Projekt rozumiany jako zbiór działań, mających na celu osiągnięcie skonkretyzowanych rezultatów, zawsze ma określony koniec, który na etapie planowania osadzamy w czasie. W rzeczywistości, zarządzanie zespołem sprzedażowym, ale także specjalistami od marketingu czy produkcji to ciągła walka z terminami, deadlinami i opóźnieniami. Skąd się biorą opóźnienia w projektach i jak sobie z nimi poradzić? Eksperci Casbeg podpowiadają.
Z tego artykułu dowiesz się:
Co najczęściej powoduje opóźnienia w projektach? 7 powodów
Przyczyny przekraczania deadline’ów możemy sklasyfikować jako wewnętrzne (po stronie organizacji) i zewnętrzne (pojawiające się poza firmą), a także zależne (na które mamy wpływ) i niezależne (np. wypadki losowe). Abstrahując od tego podziału, z naszego doświadczenia wynika, że najczęściej opóźnienia w projektach powstają na skutek:
- niedoszacowania czasu potrzebnego na ich realizację,
- niskiej produktywności zespołu, spowodowanej małą motywacją pracowników czy prokrastynacją (o sposobach na poprawę sytuacji piszemy tutaj: Jak zwiększyć produktywność zespołu?),
- małej wydajności pracowników (wydajność to co innego niż produktywność. Więcej na temat jej poprawiania przeczytasz tutaj: Pracownicy o niskiej wydajności: członkowie zespołu, którzy nie wykonują zadań – jak im pomóc?),
- słabej współpracy między zespołami i niejasnych granic kompetencyjnych,
- braku odpowiednich zasobów, np. surowców, narzędzi, specjalistów, budżetu,
- zgrzytów w komunikacji z zewnętrznymi partnerami, dostawcami, specjalistami, których outsourcujemy,
- czynników losowych, np. śmierci pracownika, klęski żywiołowej czy wprowadzenia globalnych ograniczeń w związku z sytuacją gospodarczą/polityczną itd.
O ile opóźnienia w projektach powstałe w wyniku czynników zależnych możemy eliminować, o tyle w przypadku czynników niezależnych mamy szansę jedynie ograniczać ich skutki. Sposoby na to również zawarliśmy w tym wpisie.
Prokrastynacja rodzi prokrastynację – wyniki pewnego eksperymentu
Jako ciekawostkę, związaną z jedną z głównych przyczyn niedotrzymywania terminów, przytaczamy zaskakujące wyniki pewnego eksperymentu. Wydawać by się mogło, że prokrastynacja jest efektem nadmiaru obowiązków i przekonania, że nie będziemy w stanie im sprostać. Autorzy raportu How Being Busy Overcomes Procrastination and Enhances Productivity dowiedli, że nie zawsze ludzie odwlekają realizację zadania dlatego, że mają za dużo pracy. Wręcz przeciwnie – to duża liczba zadań do wykonania może pomóc nie tylko w zorganizowaniu działań, ale też w redukowaniu negatywnych emocji. Jak to możliwe?
Badacze uzasadniają swoje wnioski w następujący sposób:
Wykazaliśmy, że gdy ludzie nie są odpowiednio zajęci, przekroczenie terminu zwiększa negatywne emocje, co zwiększa prawdopodobieństwo zwlekania z wykonaniem zadania. Osoby bardziej zajęte doświadczają mniej negatywnych emocji z powodu przekroczenia terminu wykonania zadania, co sprawia, że są mniej skłonne do zwlekania.
W skrócie: będąc zajętym, nie masz czasu na przejmowanie się porażką, a ewentualne opóźnienia w projektach możesz podświadomie usprawiedliwić właśnie nadmiarem zadań.
I tu pojawia się jednak pewne ALE. Prokrastynacja ma miejsce także wówczas, gdy pracownicy są nadmiernie przeciążeni pracą (nie mylić z byciem zajętym). Czyli powstaje błędne koło – prokrastynacja powoduje opóźnienia w projektach, a opóźnienia w projektach powodują prokrastynację:
- Jesteś przeciążony obowiązkami, więc wiele z nich odkładasz na później.
- Odkładasz zadania, więc zawalasz terminy.
- Przejmujesz się porażką z powodu zawalenia terminów, pojawiają się zniechęcenie i frustracja, co powoduje kolejne prokrastynowanie.
- Prokrastynacja sprawia, że obowiązki się nawarstwiają i zaczynasz być przeciążony pracą.
- Patrz: punkt nr 1.
Co jest więc kluczem do pokonania prokrastynacji? Oczywiście równowaga między stanem przeciążenia zadaniami i byciem zajętym do tego stopnia, by wciąż odczuwać satysfakcję z sukcesów i być zmotywowanym. Można ją osiągnąć na kilka sposobów, np. poprzez:
- lepszą priorytetyzację projektów,
- zadbanie o to, aby zespół miał precyzyjne określone obowiązki i cele oraz dokładnie wiedział, ile ma zadań do wykonania,
- dobrze wdrożone procedury w firmie [podlinkować wpis blogowy],
- dzielenie większych zadań na mniejsze,
- podkreślanie triumfów,
- zadaniowe podchodzenie do każdego przedsięwzięcia,
- dawanie pracownikom do zrozumienia, że ich praca rzeczywiście wpływa na sukces całej organizacji,
- komunikowanie pracownikom, że są bardziej zajęci niż ich odpowiednicy w innych działach (kontrowersyjne, ale efektywne, zdaniem autorów wspomnianego raportu).
Jakie mogą być skutki opóźnień w projektach?
Kiedy zbyt późno finalizujesz projekt lub powodujesz opóźnienia jeszcze w czasie pracy nad jego ukończeniem, wpływasz na sytuację całej firmy i zespołu, ale też swoją.
Opóźnienia w projektach – skutki dla firmy
- Wzrost kosztów i przekroczenie budżetu: jak pokazuje raport Strategy+Business, duże projekty często doświadczają eskalacji kosztów ze względu na niedoszacowanie ryzyk, złożoność oraz nieprzewidywalność zmian. Opóźnienia zwiększają koszty operacyjne, angażują dodatkowe zasoby i wydłużają czas oczekiwania na zwrot z inwestycji.
- Utrata konkurencyjności i reputacji: firmy, które nie dotrzymują terminów, narażają się na utratę zaufania klientów i partnerów oraz zerwanie kontraktów. W świecie, gdzie szybkość wdrożenia ma strategiczne znaczenie, każda zwłoka może skutkować utratą przewagi rynkowej.
- Zahamowanie innowacji i kolejnych projektów: gdy bieżące projekty się opóźniają, blokują zasoby, które mogłyby zostać wykorzystane w kolejnych inicjatywach. To może prowadzić do stagnacji organizacyjnej i spowolnienia tempa rozwoju.
- Efekt kuli śnieżnej: jedne opóźnienia generują następne, więc wszystkie skutki zaczynają się nawarstwiać.
Negatywny wpływ opóźnień w projektach na pracę zespołu
- Presja czasowa i wzrost stresu: niezrealizowane cele generują napięcia, rośnie frustracja i tendencja do szukania winnych. Może to prowadzić do konfliktów i pogorszenia atmosfery w zespole.
- Obniżenie zarobków: w zależności od modelu wynagradzania w organizacji, członkowie zespołu mogą stracić szansę na premię czy prowizję, czyli znaczący składnik wypłaty.
- Spadek motywacji i zaangażowania: zespół, który nie widzi efektów swojej pracy, może doświadczać wypalenia zawodowego. Brak poczucia sprawczości i sukcesu osłabia morale.
Opóźnienia w projektach jako osobiste niepowodzenia
- Wzrost obciążenia i praca po godzinach: pracownicy często nadrabiają zaległości własnym kosztem, co odbija się na ich dobrostanie psychicznym i fizycznym.
- Ograniczenia rozwojowe i brak poczucia progresu: osoby zaangażowane w gaszenie pożarów nie mają przestrzeni na rozwój kompetencji, inicjatywy czy naukę, więc ich rozwój zawodowy ulega spowolnieniu.
- Spadek efektywności i wyższe ryzyko błędów: w środowisku presji i chaosu łatwiej o pomyłki, które mogą jeszcze pogłębić problemy projektowe.
- Obniżenie zarobków: problem taki sam, jak w przypadku całego zespołu i także zależny od obowiązującego w firmie sposobu obliczania wynagrodzenia.
Jesteś ciekawy wyników współpracy z Casbeg?
Dzięki współpracy Casbeg i ExplainVisually udało się:
- zidentyfikować 20% projektów, który były 2-3x mniej rentowne niż pozostałe,
- uporządkować CRM, dzięki czemu zespół jest na bieżąco ze stanem sprzedaży,
- zwiększyć przychody 2x.
Zobacz Case Study
10 strategii, które pomogą zminimalizować opóźnienia w projektach i ich skutki
Umówmy się – nie ma jednej uniwersalnej recepty na opóźnienia w projektach i problemy, które one generują. Czasem trzeba przetestować kilka rozwiązań zanim trafi się na to najskuteczniejsze, a czasem połączyć kilka patentów. Mamy dla Ciebie aż 10 pomysłów na to, jak skutecznie ograniczać opóźnienia w projektach i ich negatywne rezultaty. Każdy z nich jest wart sprawdzenia.
1. Precyzyjne definiowanie celów i zakresu projektu
Zacznij od ustalenia SMART celów projektu (konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych i osadzonych w czasie). Przeprowadź kick-off meeting z udziałem wszystkich interesariuszy i upewnij się, że każdy rozumie cel, zakres i kryteria sukcesu. Unikaj zjawiska scope creep, czyli niekontrolowanego rozszerzania zakresu projektu bez jego zatwierdzenia.
2. Dobre planowanie zasobów do realizacji projektu
Zrób listę wszystkich zasobów, które będą potrzebne do realizacji projektu. Wchodzą w to narzędzia i akcesoria, surowce i materiały, pracownicy i roboczogodziny. Weź pod uwagę dokładne zapotrzebowanie i aktualny stan. Uwzględnij też budżet i odpowiednie rezerwy. Dowiedz się, w jaki sposób i jakim kosztem będziesz mógł szybko uzupełnić zasoby w razie nieprzewidzianej potrzeby.
3. Narzędzia do monitorowania opóźnień
Nie tylko zminimalizujesz opóźnienia w projektach, ale przede wszystkim ich skutki, kiedy zareagujesz natychmiast. Możesz trzymać rękę na pulsie, używając narzędzi do śledzenia postępów realizacji zadań. Takie opcje oferują aplikacje, których wdrożeniem i optymalizacją zajmujemy się w Casbeg. Poznaj szczegółowy zakres tych usług i zalety samych programów do zarządzania projektami:
4. Zbudowanie kompetentnego zespołu (matryca RACI)
Chodzi o właściwe kompetencje, a nie tylko ręce do pracy. Stosuj matrycę RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), by uniknąć niejasności decyzyjnych. Zapewnij dostępność kluczowych decydentów (np. z działu prawnego, finansowego), ponieważ opóźnienia często wynikają z czekania na decyzje.
5. Dobór odpowiedniego menedżera projektu
Na straży m.in. terminowości projektu powinien stanąć fachowy i doświadczony lider. O tym, jakie cechy powinien mieć kompetentny menedżer, mówimy na szkoleniu Szkoła Skutecznego Menedżera. Kurs jest adresowany do przedsiębiorców i CEO, c-level menedżerów i szefów działów oraz pozostałych specjalistów o aspiracjach menedżerskich. Bartek Majewski i Michał Budniak uczą, jak być dobrym menedżerem, który godzi efektywność w realizacji celów firmy z zaangażowanym zarządzaniem zespołem, a także jak pokonywać codzienne trudności i wydajnie gospodarować czasem. Kliknij tutaj i dowiedz się, czym jest Szkoła Skutecznego Menedżera Casbeg.
Koniecznie zajrzyj też do zakładki Do pobrania na naszej stronie www. Czeka tam na Ciebie ekspercki materiał, zawierający informacje i wskazówki na temat najlepszych postaw, praktyk, narzędzi i sztuczek w dowodzeniu zespołem: [PIERWSZA KSIĄŻKA BARTKA MAJEWSKIEGO] „101 technik dla zarządzających”.
6. Zarządzanie ryzykiem
Przed rozpoczęciem projektu przeprowadź ocenę ryzyka (risk assessment) i przygotuj plan redukcji wpływu ryzyk związanych z niedostępnością zasobów, opóźnieniami od dostawców czy przestojami decyzyjnymi. Pamiętaj również o prawdopodobieństwie wystąpienia zdarzeń losowych czy zmiennej sytuacji na rynku. Regularnie aktualizuj też rejestr ryzyk (risk register).
7. Bieżące monitorowanie KPI, śledzenie wydajności i postępów w projekcie
Oprócz klasycznych programów do zarządzania projektami, stosuj narzędzia typu Burn Down Chart (wykresy spalania), wykresy Gantta czy dashboardy KPI. Każde opóźnienie zgłaszane przez członka zespołu traktuj jako sygnał do analizy i nie czekaj, aż problem się rozrośnie.
8. Analiza przyczyn opóźnień (RCA)
Celem Root Cause Analysis jest zidentyfikowanie rzeczywistej przyczyny opóźnienia w projektach, a nie samego objawu. Pomocne będzie tu metoda 5 Why’s (zadawanie kolejnych pytań dlaczego? aby dojść do sedna przyczyny) i diagram Ishikawy, czyli Fishbone (Rybia Ość składa się z elementów odzwierciedlających szkielet ryby, obrazujących ciąg przyczynowo-skutkowy).
9. Transparentna i sprawna komunikacja
Informuj sponsorów projektu, inwestorów, partnerów biznesowych i klientów proaktywnie, nie reaktywnie. Komunikaty powinny zawierać nie tylko opis opóźnienia, ale również plan naprawczy i jego wpływ na projekt.
10. Realokacja zasobów i priorytetyzacja
Przesuwaj zasoby z mniej krytycznych zadań do tych, które są opóźnione, jeśli wpływają one na cały harmonogram. Skracaj pętle decyzyjne, np. poprzez tymczasowe nadanie uprawnień liderom zespołów. Każdą taką zmianę wyraźnie komunikuj wszystkim zaangażowanym w projekt i we właściwy sposób dokumentuj.
Zapobieganie opóźnieniom w projektach: dobre praktyki do wdrożenia od zaraz
A oto co możesz zacząć robić natychmiast, na co dzień, podczas normalnej pracy, niezależnie od tego, jaka jest Twoja rola w zespole pracującym nad projektem:
- oceniaj status zadania rano, w południe i na koniec pracy,
- pamiętaj, że Twoje opóźnienie będzie generować następne,
- w wolnej chwili przejrzyj narzędzia i sposób ich wykorzystania – czy wszystkie są potrzebne? Które z nich ułatwiają, a które utrudniają pracę?,
- skup się na przyszłości zamiast patrzenia wstecz i rozpamiętywania porażek,
- po każdym zakończonym etapie zrób retrospektywę (lessons learned) i przeanalizuj, co poszło dobrze, a co da się poprawić.
- dostosuj terminy realizacji zadań do ich wagi oraz realnych możliwości wykonania,
- dziel projekty na sprinty/krótkie etapy,
- aranżuj codzienne spotkania stand-up, by szybko wyłapywać przeszkody.
Sposoby na opóźnienia w projektach – wdrażaj je z Casbeg
W Casbeg wielokrotnie przekonaliśmy naszych klientów, że nie ma sytuacji bez wyjścia. Nawet, gdy przychodzą z problemem, na który – jak twierdzą – próbowali już wszystkiego. Kiedy testowanie na wyrywki pojedynczych patentów nie działa, potrzebne jest spojrzenie z boku przez niezależnego eksperta.
Z myślą o szybkim zażegnaniu konkretnych trudności w konkretnych projektach stworzyliśmy nasze warsztaty. Usługę przebudowa procesów biznesowych dedykujemy wszystkim przedsiębiorcom, menedżerom i zespołom, które potrzebują precyzyjnych planów działania, dopasowanych do ich potrzeb i możliwości, ukierunkowanych na osiągnięcie celu, jakim może być np. poprawa terminowości.
A jeśli w Waszych projektach codzienność to więcej chaosu niż porządku, problemy powtarzają się i nawarstwiają mimo (a może wskutek) doraźnego łatania dziur, to znak, że potrzebujecie całościowej strategii zarządzania projektami i procesami. Usługi doradcze w wydaniu Casbeg obejmują audyty i analizy, planowanie strategiczne i operacyjne, uporządkowanie analityki i budowanie zespołów w obszarach marketingu, obsługi klienta i sprzedaży. Stworzymy dla Ciebie plan działania od A do Z, dzięki któremu wyeliminujesz opóźnienia w projektach i zadbasz o poprawę ich rentowności. Kliknij tutaj i sprawdź, jak wygląda doradztwo dla firm B2B i e-commerce w Casbeg.
