Jesteś pewien, co, w jaki sposób i jak często powinieneś mierzyć, aby naprawdę trzymać rękę na pulsie i podejmować mądre, uzasadnione decyzje? A czy wiesz, co w tej materii potrafi zrobić dla Ciebie i w dużej mierze za Ciebie narzędzie Hubspot? W tym artykule dostaniesz same konkrety – odkryj raporty sprzedażowe w Hubspot, które powiedzą Ci więcej niż myślisz o produktywności Twoich zespołów, jakości działań customer success i aktualnej oraz przewidywanej rentowności firmy.

Co to jest Hubspot?

Hubspot to rozbudowany ekosystem, integrujący narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych, marketingu, sprzedaży, obsługi klienta i analizy danych. Umożliwia on całościowe, sprawne i efektywne zarządzanie relacjami z klientami, także przy wsparciu AI oraz wygodne raportowanie. Hubspot oferuje funkcjonalności wspierające wszystkie etapy ścieżki sprzedaży – od pozyskania leadu, przez realizację transakcji, aż po obsługę posprzedażową.

Komponenty platformy Hubspot obejmują sam system CRM (Customer Relationship Management) oraz moduły z narzędziami dla marketerów (Marketing Hub), pracowników obsługi klienta (Service Hub), twórców treści (Content Hub), zarządzających danymi (Operations Hub) i zespołów sklepów internetowych (Commerce Hub). Program jest ceniony za intuicyjny interfejs, możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb oraz zaawansowane rozwiązania analityczne.

Raportowanie Hubspot – dlaczego warto raportować sprzedaż w Hubspot?

Czym raportowanie Hubspot różni się od podobnych funkcji w innych CRMach? Zdecydowanie kompleksowością i konfigurowalnością. Oprogramowanie do tworzenia pulpitów nawigacyjnych i raportów, dostępne w ramach wszystkich hubów, zapewnia np. możliwość:

  • bezproblemowej integracji danych marketingowych, sprzedażowych i operacyjnych z innych aplikacji z tymi w CRMie,
  • przyznawania użytkownikom uprawnień dostępu do określonych informacji,
  • łączenia ze sobą wielu raportów i budowania niestandardowych pulpitów dla różnych zespołów,
  • ich wizualnego kustomizowania, dzięki edytorowi drag-and-drop,
  • udostępniania pulpitów za pośrednictwem programów do prowadzenia spotkań online lub poczty e-mail.

Oprócz oczywistych celów i powodów tworzenia raportów sprzedaży, takich jak kontrola sytuacji finansowej firmy, rentowności projektów czy wydajności zespołów, chcę Ci uświadomić jeszcze jeden, który wpływa na wszystkie te wymienione. O ile w raportach z wynikami sprzedaży widzisz to, co zostało osiągnięte, o tyle sam Hubspot, dysponujący gotowym modułem do analizy aktywności sprzedażowych (Sales Activities) jest w stanie Ci pokazać, co w mniejszym lub większym stopniu doprowadziło do tych rezultatów.

Raporty sprzedażowe Sales Activities dadzą Ci szeroką perspektywę na to, które wyniki są efektem zaniedbań, błędów i słabej aktywności sprzedażowej handlowców (jej miernikami są liczba, terminy i częstotliwość maili, spotkań, telefonów, zadań, notatek i deali), a na które z nich nie mieli oni wpływu lub był on znikomy. To pomaga określać cele sprzedażowe adekwatne do możliwości pracowników i sprawiedliwie egzekwować ich realizację. Wyznacza też kierunki kreowania codziennych nawyków, prowadzących do tego, aby podnosić wartość mierników aktywności sprzedażowej.

W Hubspot możesz poza tym mierzyć wiele innych wskaźników, poza samymi celami na każdym etapie lejka i aktywnością sprzedażową. Przykładem jest choćby analiza konkurencji i sytuacji w branży. Znając aktualne trendy masz okazję nie tylko wzmocnić lojalność swojego klienta poprzez okazanie zainteresowanie jego problemami i znajomości jego obecnych potrzeb, ale też trafniej dopasować kierowaną do niego ofertę.

Jak tworzyć raporty sprzedażowe w Hubspot?

Raporty w Hubspot, uwzględniające dane z wielu źródeł, budujemy przy użyciu kreatora (Dashboard & Reporting Software). Oto instrukcja krok po kroku:

1. Wybierz źródła danych raportu, np. Kontakty + Transakcje.
2. Dodaj pola, czyli typy danych, np. dla osi X i Y wykresu liniowego.
3. Dostosuj filtry raportu – limity i granice dla dodanych pól, np. interwał czasowy oraz niestandardowe reguły filtrowania.
4. Skonfiguruj sposób wyświetlania danych – dobierz ręcznie typ wykresu lub kliknij w inteligentny wykres. Ta funkcja sama dopasuje typ wizualizacji do rodzaju danych. Określ skalę wyświetlania, kolory, położenie legendy itp.
5. Zapisz lub wyeksportuj raport – wprowadź nazwę i zdecyduj, gdzie raport ma się pojawić, np. na istniejącym dashboardzie, na liście raportów czy na nowym pulpicie. Jeśli wybierzesz opcję Eksportuj, musisz jeszcze zdefiniować format pliku.

Raporty sprzedażowe w Hubspot, konstruowane za pomocą tego kreatora, automatycznie aktualizują się co 2 godziny. Ręcznie takie działanie można wykonywać co kwadrans.

Raporty sprzedażowe w Hubspot: 14 raportów w Hubspot, które musisz mieć

Poniżej prezentuję 14 raportów typowo sprzedażowych, z których 9 to podstawowe i niezbędne minimum, a kolejne 5 uzupełnia je o wyczerpujące informacje związane z aktywnością accountów. Pozwolą Ci one skorelować jakość działań handlowców z otrzymywanymi wynikami i zbadać poziom wpływu konkretnych aktywności na niektóre z nich. Wszystkie poniższe raporty sprzedażowe w Hubspot warto przygotować w podziale na lejki.

1. Konwersja sprzedaży na całym cyklu

Raporty w Hubspot typu funnel pokazują, jak transakcje przechodzą przez każdy etap cyklu sprzedaży, od wejścia do bazy leadów aż do wygranej lub przegranej. Polecam ustawić zakres dat typu rolling (rolujący), choć dostępny jest także typ statyczny. Dowiadujemy się z niego zarówno o liczbie, jak i wartości transakcji.

Dane zostają zwizualizowane za pomocą modelu lejka, wykresu kolumnowego lub matrycy. Prawidłowo skonfigurowany i odczytany raport ścieżki pomaga trafniej prognozować prawdopodobieństwo domknięcia konkretnych umów, identyfikować wąskie gardła oraz określać mocne strony prowadzonych działań sprzedażowych.

2. Liczba lub wartość szans sprzedaży

Sprawdzamy, jak wygląda sytuacja z szansami sprzedaży w kontekście ich statusu, w czasie. Możesz skonfrontować dane miesiąc do miesiąca w ciągu roku i dzięki temu lepiej zrozumieć sezonowość swojej sprzedaży. Porównując z kolei taki raport z analogicznymi z poprzednich lat będziesz wiedzieć, czy owa sezonowość jest zjawiskiem naturalnym, czy wynikiem np. zaniedbań handlowców lub innych okoliczności.

Warto sporządzić raport szans sprzedaży osobno dla ich liczby i wartości, miesiąc do miesiąca. Ten raport jest bazą do bardziej szczegółowych zestawień i analiz, takich jak średnia wartość wygranych i przegranych szans czy porównywania danych z innymi okresami.

3. Szanse sprzedaży zamknięte w czasie

W tym raporcie również dobrze jest skupić się na porównaniu wyników miesiąc do miesiąca, dla każdego lejka osobno, pod kątem liczby i wartości. Dzięki danym, które dostarczają Ci raporty w Hubspot, wiesz, jaki jest trend w sprzedaży i jakie cele możesz założyć na następny miesiąc. Interpretując wyniki wspólnie z informacjami na temat aktywności sprzedażowej jesteś w stanie właściwiej optymalizować strategie sprzedaży i zarządzania czasem zespołu.

4. Liczba lub wartość wysłanych ofert

Przygotowujemy wykres słupkowy lub KPI, który powie nam, ile ofert i o jakiej wartości zostało wysłanych np. w tym miesiącu w stosunku do sytuacji w poprzednim roku. Porównując te dane z liczbą i wartością zamkniętych szans, zyskujesz wiedzę, na ile wpływ na zamknięcie transakcji miała aktywność handlowców, a na ile inne, późniejsze warunki.

5. Liczba lub wartość wysłanych umów

Tu podobnie jak poprzednio – jeśli klient nie podpisze umowy, to najprawdopodobniej z powodów niezależnych od Twojego zespołu. Wiedza o liczbie i wartości wysłanych umów w kontekście tych zakończonych transakcji pomoże Ci sprawiedliwie oceniać wydajność pracowników. To kluczowe, jeśli chodzi o raporty sprzedażowe w Hubspot.

6. Średnia wartość zamkniętych szans sprzedaży

W podziale na lejki tworzysz raport obrazujący średnią wartość szans, które zostały zamknięte w danym miesiącu wobec analogicznego okresu w roku poprzednim. Zestawienie dostarcza Ci wiedzy m.in. o jakości leadów, potencjale strategii sprzedażowej i cenowej oraz pozostałych wskaźnikach skuteczności i rentowności sprzedaży.

7. Raportowanie Hubspot na płaszczyźnie liczby i powodów utraconych szans

Raporty sprzedażowe w Hubspot o utraconych szansach to okazja do otrzymania informacji na temat:

  • liczby przegranych szans w danym okresie, z uwzględnieniem powodów – wykres kołowy,
  • powodów przegranych szans na lejek – wyświetlanie liczby przegranych z poszczególnych powodów z rozróżnieniem konkretnych lejków, np. inbound, outbound i innych,
  • powodów przegranych szans na etap ścieżki – raport wykorzystuje uruchomiony wcześniej przepływ pracy, wychwytujący etap poprzedzający zakwalifikowanie szansy jako przegranej. Na wykresie kolumnowym odczytujemy informacje o liczbie szans utraconych z poszczególnych przyczyn na poszczególnych etapach ścieżki,
  • powodów przegranych szans na danego handlowca – konstruujemy go na takiej samej zasadzie, co poprzedni, ale bierzemy pod uwagę sytuację u konkretnego handlowca. Dodatkowo można pokusić się też o ujęcie lejków.

8. Liczba leadów na lejek

Jeśli chodzi o raporty sprzedażowe o liczbie leadów na każdy lejek możemy porównać dane np. miesiąc do miesiąca. To dobry wstęp do weryfikacji skuteczności kampanii lead generation, identyfikacji trendów i sezonowości czy optymalizacji lejka. Jeśli wolimy, widok kolumnowy możemy zamienić na skumulowany.

9. Współczynnik wygranych/przegranych szans

Raport stosunku wygranych i przegranych szans, obliczanego na każdego handlowca w określonym ujęciu czasowym, pozwala zobrazować efektywność działań każdego członka zespołu. Wyrażony w procentach wynik zestawiony np. z miernikami aktywności sprzedażowej pomoże Ci wskazać przyczyny niepowodzeń i podejmować adekwatne decyzje w obszarze zarządzania zespołem.

10. Czas pierwszej odpowiedzi na wiadomość przychodzącą

First response time (FRT) należy do najczęściej mierzonych KPI w obsłudze klienta i działach customer success. Tworząc raport czasu, który upłynął od otrzymania wiadomości do pierwszej aktywności sprzedażowej, w odniesieniu do wszystkich członków zespołu, masz ogląd na ich aktywność i okazję do przyjrzenia się np. przepustowości.

11. Liczba aktywności w czasie

Szacuje się, że tylko 2% sprzedaży ma miejsce podczas pierwszego kontaktu na żywo. Prześledź ilość odbytych spotkań, ale też wysłanych wiadomości lub połączeń zrealizowanych przez pojedynczych członków zespołu w danym tygodniu, miesiącu, kwartale, ostatnich 90 dniach itp. Możesz na jednym wykresie umieścić kolumny przedstawiające wartość każdej z tych zmiennych osobno, aby dowiedzieć się, która z aktywności sprzedażowych ma miejsce najczęściej. Następnie warto porównać te dane z tymi samymi informacjami z innych okresów czy wartościami takich zmiennych, jak współczynnik przegranych/wygranych szans lub powodami utraconych szans. Takie raporty sprzedażowe w Hubspot dadzą Ci wiedzę na temat sensu podejmowania poszczególnych działań lub ich jakości.

12. Liczba zaplanowanych aktywności sprzedażowych

Raporty sprzedażowe w Hubspot mogą również dotyczyć ilości spotkań, które dany opiekun klienta czy specjalista customer success zaplanował na konkretny tydzień, miesiąc lub kwartał, czyli na jakim poziomie jest jego inicjatywa względem podejmowania kontaktu na żywo.

13. Liczba wysłanych wiadomości e-mail

Ten wykres podpowie nam, czy należy porozmawiać z handlowcem na temat zbyt małej lub zbyt dużej ilości wysyłanych przez niego e-maili na tydzień, miesiąc lub kwartał, którą możemy powiązać z jego wynikami.

14. Raporty sprzedażowe w Hubspot dotyczące stanu działań wobec deali

Kiedy utworzysz znaczniki deali, rozróżniające te z zaplanowanymi, niezaplanowanymi i przeterminowanymi działaniami, będziesz miał możliwość wykreowania raportu przybliżającego ich liczbę dla każdego z tych typów.

Raportowanie sprzedaży w Hubspot – podsumowanie

Twoje raporty sprzedażowe w Hubspot mogą być kompletne, konfigurowalne, przejrzyste oraz dostępne zawsze i wszędzie. Jeśli chcesz upewnić się, że nie zawierają błędów spowodowanych złą jakością danych i dostarczają Ci wszystkich informacji, których na co dzień potrzebujesz, zamów audyt analityki w Casbeg. Zbadamy procesy i narzędzia pod kątem poprawności zbierania danych, uruchomimy konieczne workflows, ustawimy niestandardowe raporty sprzedażowe i pomożemy zintegrować zewnętrzne źródła danych.

Nie korzystasz jeszcze z Hubspot, a poszukujesz kompleksowego i skalowalnego rozwiązania, łączącego cechy nowoczesnego systemu CRM m.in. z programami marketing automation i rozbudowaną analityką sprzedaży? Zamów pewne i skuteczne wdrożenie Hubspot w Casbeg. Jako Platynowy Partner Hubspot przygotujemy dla Ciebie najkorzystniejszą ofertę do uruchomienia gotowej maszyny do napędzania sprzedaży i raportowania wyników na każdym jej etapie. Od teraz raporty w Hubspot będą Twoją stroną startową!