Nawiązując współpracę z nowym klientem lub dostawcą, warto najpierw sprawdzić, czy jest on wypłacalny. To brzmi jak banał, ale sporo ludzi zapomina o tym, by zweryfikować kontrahentów. Nieuregulowane zobowiązania spółki, która ma stać się Twoim partnerem w biznesie, mogą przecież pośrednio odbić się także na Tobie.

Jeżeli masz wątpliwości co do działalności gospodarczej i zobowiązań finansowych danego przedsiębiorstwa, koniecznie musisz sprawdzić wypłacalność firmy. Do rozpoczęcia procesu nie potrzeba wiele – wystarczy nazwa firmy, numer NIP czy REGON.

Podstawowe informacje – gdzie i co sprawdzić

To, co warto sprawdzić na samym początku, to kwestie dotyczące ewentualnej upadłości czy zadłużenia oraz ogólnej kondycji finansowej firmy. W zależności od tego, czy Twój dostawca to spółka, organizacja pozarządowa czy działalność jednoosobowa, będziesz musiał zajrzeć do CEiDG lub KRS.  Są one podstawowym źródłem wiedzy.

Jednoosobowe działalności gospodarcze

Podstawowe informacje o jednoosobowych działalnościach gospodarczych (JDG) znajdziesz w CEiDG. Weryfikując osobę, która prowadzi JDG, warto zacząć właśnie w tym miejscu, ponieważ wgląd w te elementarne dane pokaże Ci, czy w ogóle musisz sprawdzać dalej. Najważniejsze jest skontrolowanie kwestii dotyczących upadłości / postępowania naprawczego / postępowania restrukturyzacyjnego. Nieprawidłowości widoczne w CEiDG powinny zapalić Ci czerwoną lampkę. 

Jak sprawdzić wypłacalność firmy

Zadłużenie, upadłość firmy oraz ogólną kondycję finansową kontrahenta najlepiej sprawdzić w KRS

W Centralnej Informacji KRS zweryfikujesz dane dotyczące przedsiębiorców:

  • spółek jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnych oraz europejskich.
  • przedsiębiorstw państwowych, instytutów badawczych i innych podmiotów wymienione w art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Ponadto w KRS znajdziesz rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. 

Roczne sprawozdania finansowe znajdziesz na https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/, a informacje o dłużnikach w Rejestrze Należności Publicznoprawnych. Warto dodać, że w RNP figurują tylko dłużnicy, których łączna kwota należności wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia ich w terminie wynosi co najmniej 5000 zł.

Sprawdź, czy klient jest wypłacalny dzięki BIG

Kolejnym miejscem, w którym można dowiedzieć się więcej o wiarygodności kontrahenta, jest Biuro Informacji Gospodarczej. Każdy przedsiębiorca może założyć konto w takim serwisie i sprawdzić, czy jego potencjalny kontrahent jest wypłacalny, czy ma jakieś niezapłacone zobowiązania. Jeśli warunki umowy dostawy usług czy za dostarczone towary zostały naruszone poprzez nieopłacenie faktur, z BIG masz możliwość dodania informacji o zadłużeniu w danej firmie.

Dostęp do Biura Informacji Gospodarczej jest płatny – warto jednak korzystać z takich narzędzi, jeśli zależy nam na szybkim i efektywnym sprawdzeniu, czy kontrahent jest wypłacalny.

Gdy kontrahent jest płatnikiem VAT – po co to sprawdzać

Aby zweryfikować, czy dostawca jest płatnikiem VAT, należy sprawdzić tzw. białą listę. Zwolnieni z tego obowiązku jesteśmy w dwóch przypadkach:

  • gdy podatnik nie jest VAT-owcem;
  • gdy transakcja opiewa na kwotę niższą niż 15 000 PLN. 

No dobrze, ale dlaczego w ogóle ma nas interesować, czy dany podmiot jest, czy nie jest podatnikiem VAT? No cóż, przesłanie pieniędzy na konto, które nie figuruje na białej liście, może mieć dla nas nieprzyjemne konsekwencje:

  • Brak możliwości zaliczenia danej kwoty do kosztów uzyskania przychodu (lub jej części – jeżeli tylko część kwoty została wpłacona na numer rachunku, który nie widnieje na białej liście). 
  • Ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe. Dotyczy to sytuacji, w której nie opłaci on należnego VAT-u od danej transakcji.

Choć każdorazowe sprawdzanie może być męczące, to jak widać, uniknięcie ewentualnych następstw jest tego warte. W większości przypadków płatności realizuje księgowa czy inna wyznaczona do tego osoba, ale jeśli zdarzy Ci się samodzielnie wysyłać przelew, to warto zdawać sobie sprawę z obowiązku sprawdzania białej listy, ponieważ odpowiedzialność spoczywa na Tobie. 

O co warto poprosić kontrahenta

Czy wypada nam prosić kontrahenta o jakiekolwiek dowody jego wypłacalności? Oczywiście – gdy gra toczy się o pieniądze, to kwestia weryfikacji bezpieczeństwa lokowania kapitału nie powinna być odczytywana jako przekroczenie granic. Rozpoczynając współpracę, możemy zatem poprosić o dokument z Urzędu Skarbowego potwierdzający, że dany kontrahent nie jest obciążony zaległościami podatkowymi. Możemy to także sprawdzić sami – o ile otrzymamy pisemną zgodę weryfikowanego podmiotu. 

Zwróć uwagę na zgodność danych, które otrzymałeś od kontrahenta oraz tych widocznych w KRS / CEiDG czy na portalu podatkowym. Często nawet już drobnostka może świadczyć o potencjalnej nieuczciwości dostawcy – sprawdź także szczegóły, takie jak adres firmy i kto może ją prawnie reprezentować.

Dobra opinia a fakty

Poczta pantoflowa to często najlepszy sposób dowiadywania się o czymś wartym uwagi i godnym zaufania. Nie warto jednak opierać się tylko na opiniach innych, szczególnie że potrzeby biznesowe każdego z nas mogą się różnić. 

Wyjaśnienie podstawowych kwestii, takich jak wypłacalność, jest kluczowe, ale warto też zweryfikować kontrahenta w inny sposób, niż tylko pod tym kątem:

  • Jaką ma opinię?
  • Czy jest uznanym przedsiębiorcą, czy dopiero zaczyna?
  • Czy jego etyka pracy współgra z Twoją?
  • Czy polityka tamtej firmy nie stanowi zagrożenia dla Twojej?

Są to oczywiście często kwestie kosmetyczne, ale już nie raz zdarzało się, że w momencie kompromitacji podmiotu X, obrywało się także tym, którzy z nim współpracowali

Szczególną uwagę na te kwestie powinny zwrócić firmy, które wyraźnie zaznaczają swoje wartości, takie jak choćby dbałość o środowisko, inkluzywność czy wspieradernie polskiej gospodarki. Jeśli swoją przewagę konkurencyjną opierasz na współpracy tylko z polskimi producentami, to informacja o tym, że jednak dany podmiot sprowadza produkty z Chin, nie wpłynie pozytywnie na wizerunek Twojej firmy. 

Uczciwość kontrahenta względem pracowników

Jeżeli dana firma ma opinię miejsca, w którym pracownicy nie dostają wypłat w terminie (lub, co gorsza, wcale), to będzie to nie tyle czerwona lampka, ile cała latarnia. 

Nie opłacanie składek zdrowotnych, oszukiwanie i niedotrzymywanie płatności względem pracowników to przede wszystkim zwyczajne chamstwo. Ale może – i często tak się dzieje – świadczyć o głębszych problemach firmy z płynnością finansową. Pewność usług takiego kontrahenta staje wtedy pod znakiem zapytania. 

Korzystaj ze swoich kontaktów 

Decydując się na podjęcie współpracy z kontrahentem, warto popytać o niego znajomych, pracowników byłych i obecnych, innych podmiotów, które mogły korzystać z jego usług. Poczytaj opinie na Google, sprawdź firmowego LinkedIna, zweryfikuj opinie na Clutchu. Choć czyjeś prywatne zdanie niekoniecznie powinno być decydującym argumentem, to jednak warto poznać cudze spojrzenie, bo być może dana osoba zwróciła uwagę na coś dla Ciebie nieoczywistego.

Płatne programy do weryfikacji kontrahenta – czy warto?

Wiele serwisów oferuje tworzenie płatnych zestawień o danym podmiocie. Główną zaletą takich rozwiązań jest oczywiście oszczędność czasu. W kilka sekund otrzymujesz kompleksowy raport. Jeżeli ktoś nie ma przestrzeni na własnoręczne poszukiwania, to taka metoda może się sprawdzić. 

Elementy raportu mogą się różnić w zależności od konkretnej aplikacji. Warto jednak wybrać taką, która proponuje nie tylko suche fakty, ale też np. ocenę ryzyka czy inne, oparte o dane, prognozy. Ponieważ sprawdzanie wypłacalności dostawcy nie powinno być zdarzeniem jednorazowym, lecz stałym, dobrze wybrać usługę, która zapewnia możliwość ciągłego monitorowania kontrahentów

Sprawdzanie wierzytelności i wypłacalności kontrahentów jest kluczowe, jeśli chcesz uniknąć konsekwencji nietrafionych decyzji biznesowych, zarządzać ryzykiem na portfelach klientów, prawidłowo określać warunki współpracy czy rozwijać swoją firmę na kolejnym poziomie. 

E-book

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.