Jak przygotować się do wydarzenia biznesowego, żeby wynieść z niego jak najwięcej?

Jak przygotować się do konferencji biznesowej lub innego wydarzenia branżowego, w którym bierzecie udział jako firma? Na pewno nie warto ograniczyć przygotowań do zakupu biletów i zarezerwowania noclegu w hotelu. Wrzucenie postów w media społecznościowe, informujących o Waszej obecności na wydarzeniu to krok w dobrą stronę – i zarazem wciąż zaledwie ułamek działań, które możecie podjąć, żeby wynieść z wydarzenia, jak najwięcej:

• leadów,
• kontaktów,
• nowych okazji biznesowych.

W tym artykule podpowiadamy, jak wycisnąć z konferencji biznesowej 100% możliwości, jakie może dać Twojej firmie.

Jak przygotować się przed konferencją:

• Sprawdź, kto zaznaczył, że będzie obecny na wydarzeniu albo lubi wydarzenie na Linkedinie/Facebooku. Sprawdź też posty oznaczone hashtagiem wydarzenia. Jeśli znajdziesz tam kogoś, z kim uważasz, że warto byłoby porozmawiać na wydarzeniu, napisz tej osobie krótką wiadomość.
• Przygotuj dla siebie kilka wariantów krótkich pitchy na temat tego, co chcesz przekazać rozmówcom, w wersjach: 60 sekund, 30 sekund, 10 sekund.
• Rozważ umawianie klientów na kolację/before party przed imprezą w Twoim apartamencie lub restauracji w okolicy.
• Zmapuj uczestników (oraz firmy), np. na podstawie listy z ubiegłych targów, oficjalnej aplikacji danej konferencji, wydarzenia na Facebooku lub listy dostarczonej przez organizatora.
• Zacznij obserwować na LinkedInie uczestników z wytypowanych firm. Nawiąż interakcję poprzez polubienia i komentarze, zaproszenie do kontaktu itp. Jeśli to możliwe umów się z nimi wcześniej na spotkanie podczas eventu.
• Dodaj do stopek mailowych informację o evencie „Spotkajmy się [data wydarzenia] podczas … [nazwa wydarzenia]”.
• Zmień zdjęcia w tle na LinkedInie na takie, które informuje o Waszej obecności na evencie („Będziemy na [nazwa wydarzenia]”)
• Wspólnie z działem marketingu zaplanuj serię postów w social mediach (na profilach prywatnych) zapowiadających Waszą obecność na wydarzeniu wraz z CTA do umawiania spotkań. 
• Wyślij zaproszenia na spotkanie do interesujących Cię uczestników (potencjalnych klientów) mailowo (jeśli posiadasz kontakt) lub na LinkedIn (dołączając do zaproszenia wiadomość powitalną z propozycją spotkania na evencie).
• Odezwij się do firm, które mają siedzibę w miejscu eventu i okolicach, żeby spotkać się z nimi przy okazji eventu (niekoniecznie na samym evencie, wykorzystajcie ten czas do maksimum).
• Jeśli event posiada apkę do networkingu, zainstaluj ją wcześniej i przetestuj. Spróbuj nawiązać kontakt z potencjalnymi klientami i umów spotkania.
• Przed wydarzeniem przejrzyj listę kontaktów w CRM z miasta, w którym się ono odbywa. Odśwież kontakty, a wydarzenie potraktuj jako pretekst do rozmowy lub ewentualnego spotkania.
• Opracujcie sposób kwalifikowania leadów na evencie: jaki lead powinien być przekierowany do zarządu (o ile zarząd jest na evencie), a jaki do handlowców. 
• Przed wydarzeniem zróbcie kampanię na szanse sprzedaży przegrane w przeszłości – zapytajcie leady, które przegraliście, czy nie wybierają się na event.
• Opracujcie sposób gromadzenia informacji podczas eventu. Niełatwo jest zapamiętać, kto co mówił na podstawie 200 wizytówek. Dlatego, np. na wizytówkach notujcie 1-2 zdania o poznanej osobie.
• Jeśli w wydarzeniu będą brały udział osoby, które na co dzień nie są handlowcami, to przygotuj dla nich mini skrypt rozmowy – z rekomendowanymi pytaniami i reakcjami na trudne pytania.
• Wyślij mailing do potencjalnych i obecnych klientów, że będziecie na wydarzeniu.

Wyposażenie stoiska podczas wydarzenia biznesowego:

• Jeżeli jesteś z branży hardware, to miej ze sobą roboty i inne urządzenia.
• Jeśli jesteś z branży software miej monitor/tablet do demonstrowania produktu/usługi.
• Jeśli masz na stoisku jakiekolwiek urządzenia elektroniczne – przetestuj je i miej backup np. w formie zapasowego kabla / przedłużacza, bo rzeczy lubią się psuć.
• ZAWSZE miej pod ręką wizytówki i naładowany telefon z aplikacją LinkedIn (zabranie powerbanka to dobry pomysł).
• Na stoisku powinien być hustler, który „zagada” + specjalista od produktu, jeżeli hustler nie będzie w stanie odpowiedzieć na trudne pytania.
• Podziel jasno obowiązki wśród współpracowników na stoisku i pamiętaj, żeby zmieniać się przy stoisku. Warto wyznaczyć konkretne „dyżury” tego, kto w jakich godzinach jest obecny przy stoisku, a kto ma w tym czasie chwilę na networking.
• Przygotuj wszystkie materiały w dwóch wersjach językowych – polskiej i angielskiej.
• Miej przygotowane case studies: w telefonie, na laptopie, wydrukowane – w zależności od tego jaka forma będzie najwygodniejsza dla Twojej grupy docelowej.
• Jeśli jesteście software housem, miejcie wgrane na telefonie aplikacje, które zrobiliście.

Zachęcanie ludzi do rozmowy podczas wydarzenia:

• Na początku rozmowy zapytaj nowo poznaną osobę „Co sprowadza Cię na event?” – żeby wiedzieć z kim rozmawiasz, co go sprowadza na event i mieć wstępne wyobrażenie na ile możesz mu pomóc
• Pierwsze wrażenie jest ogromnie ważne. Masz tylko kilkanaście sekund, pamiętaj o tym i wykorzystaj je dobrze.
• Miejcie swój charakterystyczny gadżet. W 2017 roku podczas konferencji Infoshare w ramach rozpoczęcia konwersacji firma Right Hello wręczała ludziom do ręki prawdziwego dolara.
• Dobrym pomysłem może okazać się bezpłatna konsultacja. Jeśli prowadzisz agencję marketingową, proponuj uczestnikom wydarzenia 10 minut szybkiego audytu strony. Jeżeli Twoja firma to SaaS, spróbuj poprowadzić 10 minut konsultacji o tym, jak powinien wyglądać proces sprzedaży.
• Zorganizuj konkursy/loterię, w których można wygrać, np. branżową książkę lub 2 godziny bezpłatnych konsultacji z Waszej specjalizacji.
• Zapytaj ludzi poznanych na wydarzeniu o polecenia: „Przyjechałem tu, bo liczę, że poznam ludzi, którzy [opis Twojej persony]. Czy na tym evencie jest ktoś z kim powinienem porozmawiać?”.

Jak rozpocząć rozmowę na konferencji z kimś, kogo nie znam?

• „Hej, jestem tu nowy, jestem dobry w X, Y i Z. Z kim Twoim zdaniem powinienem pogadać?”.
• Jeżeli zupełnie nie masz pomysłu, jak zacząć rozmowę, to spróbuj „Hej, czy masz sekundę?”.
• Staraj się zagadywać ludzi, którzy nie są w biegu, a raczej wyglądają na zrelaksowanych.

W trakcie wydarzenia:

• Zbierajcie maile, zaproszenie na Linkedin i wizytówki.
• Jak ktoś sam podejdzie do stoiska – zagaduj, korzystając przy tym z darmowych gadżetów, wspomnianych w punkcie o zachęcaniu do rozmowy.
• Jak z kimś rozmawiasz – nie prezentuj oferty, tylko pytaj. Zamiast opowiadać: „Nasz produkt umie X, Y, Z”, pytaj o problemy, które rozmówca może mieć, a które Twój produkt jest w stanie rozwiązać.
• Nie z każdym warto rozmawiać tak samo długo. Sprawdzaj czy realnie jesteś w stanie pomóc danej osobie/firmie. W jakiej branży działa Twój rozmówca? Czy ma problem, który Twój produkt jest w stanie rozwiązać? Czy jest w Twojej grupie docelowej? Po przekazaniu darmowych gadżetów i zapytaniu o to, co na co dzień robi, powinieneś być w stanie odpowiedzieć na te pytania.
• Niech ktoś z Waszej firmy proaktywnie chodzi po terenie wydarzenia, nawiązując kontakt z uczestnikami. Jeżeli 100% ludzi obecnych przy stoisku nie ma 100% obłożenia, to oznacza, że ktoś może w tym czasie odejść od stoiska, zagajać ludzi i zapraszać, żeby odwiedzić Was przy stoisku.
• Rozmawiając z kimś, znajdź powód do pozostania w kontakcie. Nietypowym rozwiązaniem jest zrobienie z nowo poznaną osobą selfie, które wrzucicie potem w maila wysłanego po konferencji, żeby rozmówca mógł łatwo przypomnieć sobie osobę, z którą rozmawia.
• Nie próbuj zamknąć tematów już na evencie. Twoim zadaniem jest poznać jak najwięcej nowych ludzi, odnowić relacje z jak największą ilością ludzi i potencjalnych klientów, których już znasz oraz pogłębić relacje z jak największą ilością klientów, z którymi pracujesz.
• Szanuj ludzi i zachowuj się tak, jakby każdy mógł dać Ci okładkę w największej biznesowej gazecie w Twoim kraju. Nigdy nie masz 100% pewności kim jest Twój rozmówca, kogo zna albo kim będzie za kilka lat. 🙂
• Rozmawianie z „gwiazdami” może być trudne, więc oprócz tego warto próbować porozmawiać z kimś, kto „gwiazdą” może być za kilka lat.
• Do „gwiazdy” możesz próbować dotrzeć poprzez jego asystenta/kogoś z jego otoczenia. Uwaga! Tylko nie traktuj tej osoby jako “środek do celu”, bo możesz ją zrazić – nie musimy chyba dodawać, że słusznie?
• Jeżeli 2 osoby intensywnie ze sobą rozmawiają, nie przerywaj im.
• Pamiętaj, by podczas wydarzenia zrobić kilka zdjęć do ewentualnego późniejszego wykorzystania w komunikacji przez dział marketingu.

Party:

• Rozmawiaj z ludźmi w dzień, żeby móc porozmawiać z nimi wieczorem. „Czy mogę Cię dodać do znajomych na Facebooku żebyśmy znaleźli się wieczorem?” działa cuda.

• Na imprezach trzymaj się piwa, wina, prosecco i wszystkiego o niewielkiej zawartości alkoholu, bo inaczej na drugi dzień nie zrealizujesz celów.
• Przygotuj budżet na drinki i bądź z nimi szczodry (dla potencjalnych rozmówców, Ty nie przesadzaj).

Po evencie:

• Maksymalnie 4 dni po wydarzeniu odezwij się do leada, ale pamiętaj przy tym, że część osób może potrzebować nawet kilku dni na „odkopanie się po evencie”.
• Alternatywną strategią follow-upu jest podzielenie prospektów na 2 grupy: pierwszą follow-upujesz od razu (ale akceptujesz to, że jesteś w tłumie innych follow-upów, bo rozmawialiście długo albo na pewno Cię zapamiętają) a drugą follow-upujesz po 10 dniach, gdy się odkopią.
• Od razu po powrocie z wydarzenia uzupełnij CRM i zaplanuj dalsze działania. Pamięć bywa zawodna – im szybciej się za to zabierzesz, tym lepiej.

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.

Zapisz się Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez Casbeg Consulting sp. z o.o. w celu komunikacji marketingowej, a tym samym wysyłania mi newslettera, informacji o usługach, promocjach lub nowościach zgodnie z polityką prywatności.