Nieustannie migające okienko z powiadomieniami, ogrom kanałów domagających się natychmiastowej uwagi i charakterystyczny dźwięk informujący o nowej wiadomości – komunikatory firmowe typu Slack to nie tylko narzędzia ułatwiające przepływ informacji w firmie, ale też często również główni winowajcy odrywania się od pracy, niepotrzebnego stresu i ginących w natłoku informacji zadań.

Dziś opowiemy Wam nieco o tym, jak korzystamy ze Slacka w Casbeg i jakie dobre praktyki warto wprowadzić, aby Slack ułatwiał pracę w firmie zamiast od niej odrywać.

Slack rośnie wraz z firmą

Niby banał, ale warto mieć tego świadomość. Każda kolejna osoba w firmie oznacza wzmożenie się komunikacji. Jeśli w 20-osobowym zespole Slack generuje Wam problemy:

  • częste powiadomienia odrywają ludzi od pracy,
  • mnogość wątków i kanałów nie pozwala się skupić,
  • rzeczy giną w nawale wiadomości

to gdy urośniecie do 30, 50, 100 i więcej osób, będzie tylko gorzej.

Warto mieć tego świadomość i wypracować zasady komunikacji wcześniej, zanim problem eskaluje.

skalowanie firmy linie komunikacji
Powiązania komunikacyjne w firmie w zależności od jej wielkości. Źródło: https://www.leadingagile.com/2018/02/lines-of-communication-team-size-applying-brooks-law/

Skonfigurujcie powiadomienia na Slacku

Wprowadzenie nowych nawyków przebiega dużo sprawniej, gdy środowisko wspiera zmianę zamiast ją sabotować. Zanim zaczniecie wprowadzać zmiany w miękkich aspektach, warto zajrzeć do zakładki Preferences -> Notifications.

Zapewne część z Was skrzywi się na samą myśl o całkowitym wyłączeniu powiadomień:

Jeśli wszyscy wyłączymy powiadomienia w firmie zapanuje chaos! Ludzie nie będą otrzymywać potrzebnych informacji na czas i wszystko będzie działo się wolniej.

Jeśli tak uważacie, przetestujcie, czy macie rację – zawsze możecie wrócić do poprzedniego sposobu działania, jeśli uznacie, że ten się u Was nie sprawdza. Z naszej perspektywy, sprawdzanie Slacka co dwie godziny i zbiorcze odpisywanie wtedy na wszystkie otrzymane wiadomości jest dużo efektywniejsze niż odrywanie się od pracy co 15 minut. Stan pełnego skupienia na wykonywanej czynności sprzyja dobrym efektom. Niestety, wejście w niego zajmuje nieco czasu (szacuje się, że około 20 minut), a musicie robić to każdorazowo po oderwaniu się od pracy.

Wiele wiadomości w ogóle nie powinno powstać/trafić na Slacka

W Casbeg widzimy to tak:

  • Nie wysyłaj wiadomości bez potrzeby – nikogo nie obchodzi, że odchodzisz od komputera na 15 minut;
  • Jeśli coś wymaga odpowiedzi w ciągu 2 godzin – wyślij to Slackiem;
  • Jeśli coś wymaga odpowiedzi w ciągu 1 dnia – wyślij mailem;
  • Jeśli coś nie wymaga odpowiedzi w ciągu 1 dnia – przegadaj temat na cyklicznym spotkaniu lub wyślij mailem, dając znać, że to nie jest pilne.

Dbajcie o jakość wysyłanych wiadomości

Warto nie tylko zmniejszyć ilość wysyłanych na Slacku wiadomości, ale też zwiększyć ich jakość.

Dłuższe wiadomości zamiast wielu krótkich sprawiają, że odbiorca nie otrzyma kilku/kilkunastu powiadomień w jednej sprawie, odrywających go od pracy i sugerujących, że temat jest o wiele ważniejszy niż (zazwyczaj) jest.

Wiadomości, które wysyłacie, nie powinny więc wyglądać tak:

ale tak:

Dbajcie też, aby wiadomości były zrozumiałe i zawierały komplet informacji w danej sprawie. Jeśli decydujecie się dać sobie więcej luzu w kwestii prędkości odpowiadania, zadbajcie o to, aby nie wystąpiła potrzeba doprecyzowania różnych zagadnień – inaczej stracicie czas zamiast go zaoszczędzić.

Nie powiadamiajcie innych bez potrzeby

  • Jeśli temat nie dotyczy całej firmy, nie powinien znaleźć się na kanale #general;
  • Komend @channel @here @everyone używajcie tylko wtedy, gdy jest to konieczne – zazwyczaj nie jest;
  • Kontynuujcie dyskusje w wątkach (threads), żeby nie przeszkadzać osobom, które nie są w nie zaangażowane.

Mądrze używajcie kanałów

1. Jeśli dana osoba jest zaangażowana w konkretny obszar jednorazowo, zazwyczaj nie ma potrzeby dodawać ją do dedykowanego kanału.

2. Warto na bieżąco weryfikować, czy wszystkie kanały, do których należysz, są Ci potrzebne i wyciszać (mute) lub usuwać się z tych, z których nie korzystasz.

3. Dobrą praktyką jest wrzucanie na kanałach grupowych informacji, które przydadzą się wszystkim uczestniczącym w danym projekcie. W przypadku Casbeg mowa przede wszystkim o kanałach poświęconych współpracy z danym klientem. Nawet, jeśli konkretne zagadnienie nie dotyczy wszystkich konsultantów, chcemy umożliwiać sobie nawzajem dostęp do historii tego, co wydarzyło się u klienta.

Korzystaj z funkcjonalności, które daje Slack

Czy wiesz, że możesz zintegrować Slacka z kalendarzem Google? A z Asaną? Sprawdzenie dostępnych integracji pod kątem tego, co faktycznie może ułatwić Wam codzienną pracę, to kolejna opcja na zwiększenie produktywności przy korzystaniu ze Slacka. Inną jest korzystanie z wbudowanych narzędzi, jak np. możliwość nagrania wiadomości głosowej. W Casbeg korzystaliśmy z niej m.in. przy tworzeniu nowej strony www – dużo łatwiej było wymienić się spostrzeżeniami co do projektów w ten sposób niż rozpisywać je w postaci wiadomości. Nagrania głosowe przydają się też, gdy przychodzi do streszczenia wniosków ze spotkania: poinformowanie nieobecnej osoby o tym, co ją ominęło, przebiega dużo sprawniej niż napisanie długiego maila w tym samym temacie.

Wreszcie, wiadomości głosowe mają jeszcze jedną przewagę nad tekstowymi – pozwalają uniknąć błędów komunikacyjnych. Dużo łatwiej jest błędnie zinterpretować czyjś nastrój lub intencje na bazie wiadomości tekstowej niż nagrania.

Last but not least: trzymajcie się nowych zasad

Jeśli nie będziecie egzekwować nowych zasad korzystania ze Slacka, szybko pójdą one w zapomnienie.

Jeśli ktoś Cię o coś pyta i coś robisz, nie odpisuj od razu. Odpowiedz po 30-90 minutach. Okaże się, że nic się nie stało – ale nie musiałeś/aś przerwać i się rozproszyć. Z czasem wszyscy w firmie nie tylko przyzwyczają się, że na odpowiedź trzeba poczekać, ale też, wiedząc to, częściej będą poszukiwać odpowiedzi na własną rękę i podejmować decyzje samodzielnie. A jeżeli pracujesz z dojrzałymi, doświadczonymi ludźmi, prawdopodobieństwo podjęcia dobrej decyzji bez wsparcia, jest znaczne.

Podobał Ci się ten post? Chcesz więcej?

Zapisz się do newslettera Casbeg Knowledge Sharing. Oprócz najnowszych artykułów dostaniesz w nim także materiały niedostępne nigdzie indziej.