodzinach są mniej produktywni) wygenerowalibyśmy dodatkowe 3 transakcje albo 108.000 PLN, co oznaczałoby, że sprzedaż spadnie o 27% zamiast 40. 

Naturalnie taka firma nie uchroniłaby się przed cięciami kosztów nawet w scenariuszu optymistycznym. Ale prawdopodobnie uniknęłaby bankructwa – pod warunkiem, że właściciele przeprowadziliby cięcia w odpowiednich miejscach odpowiednio szybko. 

Ps. Jeśli doczytałeś do końca i  szukasz pomocy w tym trudnym czasie – w Casbeg zajmujemy się właśnie takimi przypadkami jak powyższy. Porozmawiajmy. Mój numer e-mail to [email protected]