Jako menedżer odpowiadasz przede wszystkim za swój zespół i jego wydajność. W niektórych przypadkach możesz zgodzić się na stosowanie konkretnych wskaźników KPI i metryk służących do mierzenia wydajności i postępów, jednak przedstawiają one okrojony obraz ogólnego rozwoju Twojego zespołu. W ramach bardziej holistycznego podejścia wielu menedżerów dokonuje regularnych okresowych ocen pracowników. Brzmi świetnie, ale tylko jeżeli robisz to dobrze. Dzięki lekturze poniższego artykułu poznasz dobre praktyki dot. okresowej oceny pracownika i dowiesz się, czego należy unikać.

Do czego służy okresowe spotkanie oceniające pracownika?

Twój zespół to nie liczby i zasoby, lecz ludzie. Nie wystarczy brać pod uwagę jedynie ich wydajności oraz obecnej i przyszłej roli – to są rozmowy opierające się na arkuszach w Excelu. Aby utorować najlepszą ścieżkę rozwoju pracowników, należy im pomóc ustalić odpowiednie cele, a także wspierać ich w realizacji tych celów, a najlepszym momentem na to jest dedykowane okresowe spotkanie oceniające pracownika.

Zarezerwuj godzinę przynajmniej raz na pół roku, aby omówić wyniki i sukcesy każdego z pracowników w osiąganiu ich celów. W firmach lub startupach z trzycyfrowym tempem wzrostu – może to być co kwartał. Większe firmy zwykle organizują takie oceny raz w roku, ponieważ jest to zazwyczaj częścią ich rocznego cyklu życia pod względem budżetu i premii – dlatego pracownicy bardzo często zakładają, że to WŁAŚNIE TEN moment, aby poprosić o podwyżkę i że spotkanie ws. oceny dotyczy ich wynagrodzenia.

Takie założenie zupełnie odbiega od oryginalnego zamiaru. Nagradzaj swoich pracowników, gdy na to zasługują, nie zaś z okazji nadejścia rocznicy. To szczególne spotkanie powinno być ukierunkowane na długoterminowy rozwój pracownika i wzajemne przekazanie feedbacku, a także służyć jako oficjalne odnotowanie wydajności pracownika w danym okresie.

Dobre i złe praktyki dla spotkania oceniającego pracownika

Jesteś zajęty. Wszyscy jesteśmy. Twój zespół też. Okresowe oceny zazwyczaj nie dotyczą kwestii bieżących, lecz dłuższej perspektywy, dlatego menedżerowie zbyt często traktują je jako mniej ważne, zajmują się nawałem pracy i typową bieżączką i odkładają je na później.

Rezultat? Twój pracownik również może nie uznać tego za istotne, albo jeszcze gorzej – pomyśleć, że jego przyszłość w firmie nie jest dla Ciebie ważna. Konsekwencje bywają fatalne – niezadowolenie, rozczarowanie, spadek morale, brak rozwoju. Nie zaniedbuj tych spotkań.

Pamiętaj o szczerości i otwartości. Jeżeli pracownik zasługuje na pochwałę, nie trzymaj jej w sobie, a jeżeli konieczna jest krytyka – nie czekaj do końca rozmowy i nie zamydlaj mu oczu. Podejdź do tego konstruktywnie i przekaż możliwie najbogatszą informację zwrotną i wskazówki dot. kwestii wymagających poprawy – dla osoby, która dba o własny rozwój to najcenniejsza rzecz, jaką może otrzymać. Uczciwość oznacza również, że nie wolno słodzić pracownikowi ani manipulować nim. Wszyscy mamy swoje wykrywacze ściemy i wiemy, kiedy ktoś nam podaję stek bzdur, więc zrezygnuj z tego pomysłu. Nie trzymaj się wyłącznie swojej opinii i zawsze starannie się przygotuj – nie ma większego rozczarowania niż usłyszenie „Nie mam dla Ciebie żadnego feedbacku w tym momencie” w trakcie jakiegokolwiek spotkania podsumowującego lub oceniającego.

Ebook

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter o marketingu i sprzedaży B2B. Otrzymasz także darmowy e-book „Skuteczna rekrutacja handlowca B2B”

Daj sobie wystarczająco dużo czasu przed planowanym spotkaniem i zbierz ocenę 360 stopni od innych członków zespołu, partnerów projektu lub menedżerów oraz PAMIĘTAJ, że dany pracownik również powinien przygotować się do rozmowy, więc przekaż mu wcześniej cele spotkania i poproś o samoocenę, którą również możecie omówić. Najlepszym sposobem na to jest przedstawienie mu takiego samego zestawu kryteriów, na jakim zamierzasz oprzeć swoją ocenę, abyście mogli porównać notatki (to również dobry wgląd w to, jak Twój pracownik postrzega swoje umiejętności oraz wpływ na organizację). Upewnij się jednak, że wszystko jest jasne, a pracownik w pełni rozumie, za co dokładnie jest oceniany.

W Casbeg używamy standardowych formularzy z kilkoma pytaniami i skalą odpowiedzi 0/1 albo 1-2-3, dzięki którym łatwiej jest mapować problematyczne obszary (chcesz uzyskać maksymalną liczbę punktów w każdej części – wpływ na organizację, na Twój zespół, produktywność i wyniki, proaktywność, fit kulturowy, umiejętności twarde oraz know-how) i ocenę postępów w określonym czasie. Gdy już wiemy, które obszary rozwoju lub poprawy powinny być priorytetowe w formularzu oceny, wspólnie omawiamy, czego pracownik będzie potrzebował do pracy nad nimi oraz jakie są konkretne nadchodzące cele lub etapy ich osiągania.

Każdy cel powinien mieć termin dowiezienia, zwykle jest to po prostu kolejne spotkanie ws. oceny. Jednak dobrym pomysłem jest robienie notatek, sporządzenie protokołu dot. przedmiotu dyskusji oraz przeprowadzenie w międzyczasie spotkania kontrolnego z pracownikiem na temat jego postępów lub ewentualnych przeszkód.

Należy koniecznie pamiętać o tym, że oceny okresowe nie są po prostu jednostronnym spotkaniem oceniającym, więc podczas planowania jego celów, daj również Twojemu pracownikowi szansę na szczerość i podzielenie się feedbackiem. Nie znajdziesz lepszego momentu, aby dowiedzieć się, co pracownicy cenią najbardziej w swojej pracy, a co ich denerwuje i jak TY możesz stać się dla nich lepszym liderem. Tak, Ty również możesz mieć pewne obszary wymagające poprawy!

Podczas pisania tego artykułu pomyślałam, że warto pokazać Ci, co nasz zespół myśli o ocenach okresowych, dlatego zostali oni poproszeni o udzielenie odpowiedzi na moje 2 pytania:

Z Twojego punktu widzenia, co myślisz o ocenach okresowych?

„Jest to z pewnością doskonała okazja, aby spojrzeć na wszystko z dystansu i zastanowić się nad swoją dotychczasową pracą, a także pomyśleć, jakie działania należy podjąć w nadchodzących miesiącach. Dla mnie takie okresowe oceny służą jako termin osiągnięcia moich celów rozwojowych, co jest dodatkowo motywujące”.

„To świetne, że mogę porównać to, jak widzę siebie z tym, jak widzi mnie ktoś obserwujący z boku. Wierzę, że takie spotkania są niezbędne w każdej firmie, a poza tym ja również mogę przekazać informację zwrotną, do czego nawet zachęcają mnie pracodawcy”.

„Samo przygotowanie do spotkania pozwoliło mi wskazać obszary, w których potrzebuję więcej wiedzy. Zapisanie ich w poukładanej kolejności pomogło mi zorganizować moją wcześniej zbyt ogólną potrzebę, aby «wiedzieć więcej». Kiedy analizujesz swoje działania, nie liczy się wyłącznie Twoja autorefleksja, ale również feedback od Twojego zespołu”.

Czy widzisz jakąkolwiek wartość w ocenie okresowej? Jaką?

„To zdecydowanie wzajemne przekazanie informacji zwrotnej oraz szansa, aby dowiedzieć się, jak postrzegana jest moja praca. Mogę również podzielić się moimi spostrzeżeniami na temat całej organizacji – nie zawsze jest na to wystarczająco dużo czasu na co dzień. Osobiście udało mi się określić problem, który wcześniej nie był przeze mnie postrzegany jako wyzwanie dopiero właśnie w trakcie spotkania”.

„Swobodna i nieskrępowana wymiana informacji zwrotnej po obu stronach jest cenna sama w sobie, ale największą wartością jest wynik – co mogę zrobić przed kolejnym spotkaniem”.

„Najcenniejszym wynikiem spotkania była możliwość zorganizowania naszej inicjatywy edukacyjnej – teraz cały zespół może uczyć się od doświadczonego przedsiębiorcy – wszyscy wiedzieliśmy, że powinniśmy zorganizować coś takiego, ale zostało to wreszcie zorganizowane dopiero po spotkaniu”.