Strategia firmy – co to jest?

Co jakiś czas (najczęściej ten czas wypada w okolicach grudnia) zarządzający postanawiają się zająć strategią firmy. Słowo “strategia” to jedno z najmodniejszych słów w biznesie od bardzo dawna – używa się go w wielu kontekstach.

W większości przypadków to słowo jest, delikatnie mówiąc, nadużywane. To, że kilka osób w firmie przez kilka godzin porozmawia o tym, co firma będzie robić przez najbliższe miesiące, nie oznacza, że właśnie powstała strategia firmy.

Ten artykuł będzie o tym co zrobić, żeby rozmawianie o strategii nie przełożyło się na dokument, który będzie zbierał kurz w szufladzie, tylko na realne zmiany na lepsze w firmie i aby stało się elementem kultury organizacyjnej.

Czym jest strategia firmy: mity

“W nadchodzącym roku chcemy zwiększyć przychody o 30%” – to nie jest strategia, tylko cel, do którego może dążyć firma.

„Chcemy zwiększać zadowolenie naszych klientów poprzez nieustanny profesjonalizm i innowacyjność” – to zdanie wyraża słuszne intencje, ale jest tak ogólne, że ciężko powiedzieć jak ta strategia ma się przejawiać na co dzień. Dodatkowo nie wiadomo po czym będzie można poznać, że udało się tę strategię wdrożyć.

“Zwiększanie liczby leadów, dokładniejsze badanie potrzeb klienta, szybkie wysyłanie ofert” – to lista zadań. Na ogół, na pewnym poziomie znamy działania, które mamy wykonać. Nie wiadomo jednak dlaczego akurat na te działania stawiamy. Nie wiadomo też ile leadów to dużo, kiedy potrzeby są zbadane dokładnie i jak odróżnić ofertę wysłaną szybko, od oferty wysłanej wolno.

Elementy strategii organizacji

Strategia firmy powinna składać się z czterech elementów:

• diagnoza,
• kluczowe podejście,
• zbiór spójnych działań,
• kluczowe działanie.

Strategia firmy – przykład

Przykładem będzie firma zajmująca się produkcją młotków.

Diagnoza

Diagnoza – czyli wyjaśnienie natury problemu, uproszczony obraz złożonej rzeczywistości.

Przykład:

• przez to, że 90% realizowanych przez nas zamówień jest wysyłana po czasie albo z błędami, 80% klientów nie dokonuje ponownego zakupu. Z tego powodu ciągle musimy inwestować w pozyskiwanie nowych klientów, co przychodzi nam z coraz większym trudem ze względu na naszą kiepską reputację.

Kluczowe podejście

Kluczowe podejście – sposób radzenia sobie z problemem wspomnianym w diagnozie.

Przykład:

• dążenie do tego, żeby pracownicy byli w stanie samodzielnie, bezbłędnie wysyłać zamówienia, a kierownictwo miało aktualne informacje o statusie każdego klienta w czasie rzeczywistym.

Zbiór spójnych działań

Zbiór spójnych działań – działania w ramach kluczowego podejścia, które mają rozwiązać problem wspomniany w diagnozie.

Przykład:

• cały wewnętrzny łańcuch dostaw (rozmowa handlowa -> tworzenie wyceny -> wdrażanie klienta -> kompletowanie zamówienia -> wysyłka) zostanie ometrykowana wskaźnikami,
• pilnujemy wysokiej frekwencji na spotkaniu koordynującym cały zespół zaangażowany w wysyłkę zamówień,
• wszystkie działania związane z realizacją zamówień mają być odnotowane w systemie ERP,
• podczas rekrutacji testujemy zdolności samoorganizacji pracownika oraz punktualność – nie zatrudniamy osób na które nie możemy liczyć,
• handlowiec, zanim zadeklaruje klientowi termin dostawy, musi go zatwierdzić z kierownikiem logistyki, który traktuje to zadanie na wysokim priorytecie i ma obowiązek odpowiedzieć w ciągu maksymalnie 10 godzin roboczych.

Kluczowe działanie

Kluczowe działanie – element, którego poprawa może dać firmę największą zmianę.

Przykład:

• im więcej zamówień wyślemy w terminie i bez błędów, tym rzadziej klienci będą rezygnować ze współpracy, przez co wartość klienta w czasie może wzrosnąć kilkukrotnie, a proporcjonalnie do niej przychody firmy.

Przykład strategii firmy

Bardziej szczegółowy przykład strategii możesz zobaczyć także w filmie DISNEY – firma, która zbudowała POTĘŻNE IMPERIUM ROZRYWKOWE – na kanale Casbeg.

Strategia firmy, a cele firmy

Przykład strategii przedsiębiorstwa opisano w poprzednim akapicie. Cele firmy to np.:

• zwiększenia odsetka bezbłędnie wysłanych zamówień do 95%,
• skrócenie średniego czasu dostaw do 2 dni roboczych,
• zwiększenie NPS do 60.
  

Czyli celem jest liczbowe odzwierciedlenie stanu, do którego dążymy w strategii.

Na jakie pytania warto sobie odpowiedzieć przed tworzeniem strategii

Strategię firmy łatwiej będzie Ci się tworzyć jeżeli odpowiesz na poniższe pytania.

1. Jaki jest główny problem firmy?
2. Z czego on wynika?
3. Co trzeba zrobić, żeby go rozwiązać?
4. Jakie działania konkretnie firma będzie musiała podjąć?
5. Które z tych działań będzie miało największe przełożenie na zmianę w firmie?
6. Jaki jest rynek, na którym chce działać Twoja firma (np. hurtownie sprzedające młotki w miastach, które mają mniej niż 200 000 mieszkańców)?
7. Co decyduje o wygrywaniu na tym rynku? Na podstawie jakich czynników klienci oceniają dostawców (hurtownie składają największe zamówienia u producentów, którzy…)?
8. Jak te czynniki zwycięstwa będą wyglądały za 5 lat?
9. Jakie cele Twoja firma chce osiągnąć w takich obszarach jak sprzedaż, marketing, produkcja, rozwój pracowników, HR, finanse? O tym czego unikać podczas tworzenia strategii sprzedaży przeczytasz w artykule: Strategia sprzedaży – jak uniknąć błędów.
10. Ile osób zatrudnicie i w jakich specjalnościach?
11. Jak będziecie planować zasoby firmy i z jakim wyprzedzeniem?
12. Co będzie przewagą konkurencyjną Twojej firmy?
13. Czego w ostatnim roku dowiedzieliście się z sytuacji typu “od teraz w naszej firmie musimy pamiętać o….”? Jaką informację zwrotną dostaliśmy od klientów w mijającym roku?

Jak sprawdzić czy przygotowana strategia ma sens?

Gdy stworzysz pierwszą wersję strategii, sprawdźcie czy przetrwa test złożony z poniższych pytań. Jeżeli na któreś pytania ciężko będzie Ci odpowiedzieć, to znaczy, że strategię trzeba poprawić.

1. Czy strategia firmy adresuje najważniejsze problemy?
2. Czy strategia wskazuje konkretny stan, do którego dążymy?
3. Czy działania wskazane w strategii firmy są konkretne?
4. Jak będziemy sprawdzać czy wspomniane w strategii działania są realizowane dobrze?
5. Czy każde ze wspomnianych w strategii działań ma odpowiedzialną za to działanie osobę?
6. Czy strategia firmy uwzględnia powody przez które może nie udać się ją zrealizować?
7. Jaki element naszej strategii jest obarczony największym ryzykiem tego, że nie uda się go zrealizować?
8. Jak będziemy adresować ryzyko wspomniane w punkcie “7”?

Ze strategią firmy nierozerwalnie związane jest pytanie:

“Czy naprawdę potrzebujemy strategii, metryk i rozkładania problemów na czynniki pierwsze? Przecież mniej więcej wiemy co mamy robić.”

Strategia firmy jest m.in. po to, żeby każdy w firmie wiedział na jakich działaniach powinien się skoncentrować i jakie działania są drugorzędne. Jeżeli w mijającym miesiącu zdarzyło Ci się powiedzieć:

• “Mam za dużo na głowie”
• “To był szalony tydzień”
• “Tak dużo zadań, tak mało wolnych miejsc w kalendarzu”
  

…to pewnie jak większość firm nie narzekasz na nadmiar wolnego czasu. Zastanów się więc czy strategia, na podstawie której jako firma określicie, które działania są najważniejsze, bardziej się Wam przyda czy może zaszkodzi?