Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami: jak to zrobić mądrze i na lata?

Jakie powinno być idealne narzędzie do zarządzania projektami? Takie, które spełnia Twoje wymagania dziś i będzie to robić w takim samym lub większym stopniu jeszcze przez co najmniej kilka lat. Świetnie, jeśli ma przy tym intuicyjny i przyjazny interfejs, będąc jednocześnie systemem, który łatwo skalować w miarę rozwoju przedsięwzięcia czy całego biznesu. Od jego wyboru i jakości wdrożenia może nawet zależeć powodzenie danego projektu, a na pewno czas jego realizacji i ilość wykorzystanych zasobów. Jak dobrać i wdrożyć oprogramowanie do zarządzanie projektami mądrze i mając na uwadzę perspektywę długoterminową? Prześledźmy krok po kroku wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami z pomocą know-how ekspertów Casbeg.

Narzędzia do zarządzania projektami – najważniejsze cechy i zalety

Fachowe narzędzia do zarządzania projektami, które są następstwem wciąż popularnego Excela, stosowanego w połączeniu z narzędziami do komunikacji, powinny usprawniać całokształt prac przy realizacji danego celu. Aplikacje i systemy tego rodzaju centralizują pracę nad projektem w taki sposób, aby wiele zaangażowanych w niego osób mogło wspólnie korzystać z informacji, uzupełniać je i udostępniać je sobie nawzajem.

Czym jeszcze charakteryzuje się dobry program do zarządzania projektami i jak to działa w praktyce? Oto najistotniejsze funkcje i wykonywane za ich pomocą aktywności:

• dzielenie się plikami i spostrzeżeniami,
• prowadzenie komunikacji w obrębie zespołu i między działami, np. poprzez chat,
• interaktywna analityka z panelami, które aktualizują się w czasie rzeczywistym, wizualizowanie i analiza projektu oraz poszczególnych rodzajów danych, np. za pomocą wykresów, list, tablic itp.,
• tworzenie, przydzielanie i trackowanie zadań z ustaleniem terminów oraz przyznawaniem statusów wykonania,
• przypomnienia o oczekujących lub zaległych zadaniach,
• powiadomienia o nowych wiadomościach, komentarzach, przypisanych taskach czy zmianach statusu,
• szablony briefów, wiadomości i innych dokumentów,
• konfigurowanie zautomatyzowanych przepływów pracy, także przy wsparciu AI,
• nadawanie dostępu do określonych zasobów odpowiednim członkom organizacji,
• planowanie spotkań i tworzenie harmonogramów egzekucji działań,
• śledzenie obciążeń zespołów i mierzenie czasu pracy,
• customizowanie widoków i niestandardowych pól oraz wygodne skalowanie programu w miarę rozwoju potrzeb,
• możliwość skorzystania ze wsparcia supportu technicznego.

Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami – korzyści z ich używania

W jaki sposób dobrze wdrożony i skonfigurowany project management tool wpłynie pozytywnie na powodzenie inicjatywy i późniejsze wyniki jej analizy rentowności? Przede wszystkim, może pomóc wyeliminować błędy, pojawiające się zarówno u podstaw organizacji przedsięwzięcia, jak i w czasie całej drogi jego realizacji.

Z badań PMI (Project Management Institute) wynika, że 28% projektów, które firmy klasyfikują jako strategiczne, kończy się niepowodzeniem. Do najczęstszych przyczyn zalicza się brak jasno sprecyzowanych i/lub osiągalnych kamieni milowych i sposobów pomiaru postępów (37%), słabą komunikację (19%), brak kontaktu z kierownictwem (18%), opór pracowników (14%) i zbyt niski budżet (9%).

Uporządkowany project management wspomagany przez odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami zapewnia:

• przejrzystość i porządek – zadań, celów, terminów, dokumentów i uprawnień,
• spójność danych – ten sam format raportów i cechy wizualne,
• odpowiedzialność – granice kompetencyjne są precyzyjnie zdefiniowane,
• proaktywne ograniczanie ryzyka – wyciągasz wnioski i podejmujesz trafne decyzje w oparciu o obiektywne dane,
• wygodę i lepsze tempo pracy – nie musisz przełączać się pomiędzy kilkoma aplikacjami i poświęcać czasu na naukę obsługi kilku różnych programów,
• adekwatne identyfikowanie priorytetów i zależności pomiędzy celami czy działaniami,
• łatwiejsze znajdowanie wąskich gardeł,
• możliwość dynamicznego określania wymagań i przydzielania zasobów,
• minimalizację powtarzalnej pracy ręcznej, dzięki automatyzacjom,
• sprawną współpracę z członkami zespołu, znajdującymi się np. na drugim kontynencie, w tym asynchroniczną komunikację i natychmiastowe przesyłanie informacji,
• opcję dowolnego podziału pracy na mniejsze i bardziej szczegółowe zadania.

Najpopularniejsze narzędzia do zarządzania projektami i trackowania zadań

Szacuje się, że globalny rynek oprogramowania do zarządzania projektami ma osiągnąć do 2030 r. 15,08 mld USD ze średniorocznym wskaźnikiem wzrostu CAGR na poziomie 10,68%. W rankingu narzędzi do project managementu jedne z najwyższych miejsc zajmują, lubiane szczególnie w naszym kraju, Asana, ClickUp, Trello i Monday, a także dodatki do popularnych CRM’ów. Każde z nich oferuje wszystkie funkcjonalności, które wymieniliśmy wcześniej, choć w różnych zakresach. Sprawdźmy, czym każde z nich wybija się na tle pozostałych.

Asana

Asana jest typowym programem do usprawniania pracy zespołowej i trackowania zadań. Słynie z intuicyjności obsługi, animacji przełamujących monotonię pracy czy łatwej integracji z zewnętrznymi kalendarzami. Najważniejsze funkcje Asany:

• kompleksowy widok projektu w postaci tablic, list, osi czasu, kalendarzy i wykresów Gantta, czyli dwuwymiarowych wizualizacji sekwencji zadań i ich zależności,
• konfigurowanie automatyzacji przepływu pracy za pomocą formularzy, reguł, pakietów i szablonów,
• zarządzanie obciążeniem pracą i monitorowanie czasu pracowników,
• tworzenie inteligentnych pól, podsumowań, edycji, statusów, odpowiedzi i streszczeń przy wsparciu AI,
• integracje z ponad 200 aplikacjami, np. Salesforce, Zoomem, Google Drive czy Dropboxem,
• nieograniczona liczba projektów,
• miejsce do przechowywania plików,
• kodowanie kolorami.

ClickUp

Od Asany ClickUp różni się większym zakresem funkcji, co dla niektórych może być przytłaczające, a dla innych bardzo korzystne. Charakterystyczne dla niego są m.in.:

• wizualizacje i śledzenie zadań za pomocą ponad 15 widoków, obejmujących nie tylko wykresy Gantta i listy, ale też doceniane tablice Kanban,
• wspomaganie sztuczną inteligencją w czasie pisania, edytowania i udostępniania informacji,
• natywne narzędzie do śledzenia czasu, z którego można korzystać z poziomu rozszerzenia w przeglądarce Chrome,
• uniwersalna i przyjazna wyszukiwarka, dzięki której znajdziesz potrzebne dokumenty i dane w samej aplikacji oraz połączonych z nią programach,
• interaktywne pulpity, konfigurowalne w szerokim stopniu, które da się udostępniać interesariuszom,
• łączenie i monitorowanie celów firmy, zespołu i poszczególnych osób (ClickUp Goals).

Trello

W Trello także mamy okazję do korzystania z tablic Kanban oraz list. Narzędzie oferuje ponadto prosty system kart, dlatego najlepiej sprawdza się w przypadku projektów o mało złożonej strukturze. Od Asany i ClickUp odróżnia je brak czatu i inteligentnych powiadomień w czasie rzeczywistym. W Trello AI działa na płaszczyźnie automatyzacji przepływów pracy, w formie asystenta o nazwie Butler.

Monday

Aplikacja Monday to 10 widoków, m.in. wspomniane wykresy Gantta i tablice Kanban oraz konfigurowalne panele z ponad 30 przydatnymi widżetami. Asystent Monday AI wspiera automatyzowanie pracy i generowanie treści. Pozostałe funkcje są bardzo podobne, co w Asanie czy Trello, z tą różnicą, że Monday wymaga nieco więcej czasu na szkolenie, aby nauczyć się go w pełni wykorzystywać. Jeśli chodzi o narzędzia do zarządzania projektami, można także postawić na CRM z takimi funkcjonalnościami.

Moduły CRM’ów HubSpot i Pipedrive do zarządzania projektami

Dwa najpopularniejsze systemy CRM także oferują wewnętrzne widgety – narzędzia do zarządzania projektami. W Pipedrive ta funkcja nazywa się Projects i w jej ramach możemy np. korzystać z wizualizacji procesów (tablice Kanban), tworzyć listy zadań do wykonania, komunikować się z członkami zespołu, automatyzować działania, udostępniać pliki czy śledzić realizację projektów dzięki etykietom i filtrom.

HubSpot pozwala z kolei na zarządzanie projektami w ramach Marketing Hub w zakładce Kampanie. Oprogramowanie zapewnia też integracje z Asaną, ClickUp i innymi systemami do trackowania zadań zespołu.

Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami krok po kroku

Planowanie planowania – to właśnie pierwszy etap, jeśli chodzi o wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami. Cała ścieżka z pytaniami, na które trzeba sobie odpowiedzieć, może wyglądać tak:

1. Analiza potrzeb i wymagań oraz zdefiniowanie sukcesu projektu:

• Projektami jakiego typu chcę dowodzić za pośrednictwem narzędzia?
• Jaka jest wielkość i struktura zespołu?
• Jaki styl współpracy dominuje w organizacji?
• Z jakimi przepływami pracy mam do czynienia na co dzień?
• Jakie niezbędne, a jakie dodatkowe funkcje powinny mieć narzędzia do zarządzania projektami?
• Jakie cele chcę osiągnąć dzięki wdrożeniu nowego systemu?

2. Określenie budżetu i możliwości technicznych:

• Jakie mam fundusze na ten cel?
• O ile mogę zwiększyć budżet w ramach skalowania narzędzia w przyszłości?
• Jaką infrastrukturę techniczną posiadamy lub jak musimy ją wzbogacić, aby sprostać wymaganiom oprogramowania?

3. Selekcja opcji:

• Jakie z dostępnych narzędzi wezmę pod uwagę w pierwszej kolejności?
• Których dostawców rozważam?
• Który pakiet oprogramowania i model współpracy z dystrybutorem usługi będzie najkorzystniejszy?

4. Harmonogram wdrożenia:

• Ile czasu potrzebuję na implementację i optymalizację narzędzia do zarządzania projektami?
• Do kiedy powinniśmy ukończyć szkolenie zespołów z użytkowania programu?
• W jakim terminie rozpoczniemy testowanie rozwiązań?
• Jakich specjalistów ze swojej organizacji lub spoza niej zaangażuję w proces wdrożenia narzędzia do zarządzania projektami?
• Jakie będą kolejne etapy rozpoczęcia pracy z aplikacją?

5. Rejestracja, testowanie, modyfikowanie.

Jak pewnie zauważyłeś, samo przygotowanie się do wdrożenia to czasochłonny proces, wymagający wielu konsultacji z liderami i członkami wszystkich zespołów, które będą miały w jakikolwiek sposób do czynienia z narzędziem, nawet nie bezpośrednio. Wchodzą w to np. działy IT, obsługi klienta, marketingu, sprzedaży, produktu, księgowości itd. A to nie wszystko – po implementacji programu musisz zadbać też o jego właściwą konfigurację i wprowadzenie wszystkich użytkowników w nowy system pracy.

Gwarancję bezbłędnego, szybkiego i efektywnego przejścia przez wszystkie te fazy da Ci doświadczony ekspert. O tym, dlaczego jeszcze warto powierzyć specjalistom wdrożenie oprogramowania do project management, przeczytasz za chwilę. Ale najpierw zdradzimy Ci TOP7 trików na wykorzystanie możliwości ClickUp, Trello, Asany czy Monday w taki sposób, aby ułatwić sobie pracę do maksimum bez ryzyka nadmiernego zakłócania użytkownikom dobrze znanej rutyny.

7 trików, jak najefektywniej wykorzystać narzędzia do zarządzania projektami

1. Pomysły to nie to samo co zadania – każdą ideę zamieniaj w szczegółowe zadanie do wykonania, czyli formułuj tak, aby zawierało w sobie same konkrety.

2. Nie rozmywaj odpowiedzialności – przypisz jedno zadanie do jednej osoby, a nie całego działu. Jeśli zadanie wymaga zaangażowania większej grupy, utwórz podzadania dla każdego użytkownika i przyznaj funkcję osoby odpowiedzialnej za całość jednemu z nich.

3. Precyzyjnie tytułuj poszczególne elementy – skonstruuj wzór tworzenia nazw dla zadań, kalendarzy, list i projektów tak, aby każdy użytkownik po jednym rzucie oka wiedział od razu, czego ono dotyczy, do jakiej kategorii należy itd.

4. Ukrywaj widoki, z których nie korzystasz – możliwie uprość interfejs, aby zapewnić najwyższy stopień czytelności.

5. Komentarze to nie dokumenty – nie używaj funkcji komentarzy jako miejsc do publikowania dłuższych materiałów, dla których przewidziane są osobne miejsca w aplikacji. Komentarze powinny stanowić sugestie, wskazówki czy uwagi, w treści których możesz wkleić link do innego dokumentu.

6. Stosuj zasadę all-in-one – jeśli Twoje narzędzie do zarządzania projektami posiada funkcje pokrywające się z tymi, z których na co dzień korzystasz np. w ramach CRM’u, zrezygnuj z tego drugiego! W niektórych firmach Asana czy Monday z powodzeniem wystarcza jako zastępca tradycyjnego systemu CRM. Wielu przedsiębiorców całkowicie rezygnuje też np. z poczty e-mail jako kanału komunikacji wewnętrznej na rzecz natywnych chatów.

7. Ustawiaj statusy zadań liniowo – nadmiar statusów grozi nie tylko chaosem, ale też utrudnia zorientowanie się w postępach realizacji oraz przewidywaniu następnych kroków. Najlepiej wybrać 3-stopniową skalę, złożoną np. z oznaczeń: do zrobienia, w trakcie i zakończone.

Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami ze specjalistami Casbeg – dlaczego warto?

Spytasz, co takiego zrobi ekspert ds. narzędzi do zarządzania projektami, czego sam nie byłbyś w stanie? Powinieneś raczej zapytać o to, JAK to zrobi. Wprowadzenie oprogramowania project management ze specjalistą, to więcej niż wdrożenie, bo obejmuje również:

• analizę dostępnych rozwiązań z punktu widzenia wszystkich niezbędnych kryteriów oraz pomoc w podjęciu decyzji co do wyboru narzędzia i jego funkcji,
• ustawienie procesów w firmie i przeniesienie ich do nowego systemu,
• zaplanowanie pracy z aplikacją z wzięciem pod uwagę struktury projektów i zadań, sposobu ich prowadzenia, raportowania postępów oraz komunikacji wewnętrznej,
• wsparcie powdrożeniowe, np. ustawienie reguł automatyzacji, dostosowanie szablonów, sporządzenie białej księgi, zaprojektowanie instrukcji czy udzielanie wsparcia merytorycznego i technicznego,
• optymalizację programu w taki sposób, aby można go było bezproblemowo skalować w miarę rozwoju firmy,
• poznanie możliwości oprogramowania, które podczas samodzielnej eksploracji możesz przegapić.

Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami i monitorowania zadań z Casbeg to dodatkowe ręce na pokładzie, które rozliczasz za efekt na lata, nie tracąc cennego czasu zespołu. Gotowy? Skonsultuj się z naszym specem od project managementu i zamów wdrożenie ClickUp, wdrożenie Asana lub wdrożenie Monday z Casbeg!