Właściwie 100% z właścicieli firm, z którymi rozmawiam, uskarża się na zbyt krótką dobę. Wolumen zadań, które realizują, nigdy nie ma końca. Niejeden z nich upuszcza niemałe ilości zagrywanych im przez rzeczywistość piłek. Nie trzymanie terminów i niewykorzystywanie okazji też nie jest im obce. Są zmęczeni i prokrastynują nad rzeczami, których nie lubią lub nie potrafią zrobić. Na zadania ważne, ale niepilne zwyczajnie nie starcza uwagi. Gdyby tego było mało – nierzadko zawalają także w życiu prywatnym. A to wszystko w bardzo dużym stresie.
Jednocześnie, gdy przyglądam się ich kalendarzom, okazuje się, że znajdują się tam zupełnie błahe zadania coś, co można by było zrobić rękami stażysty, który zarabia 10 złotych za godzinę na umowie zleceniu. Pisałem o tym zresztą na facebooku. Niestety to nie jest tylko o nich. To jest też o mnie.
Z tych obserwacji pojawiła się teoria.
“Pierwszym zatrudnionym przeze mnie pracownikiem powinien być asystent na pół etatu.“
Żeby upewnić się, że teoria się sprawdza w praktyce, przetestowałem ją najpierw na sobie. Napisałem post na facebooku i jakieś 2 dni później zatrudniłem asystenta, który przychodził do firmy o 8.00, a wychodził o 12.00. Co zabawne, Robert był pierwszą i ostatnią osobą, którą powitaliśmy na rozmowie kwalifikacyjnej (pozdro Robert!).
Do zadań Roberta należały między innymi:
- Umawianie spotkań sprzedażowych
- Uzupełnianie danych w CRM (tu zawsze byliśmy mocni ale kosztuje to nieco czasu)
- Wysyłanie do klientów umów
- Robienie zakupów internetowych
- Rezerwacje hoteli i transportu przy okazji moich delegacji
- “EjTyZróbTo” taski (wszystko co się dało delegowałem na niego i zachęcałem do tego współpracowników).
Z perspektywy czasu powinienem był delegować na niego jeszcze pamiętanie o ważnych datach. Pewnie w 3 miesiącu zaprosiłbym go także do obsługi mojej skrzynki e-mail. Gdyby nie duże wsparcie, które otrzymujemy od Magdy z zespołu mojego wspólnika, pewnie delegowalibyśmy też windykację miękką czy zamawianie rzeczy do biura. W twojej firmie mogą to być zupełnie inne zadania – po prostu zrób listę i dodawaj do niej pozycje z czasem.
Przez pierwsze 2 tygodnie istotną część mojego czasu zjadło szkolenie Roberta. Już po 2 tygodniach czułem istotne wydłużenie doby. Choć response time osoby pracującej na pół etatu nie jest idealny to i tak jest lepszy niż mój. Spadł mi też poziom odczuwanego stresu. Okazuje się, że możliwość delegowania większości zadań, do których musiałem się zmuszać, istotnie “uwalnia głowę”.
Niestety, 6 tygodni po zatrudnieniu asystenta wskutek epidemii przeprowadziliśmy cięcia kosztów i musiałem go zwolnić. Istnieje ryzyko, że na tym nie stracił, bo między innymi dzięki mojej rekomendacji jeden z naszych klientów zaoferował mu pełnoetatową pracę 3 dni później.
Wiem, że jednym z pierwszych “kosztów”, który do nas wróci, jest asystent na pół etatu. Koszt jest niewielki a wygrana znaczna. Nie znam prezesa, który mając do dyspozycji np. 40 godzin więcej miesięcznie, nie znalazłby sposobu na to jak zarobić nieco więcej pieniędzy niż wynagrodzenie asystenta zatrudnionego na pół etatu.
Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?
Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.
Większość prezesów, którym to opowiedziałem, miała obiekcje. Obawiali się tego jak ich bliscy i współpracownicy będą ich postrzegać. Asystent przez wielu ludzi jest postrzegany jako dobro luksusowe, coś dla top menedżerów wielkich korporacji. Nic bardziej mylnego. Asystent jest infrastrukturą, która umożliwia ci funkcjonowanie w pełnej produktywności i skoncentrowaniu tylko na zadaniach, którymi faktycznie powinieneś się zająć.
W czasach kiedy jeździliśmy jeszcze na konferencjach, ktoś skomplementował mnie i mojego wspólnika na internetbeta mówiąc “wow, jesteście naprawdę ogarnięci”. Poprawiliśmy tę osobę, mówiąc “Wcale nie. My jesteśmy tylko dobrze ogarniani”.
Może Ty też powinieneś dać się komuś ogarnąć?
