Nieustannie migające okienko z powiadomieniami, ogrom kanałów domagających się natychmiastowej uwagi i charakterystyczny dźwięk informujący o nowej wiadomości – komunikatory firmowe typu Slack to nie tylko narzędzia ułatwiające przepływ informacji w firmie, ale też często również główni winowajcy odrywania się od pracy, niepotrzebnego stresu i ginących w natłoku informacji zadań.
Dziś opowiemy Wam nieco o tym, jak korzystamy ze Slacka w Casbeg i jakie dobre praktyki warto wprowadzić, aby Slack ułatwiał pracę w firmie zamiast od niej odrywać.
Slack rośnie wraz z firmą
Niby banał, ale warto mieć tego świadomość. Każda kolejna osoba w firmie oznacza wzmożenie się komunikacji. Jeśli w 20-osobowym zespole Slack generuje Wam problemy:
- częste powiadomienia odrywają ludzi od pracy,
- mnogość wątków i kanałów nie pozwala się skupić,
- rzeczy giną w nawale wiadomości
to gdy urośniecie do 30, 50, 100 i więcej osób, będzie tylko gorzej.
Warto mieć tego świadomość i wypracować zasady komunikacji wcześniej, zanim problem eskaluje.
Skonfigurujcie powiadomienia na Slacku
Wprowadzenie nowych nawyków przebiega dużo sprawniej, gdy środowisko wspiera zmianę zamiast ją sabotować. Zanim zaczniecie wprowadzać zmiany w miękkich aspektach, warto zajrzeć do zakładki Preferences -> Notifications.
Zapewne część z Was skrzywi się na samą myśl o całkowitym wyłączeniu powiadomień:
Jeśli wszyscy wyłączymy powiadomienia w firmie zapanuje chaos! Ludzie nie będą otrzymywać potrzebnych informacji na czas i wszystko będzie działo się wolniej.
Jeśli tak uważacie, przetestujcie, czy macie rację – zawsze możecie wrócić do poprzedniego sposobu działania, jeśli uznacie, że ten się u Was nie sprawdza. Z naszej perspektywy, sprawdzanie Slacka co dwie godziny i zbiorcze odpisywanie wtedy na wszystkie otrzymane wiadomości jest dużo efektywniejsze niż odrywanie się od pracy co 15 minut. Stan pełnego skupienia na wykonywanej czynności sprzyja dobrym efektom. Niestety, wejście w niego zajmuje nieco czasu (szacuje się, że około 20 minut), a musicie robić to każdorazowo po oderwaniu się od pracy.
Wiele wiadomości w ogóle nie powinno powstać/trafić na Slacka
W Casbeg widzimy to tak:
- Nie wysyłaj wiadomości bez potrzeby – nikogo nie obchodzi, że odchodzisz od komputera na 15 minut;
- Jeśli coś wymaga odpowiedzi w ciągu 2 godzin – wyślij to Slackiem;
- Jeśli coś wymaga odpowiedzi w ciągu 1 dnia – wyślij mailem;
- Jeśli coś nie wymaga odpowiedzi w ciągu 1 dnia – przegadaj temat na cyklicznym spotkaniu lub wyślij mailem, dając znać, że to nie jest pilne.
Dbajcie o jakość wysyłanych wiadomości
Warto nie tylko zmniejszyć ilość wysyłanych na Slacku wiadomości, ale też zwiększyć ich jakość.
Dłuższe wiadomości zamiast wielu krótkich sprawiają, że odbiorca nie otrzyma kilku/kilkunastu powiadomień w jednej sprawie, odrywających go od pracy i sugerujących, że temat jest o wiele ważniejszy niż (zazwyczaj) jest.
Wiadomości, które wysyłacie, nie powinny więc wyglądać tak:
ale tak:
Dbajcie też, aby wiadomości były zrozumiałe i zawierały komplet informacji w danej sprawie. Jeśli decydujecie się dać sobie więcej luzu w kwestii prędkości odpowiadania, zadbajcie o to, aby nie wystąpiła potrzeba doprecyzowania różnych zagadnień – inaczej stracicie czas zamiast go zaoszczędzić.
Nie powiadamiajcie innych bez potrzeby
- Jeśli temat nie dotyczy całej firmy, nie powinien znaleźć się na kanale #general;
- Komend @channel @here @everyone używajcie tylko wtedy, gdy jest to konieczne – zazwyczaj nie jest;
- Kontynuujcie dyskusje w wątkach (threads), żeby nie przeszkadzać osobom, które nie są w nie zaangażowane.
Mądrze używajcie kanałów
1. Jeśli dana osoba jest zaangażowana w konkretny obszar jednorazowo, zazwyczaj nie ma potrzeby dodawać ją do dedykowanego kanału.
2. Warto na bieżąco weryfikować, czy wszystkie kanały, do których należysz, są Ci potrzebne i wyciszać (mute) lub usuwać się z tych, z których nie korzystasz.
3. Dobrą praktyką jest wrzucanie na kanałach grupowych informacji, które przydadzą się wszystkim uczestniczącym w danym projekcie. W przypadku Casbeg mowa przede wszystkim o kanałach poświęconych współpracy z danym klientem. Nawet, jeśli konkretne zagadnienie nie dotyczy wszystkich konsultantów, chcemy umożliwiać sobie nawzajem dostęp do historii tego, co wydarzyło się u klienta.
Korzystaj z funkcjonalności, które daje Slack
Czy wiesz, że możesz zintegrować Slacka z kalendarzem Google? A z Asaną? Sprawdzenie dostępnych integracji pod kątem tego, co faktycznie może ułatwić Wam codzienną pracę, to kolejna opcja na zwiększenie produktywności przy korzystaniu ze Slacka. Inną jest korzystanie z wbudowanych narzędzi, jak np. możliwość nagrania wiadomości głosowej. W Casbeg korzystaliśmy z niej m.in. przy tworzeniu nowej strony www – dużo łatwiej było wymienić się spostrzeżeniami co do projektów w ten sposób niż rozpisywać je w postaci wiadomości. Nagrania głosowe przydają się też, gdy przychodzi do streszczenia wniosków ze spotkania: poinformowanie nieobecnej osoby o tym, co ją ominęło, przebiega dużo sprawniej niż napisanie długiego maila w tym samym temacie.
Wreszcie, wiadomości głosowe mają jeszcze jedną przewagę nad tekstowymi – pozwalają uniknąć błędów komunikacyjnych. Dużo łatwiej jest błędnie zinterpretować czyjś nastrój lub intencje na bazie wiadomości tekstowej niż nagrania.
Last but not least: trzymajcie się nowych zasad
Jeśli nie będziecie egzekwować nowych zasad korzystania ze Slacka, szybko pójdą one w zapomnienie.
Jeśli ktoś Cię o coś pyta i coś robisz, nie odpisuj od razu. Odpowiedz po 30-90 minutach. Okaże się, że nic się nie stało – ale nie musiałeś/aś przerwać i się rozproszyć. Z czasem wszyscy w firmie nie tylko przyzwyczają się, że na odpowiedź trzeba poczekać, ale też, wiedząc to, częściej będą poszukiwać odpowiedzi na własną rękę i podejmować decyzje samodzielnie. A jeżeli pracujesz z dojrzałymi, doświadczonymi ludźmi, prawdopodobieństwo podjęcia dobrej decyzji bez wsparcia, jest znaczne.
