Spośród 4702 dyrektorów generalnych, którzy wzięli udział w tegorocznej ankiecie sieci firm PwC, 45% nie jest pewnych, czy ich biznesy przetrwają w dobrej kondycji jeszcze 10 lat, jeśli będą poruszać się po obecnej ścieżce. Konieczność adaptowania się do chwiejnej sytuacji rynkowej i zmian klimatycznych, nadążania za postępem technologicznym i bycia przygotowanym na presję ze strony innych megatrendów wpływających na biznes daje silny impuls do rekonstruowania modelu biznesowego. Jednak pierwszym krokiem do sprawnego zarządzania zyskownością projektów, linii biznesowych, produktów/usług i organizacji w ogóle jest systematyczne sporządzanie raportów finansowych i bieżąca analiza rentowności. Sprawdź, jak powinien wyglądać prawidłowy raport finansowy, użyteczny w kontekście badania rentowności.
Z tego artykułu dowiesz się:
- co to jest raport finansowy P&L i czym różni się od bilansu?
- jakie są najważniejsze składowe raportu P&L?
- kiedy i dlaczego warto sporządzać raport finansowy?
- w jaki sposób przygotować raport P&L?
Czym jest raport finansowy P&L?
P&L (z ang. Profit and Loss) to raport zysków i strat, czyli rachunek przychodów i kosztów przedsięwzięcia biznesowego, np. linii biznesowej, produktu lub całej firmy. P&L pokazuje faktyczne wyniki organizacji i pomaga ocenić poziom jej zyskowności. Sporządza się go najczęściej w ujęciu rocznym.
Ale jeśli najważniejszą wartością, którą ma Ci dostarczyć raport finansowy, jest analiza rentowności, twórz go co miesiąc, a następnie zliczaj/uśredniaj wartości w perspektywach kwartalnych, półrocznych i rocznych. Z kolei, gdy funkcjonowanie Twojej firmy opiera się na działaniu w konkretnych sezonach, je także możesz uwzględnić, aby móc łatwiej porównywać wyniki.
Raport finansowy jest częścią sprawozdania finansowego, obok takich dokumentów jak cashflow (przepływy pieniężne), zestawienie zmian w kapitale własnym, informacja podatkowa czy bilans.
Raport finansowy a bilans – różnice
Niektórzy mylą pojęcia bilans i raport finansowy. Czym one się różnią?
Po pierwsze, w bilansie ujmujemy wartości zgodnie z datami opłacenia faktur kosztowych i przychodowych. Natomiast raport finansowy zawiera kwoty z faktur wystawionych w danym okresie.
Po drugie, bilans określa stan aktywów, pasywów i kapitału akcjonariuszy spółki na określony dzień. Raport finansowy definiuje dochody netto oraz ogólną rentowność i kondycję przedsiębiorstwa w danym okresie.
Z czego składa się raport zysków i strat?
Obowiązkowe elementy rachunku P&L to wydatki i przychody. W obrębie każdego z nich możemy dokonać bardziej szczegółowych klasyfikacji – w zależności od potrzeb, polityki firmy i wymaganego stopnia szczegółowości dokumentu.
Do kosztów, czyli kwot wydanych w okresie sprawozdawczym, zaliczamy przede wszystkim COGS (Cost Of Goods Sold – inaczej koszt sprzedaży własnej), czyli wydatki na wytworzenie produktów oraz koszty operacyjne – opłaty administracyjne i inne związane z prowadzeniem działalności, np. wynajmem lokalu, płacami, materiałami biurowymi, amortyzacją itp. Niektórzy wymieniają również koszty, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, np. straty poniesione przy sprzedaży aktywów itp. Wydatki możesz podzielić też według ich źródeł: na stałe (np. księgowość) i zmienne (np. marketing).
Przychody to wartości netto uzyskane dzięki sprzedaży produktów/wykonania usług. Jeśli prowadzisz działalność opartą na modelu subskrypcyjnym, warto uwzględnić też podział na przychody rekurencyjne i jednorazowe.
Zawarte w P&L dane pozwalają na obliczenie zysków. A na ich podstawie powstaje analiza rentowności.
Analiza rentowności
Rentowność to inaczej opłacalność danego przedsięwzięcia, czyli wyrażony w procentach wskaźnik, będący ilorazem zysków i przychodów. Analiza rentowności może dotyczyć:
- inwestycji – np. kampani marketingowej. Używamy wówczas współczynnika ROI – (Return On Investment),
- kapitału własnego – mówimy o wyniku ROE (Return On Equity),
- aktywów – mamy do czynienia ze wskaźnikiem ROA (Return On Assets),
- sprzedaży – którą obliczamy w oparciu o dane z P&L. ROS (Return on Sales) powinien mieć osobną kolumnę w arkuszu zysków i strat.
Wiedza o kondycji biznesu w danym miesiącu, kwartale, półroczu czy roku pomaga efektywniej zarządzać budżetem i planować kampanie marketingowe oraz trafniej prognozować dalsze wyniki. Raport finansowy i analiza rentowności dostarczają też obiektywnych argumentów do rozmów w temacie wytyczania kierunków rozwoju.
Przychody – subskrypcje/recurring + jednorazowe współprace
Przedsiębiorstwa typu SaaS, PaaS czy IaaS rozpatrują swoje przychody nie tylko w ujęciu czasowym, ale też z wyszczególnieniem skuteczności sprzedaży poszczególnych produktów/usług abonamentowych oraz współprac jednorazowych.
Arkusz przychodów i ich źródeł w rachunku zysków i strat może więc wyglądać następująco (kolumny):
1 – miesiąc w roku,
2 – liczba klientów/użytkowników,
3 – całkowita wartość przychodów,
4 – ARPA (Average Revenue Per Account) – średni przychód na klienta/użytkownika, czyli stosunek całkowitej wartości przychodów do liczby kont,
5 – przychód one-time (z jednorazowych współprac),
6 – przychody cykliczne, czyli z bieżących płatności, wynikających z kontynuacji współpracy, np. w formie subskrypcji, abonamentu czy usługi posprzedażowej,
7 do n – przychody z poszczególnych produktów/usług.
W dalszych kolumnach warto zebrać dane z miesięcy w kwartały i większe interwały czasowe.
Revenue stream – źródła przychodu
W zależności od specyfiki Twojej organizacji, możesz mieć różne źródła przychodów. Nie dotyczą one jedynie tego, co zarabiasz na sprzedaży swoich produktów czy świadczeniu usług (przychody operacyjne), ale też np. odsetek z inwestycji, dywidend czy pieniędzy z wynajmów lokali i sprzętu (przychody nieoperacyjne). Zawieranie przychodów nieoperacyjnych w rachunku P&L nie jest jednak zbyt częstą praktyką, zwłaszcza kiedy zależy nam na analizie rentowności biznesu w kontekście tego, co jest rzeczywistym celem działalności.
Tworząc raport finansowy warto skupić się na takim podziale źrodeł przychodów, który ma związek z częstotliwością ich występowania. Przychody wynikające z jednorazowej współpracy dotyczą zarówno przedsiębiorstw handlowych, jak i usługowych oraz SaaSów, PaaSów i IaaSów. Z kolei przychody rekurencyjne są charakterystyczne dla biznesów działających w oparciu o model subskrypcyjny/abonamentowy i w tym przypadku raport finansowy dobrze jest wzbogacić o dodatkową kolumnę ze wskaźnikiem MRR.
Monthly Recurring Revenue, czyli średni miesięczny przychód rekurencyjny to iloczyn średniej wartości miesięcznych przychodów rekurencyjnych i liczby klientów, którzy je generują. Taki sam wskaźnik wylicza się też na koniec każdego roku obrotowego. Wówczas mamy do czynienia z ARR, czyli Annual Recurring Revenue.
Jesteś ciekawy wyników współpracy z Casbeg?
Dzięki współpracy z Fooz:
- liczba leadów po pierwszym miesiącu współpracy zwiększyła się o 100%.
- Analiza dotychczasowej sprzedaży pozwoliła na podejmowanie lepszych decyzji biznesowych, a co za tym idzie, doprowadziła do zwiększenia rentowności projektów nawet o 66%.
Churn vs. MRR (Monthly Recurring Revenue)
Kolejnym komponentem P&L, przydatnym w analizie rentowności, jest porównanie danych dotyczących MRR i churnów, czyli rezygnacji klientów. Konstruujemy więc arkusz, którego zawartość powie nam np.:
- ilu jest aktywnych klientów w ogóle i ilu z nich korzysta z poszczególnych produktów/usług,
- jaka jest wartość churn netto – przychodów utraconych w danym okresie z powodu odejścia klientów,
- ilu klientów zrezygnowało ze współpracy (liczba churnów),
- ile wynosi churn rate (CR) – stosunek liczby rezygnacji do całkowitej liczby klientów, wyrażony w procentach. Analiza churn powinna też być dokonywana w podziale na poszczególne produkty/usługi,
- ile wynosi new MRR – wartość przychodów rekurencyjnych, pozyskiwanych dzięki nowym konsumentom, którzy rozpoczęli współpracę w analizowanym okresie,
- jaki jest wskaźnik churn MRR – analiza churn w kontekście MMR to obliczenie wartości MMR utraconej w wyniku rezygnacji klientów w danym okresie.
Koszty stałe i zmienne
Klasyfikacja kosztów na stałe i zmienne umożliwia wydajniejsze zarządzanie budżetem i bardziej trafną ocenę wpływu zmian w działalności firmy na strukturę kosztów. Do wydatków stałych należą te, które nie zmieniają się w zależności od liczby wytworzonych/sprzedanych produktów lub zrealizowanych usług. Koszty zmienne to z kolei wydatki, na które wpływ ma bezpośrednia działalność przedsiębiorstwa.
Raport finansowy P&L będzie bardziej użyteczny wówczas, gdy rozpiszemy szczegółowo wszystkie ponoszone wydatki. Jeśli ich przyporządkowanie sprawia Ci kłopot, skorzystaj z naszych podpowiedzi:
Przykłady kosztów stałych:
- zarządzanie stroną WWW – serwery, hosting, IT,
- logistyka/magazyn,
- obsługa księgowa,
- rachunki – media, ubezpieczenia, czynsz, leasing,
- całkowite koszty wynagrodzeń.
Przykłady kosztów zmiennych:
- narzędzia i oprogramowanie,
- marketing (SEO, SEM, afiliacje, UX/grafika/foto, współprace z agencjami i influencerami),
- korzystanie z marketplace’ów,
- benefity dla klientów/pracowników,
- wysyłka i materiały wysyłkowe,
- zakupy, np. wyposażenie biura.
Nasz protip: w kolumnach arkusza zamieść nie tylko same rzeczywiste sumy, ale też kwoty, które na ten okres były planowane oraz wskaźnik egzekucji, czyli wyrażony w procentach stosunek tych dwóch wartości. Uzyskasz kolejny ważny wyznacznik w procesie, jakim jest analiza rentowności.
Analiza miesięcznego, kwartalnego i rocznego raportu finansowego: co daje raport zysków i strat?
Firmy, które prowadzą księgi rachunkowe, mają obowiązek przygotowywać co roku sprawozdanie finansowe. Jego częścią jest rachunek zysków i strat, w którym oddzielnie wykazywane są przychody i koszty, zyski i straty oraz obciążenia wyniku finansowego. Jednak raport finansowy P&L, zawierający m.in. wcześniej wymienione przez nas rodzaje danych, to dokument, który firmy sporządzają na inne potrzeby. Najczęstszą z nich jest analiza rentowności.
Dlaczego warto przygotowywać raport zysków i strat oraz badać intratność firmy, linii biznesowej, projektu czy samego produktu lub usługi? Ponieważ to znacząco przyspiesza, ułatwia i uefektywnia:
- monitoring skuteczności kanałów marketingowych i sprzedażowych,
- identyfikację najlepszych źródeł zysków,
- weryfikację, czy potrafimy sprawnie zarządzać kosztami i przychodami,
- realizację działań z obszaru customer success, w tym m.in. takich procesów, jak analiza churn i analiza retencji klientów, a następnie wprowadzanie zmian służących poprawie ich wskaźników. Należy pamiętać, że już wzrost utrzymania klientów o 5% może przyczynić się do zwiększenia zysków o 25%,
- określenie, czy działalność realizuje spodziewane cele biznesowe,
- projektowanie krótko- i długoterminowych strategii biznesowych,
- starania o pozyskanie inwestorów lub otrzymanie pożyczki.
Tworzenie raportu finansowego krok po kroku
Aby stworzyć raport finansowy, w którym zawarte będą analiza churn i rentowności, trzeba w pierwszej kolejności zdecydować się na odpowiednie narzędzie oraz sposób sporządzania rachunku. W pierwszym przypadku, mamy do wyboru skorzystanie ze specjalistycznego oprogramowania bądź ręczne wprowadzanie informacji i wyliczanie wartości w arkuszu kalkulacyjnym, np. Excelu.
Z kolei dwie najpopularniejsze metody tworzenia raportu P&L to metoda jednoetapowa i wieloetapowa. Pierwsza polega na określeniu dochodu netto poprzez odjęcie sumy wydatków i strat od sumy przychodów i zysków zdobytych drogą inną niż sprzedaż czy usługi. Metoda wieloetapowa zakłada oddzielenie przychodów i kosztów operacyjnych od pozostałych strat i zysków. Jest najbardziej właściwa wówczas, gdy naszym celem jest właśnie analiza rentowności firmy.
Wedle takiego podejścia, tworzenie raportu finansowego krok po kroku może odbywać się w następujących etapach:
1. Określenie ram czasowych, np. miesiąc, kwartał, półrocze, rok.
2. Przygotowanie listy przychodów i kosztów wraz z podziałem na źródła.
3. Zestawienie danych dotyczących churnów i MRR.
4. Ustawienie formuł, które obliczą interesujące nas wskaźniki, np. rentowność, churn rate, MRR, ARPA, współczynnik egzekucji wydatków, sumę przychodów i kosztów, zysk itp.
5. Stworzenie dynamicznych wykresów, wizualizujących kluczowe dane.
Zbyt skomplikowane lub czasochłonne? Skorzystaj z gotowego dashboardu dla firm recurringowych, który możesz łatwo skonfigurować pod własne potrzeby, uzupełniając informacje o bardziej szczegółowe, a także dowolnie personalizować, aby np. dane z arkuszy tworzonych przez różne zespoły zaciągały się automatycznie do pliku. Dashboard zawiera instrukcję wprowadzania zmian i personalizacji, która pomoże Ci łatwo przejść przez cały proces generowania P&L.
Kliknij tutaj i pobierz Dashboard finansowy firmy reccuringowej od Casbeg.
Raport finansowy i analiza rentowności firmy: sprawdź z Casbeg, czy Twoja firma przynosi oczekiwane zyski
Bezpośredni wpływ na wzrost rentowności firmy mogą mieć zwiększanie przychodów poprzez np. podnoszenie marż oraz obniżanie kosztów. Jednak wielu właścicieli firm nie docenia roli czynników wpływu pośredniego. Należą do nich m.in. pomiary wskaźników z kręgu zainteresowań customer success, czyli np. badania satysfakcji i lojalności klientów, ocena kondycji klienta, analiza churn i retencji. Wiedza o wartościach tych współczynników pozwala podejmować bardziej trafne decyzje dotyczące dalszej strategii rozwoju, ukierunkowanej na sukces klienta i w efekcie sukces firmy.
Podstawą jest tutaj dobrze skonstruowany i rzetelnie opracowany raport finansowy. Następny krok to interpretacja wyników. W jednym i drugim specjalizują się eksperci Casbeg, dla których analiza rentowności jest jednym z codziennych zadań w ramach usług doradczych dla firm z sektora B2B i B2C, e-commerce’ów, startupów i biznesów typu SaaS.Dowiedz się, czy Twoja firma przynosi pożądane dochody. Kliknij tutaj i zobacz, jak wygląda analiza rentowności z Casbeg.
