Ponad 97% firm potwierdza, że dzięki wdrożeniu ERP ich procesy biznesowe zostały usprawnione, wynika z The 2024 ERP Report. Chodzi tu nie tylko o obniżenie kosztów operacyjnych i oszczędność czasu, ale przede wszystkim udoskonalenie procesów, które w dużym stopniu można zautomatyzować oraz uzyskanie pełnej kontroli nad zarządzaniem zasobami. Czym dziś jest i dlaczego warto zainwestować we wdrożenie ERP, niezależnie od wielkości firmy? Wyjaśniamy.

Co to jest system ERP?

System ERP (Enterprise Resource Planning) jest rodzajem oprogramowania, a dokładniej układem modułów, czyli procedur odpowiedzialnych za dane funkcje, odpowiadające obszarom działania w przedsiębiorstwie. Za ich pomocą ułatwiamy planowanie i rozliczanie efektywności zasobów przedsiębiorstwa np. na produkcji, magazynie i logistyce, księgowości i kadrach, sprzedaży i marketingu itd. W systemie ERP gromadzimy dane i organizujemy je w taki sposób, aby zintegrować wszystkie (lub wybrane) sektory wewnętrznego funkcjonowania biznesu i w ten sposób łatwiej oraz skuteczniej nimi dowodzić.

Wdrożenie ERP: korzyści z wprowadzenia systemu do firmy

Co zyskujemy dzięki wdrożeniu systemu ERP? Oto najważniejsze przykłady:

  • stały i szybki dostęp do kompletnych informacji o kondycji firmy i aktualnych potrzebach, co daje większą kontrolę, pozwala szybciej reagować w sytuacjach problemowych i podejmować trafne decyzje strategiczne,
  • możliwość ustandaryzowania i umieszczenia w ramach jednego rozwiązania wszystkich kluczowych procesów,
  • niższe nakłady na prowadzenie działalności, dzięki bieżącej optymalizacji kosztów – ERP zmniejsza koszty operacyjne o 23%, a koszty administracyjne o 22%,
  • większe bezpieczeństwo danych, dzięki prowadzeniu  e-dokumentacji i e-archiwizacji,
  • lepszą płynność codziennej pracy, dzięki wyeliminowaniu powtarzalnych czynności, które można zautomatyzować,
  • wgląd w rzetelne i wyczerpujące dane analityczne w czasie rzeczywistym oraz możliwość generowania samoaktualizujących się raportów,
  • wiele opcji skalowania systemu i szybszego rozwoju w obszarze IT.

Wdrożenie ERP – dla kogo?

System ERP przydaje się wszędzie tam, gdzie wsparcie informatyczne może ulepszyć zarządzanie procesami i zasobami, czyli niemal w każdym przypadku. W średnich i dużych przedsiębiorstwach o rozbudowanych planach produkcji lub dystrybucji to już must have. Dla małych ale szybko rozwijających się biznesów wdrożenie ERP również warto uczynić priorytetem.

Jeśli chodzi o branże czy modele współpracy z klientem, nie ma tu ograniczeń. Dla każdej firmy produkcyjnej, handlowej czy usługowej można dobrać gotowy system ERP lub stworzyć dedykowany, dopasowany tylko do wybranych procesów i ich specyfiki w danej organizacji.

Jak wybrać system ERP, zanim zamówisz wdrożenie ERP?

Idealny system ERP powinien na starcie dawać szerokie możliwości wykorzystania i skalowania, czyli mieć bogatą ofercie już w opcji standardowej, ale uwzględniać też indywidualne potrzeby użytkownika. Sprawdź, na co zwrócić uwagę podczas wyboru odpowiedniego rozwiązania:

  1. Model współpracy – w modelu tradycyjnym wykupujemy licencję, w wariancie SaaS płacimy za abonament i dostęp do serwera, a w przypadku ASP oprócz abonamentu mamy jeszcze koszt użytkowania licencji.
  2. Wielkość i struktura firmy – czyli w które moduły warto zainwestować, ile osób będzie z nich korzystać, jak dużo danych będzie przetwarzanych i które procesy chcemy usprawnić.
  3. Integracje – czy narzędzie jest w stanie bez problemu współpracować z oprogramowaniem, z którego korzystamy, ale też urządzeniami/maszynami, użytkowanymi w ramach prowadzonej działalności.
  4. Rozszerzenia – opcja wygodnego dodawania i modyfikowania funkcji, ale też dołączania kolejnych jednostek czy spółek.
  5. Kwestie prawne – wybrany ERP musi być zgodny z regulacjami obowiązującymi w danym kraju.
  6. Dostawca – dobrze, aby firma implementująca narzędzie zapewniała wsparcie powdrożeniowe w takim stopniu, jakiego oczekujemy i była z nami w stałym kontakcie.

Czas porozmawiać właśnie o kryteriach wyboru wdrożeniowców.

Wdrożeniowiec ERP/dostawca – jak wybrać mądrze?

Szukaj takich dostawców, którzy mają doświadczenie we wdrażaniu ERP i referencje. Zweryfikuj, co dokładnie wchodzi w zakres wdrożenia, jaki będzie koszt projektu i z jakimi ewentualnymi dodatkowymi wydatkami, które mogą wyniknąć w czasie jego realizacji, powinieneś się liczyć. Decydujące jest też określenie, co ma nam dać wdrożenie ERP i w jaki sposób definiujemy sukces tego procesu.

Zorientuj się, czy wdrożeniowiec chce sprzedać Ci gotowe narzędzie, czy raczej zależy mu na tym, aby maksymalnie dostosować się do Twoich potrzeb i nie narzucać rozwiązań, które zupełnie Ci się nie przydadzą. Aż 87% firm wyraża potrzebę uzyskania wskazówek podczas wdrażania systemu ERP. Dobry dostawca to konsultant, który potrafi zarówno słuchać, jak i doradzać, mówiąc o konkretach. Upewnij się również, że ustalicie akceptowalny dla Ciebie harmonogram wdrożenia i co w sytuacji, kiedy nie uda się dotrzymać terminów.

Ile trwa wdrożenie ERP?

W praktyce, wdrożenie ERP zajmuje średnio o 30% więcej czasu niż szacowano. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że na pełną implementację systemu i uruchomienie jego działania trzeba poświęcić od kilku tygodni (w przypadku pojedynczego obszaru) do nawet kilkunastu miesięcy. Tak duża rozpiętość ma związek z wielkością przedsiębiorstwa, liczbą modułów i zakresem funkcji, ale też jakością współpracy z dostawcą.

Jak przyspieszyć ten proces? Wybierz dostawcę, który będzie doświadczony i biegły w tym temacie, a przy tym maksymalnie dostępny. Ze swojej strony również najlepiej wykazać pełne zaangażowanie. Pamiętaj jednak, aby nie skracać czasu wdrożenia kosztem pominięcia jakiegoś etapu. Systemy ERP wprowadza się zazwyczaj na okres 5-10 lat, więc konsekwencje podjętych u startu decyzji będą mieć charakter długoterminowy.

Ile kosztuje wdrożenie ERP?

Koszt wdrożenia ERP jest uzależniony od tych samych czynników, co czas potrzebny na przejście tego procesu, a także od indywidualnych kwestii po stronie dostawców, np. liczby pracujących przy projekcie ekspertów, doświadczenia marki itp. W cenę wliczone są m.in. wydatki na licencję, implementację i konfigurację narzędzi a także infrastrukturę techniczną. Planując budżet na wdrożenie ERP weź pod uwagę wymiar współpracy. Kompleksowa usługa powinna obejmować wszystkie poniższe etapy.

Proces wdrożenia ERP krok po kroku

1. Analiza przedwdrożeniowa

    W tej fazie ustalamy, jakie mamy procesy i jak można je jeszcze bardziej zoptymalizować. Typujemy mocne i słabe strony każdego z nich, identyfikujemy braki w obecnych rozwiązaniach i definiujemy problemy czy przeszkody, które napotykamy podczas codziennej pracy.

    2. Wybór dostawcy i wybór narzędzia

      Te etapy mogą być połączone, ponieważ najczęściej dobrze wybrana firma dostarczająca rozwiązanie pomaga nam w podjęciu decyzji o takim oprogramowaniu, które adresuje potrzeby firmy. Często też wybór dostawcy następuje jeszcze przed analizą przedwdrożeniową, przez którą pomaga nam on przejść w możliwie najbardziej profesjonalny sposób.

      3. Ustalenie składu zespołu projektowego

        Po stronie Twojej firmy musi powstać zespół, który będzie odpowiadał za ustalenie etapów, harmonogramu i kosztów wdrożenia oraz jego koordynację. Na czele niech stoi kierownik, podejmujący najważniejsze decyzje. Najlepiej, aby w skład organizacji wchodzili przedstawiciele działu IT, odpowiedzialni za zapewnienie infrastruktury technologicznej oraz kluczowi pracownicy działów, którzy będą na co dzień obsługiwać system. Przy wyborze osób do zespołu wdrożeniowego kieruj się kompetencjami i stażem, ale też poziomem zaangażowania i wcześniejszym doświadczeniem we wprowadzaniu rozwiązań, które wpływają na jakość funkcjonowania firmy.

        4. Audyt i przygotowanie infrastruktury

          Sprawdzamy, jakie mamy zasoby technologiczne i jakich potrzebujemy, aby zaimplementować nowe narzędzie. Porządkujemy również bazę danych, weryfikując, które z nich trzeba przenieść do nowego systemu, a które są już nieaktualne i nie będą więcej potrzebne. Budujemy odpowiednie zaplecze techniczne, jeśli jest to konieczne.

          5. Pierwsze wdrożenie

            Wstępna implementacja narzędzia obejmuje też pierwsze konfiguracje i optymalizacje funkcji na potrzeby przetestowania rozwiązań.

            6. Wstępna migracja danych

              Przenosimy dane i weryfikujemy poprawność działania narzędzia oraz zgodność z naszymi oczekiwaniami.

              7. Szkolenia

                Przeprowadzamy warsztaty i opracowujemy instrukcje techniczne, które przydadzą się aktualnym pracownikom, a także przyszłym, usprawniając onboarding. Będą również pomocne na wypadek sytuacji kryzysowych, awarii, błędów itp.

                8. Właściwe wdrożenie i docelowa migracja danych

                  Po udanych testach wprowadza się ostateczne konfiguracje i przenosi pozostałe dane, np. archiwalne.

                  9. Skalowanie, modyfikacje, serwis

                    Opieka powdrożeniowa polega na asystowaniu przez dostawcę klientowi, udzielaniu mu wsparcia technicznego i praktycznych wskazówek. Firma wdrażająca pomaga dokonać zmian w konfiguracji, których konieczność została dostrzeżona w trakcie prawdziwej pracy na narzędziu. Współpraca może obejmować także aktualizowanie nowych wersji oprogramowania.

                    Wdrożenie ERP – dobre praktyki Casbeg

                    Na zakończenie mamy dla Ciebie 8 tipów, dotyczących przygotowania się do procesu i samej realizacji wdrażania ERP, które mogą Ci się przydać, aby wszystko przebiegło bezbłędnie i efektywnie. W Casbeg zawsze pamiętamy o tym i Tobie również rekomendujemy, aby:

                    1. W fazie analizy przedwdrożeniowej zorganizować konsultacje z jak największą liczbą pracowników firmy. To pozwala uzyskać szerszą perspektywę niż ta zza biurka, dostrzec niuanse i poznać różne punkty widzenia, których możemy nie być świadomi.

                    2. Skategoryzować też wszystkie te wymagania względem narzędzia, które wykraczają poza standardowe funkcje. Świetnie sprawdza się tu metoda MoSCoW, która polega na przypisaniu każdemu niestandardowemu oczekiwaniu priorytet:

                    M – must (obowiązkowe),
                    S – should (zalecane),
                    C – could (oczekiwane, ale nie konieczne),
                    W – won’t (do rozpatrzenia w przyszłości, nie w tym momencie).

                    3. Precyzyjnie zdefiniować potrzeby. Jeśli nie potrzebujesz danej funkcji narzędzia czy funkcjonalności w obrębie modułu, zrezygnuj z niej. Nie ma sensu generować niepotrzebnych wydatków.

                    4. Szkolenia pracowników przeprowadzać w małych grupach. Ich zwieńczeniem powinny być samodzielne ćwiczenia, obejmujące przykłady konkretnych zadań, z jakimi użytkownicy będą się stykać na co dzień.

                    5. Przed migracją do systemu ERP nie usuwać wszystkich archiwalnych danych. Niektóre historyczne informacje mogą być przydatne choćby do celów analitycznych.

                    6. Przy starcie stale monitorować działanie systemu. Zdążysz w ten sposób wyeliminować błędy czy niedopatrzenia jeszcze w trakcie współpracy z dostawcą.

                    7. Wdrożenia systemu ERP nie traktować jako ukończonego etapu w rozwoju biznesu. Analizuj na bieżąco potrzeby firmy, które zwłaszcza po wprowadzeniu udoskonaleń mogą dynamicznie się zmieniać i stwarzaj warunki do dostosowania sposobu działania oprogramowania do nowych sytuacji.

                    8. Dbać o komunikację – zarówno na linii firma-dostawca, jak i wewnątrz zespołu projektowego oraz pomiędzy nim a resztą pracowników przedsiębiorstwa.

                    Wdrażaj system ERP z Casbeg!

                    W Casbeg pracują eksperci, którzy mają średnio po 10 lat doświadczenia w swoich dziedzinach. Specjalizujemy się w technologiach i praktycznym podejściu do biznesu, opartym na doświadczeniu realnych przedsiębiorców i fachowej znajomości różnych branż. Wspieramy firmy z sektora B2B, SaaSy i e-commerce’y, pomagamy zwiększać rentowność i przyspieszać rozwój producentów, sprzedawców i usługodawców.

                    Wdrożenie ERP z Casbeg to proces, który przebiega od konsultacji i doradztwa, przez dostosowanie i implementację systemów, po warsztaty i kompleksową opiekę posprzedażową. Zawsze zostawiamy Cię z gotowym arsenałem procedur i materiałów edukacyjnych – redagujemy instrukcje, prowadzimy webinary i udzielamy treściwych wskazówek.

                    Jeśli chcesz usprawnić zarządzanie zasobami w firmie i szukasz rozwiązania, które najlepiej wpisze się w charakter i potrzeby Twojego biznesu, umów się z nami na konsultacje. Porozmawiajmy o Twoim biznesie i Twoim przyszłym ERP – kliknij tutaj, aby skontaktować się z Casbeg.