Webinar w akcji, czyli jak realizować i promować Twoje webinary

Coraz więcej firm chce dzielić się wiedzą za pomocą webinarów. CEO firm, z którymi rozmawiałem, zakładają, że spotkania online będą dobrym sposobem na pozyskiwanie nowych leadów/klientów, wzrost sprzedaży czy zwiększenie rozpoznawalności marki.

Wybuch pandemii stał się katalizatorem tego procesu. Od marca 2020 roku tablice w mediach społecznościowych zostały „zalane” falą informacji o bezpłatnych webinarach, w przeróżnych formach: prezentacji, szkolenia, spotkania biznesowego czy seminarium.

Chętnych jest więc wielu, osób, którym to wychodzi – zdecydowanie mniej. Dlaczego? Bo nie byli przygotowani.

Jakie narzędzie wybrać? Na co zwrócić uwagę? Jak się przygotować? I najważniejsze – jak wypromować webinar, aby liczba uczestników zdziwiła – pozytywnie! – nawet Ciebie? Zapraszam do lektury.

Spis treści:

1. Co to jest webinar?
2. Czy webinar jest dla Ciebie?
3. Przed webinarem: przygotowanie i promocja
4. W trakcie webinaru: realizacja
5. Po webinarze: angażowanie
6. Checklista Twojego webinaru

Co to jest webinar?

Webinar (webinarium) to spotkanie online w czasie rzeczywistym, które może pełnić różne funkcje komunikacyjne: szkolenia, seminarium, prezentacji, wywiadu, spotkania na żywo. Zakłada interakcję z uczestnikami i prowadzącym oraz użycie nowych technologii.

Czy webinary są dla Ciebie?

Jeśli nigdy wcześniej nie realizowałeś podobnych form video – zastanów się, czy webinar jest najlepszym wyborem na początek. Webinary są trudnym formatem treści, ponieważ odbywają się w czasie rzeczywistym. Wszystko, co powiesz i zrobisz, zostanie przekazane na żywo uczestnikom. Każdy gest, każde zająknięcie, każdy błąd.

Warto zatem rozważyć rozpoczęcie przygody z contentem video od prostszych form jak np. vlog, webcast, nagranie wystąpienia publicznego albo sesja Q&A.

Lubisz wyzwania i mimo ryzyka chcesz rzucić się ze swoim webinarem na głębokie wody?

Przed webinarem (przygotowanie i promocja)

Z moich obserwacji wynika, że mimo wysokiego poziomu organizacji, świetnych rozmówców i chwytliwego tematu – niektóre z webinarów nie przyciągają oczekiwanej liczby uczestników. W dużej mierze wynika to z tego, że organizatorzy zapominają o promocji bądź spychają ją na dalszy plan. 

Jak zatem promować webinary, aby przyciągnąć satysfakcjonującą liczbę widzów?

1. Przygotuj plan promocji webinaru

Kluczem do sukcesu webinaru jest jego odpowiednie przygotowanie.

• jaki jest Twój cel?
• jaka jest Twoja grupa docelowa?
• co wyróżnia Cię na tle konkurencji?
• jaką wartość otrzyma widz, oglądając Twój materiał?

Zadaj sobie te pytania, po czym podaj odpowiedzi w wątpliwość. Już na etapie planowania szukaj luk, trop niespójności, identyfikuj elementy do poprawy.

Następnie rozpisz na osi czasu plan działania. Pamiętaj, żeby uwzględnić w nim informacje o osobach odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych zadań wraz z przypisanym precyzyjnym terminem realizacji. Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz, że daty Ci się „rozjadą”, a cały plan trzeba będzie układać na nowo.

2. Przygotuj landing z zapisem na webinar

Dedykowany landing page powinien być centrum działań, które pomogą Ci pozyskać osoby na webinar. Nie możesz pozwolić sobie na programistę albo brakuje Ci umiejętności graficznych? Wykorzystaj narzędzia drag&drop, dzięki którym łatwo stworzysz skuteczną stronę. Pamiętaj, żeby na landingu zawrzeć najważniejsze informacje o wydarzeniu, dowody społeczne oraz formularz z zapisem na wydarzenie.

3. Zadbaj o analitykę marketingową 

Zaimplementuj na stronę z landingiem kod śledzenia Google Analytics. Dzięki temu będziesz mógł zmierzyć: ile ruchu pozyskujesz na www, z jakich źródeł pochodzą użytkownicy, jaka jest jakość tego ruchu. Nie zapomnij również o skonfigurowaniu celu konwersji (zapis na webinar) oraz stworzeniu list remarketingowych, dzięki którym będziesz mógł zachęcić do zapisu niezdecydowane osoby.

Nie wiesz, jak poprawnie skonfigurować cele?

4. Uruchom kampanie płatne w social mediach oraz Google Ads

Mając zdefiniowaną grupę docelową lub personę oraz tematykę webinaru, możesz przygotować kampanie płatne na Facebooku, LinkedInie oraz w Google Ads. To najszybszy sposób na pozyskanie bardzo precyzyjne zdefiniowanego ruchu na landingu.

Social media sprawdzą się lepiej przy targetowaniu po danych demograficznych czy zainteresowaniach. Google Ads będzie skuteczny w przypadku użytkowników aktywnie poszukujących konkretnych informacji. W obu kanałach warto uruchomić remarketing, aby ponownie zachęcać zainteresowanych do zapisu na webinar.

5. Stwórz wydarzenie online na Facebooku oraz zaplanuj publikacje

Wydarzenie to jeden z najlepszych sposobów, by bezpłatnie promować webinary. Działaj krok po kroku:

1. Stwórz wydarzenie: przygotuj obszerny opis webinaru oraz zaproś pierwsze potencjalnie zainteresowane osoby.
2. Zaplanuj posty: na około 2 tygodnie przed webinarem umieszczaj tam interesujące informacje powiązane z webinarem takie jak: dla kogo jest ten webinar, sylwetka prelegenta, tematyka, linki do poprzednich webinarów (jeśli takie były), korzyści dla oglądających.
3. Uruchom sieć społeczną: zachęć pracowników oraz partnerów do udostępniania wydarzenia oraz do bezpośredniego zapraszania zainteresowanych.

6. Wyślij mailing do bazy klientów oraz do grupy docelowej

Masz bazę klientów lub bazę kontaktów? Przygotuj dla nich dedykowany mailing z zapisem na webinar. Pamiętaj również o wysłaniu follow-upów np. 2 dni oraz kilka godzin przed wydarzeniem. Jeśli natomiast chcesz trafić z informacją do nowych użytkowników, zrób research takich kontaktów, używając np. LinkedIn Sales Navigator.

7. Wdróż pop-upy na stronie www

Oprócz landing page’a warto zaprojektować dedykowane komunikaty pop-up, które będą wyświetlać się na Twojej stronie www na przykład:

• kiedy użytkownik spędzi na niej więcej niż 20 sekund,
• w momencie, kiedy będzie chciał opuścić Twoją stronę (tzw. exit pop-up).

W ten sposób zyskasz uwagę osób, które są zainteresowane Twoimi usługami, ale wcześniej nie miały pojęcia, że organizujesz webinar.

8. Opublikuj informację o webinarze w grupach w social mediach

Zrób research grup tematycznych, na których obecna jest Twoja grupa docelowa, a następnie zamieść tam informacje o webinarze wraz z zachętą do zapisu. Przed publikacją upewnij się jednak, że taki post będzie zgodny z regulaminem grupy. Sprawdź też, czy wykorzystujesz miejsca, w których rzeczywiście osoby z Twojej grupy docelowej są aktywne.

9. Odezwij się do partnerów, współpracowników oraz influencerów

Dobrą metodą promocji webinarów i spotkań online jest zaangażowanie firmowej sieci kontaktów: znajomych, partnerów, współpracowników, podwykonawców, ambasadorów marki, byłych pracowników itd. Utwórz listę takich osób i napisz do nich, zapraszając zarówno do uczestnictwa w wydarzeniu, jak i udostępnienia informacji o webinarze w swoich social mediach. Być może jest możliwość, żeby ktoś z nich umieścił informację o Waszym webinarze również w newsletterze?

9. Poproś o zadawanie pytań przed webinarem

Przed webinarem warto poprosić o zadanie pytań, na które odpowiesz na żywo w czasie wydarzenia. Zebranie ich wcześniej pozwoli Ci przygotować odpowiedzi, dzięki czemu unikniesz efektu zaskoczenia. Wyeliminujesz też ryzyko, że podczas webinaru nie padnie żadne pytanie i sesja Q&A nie będzie miała sensu.

10. Przetestuj webinar wcześniej. Dwa razy.

A nawet trzy. Testuj – to jedyna szansa, by nie dać się zaskoczyć w trakcie wydarzenia na żywo. Nie będziesz też później wyrzucał sobie, że miałeś wpływ na wiele rzeczy, jednak tego nie wykorzystałeś.

Daniel Kotliński, Marketing Manager Social Tigers

Zanim zaczniesz angażować dziesiątki czy setki osób podczas transmisji, spróbuj to zrobić na swoim prywatnym profilu dla kilku osób. Nie staraj się od początku być mistrzem webinaru w każdym aspekcie – buduj kompetencję stopniowo, zaczynając od wprawnego wyrażania się, nawiązywania kontaktu z odbiorcami i rozwiązując podstawowe problemy techniczne.

Najlepsza taktyka do promowania live’ów/webinarów? Regularność. ???? Do promocji live’ów na Facebooku wykorzystaj wydarzenia oraz planowanie transmisji. Zwiększasz liczbę touchpointów i możesz docierać z promocją do różnych segmentów odbiorców. Udostępnij trwający live na relewantnych grupach. Możesz również poprosić o to widzów (niektórzy prowadzący dodatkowo nagradzają udostępniających).

Zanim ogłosisz zapisy na webinar, przygotuj sekwencję (lub chociaż plan) komunikacji mailingowej, która będzie wysyłana w oczekiwaniu na transmisję. Chodzi o maile, które przypomną o wydarzeniu tuż przed jego rozpoczęciem (np. na 2-3 dni przed, kilka godzin przed i kilka minut przed startem). Na zaplanowany webinar przychodzi zazwyczaj 50-70% zapisanych osób – open rate jest wiarygodnym wskaźnikiem przybliżonej liczby uczestników. Zadbaj, by był jak najwyższy!

W trakcie webinaru (realizacja)

Samo zachęcenie do uczestnictwa w webinarze to dopiero pierwszy z etapów skutecznej realizacji tego projektu. Równie ważne jest to, jak webinar zostanie przygotowany pod kątem technicznym.

1. Wybierz narzędzie

Zanim zdecydujesz się na wybór narzędzia – przetestuj kilka i zastanów się, jakich opcji potrzebujesz, by webinar się udał. Możesz do tego użyć np. StreamYard, Freshmaila lub skorzystać z opcji w bardziej rozbudowanych ekosystemach takich jak np. Microsoft Teams.

2. Przygotuj prezentację do webinaru

Jeśli realizujesz webinar w pojedynkę – musisz przygotować prezentację. Dobrze przygotowana zwiększy zaangażowanie odbiorców i pozwoli im usystematyzować oraz zrozumieć materiał. Wyjątkiem są webinary w formie rozmowy lub wywiadu – w tym przypadku rzadko kiedy korzysta się z prezentacji. 

3. Zadbaj o odpowiednie tło, dobry mikrofon, kamerę i stabilne łącze

To najważniejsze aspekty techniczne webinaru, o które musisz zadbać. Nawet najlepiej wypromowane webinary okażą się fiaskiem, jeśli użytkownicy napotkają problemy techniczne, obraz będzie niewyraźny, a Ty słabo słyszany. Dobrą praktyką jest przygotowanie zapasowego połączenia internetowego, które uruchomi się automatycznie, jeśli główny dostawca Internetu niespodziewanie zawiedzie. 

4. Rozważ przygotowanie nagród dla uczestników webinaru

Przygotowanie nagród pozwoli Ci na zwiększenie zaangażowania użytkowników. Dla części z nich będzie to również silna zachęta do samego uczestnictwa w webinarze. Nagrodami, które sprawdzają się podczas webinarów, mogą być np. zniżka na produkt/usługę, której dotyczy webinar, darmowa konsultacja czy książka. 

Nagrody lub unikalne wartości mogą być dystrybuowane:

• szeroko: wszyscy uczestnicy webinaru dostają specjalną zniżkę,
• wąsko: trzech najbardziej aktywnych uczestników webinaru otrzyma książkę,
• poprzez selekcję opt-in: wszyscy uczestnicy, którzy wyrażą chęć zakupu naszego produktu w czasie 24 h od webinaru, otrzymają dodatkowo darmową konsultację (podając hasło „bażant”).

5. Podaj kontakt do prowadzącego

Umieszczenie danych kontaktowych w widocznym miejscu jest bardzo istotne pod kątem generowania rozmów już po webinarze. Upewnij się, że Twoje dane kontaktowe zostaną przekazane uczestnikom. Najlepiej, jeśli będą dostępne przez cały czas trwania webinaru np. w postaci stopki na slajdach w prezentacji lub w opisie prowadzącego. 

6. Transmituj webinar w kilku kanałach 

To, że realizujesz webinar w wybranym narzędziu, nie oznacza, że nie możesz go jednocześnie transmitować na takich platformach jak YouTube, Facebook czy LinkedIn w postaci transmisji na żywo. Wiele narzędzi oferuje taką opcję.

Zanim jednak zaczniesz transmitować webinar wszędzie, gdzie jest to możliwe – zastanów się, czy w Twoim przypadku jest to zasadne. Zebrałeś wcześniej zapisy lub webinar jest przeznaczony dla zamkniętej grupy osób? Nie korzystaj z tej możliwości.

Jeśli jednak webinar jest darmowy i ogólnodostępny, zrób wszystko, aby dotrzeć do jak największej liczby osób. 

7. Zarezerwuj czas na sesję Q&A

Przed oraz w trakcie webinaru może się pojawić sporo pytań od oglądających. Miej to na uwadze i zaplanuj przynajmniej 15-minutową sesję Q&A na koniec webinaru.

Poinformuj uczestników webinaru o sesji pytań i odpowiedzi oraz zachęć do zadawania pytań na bieżąco.

Jakub Kłos, Product Owner Infoshare Academy

Podczas realizacji webinaru powinniśmy pamiętać o kilku kluczowych sprawach.

Pierwszą z nich jest stabilne łącze internetowe, a najlepiej dwa. Niby oczywiste, ale byłem świadkiem kilku webinarowych katastrof spowodowanych wolnym łączem lub awarią Internetu.

W dalszej kolejności należy zapewnić jak najlepsze warunki audio. Słaba jakość dźwięku jest w stanie zepsuć odbiór treści. I nie uratuje nas przed tym nawet najwyższy poziom merytoryczny wydarzenia.

Będziesz udostępniał slajdy lub ekran swojego komputera? Zadbaj o czysty pulpit z neutralną tapetą. Postaraj się ukryć wszystkie swoje prywatne linki i foldery. Doskonale pamiętam wesołe miny koleżanek i kolegów z roku, gdy na komputerze naszego wykładowcy zobaczyliśmy zdjęcie z jego ostatniego pobytu „pod palmami”. True story! ????

Last, but not least – zorganizuj sobie wsparcie. W trakcie webinaru bardzo trudno jednocześnie rozmawiać z gościem, odpowiadać na pytania widzów oraz moderować komentarze, dbając przy tym o kwestie techniczne. Dwie lub trzy osoby zapewnią zdecydowanie lepszą jakość wydarzenia.

Po webinarze (angażowanie)

Udało się! Wypromowałeś i skutecznie zrealizowałeś webinar. Gratulacje!

Na tym jednak Twoja praca nie powinna się zakończyć. Teraz czas na to, aby skupić się na zaangażowaniu użytkowników i zrobieniu wszystkiego, by stali się Twoimi klientami.

Nie skupiaj się jednak na twardej sprzedaży. Dużo skuteczniejszą strategią jest – ponownie – dostarczenie jak największej wartości dla użytkownika oraz zbadanie jego potrzeb i problemów.

Jak to zrobić?

1. Wyślij e-mail z prezentacją z webinaru

Zbierając zapisy na webinar, tworzysz jednocześnie gotową bazę mailingową. Wykorzystaj ją do tego, aby po evencie wysłać do uczestników prezentację webinarową wraz z dodatkowymi materiałami (np. w postaci listy źródeł rozszerzających wiedzę). W takim mailu możesz również umieścić informacje na temat firmy lub usługi, o której była mowa podczas prelekcji.

2. Zbierz feedback

Zebranie feedbacku jest istotne z 2 powodów:

1. Będziesz wiedział, jak uczestnicy odebrali Twoją pracę i prezentację. Pozwoli to na udoskonalenie przyszłych webinarów oraz zdalnych rozmów handlowych.
2. Dzięki ankiecie możesz zweryfikować, jak użytkownicy oceniają tematykę webinaru i czy w ogóle warto realizować podobne wydarzenia w przyszłości.

Ankietę możesz wykonać za pomocą prostych narzędzi takich jak Google Forms czy Survicate. Warto zawrzeć w niej kilka krótkich pytań dotyczących opinii na temat poszczególnych aspektów webinaru. Dobrym rozwiązaniem jest również wysłanie badania NPS – jest to rozwiązanie szybsze dla użytkownika. Pozwoli Ci także na jednoznaczną ocenę tego, czy kolejne webinary są lepsze niż poprzednie.

3. Opublikuj materiały w mediach społecznościowych

Bardzo często zdarza się, że chętnych na obejrzenie webinaru jest znacznie więcej niż rzeczywistych uczestników. Część z nich mogła zapomnieć o webinarium, część mogła być zajęta lub coś im wypadło. Jeszcze inni mogli dowiedzieć się o wydarzeniu dopiero po fakcie.

Zadbaj o tych użytkowników i opublikuj materiały z webinaru (zapis wideo czy prezentację w social mediach). Dzięki temu uda Ci się dotrzeć do nowych odbiorców.

4. Wyślij follow-up do uczestników

Od webinaru minęło już kilka dni, emocje nieco opadły, a Ty odetchnąłeś z ulgą. Nie osiadaj na laurach – to idealny moment na kontakt z uczestnikami.

Możesz wykorzystać do tego adresy mailowe lub, jeśli nimi dysponujesz, numery telefonów. Zapytaj o wrażenia po webinarze, porozmawiaj o potrzebach i problemach, zweryfikuj, czy w grupie uczestników webinaru nie kryje się % użytkowników, którzy mogą zostać Twoimi klientami.

Pamiętaj też, aby zebraną bazę zapisać i wykorzystać ją w przyszłości w kampaniach outboundowych nastawionych na generowanie leadów oraz kampaniach newsletterowych.

Bartek Majewski, CEO Casbeg

Moim zdaniem kluczowym elementem w promocji firmy za pomocą webinarów jest spójność wszystkich elementów układanki. W firmach B2B, szczególnie tych ze skomplikowanymi procesami zakupowymi, które trwają miesiącami, nie należy liczyć na szybkie transakcje zawierane w dzień webinaru czy w jego trakcie. Stąd rozpatrywałbym webinary jako kolejny punkt styku, który powinien być spójny sam w sobie (przed, w trakcie i po webinarze), jak i w ramach wszystkich punktów styku klienta (strona, Youtube, social media) z naszą organizacją. Stąd, jeśli nigdy nie oferujesz swoim klientom rabatów, nie rób tego ani w trakcie, ani po webinarze. A jeśli twoja komunikacja jest nienachalna – ogranicz się do jednego e-maila po zakończeniu webinaru zamiast sześciokrotnego follow-upu.

Daniel Kotliński, Marketing Manager Social Tigers

Pamiętaj o domknięciu komunikacji po webinarze – wyślij maila z podziękowaniami, przypomnij o ofercie, wykorzystaj CTA zachęcające do dołączenia do grupy, innego wydarzenia czy śledzenia strony. Poproś o feedback, a kiedy otrzymasz pozytywnego maila – zapytaj o zgodę na wykorzystanie go w komunikacji w SM.

Webinary to skuteczne narzędzie zwiększające rozpoznawalność marki, ale również metoda generowania leadów sprzedażowych w firmach B2B. Dzięki webinarom masz szansę trafić do szerszego grona odbiorców, a przy okazji budować bazę kontaktów, którą później możesz wielokrotnie wykorzystywać. Jest to też świetna okazja na dywersyfikację produkowanych treści i komunikatów oraz kolejny punkt styku Twojej grupy docelowej z marką. Jeśli nigdy wcześniej nie przygotowywałeś webinarów – przetestuj tę formę pozyskiwania klientów. Jeśli jednak nie czujesz się na siłach, aby zadbać o wszystkie powyższe aspekty – odezwij się do nas. W Casbeg pomagamy klientom w skutecznej realizacji działań lead generation, w tym webinarów.