Tekst zaktualizowany 14.02.2023

Every breath you take
Every move you make
Every bond you break
Every step you take
I’ll be watching you


– The Police, Every Breath You Take

Internet to miejsce, w którym szybko znajdziemy odpowiedzi na nurtujące nas pytania, także te dotyczące firm, spółek czy kontrahentów. Już od dłuższego czasu możesz sprawdzić dowolną spółkę zarejestrowaną w polskim Krajowym Rejestrze Sądowym pod kątem przychodów, zysków, kosztów i struktury własnościowej. Weryfikując informacje, dowiesz się także, czy dana spółka wypłaciła dywidendę. A to wszystko za darmo! Czasy, w których musieliśmy korzystać z płatnych serwisów odeszły w zapomnienie. Obecnie wystarczy numer KRS firmy i chwila czasu – a sprawdzimy kontrahentów, ustrzegając się od ewentualnych strat.

Zajrzyj do Krajowego Rejestru Sądowego, jeśli Twoim klientem jest każda spółka prawa handlowego, czyli spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo – akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna. Te rodzaje działalności gospodarczej mają obowiązek bycia wpisanymi do KRS. Uzyskane w ten sposób podstawowe informacje o firmie kontrahenta pomogą Ci w dochowaniu należytej staranności. Jako podatnik powinieneś zweryfikować swojego kontrahenta, czyli dostawcę towarów i okoliczności transakcji z nim zawieranej.

W bezpłatnych rejestrach publicznych, takich jak KRS zweryfikujesz informacje głównie o firmach krajowych. W przypadku firm zagranicznych możliwości wyglądają inaczej.

Instrukcja krok po kroku jak sprawdzić kontrahenta w KRS

Dokumenty, do których macie dostęp, sprawdzając kontrahenta w KRS:

W KRS sprawdzisz takie dokumenty jak:

  1. Roczne sprawozdanie finansowe:
    – Bilans,
    – Rachunek zysków i strat,
    – Informacja dodatkowa,
    – Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
    – Rachunek przepływów pieniężnych.
  2. Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego,
  3. Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
  4. Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty,
  5. Sprawozdanie z działalności,
  6. Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
  7. Skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe:
    – Skonsolidowany bilans,
    – Skonsolidowany rachunek zysków i strat,
    – Informacja dodatkowa,
    – Skonsolidowane zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
    – Skonsolidowany rachunek przepływów pieniężnych.
  8. Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej,
  9. Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego,
  10. Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty,
  11. Sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,
  12. Skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Dzięki tej możliwości nie tylko po prostu sprawdzisz potencjalnego kontrahenta. Skorzystaj z możliwości i wprowadź w swojej organizacji szereg zmian, dzięki którym zyskasz więcej lub stracisz mniej. Pamiętasz jeszcze czasy, w których za zweryfikowanie pojedynczego podmiotu trzeba było zapłacić 25 PLN? No właśnie, skoro teraz robimy to samo w nieograniczony, i darmowy sposób, to dlaczego z niego nie korzystać?

Jak sprawdzić dochody firmy z wykorzystaniem rocznego sprawozdania finansowego?

Aby sprawdzić przychody kontrahenta, powinieneś najpierw pobrać roczne sprawozdanie finansowe ze strony https://ekrs.ms.gov.pl/. Potrzebujesz do tego numer KRS danej spółki. Plik jest w formacie XML. Aby go otworzyć, musisz użyć specjalnego programu. Możesz także skorzystać z bezpłatnych narzędzi dostępnych online, tzw. czytników XML.

Jakie rodzaje działalności gospodarczej sprawdzisz w KRS?

Nie każdą formę działalności gospodarczej znajdziesz w rejestrze. W tej bazie masz dostęp do danych spółek, stowarzyszeń, związków (pracodawców, zawodowych, sportowych), spółdzielni, towarzystw, cechów, izb rzemieślniczych oraz organizacji pożytku publicznego.

Dane spółki, jakie do tego potrzebujesz to jedno z poniższych:

  • numer KRS,
  • numer NIP,
  • numer REGON,
  • nazwa podmiotu.

Jeżeli chcesz zweryfikować jednoosobową działalność gospodarczą, musisz skorzystać z CEIDG. W centralnej ewidencji znajdziesz także ewentualne dane wspólników sprawdzanych przedsiębiorców. To, czy ktoś jest obecnie czynnym podatnikiem VAT zweryfikujesz na https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Biała lista jest ważnym miejscem, ponieważ założenie firmy zawsze wiąże się z nadaniem numeru VAT. Jeśli nie chcesz mieć nieprzyjemnych następstw w urzędzie skarbowym, koniecznie sprawdź podatnika zanim przelejesz środki na jego numer konta.

Analiza leadów przychodzących

Wskazane jest, aby każdy lead, zanim zostanie kontrahentem, przed pierwszą rozmową został sprawdzony pod kątem wyników finansowych w KRS. Twój handlowiec powinien od samego początku wiedzieć, ile przychodu, zysków i kosztów ma jego potencjalny kontrahent. Zmień procedury researchu w dziale handlowym, a z pewnością nie pożałujesz. Jeżeli potrzebujesz w tym zakresie wsparcia – odezwij się do nas! Warto zajrzeć do rejestru przedsiębiorców, sprawdzić w rejestrze dłużników niewypłacalnych informacje dotyczące danej firmy, dowiedzieć się, czy podmiot jest czynnym podatnikiem VAT. Kto ma zadbać o Twoje przychody, jeśli Ty sam o nie nie dbasz?

Miejsca, w których sprawdzisz kontrahenta pod kątem kondycji finansowej to:

  • Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor),
  • Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA,
  • KBIG – Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (tu sprawdzisz też podmioty zagraniczne),
  • Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych.

Osoby fizyczne sprawdzisz w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. W KRZ znajdziesz ujawnione postępowania upadłościowe, restrukturyzacyjne, o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej oraz egzekucyjne. Na portalu możesz sprawdzić obwieszczenia wymagane przez prawo upadłościowe oraz prawo restrukturyzacyjne. Wyszukasz wspólników spółek osobowych, składników masy upadłości i doradców restrukturyzacyjnych oraz zweryfikujesz autentyczność dokumentu.

Analiza prospektów pod marketing wychodzący

Istnieją branże, w których ilość zatrudnionych ludzi nie jest silnie skorelowana z przychodami tak jak np. w branży usługowej. Taką branżą są np. produkty IT czy SaaSy. Jeśli Twoją grupą docelową są właśnie tego typu spółki – możesz sprawdzać je w KRS np. przed napisaniem do nich na LinkedIn czy wysłaniem cold maila. Podmioty gospodarcze, nawet te wyglądające na godne zaufania warto weryfikować.

Oczywiście te możliwości będą dostępne tylko dla tych, którzy mają marżowość oraz Lifetime Value na poziomie uzasadniającym dodatkową inwestycję w prospektowanie. Wiadomo, że to są dane sprzed pół roku – ale najlepszą przepowiednią przyszłego wyniku jest wynik przeszły. Bazując na twardych danych, zamiast błądzić po omacku, będziesz w stanie zaprojektować strategię i z sukcesem ją zrealizować.

Analiza udzielanych kredytów kupieckich i terminów płatności

Spółki nierentowne, które nie dysponują finansowaniem zewnętrznym, nie powinny dostawać od Ciebie propozycji finansowania innych, niż płatność z góry. I nie, nie mówimy tutaj tylko o niewielkich kwotach. Dla lubiących ryzyko przedpłata 50% to w takim przypadku rozsądne minimum. Jeśli ktoś użyje argumentu „ale nadrobiliśmy mocno w 2021” – odbij to prośbą o wgląd do dokumentu z danymi za 2021. Dane spółki, dotyczące sprzedaży towarów, przychody i inne dokumenty zawierające istotne informacje – masz prawo o nie prosić, jesli ktoś oczekuje od Ciebie dużej kwoty pieniężnej. To, czego dowiesz się o statusie finansowym firmy już na samym początku ewentualnej współpracy jest kluczowe.

E-book

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.

Analiza skali zleceń w relacji do wielkości i zyskowności dostawców

Masz podwykonawców? No to teraz będziesz wiedzieć, jak dużym procentem ich przychodów jesteście. W tekście „Czy budujesz biznes, który przetrwa złą pogodę” znajdziesz fragment:

Każdy mały software house jest dwie niezapłacone faktury od bankructwa. Każdy średni – półtorej, ponieważ wzrost kosztuje, i to dużo. W sytuacji, gdy firmy zaczynają zalegać z płatnościami, ma bardzo duże znaczenie, czy na Twoje przychody składa się trzech kluczowych klientów, czy też 100 klientów płacących nieco mniej.

Jeśli Twój największy klient zostawia u Ciebie 30% Twoich rocznych przychodów, to ma wobec Twojej firmy bardzo silną pozycję negocjacyjną. Załóż, że jest tylko kwestią czasu, aż się tego dowie. I pewnie zacznie oczekiwać od Ciebie specjalnych względów, obniżek i długich terminów płatności. Bo może.

Analiza zdrowia obecnych klientów

Utrzymywanie obecnych klientów, realizowanie ich celów i dbanie o dobre relacje jest oczywiście niezmiernie istotne i bardziej opłacalne, niż pozyskiwanie nowych. Jednak zawsze powinieneś mieć na uwadze także swoje dobro – zadbaj o firmę i jej interesy. Nie spalaj czasu, sił i funduszy na nieperspektywiczne współprace. Powinieneś wiedzieć, jak zdrowi są Twoi klienci. Sprawdź to. Zerknij do Krajowego Rejestru Sądowego i sprawozdań finansowych. To, że ktoś do tej pory wydawał się w pełni „zdrowym” kontrahentem nie oznacza, że coś się nie zmieniło, np. w kwestii przychodów.

Analiza konkurencji

Chcesz wiedzieć, ile naprawdę Twój konkurent ma przychodów? Kosztów? Zysków? Jaką ma politykę dywidendową albo strukturę własnościową? Czy jako kontrahent prawidłowo rozlicza podatki? Teraz możesz się tego dowiedzieć, zaledwie w kilka kliknięć. Krajowy Rejestr Sądowy to miejsce, w którym warto szukać pomocy.

Analiza własnego ryzyka

Jako przedsiębiorca powinieneś zakładać, że Twoi kontrahenci, partnerzy i dostawcy przebadają Cię dokładnie tak, jak Ty przebadasz ich. Zabezpiecz się przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami i podejmij działania wyprzedzające, jeśli okażą się konieczne. Bilans zysków i strat zdecydowanie pokazuje, że warto to zrobić. Zajrzenie do krajowego rejestru nie zajmie Ci wiele czasu, a sprawdzenie przedsiębiorcy, z którym chcesz współpracować to dobry sposób na zapewnienie sobie bezpieczeństwa. Tym bardziej że jedyne, czego potrzebujesz to Internet i jego numer KRS!

Współpracownicy na pewno będą Ci wdzięczni za wysłanie im mailem tego blogposta. My też.

Informacja jest ropą XXI wieku. Analityka jest silnikiem spalinowym.

Peter Sondergaard EVP & Global Head of Research, Gartner
Jak sprawdzić kontrahenta w KRS
źródło: marvelcinematicuniverse.wikia.com

Aby sprawdzić kontrahenta, firmy i spółki zarejestrowane w KRS oraz otrzymać dostęp do ich sprawozdań finansowych wystarczy wejść w ten link.

Podobał Ci się ten post? Chcesz więcej?

Zapisz się do newslettera Casbeg Knowledge Sharing. Oprócz najnowszych artykułów dostaniesz w nim także materiały niedostępne nigdzie indziej.