45% zespołów sprzedaży za niską efektywność swojej pracy obwinia nadmiar zadań administracyjnych. Żmudne wypełnianie tabelek i ręczne wklepywanie danych do systemów to tylko część zadań, z powodu których brakuje czasu na bezpośrednie działania sprzedażowe. A co w przypadku, gdy – Twoim zdaniem – handlowcy mają wszystkie potrzebne zasoby do osiągania konkretnych wyników, czyli czas i narzędzia, a mimo to nie dowożą? Jak zwiększyć produktywność zespołu? Podpowiadamy.
Z tego artykułu dowiesz się
Produktywność zespołu: co to znaczy?
Zacznijmy od rozróżnienia trzech podobnych znaczeniowo pojęć, których niektórzy – niesłusznie – używają zamiennie.
Efektywność to stopień realizacji celów. W przypadku zespołu sprzedażowego będzie to np. % skutecznych follow-upów. Więcej informacji i porad dotyczących mierzenia i podnoszenia tego wskaźnika znajdziesz tutaj: Co wpływa na efektywność handlowców i jak ją poprawić? i tutaj: Jak poprawić efektywność handlowców B2B? | Anna Jarosławska | Casbeg Vlog #2.
Wydajność to ilość aktywności w jednostce czasu. Odpowiada na pytania: ile zrobił? czy jak szybko działa? Typowymi miarami są zrealizowane zadania, np. liczba wykonanych telefonów.
Produktywność to wartość wyników wygenerowanych w jednostce czasu w kontekście wykorzystanych zasobów.
Jak obliczyć produktywność zespołu?
To zależy od specyfiki danego działu i zakresu obowiązków jego członków. Zasobami mogą być m.in. roboczogodziny, leady i budżet. Natomiast jeśli chodzi o licznik w tym działaniu, mogą stanowić go np. zamknięte zgłoszenia (obsługa klienta), wartość pozyskanych leadów w danej kampanii (marketing) czy zamkniętych transakcji (sprzedaż). Produktywność zespołu obrazuje zwrot z inwestycji, podczas gdy efektywność mówi o skuteczności względem celu, a wydajność o samej aktywności.
Czy powyższy wzór na produktywność ma zastosowanie zawsze i wszędzie, a uzyskane wartości da się ze sobą porównywać? Oczywiście nie. Strategiczną rolę odgrywają tu m.in. rodzaj organizacji, jej wielkość i struktura. Przykładowo, w małych firmach często jeden pracownik odpowiada za zadania z kilku kategorii – odbiera telefony od klientów, domyka zamówienia i obsługuje social media marki. Jego aktywności są różnorodne i przeplatają się ze sobą. Trudno tu mówić o produktywności w odniesieniu do całości jego pracy.
Dlatego najczęściej produktywność zespołu jest regularnie mierzona w przedsiębiorstwach B2B czy e-commerce’sach, w których mamy do czynienia z licznymi wyspecjalizowanymi działami i jasną strukturą stanowisk.
Dlaczego produktywność zespołu ma fundamentalne znaczenie w B2B i e-commerce?
Ze wzorów, które poznałeś powyżej, od razu jesteś w stanie wywnioskować, który wskaźnik determinuje który. Z kolei wszystkie trzy powiązane ze sobą zmienne wpływają pośrednio lub bezpośrednio na:
- wyniki sprzedażowe – czyli przychody,
- poziom kosztów – niska skuteczność to większe wydatki na roboczogodziny, rekrutacje i onboarding czy związane z amortyzacją narzędzi,
- ogólną rentowność firmy – chcesz sprawdzić, jak bardzo? Zobacz, jak wygląda usługa analiza rentowności, realizowana przez ekspertów Casbeg,
- tempo skalowania biznesu – im szybciej rośnie sprzedaż, tym szybciej się rozwijasz,
- renomę marki i zadowolenie klientów – kompetentni i proaktywni pracownicy to klucz do sukcesu klienta. Dowiedz się więcej: Co to jest customer success? [PORADNIK od A do Z].
Motywacja wewnętrzna vs zewnętrzna – co naprawdę napędza produktywność zespołu? 6 wskazówek
Nie łudź się, że każdy pracownik będzie dążył do maksymalnej produktywności tylko dla własnej satysfakcji. Na pierwszym miejscu wśród bodźców, które sprzyjają poprawie jakości pracy, są pieniądze. Co oprócz odpowiedniego wynagrodzenia możesz zrobić, aby zwiększyć produktywność zespołu? Oto 6 podpowiedzi.
Kultura organizacyjna i atmosfera pracy
Zadbaj o klarowne zasady i sprzyjający klimat, a także:
- jasne komunikowanie roli lidera zespołu,
- wspieranie autonomii i rozwoju marek osobistych pracowników, zamiast traktowania ich jak budowanie konkurencji,
- organizowanie regularnych spotkań, np. feedback 360° co kwartał,
- wzmacnianie poczucia wpływu na sukcesu firmy poprzez dzielenie się osiągnięciami pracowników i kulturę doceniania (Recognition),
- benefity pozapłacowe, wyjazdy integracyjne itp.
Efektywne zarządzanie czasem i spotkaniami
Warto organizować szkolenia, jak optymalizować czas. Wpłynie to nie tylko na produktywność zespołu, ale też motywacje pracowników, którzy nie będą aż tak szybko się nużyć i męczyć. Chaos i nadmiar niepoukładanych zadań, a w efekcie brak satysfakcji z wykonywanej pracy, to jeden z kroków do wypalenia zawodowego. Co w tym obszarze możesz zrobić? Pokaż zespołowi te 4 koncepcje, które pomogą lepiej organizować czas:
- Metoda Matriz Eisenhowera – podział zadań na pilne vs ważne.
- Technika Pomodoro – 25 minut pracy i 5 minut przerwy.
- Time blocking – zablokowanie w kalendarzu bloków na deep work.
- Zasada Pareto – 20% wysiłków odpowiada za 80% efektów. Zrozumienie tej reguły sprawia, że skupiasz się na właściwych zadaniach.
Narzędzia wspierające produktywność zespołu
Wdrożenie CRM czy systemu marketing automation może znacząco przyspieszyć i usprawnić pracę handlowców, marketerów czy personelu obsługi klienta pod warunkiem, że odpowiednio je skonfigurujemy i zoptymalizujemy pod nasze procesy oraz ustawimy przemyślane automatyzacje. O jakich rozwiązaniach technologicznych warto też pomyśleć?
- Oprogramowanie do wielokanałowego kontaktu z klientami – np. prowadzenia wirtualnych spotkań, wysyłania wiadomości i udostępniania dokumentów. Świetnie, jeśli te aplikacje są zintegrowane z CRM’em i mają opcję automatycznego uzupełniania danych kontrahenta czy generowania podsumowań po spotkaniu.
- Aplikacje do komunikacji między- i wewnątrzdziałowej – przykład: Slack. Więcej na temat jego przydatności przeczytasz tutaj: Jak korzystać ze Slacka, żeby zwiększyć produktywność w firmie?.
- Narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami – przydzielanie zadań, monitorowanie statusów ich realizacji, przesyłanie plików, otrzymywanie powiadomień o zmianach i przypomnień o zbliżających się deadline’ach to tylko część funkcji Asany czy Trello. Niektóre aplikacje z tej kategorii mają też moduły ułatwiające motywowanie pracowników, np. z elementami grywalizacji.
Specjalizacje i automatyzacje zadań
Czy handlowcy powinni zajmować się obsługą klienta? – to tytuł artykułu Bartka Majewskiego, opublikowanego na naszym blogu. W małych firmach częstą praktyką jest wspomniany już wcześniej przypadek, że ta sama osoba pełni rolę handlowca i osoby obsługującej zgłoszenia. W większych taka pułapka dotyczy raczej rozgraniczenia pozyskiwania leadów od opieki nad kluczowymi klientami.
Jeśli w Twojej organizacji obowiązki każdego członka są ściśle określone, postaraj się wyraźnie zakomunikować:
- gdzie leżą granice kompetencyjne każdej specjalizacji,
- za co odpowiedzialność bierze dany członek działu,
- jakie czynności mają być wykonywane ręcznie, a które przejmuje automat.
Ścieżki rozwoju i szkolenia
Produktywność zespołu na pewno wzrośnie, jeśli każdy od początku będzie wiedział:
- jakie są ścieżki kariery w Twojej firmie,
- na jakiej podstawie może ubiegać się o podwyżkę, awans lub benefity pozapłacowe,
- czy zapłacisz za kursy, na które sam będzie chciał się wybrać, zarówno te związane z kompetencjami twardymi, jak i miękkimi,
- że w Twoim przedsiębiorstwie regularnie organizowane są szkolenia i warsztaty to norma, także jeśli chodzi o umiejętność zarządzania czasem i zadaniami.
Systemy premiowe a produktywność zespołu handlowców
Wracamy do początku, czyli kwestii pieniędzy. Człowiek szybko przyzwyczaja się do czegoś, co jest stałe i niezależne od jego starań. Dlatego wymyślono prowizje, które zwiększają efektywność m.in. działów sprzedaży. W Casbeg konstruujemy i wprowadzamy skuteczne i dopasowane do potrzeb, procesów oraz zasobów systemy prowizyjne.
Pokazujemy też, jak nie wpaść w pułapkę stosowania prowizji jako jedynego modelu wynagradzania, o czym Bartosz Majewski pisze w artykule pt. Czy powinieneś wynagradzać swoich handlowców wyłącznie prowizyjnie? O naszej pracy w tym kontekście więcej przeczytasz też tutaj: System premiowania handlowców. Jak pomagamy ustalać modele wynagrodzeń w zespołach sprzedażowych?
Jesteś ciekawy wyników współpracy z Casbeg?
Współpraca Autopay i Casbeg, w ramach której m.in. zmodyfikowano system wynagradzania, zaowocowała skróceniem:
- rozmów handlowych o ok. 20 minut,
- średniego cyklu sprzedaży o ok. 9 dni,
- procesu sprzedaży przed ofertą z 4 etapów do 2.
Jak zwiększyć produktywność menedżerów? Praktyczne wskazówki
Nie zapominajmy też o menedżerach, czyli osobach, które zarządzają całym działem. Często to na nich spoczywa odpowiedzialność za produktywność zespołu. Być może, skoro to czytasz, to jesteś jednym z nich.
W czasie pandemii liderzy/dyrektorzy/kierownicy, którzy pracowali z domu, mieli dylemat, jak ustawić sobie dzień tak, żeby nic ich nie rozpraszało i nie zakłócało produktywności. Wtedy na nasz blog wrzuciliśmy 9 patentów na poprawę produktywności dla menedżerów pracujących zdalnie. Jeśli Twój tryb pracy po zakończeniu lockdownu się nie zmienił albo pracujesz hybrydowo, nasze wskazówki są nadal aktualne. Część z nich nadaje się także do wykorzystania przez osoby, które swoje obowiązki realizują w warunkach biurowych.
A oto 3 sposoby na wyższą produktywność, które powinien znać każdy manager:
- Zasada Leverage Thinking – deleguj mikrozadania, buduj systemy, które w dłuższej perspektywie będą działać bez Twojego udziału, a także inwestuj w ludzi, którzy pomnożą Twój wpływ. Od czego zacząć? Warto spojrzeć z boku na swoją działkę i pozwolić zadziałać komuś z zewnątrz.
Usługa tymczasowego managera powstała z myślą o bezstronnej analizie, obiektywnych audytach, naprawie niedziałających procesów, rzetelnym porządkowaniu zasobów i trackowania zadań oraz wsparciu we wdrażaniu zmian. Zajrzyj, w czym mogą pomóc Ci np. Interim Sales Manager i Interim Marketing Manager od Casbeg.
- Zasada 0-1-∞ (Zero, One or Infinity) – nie rób, zrób raz i to zautomatyzuj, czyli np. nie twórz ręcznie tego samego raportu co tydzień. Zrób raz i na stałe, czyli przygotuj dashboard, który będzie się sam aktualizował.
- 1 najważniejszy cel na tydzień – zdefiniuj 1 cel, który w danym tygodniu będzie absolutnym priorytetem. Dzięki temu nie zatracisz się w bieżączce.
Większa produktywność zespołu – dobre praktyki
A teraz podzielę się z Tobą pięcioma niepozornymi tipami, których zastosowanie może mocno wesprzeć produktywność zespołu i Twoją. Wybierz z nich te, które najlepiej sprawdzą się w Twoim biznesie.
1. Wprowadź zasadę zero spotkań bez agendy
Jeśli spotkanie ma trwać dłużej niż 30 minut, jego cel i kolejność poruszania poszczególnych tematów powinny być udostępnione uczestnikom.
2. Nie przesadzaj ze spotkaniami
Co najmniej jeden w dzień tygodniu powinien być dniem ciszy, czyli maksymalnego skupienia pracowników na swoich zadaniach, zamiast rozpraszania się przygotowaniem do spotkania, udziałem w nim oraz rozmyślania o nim po powrocie do biurka.
3. Stwórz czarną listę klientów
Jeśli brakuje Wam czasu na zaopiekowanie się wszystkimi klientami na odpowiednim poziomie, przygotujcie listę tych, którzy w przeszłości generowali problemy lub straty, np. opóźniali dokonanie płatności bądź współpraca z nimi była mało rentowna. Zostaw ich na koniec dnia.
4. Regularność analiz to must have
Nie wystarczy analizować szczegółowych KPI sprzedaży tylko wtedy, gdy zauważacie problemy. Dashboardy sprzedażowe, które aktualizują się na bieżąco, powinny być czymś oczywistym. Tylko systematyczne monitorowanie ROS i innych wskaźników gwarantuje odpowiednio wczesne wychwycenie negatywnych trendów i szybką reakcję.
5. Zbieraj i analizuj dane dotyczące klientów i rynku
Wbrew pozorom, nie tylko kwestie organizacyjne mają wpływ na produktywność zespołu. Kolejnym czynnikiem jest jakość samej oferty. Badania rynku i grupy docelowej pomagają lepiej rozumieć potrzeby i oczekiwania odbiorców, co przekłada się na lepsze dostosowanie strategii sprzedażowych i ulepszanie oferty.
Jak możesz zwiększyć produktywność zespołu z Casbeg? Sprawdź!
Na wyniki Twoich pracowników i drogę do ich uzyskania może oddziaływać wiele czynników. Analizę bieżącej sytuacji powierz ekspertom Casbeg, którzy zdiagnozują przyczyny niskiej jakości pracy członków organizacji i pomogą dobrać rozwiązania na miarę Twojego biznesu. Umów się z naszym konsultantem, który opowie Ci, co możemy dla Ciebie zrobić w ramach usług Doradztwo sprzedażowe i Doradztwo marketingowe, aby zwiększyć produktywność zespołu handlowców lub marketerów.
