Zabójcze przewagi CRM-a nad Excelem

Z tego tekstu dowiesz się:

• Dlaczego ludzie nie ufają systemom CRM-om,
• Jakie są różnice w prezentacji danych,
• Czy liczba użytkowników wpływa na decyzję innych,
• Co powinieneś zautomatyzować w swoim procesie sprzedaży.

„Sprzedaż w naszej firmie mierzymy w Excelu, nie potrzebujemy CRM”

Rozmawiając o sprzedaży z ponad 2000 firm często miałem okazję słyszeć takie zdanie. Prowadzenie metryk sprzedażowych w Excelu może stworzyć poczucie, że pozyskiwanie nowych klientów jest pod kontrolą, a zestaw wierszy i kolumn to optymalny sposób gromadzenia ważnych danych. Praktyka pokazuje, że arkusz daje tylko częściowy podgląd, a korzystanie z dedykowanej tabeli jest wygodne tylko do pewnego stopnia albo zapewnienie wygody wymaga dodatkowego nakładu pracy.

Największym problemem jest to, że osoby, które nigdy nie korzystały z właściwie skonfigurowanego CRMa prawdopodobnie nigdy nie zauważą kosztów generowanych przez prowadzenie sprzedaży w Excelu. Między innymi dlatego, żeby przekonać takich ludzi do zmiany podejścia do zarządzania i analityki sprzedażowej – prezentujemy im CRM, który jest właściwie prowadzony, żeby pokazać możliwości.

Monitorowanie relacji z klientem

Excel domyślnie pozwala gromadzić przede wszystkim dane liczbowe albo informacje, które można streścić w kilku słowach. Jest to tylko część informacji wyjaśniających dlaczego klient ostatecznie skorzystał albo nie skorzystał z naszego rozwiązania. Podczas relacji z potencjalnym klientem bardzo istotne jest to, co napiszemy do niego w e-mailu i o czym opowiemy podczas rozmowy. Wklejenie kilku zdań wiadomości do komórki w arkuszu sprawi, że w najlepszym przypadku ta komórka będzie nieczytelna, w najgorszym nieczytelna będzie cała tabela. CRM umożliwia synchronizację wiadomości e-mail pojawiających się podczas rozmów z klientem oraz dodawanie tekstowych podsumowań rozmów oraz spotkań. Nie widząc wiadomości e-mail, które Twoi handlowcy wysyłają do klientów prawdopodobnie nie widzisz kilku rzeczy, które mogliby robić lepiej.

Nie chodzi tutaj o kontrolowanie każdego ich kroku, tylko o pomoc w szybkim i efektywnym rozwoju umiejętności poprzez wskazywanie sprawdzonych i popartych doświadczeniami rozwiązań. Ma to szczególne zastosowanie w przypadku osób, które niedawno dołączyły do zespołu sprzedawców – czy osoba, która dopiero się wdraża zapyta o wszystkie kwestie, które mogłaby robić lepiej? Prawdopodobnie o każdą, której jest świadoma, ale taka świadomość przyjdzie z czasem.

Excel tylko teoretycznie pozwala na gromadzenie wszystkich informacji

Technicznie pojemność arkusza jest spora i można w nim dodać wiele wierszy i kolumn. Niestety łatwość w wypełnianiu kolejnych komórek nie idzie w parze z czytelnością całego pliku. Zerknij raz jeszcze na powyższy screen arkusza. Zawiera on tylko kilka podstawowych informacji o firmie z relacji, z którą zanotowano tylko dwie wiadomości e-mail. Do arkusza trzeba dodać jeszcze imię i nazwiska osób, z którą się rozmawia (albo dane kilku zaangażowanych osób), adres e-mail, numer telefonu, daty wszystkich zdarzeń i co najmniej kilka kolejnych danych. Wszystko to przemnóż razy kilkadziesiąt firm razy 12 miesięcy – po roku arkusz, o ile nadal będzie działał, stanie się olbrzymi i nieczytelny. Prowadzenie go będzie możliwe, ale wiąże się to z dodawaniem kolumn, wierszy, zakładek, funkcji i formuł, których tworzenie będzie wymagało czasu, a plik i tak nie będzie przejrzysty.

We właściwie skonfigurowanym CRM ten problem nie występuje, bo zamiast excelowej gimnastyki wystarczy skorzystać z wbudowanej funkcjonalności. Dlaczego analizowanie pewnych danych pomaga skuteczniej sprzedawać dowiesz się z artykułów o B.A.N.T. i priorytetyzowaniu leadów.

Automatyzacja i czytelność danych

Mając do dyspozycji cały ten zakres danych warto sprawdzić ile czasu zajmie w Excelu policzenie ile aktywności sprzedawca A wykonał w marcu? Albo, który handlowiec najskuteczniej umawia spotkania z klientami? Dobry CRM liczy to automatycznie. Tworzy również wykresy, nie zmuszając Cię do selekcji danych z szerokiego zbioru kolumn i tabel.

Dzień pracy nigdy nie jest za długi – w rozwijającej się firmie pracy jest sporo, a niektóre zadania mogą zejść na dalszy plan albo zostać zapomniane. Właściwe planowanie aktywności pozwala realizować ważne zadania w odpowiednim czasie. Dlatego CRM umożliwia tworzenie aktywności, dzięki którym czytelne jest co trzeba zrobić dzisiaj, na co zabrakło czasu dzień wcześniej i co czeka na realizację w drugiej części tygodnia. W Excelu możliwe jest to tylko dzięki kombinacji funkcji i formuł.

Excel się nie rozwija, CRMy w SaaSie tak

Dostawcy CRM cały czas poprawiają funkcjonalność swoich narzędzi i starają się sprawić, żeby prowadzenie w nich sprzedaży, było łatwiejsze niż u konkurencyjnego dostawcy. Dbają też o to, żeby CRM integrował się z jak największą liczbą narzędzi na co dzień obecnych w twojej firmie jak np.  Slackiem, Asaną czy HelloSign. Dzięki czemu np. do działu administracji informacja o potrzebie wystawienia faktury dotrze automatycznie. Podobnie jak informacja o pozyskaniu klienta do zainteresowanych pracowników. Poza tym bardzo szybko, kanał na Slacku “wygrane szanse sprzedaży” staje się najbardziej radosnym czatem w całej firmie.

Dobry dostawca CRM oferuje szybki support, dzięki czemu Ty nie musisz poświęcać czasu na znalezienie odpowiedniej konfiguracji. Nierzadko rozwiązywaniem bardziej złożonych problemów czasami zajmują się też firmy partnerskie specjalizujące się w pomaganiu firmom, które korzystają z ich wsparcia.

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.

Zapisz się Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez Casbeg Consulting sp. z o.o. w celu komunikacji marketingowej, a tym samym wysyłania mi newslettera, informacji o usługach, promocjach lub nowościach zgodnie z polityką prywatności.

Excel może pomóc w mierzeniu sprzedaży

Ciężko znaleźć CRM w SaaS, który pozwoli wygodnie sprawdzić np. jaka w marcu była konwersja na demo Joanny w przypadku startupów ze Szwecji, które miały nie więcej niż 10 pracowników. Za to prawie każdy jest w stanie takie dane wygodnie agregować i wyeksportować je do Excela, który właśnie w takich przypadkach okazuje się bardzo pomocny – gdy trzeba wygenerować bardzo precyzyjne dane o sprzedaży. Jednak wtedy jego rola sprowadza się do obróbki gromadzonych poza nim danych. Jeśli lubisz swojego CRMa to znaczy, że jeszcze go dobrze nie poznałeś. Nawet dobre CRMy mają swoje granice użyteczności i wtedy warto posiłkować się excelem.

Decyzja o prowadzeniu sprzedaży w Excelu to w praktyce zdecydowanie się na:

1. prowadzenie tylko kilku podstawowych metryk sprzedażowych, czyli utratę wielu istotnych informacji kluczowych w skutecznym i zoptymalizowanym pozyskiwaniu klientów,
2. gromadzenie wszystkich niezbędnych informacji kosztem czytelności arkusza i czasu, który trzeba poświęcić, żeby gromadzenie takich danych było możliwe.

Dobry CRM nie zmusza do takich wyborów, zapewnia lepszy przepływ informacji, a zaoszczędzony dzięki niemu czas pozwala przełożyć na efektywniejszą pracę wszystkich zaangażowanych w pracę z klientem osób. Czas sprzedawców jest drogi i nie warto poświęcać go edytowanie arkusza w Excelu.