Proces wystawiania faktur przeszedł już swego rodzaju rewolucję i mało który przedsiębiorca obecnie wystawia faktury ręcznie na dedykowanych do tego bloczkach. Zdecydowanie częściej korzystają oni z wygodnych narzędzi zainstalowanych na komputerach lub z rozwiązań chmurowych, które są jeszcze lepsze, bo dają nieograniczony dostęp do fakturowania zawsze i wszędzie.
Instytucje państwowe w coraz szerszym zakresie oferują swoje usługi online, digitalizują dokumenty i kontakt z podatnikami i płatnikami. W ślad za tą tendencją rządzący wdrożyli innowacyjny Krajowy System e-Faktur (KSeF), który, mówiąc w skrócie, przechowuje wszystkie faktury generowane przez polskie przedsiębiorstwa.
Dla kogo i od kiedy jest obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
KSeF jest dostępny już od 01.01.2022 r., jednak wciąż nieobowiązkowy. Obecnie mogą z niego korzystać:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) dla wszystkich podatników VAT wejdzie w życie w połowie 2024 roku (dokładnie stanie się to 1 lipca).
Początkowo datą wprowadzenia obowiązku fakturowania elektronicznego miał być początek 2024 roku, jednak po konsultacjach publicznych Ministerstwo Finansów zdecydowało się na zmianę daty z 1 stycznia na 1 lipca, a dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT na 1 stycznia 2025 r.
Jednakże, nic nie stoi na przeszkodzie, aby rozpocząć dobrowolne korzystanie z systemu KSeF w najbliższym czasie, nie wyczekując połowy przyszłego roku lub wykorzystać ten czas na testy.
Bonusy dla firm, które już teraz zaczną korzystać z KSeF
Ministerstwo Finansów przygotowało kilka bonusów dla przedsiębiorców, którzy już teraz dobrowolnie przystąpią do korzystania z platformy KSeF. Są to:
- skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni,
- zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu,
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmuje KSeF,
- możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej,
- uproszczenie procesu rozliczania e-faktur korygujących in minus,
- brak konieczności wystawiania duplikatów faktur,
- brak konieczności przechowywania faktur wystawionych w KSeF.
W jakim celu wprowadzono Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Stwarzając to narzędzie rządzący obrali za cel usprawnienie procesu rozliczeń między przedsiębiorstwami, organami rządowymi oraz innymi instytucjami, a także redukcję biurokracji i kosztów związanych z zarządzaniem dokumentami. Oprócz powyższych innym ważnym celem jest oczywiście podniesienie transparentności – system elektroniczny pozwala na dokładniejszą kontrolę nad obiegiem dokumentów oraz umożliwia łatwiejsze audytowanie, w tym walkę z oszustwami podatkowymi i innymi nieprawidłowościami związanymi z obrotem faktur, co pozwoli na jeszcze lepsze uszczelnienie systemu podatkowego.
Wg danych przekazanych przez Ministerstwo Finansów, wprowadzenie obowiązku e-fakturowania może zwiększyć dochody budżetu państwa z tytułu VAT o 1,8 mld zł w 2025 r. i 10 mld zł w ciągu 10 lat.
Jak działa Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia generowanie faktur w strukturze XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. KSeF dokonuje weryfikacji zgodności dokumentu z odpowiednim standardem (schematem XML dla faktur) i przydziela unikalny numer identyfikacyjny. Po wystawieniu faktury, wystawca otrzymuje oficjalne potwierdzenie odbioru (UPO). Odbiorca faktury ma możliwość dostępu do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub wprowadzenie określonych informacji związanych z fakturą, co nazywa się dostępem anonimowym.
Faktury będą mogły być wystawiane zarówno z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, jak i przy użyciu programów komercyjnych. Większość dostawców programów księgowych działających do tej pory na rynku rozpoczęło już przygotowywanie i wdrażanie aktualizacji łączących narzędzia bezpośrednio z KSeF. Warto zatem sprawdzić na jakim etapie wdrożenia jest Twój dostawca, chyba że planujesz korzystać z gotowych rządowych narzędzi.
Rodzaje uprawnień w KSeF i sposoby ich nadawania
Dostęp do KSeF jest możliwy po założeniu indywidualnego konta. W systemie jest możliwe nadawanie uprawnień podmiotom zewnętrznym, np. biurom rachunkowym czy wybranej osobie fizycznej. System oparty jest na modelu poświadczeń, w którym wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby aby mogła przeglądać, wystawiać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Oczywiście uprawnienia będzie można nadać elektronicznie, bezpośrednio na rządowej stronie ksef.mf.gov.pl. Ministerstwo pozostawia również możliwość złożenia papierowego zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień w dedykowanym dla danego podmiotu urzędzie skarbowym, jednak dotyczy to tylko podatników i podmiotów niebędących osobami fizycznymi i nieposiadającymi możliwości uwierzytelniania przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Potencjalne problemy, które KSeF może sprowadzić na przedsiębiorców
Wprowadzenie KSeF to kolejny ważny krok w cyfrowej transformacji w biznesie. Jednakże, jak to zwykle bywa w przypadku nowych przepisów i systemów, również i tutaj w obszarze fakturowania istnieją potencjalne wyzwania i problemy, z którymi przedsiębiorcy i ich pracownicy będą musieli się zmierzyć – dlatego tak ważnym jest odpowiednie przygotowanie się do wdrożenia, dostosowanie wewnętrznych procedur i zorganizowanie wsparcia technicznego.
Na liście potencjalnych problemów wskazywanych przez ekspertów możemy znaleźć:
Koszty dostosowania
Wprowadzenie KSeF wiąże się z koniecznością przeznaczenia dodatkowych środków na nowe oprogramowanie lub aktualizację dotychczasowego oraz przeszkolenie pracowników, a także dostosowanie wewnętrznych procedur do nowych wymogów, co oprócz kosztów ściśle finansowych może generować również koszty czasu pracy pracowników oraz koszty pewnego okresu przestoju w działalności.
Problemy techniczne
Awarie i trudności w dostępie do różnych platform zarządzanych przez państwo nie są rzadkością. W tym przypadku awaria systemu może prowadzić do utraty dostępu do faktur lub opóźnień w rozliczeniach.
Kwestie bezpieczeństwa
Przedsiębiorstwa muszą ze szczególną starannością zaktualizować swoje wewnętrzne procedury bezpieczeństwa w zakresie przechowywania danych, aby uniknąć potencjalnych naruszeń prywatności i wycieków danych. Po stronie Ministerstwa KSeF jest utrzymywany przez Centrum Informatyki Resortu Finansów, które gwarantuje dostęp 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu. CIRF cyklicznie przeprowadza szczegółowe testy bezpieczeństwa, a dane są szyfrowane. Wprowadzono mechanizm uwierzytelnienia pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu. Pomimo zapewnień dotyczących najwyższych standardów bezpieczeństwa nie wszyscy przedsiębiorcy są w stu procentach przekonani, że nigdy nie dojdzie do żadnego wycieku, choćby fragmentów danych.
Problemy z integracją
Dla firm korzystających z różnych systemów informatycznych, integracja tych systemów z KSeF może być wyzwaniem. Konieczność zapewnienia płynności przepływu danych między różnymi platformami może okazać się trudna do osiągnięcia.
Podsumowując
Warto być gotowym na tę cyfrową rewolucję i w pełni wykorzystać jej potencjał , zarówno w kontekście usprawnienia procesów biznesowych, jak i przyczynienia się do większej przejrzystości i efektywności w obszarze podatków. Mimo, że system niesie za sobą pewne wyzwania, takie jak koszty dostosowania czy kwestie bezpieczeństwa, to oferuje również liczne korzyści, takie jak skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku, czy też zwolnienie z przechowywania faktur.
Zapewne początki używania KSeF w polskich przedsiębiorstwach nie będą należały do najłatwiejszych, ale po pierwszym szoku i przyzwyczajeniu się do nowej rzeczywistości praca osób opiekujących się fakturami i rozliczeniami finansowymi będzie łatwiejsza, usystematyzowana i pozbawiona „ścigania współpracowników o fakturki”. Oczywiście prowadzenie biznesu z takim założeniem będzie możliwe tylko wtedy jeśli obietnice Ministerstwa Finansów okażą się być prawdziwe, a system niezawodny.
