Od samego początku istnienia Casbeg współpracujemy z klientami wyłącznie zdalnie. W marcu 2020, podobnie, jak wiele innych firm, zdalnie zaczęli pracować też wszyscy nasi pracownicy, a w listopadzie 2020 zatrudniliśmy pierwszego konsultanta spoza Wrocławia, tym samym niejako przypieczętowując decyzję o pozostaniu firmą zdalną.

Przed marcem 2020 dla wielu zarządzających kluczowym było, aby podmioty ważne dla firmy trzymać blisko:

  • „rozmowy o współpracy prowadzimy wyłącznie na żywo”,
  • „jeśli szkolenie/warsztat to tylko w siedzibie firmy”,
  • „jeśli konsulting, to doradca ma do nas przyjechać”.

Pandemia w wielu przypadkach zmieniła to postrzeganie, ale cały czas istnieją firmy, które słysząc o zdalnej współpracy z firmą doradczą nie są pewne, jak będzie ona przebiegać. Dziś chcemy zaadresować te wątpliwości, ostateczną decyzję pozostawiając Tobie.

Na początek zdefiniuj cele współpracy i zasoby po swojej stronie

Efektywność współpracy z firmą doradczą nie zależy od tego, czy współpracujecie zdalnie, czy spotykając się “na żywo”.

Oczywiście, na sukces ma wpływ organizacja samej współpracy (zaraz o tym, jak wygląda to w Casbeg), ale to tylko jeden z czynników – i to nie najważniejszy. Punktem wyjścia do rozpoczęcia współpracy z firmą doradczą niezależnie od trybu (zdalny, stacjonarny, hybrydowy) powinno być jasne zdefiniowanie oczekiwań. Naturalnie, mogą się one zmienić w trakcie rozmów – doświadczony konsultant dostrzeże, na przykład, gdy Wasze problemy z rentownością wynikają nie ze zbyt niskiej sprzedaży, ale niedopracowanego modelu biznesowego, ale potrzebujecie wiedzieć, czego chcecie od firmy doradczej, aby takie rozmowy w ogóle mogły się odbyć. O tym, o co warto dopytać przed rozpoczęciem współpracy, pisaliśmy w tym artykule.

Drugą kwestią, którą warto przemyśleć jeszcze przed wybraniem numeru telefonu do firmy doradczej, jest to, ile czasu i zasobów realnie jesteście w stanie zagospodarować, aby współpraca się udała. Konsultant nie wykona całej pracy za Was. Ciężko też mówić o rozwoju firmy dzięki doradztwu, jeśli jej przedstawiciele nie mają czasu pojawiać się na spotkaniach, przygotowywać do nich lub wdrażać zmian wypracowanych z konsultantem.

Podsumowując, przed skontaktowaniem się z firmą doradczą:

  • ustalcie, co chcecie osiągnąć w ramach współpracy (np. wzrost liczby leadów, wzrost sprzedaży, uporządkowanie współprac zewnętrznych, weryfikacja portfolio usługowego spółki),
  • ustalcie, kto po Waszej stronie będzie odpowiedzialny za tę współpracę i czy ta osoba ma na to wystarczającą ilość czasu (konsultanci mogą też pomóc w uwolnieniu czasu osób decyzyjnych),
  • upewnijcie się, że macie odpowiednie zasoby, aby pracować nad obszarem, nad którym chcecie pracować, lub jesteście gotowi je pozyskać – doradca nie będzie w stanie pomóc zwiększyć liczby leadów, jeśli zespół marketingowy składa się z jednej osoby, która codziennie robi nadgodziny, a firma nie dysponuje budżetem na zatrudnienie specjalisty od płatnych reklam lub współpracę z agencją.

Jak wygląda zdalna współpraca z Casbeg?

Firmy i obszary w ramach których współpracujemy są bardzo zróżnicowane – nasi klienci to zarówno niewielkie firmy rodzinne prowadzące tradycyjny biznes, jak i duże spółki digitalowe działające międzynarodowo. Całość współpracy, niezależnie od usługi, opieramy na spotkaniach zdalnych i komunikacji mailowej lub telefonicznej.

Aby przebiegała ona sprawnie stosujemy następujące praktyki:

  • Formalności załatwiamy zdalnie – dzięki temu jesteśmy w stanie szybciej rozpocząć współpracę. Do zdalnego podpisywania umów służy nam program HelloSign.
  • Pracujemy w oparciu o fakty i dane –  współpracę rozpoczynamy od pozyskania od klientów odpowiedzi na pytania zawarte w ankiecie. W ten sposób dowiadujemy się, jakie są  ich potrzeby i oczekiwania, a także zbieramy informacje niezbędne do oceny sytuacji w firmie. Diagnoza stanu obecnego i analiza systemów zawierających dane na temat marketingu, sprzedaży i obsługi posprzedażowej pozwala nam, w pierwszym miesiącu współpracy, przygotować dokument zawierający roadmapę tj. plan działań na kolejne 3 miesiące. 
  • Działamy według zasady „extreme ownership” – spotykanie się z klientami wyłącznie w ramach cotygodniowego podsumowania (statusu) przebiegu prac nie byłoby możliwe przy jednoczesnym przerzucaniu się odpowiedzialnością, dlatego bierzemy na siebie całą odpowiedzialność, za wszystko, włącznie z komunikacją („Jeśli klient czegoś nie zrozumiał, to moja-konsultanta odpowiedzialność, żeby lepiej to wytłumaczyć następnym razem.”). 
  • Dbamy o efektywną komunikację –  rozmawiamy z osobami dedykowanymi do współpracy i podwykonawcami (np. agencjami, freelancerami) cyklicznie, zgodnie z roadmapą. Na każdym spotkaniu przekazujemy zestaw rekomendacji, a po nim podsumowujemy ustalenia. Robimy to w formie mailowej, nie mnożymy niepotrzebnych raportów, ważniejsze jest dla nas szybkie i efektywne podsumowanie. Postępy prac omawiamy w trybie cotygodniowych spotkań. 
  • Regularnie prowadzimy badania satysfakcji –  zależy nam, aby mimo współpracy na odległość wciąż pozostać blisko z klientami i budować długoterminowe relacje. Na bieżąco sprawdzamy, jak klienci czują się z kierunkiem, w którym zmierzamy. Pytamy ich o to po pierwszym miesiącu współpracy (badanie CSAT), następnie co kwartał (badanie NPS).

Przewagi współpracy zdalnej

Płacisz za faktyczną usługę

Struktura kosztów, jakie ponoszą firmy doradcze pracujące w modelu stacjonarnym, jest zupełnie inna niż w przypadku firm zdalnych, jak Casbeg. Na cenę świadczonych przez nie usług wpływają między innymi takie aspekty jak: 

  1. koszty noclegów – gdy pracownicy, większą część roku spędzają w podróży, trzeba zapewnić im komfortowy pobyt. Firmy zdalne i ich klienci nie ponoszą tych kosztów.  
  2. koszty transportu – zapewnienie wygodnego auta, przejazdów taksówkami, biletów na samolot i towarzyszącym ich wydatków typu posiłki czy napoje. Zazwyczaj cała bateria kosztów niezbędnych do ciągłych podróży jest… przenoszona na klienta.  
  3. konieczność oferowania bardzo wysokich stawek konsultantom, nawet tym mniej doświadczonym. Patrząc prawdzie w oczy, musimy się zmierzyć z faktem, że życie „konsultanta w drodze” jest niekompatybilne z prowadzeniem życia rodzinnego. To często powoduje, że wynagrodzenie świeżo upieczonych absolwentów jest nieadekwatne do ich doświadczenia i umiejętności, jako sposób na rekompensatę za nieobecność w domu. To znowu koszty, które zazwyczaj ponosi klient.

Dodatkowo, współpracując zdalnie pracujesz bardziej efektywnie – spotkania zdalne nie są zakłócane przez czynniki zewnętrzne, nie rozpoczynają się dopiero jak asystentka przyniesie prezesowi kawę. Skupiają się na temacie, a nie na dyskusji o pogodzie. Ludzie nie spóźniają się na nie z powodu złej pogody, korków czy poszukiwania miejsca parkingowego. 

Pracujesz z doświadczonymi ekspertami 

  1. Firma doradcza działająca zdalnie ma dostęp do szerszego grona talentów. Nie idzie na kompromisy ze względu na lokalizację kandydata, ponieważ może pozyskiwać pracowników z różnych miast. Podczas rekrutacji liczą się więc tylko doświadczenie, umiejętności i wiedza. 
  2. Konsultanci mają więcej czasu na realną pracę (konsultacje, audyty, opracowywanie materiałów, analizy itp.) i nie trwonią go na tzw. “zapychacze” (dojazd, zameldowanie, organizację). Taka struktura dnia, w całości poświęcona na pracę, sprawia, że pracownicy mogą praktykować swoje rzemiosło dużo intensywniej, dokształcać się i być na bieżąco z branżą. 

Podsumowanie

Teoretycznie, w nowej „pandemicznej” rzeczywistości pracodawcy otworzyli się na pracę zdalną, a handlowcy chcąc lub nie chcąc zmienili swoje metody sprzedażowe i w dużej części opierają je na działaniach online. Piszę „teoretycznie”, ponieważ nadal przeważają oferty współpracy hybrydowej (czyli tylko częściowo zdalnej), a wątpliwości dotyczące korzystania z usług doradczych jedynie wirtualnie, nie zniknęły. 

My, w tym kontekście, w Casbeg, wprowadzilibyśmy tylko jedną zmianę gdybyśmy mogli cofnąć czas. Cytując założyciela, Bartosza Majewskiego:   

Nad stworzeniem firmy opartej o zdalną współpracę z klientami nie wahałem się ani chwili. Wiedziałem od początku, że to dobra decyzja – oparta o badanie rynku, doświadczenia własne i innych, a także porządną analizę przewag i wad. Jest jedna rzecz, którą bym zmienił patrząc wstecz – zespół również powinien pracować zdalnie od 1 dnia. Na szczęście nadrobiliśmy ten aspekt w marcu 2020 roku. 

Nie mamy ani jednego klienta, z którym pracujemy stacjonarnie – w tego rodzaju biznesie to się po prostu nie opłaca.

Czy współpraca zdalna jest trudna? Bywa. Czy przynosi efekty, gdy po drugiej stronie masz zaufanego partnera? Liczby mówią same za siebie:

Podobał Ci się ten post? Chcesz więcej?

Zapisz się do newslettera Casbeg Knowledge Sharing. Oprócz najnowszych artykułów dostaniesz w nim także materiały niedostępne nigdzie indziej.