Coraz więcej firm decyduje na dzielenie się wiedzą za pomocą webinarów. Ci zarządzający, z którymi rozmawiałem zakładają, że tego typu komunikacja będzie dobrym sposobem na pozyskiwanie nowych leadów/klientów, zwiększenie sprzedaży czy zwiększenie rozpoznawalności marki.

Wybuch pandemii jeszcze bardziej spotęgował ten proces, przez co tablice na mediach społecznościowych zostały “zalane” informacjami o bezpłatnych webinarach biznesowych. 

Wiele osób ma jednak problem z przeprowadzeniem webinaru, ponieważ nigdy wcześniej tego nie robili. Jakie narzędzie wybrać? Na co zwrócić uwagę? Jak się przygotować do webinaru? Ale i najważniejsze – jak wypromować webinar, aby zebrać jak największą liczbę uczestników? 

Na końcu wpisu znajdziesz gotową checklistę, dzięki której o niczym nie zapomnisz podczas organizacji webinaru.

Jeśli nigdy wcześniej nie realizowałeś podobnych form video – zastanów się czy webinar to jest odpowiednia opcja dla Ciebie. Webinary są bardzo trudnym formatem treści, ponieważ nie dają możliwości poprawy potknięć – bo odbywają się na żywo. Warto zatem rozważyć start nagrywania contentu video od prostszych form jak np. vlog, nagranie wystąpienia publicznego albo sesja Q&A. Jeśli jednak chcesz zorganizować webinar…

Przygotuj plan promocji webinaru

Kluczem do sukcesu webinaru jest jego odpowiednie przygotowanie. Jaki jest Twój cel? Jaka jest Twoja grupa docelowa? Co Cię wyróżnia na tle konkurencji? Jaką wartość otrzyma widz, oglądając Twój materiał? Odpowiedz sobie na te pytania, a następnie podawaj swoje odpowiedzi w wątpliwość. Szukaj w nich luk, niespójności i elementów do poprawy już na etapie planowania.

Następnie rozpisz plan działania na osi czasu. Pamiętaj, żeby uwzględnić w nim odpowiedzialność personalną za wykonanie poszczególnych zadań wraz z przypisanym precyzyjnym terminem realizacji. Jeśli tego nie zrobisz, to istnieje duże ryzyko, że terminy Ci się “rozjadą” i nie zrealizujesz planu tak jak to sobie pierwotnie zakładałeś.

Przed webinarem (przygotowanie i promocja)

Z moich obserwacji wynika, że mimo wysokiego poziomu organizacji, świetnych rozmówców i tematu – niektóre z webinarów nie przyciągają oczekiwanej liczby uczestników. W dużej mierze wynika to z tego, że organizatorzy zapomnieli lub zepchnęli na dalszy plan promocję. Jak zatem podejść do promocji webinarów, aby przyciągnąć satysfakcjonującą liczbę widzów?

1. Przygotuj landing z zapisem na webinar

Dedykowany landing page powinien być centrum Twoich działań pozyskujących osoby na webinar. Jeśli nie masz zasobów i umiejętności graficznych, możesz wykorzystać narzędzia drag & drop, gdzie szybko stworzyć skuteczną stronę. Pamiętaj, żeby na landingu zawrzeć wszystkie najważniejsze informacje o wydarzeniu, dowody społeczne oraz formularz z zapisem na wydarzenie.

2. Zadbaj o analitykę marketingową 

Zaimplementuj na stronę z landingiem kod śledzenia Google Analytics. Dzięki temu będziesz mógł zmierzyć ile ruchu pozyskujesz na www, z jakich źródeł pochodzą użytkownicy i jaka jest jakość tego ruchu. Nie zapomnij również o skonfigurowaniu celu konwersji (zapis na webinar) oraz stworzeniu list remarketingowych, dzięki którym będziesz mógł ponownie zachęcić do zapisu tych, którzy się na to nie zdecydowali w pierwszej wizycie. Jeśli nie wiesz jak poprawnie skonfigurować cele – przeczytaj ten artykuł.

3. Uruchom kampanie płatne w social media oraz Google Ads

Mając zdefiniowaną grupę docelową lub personę oraz tematykę webinaru możesz przygotować kampanie płatne na Facebooku, LinkedInie oraz Google Ads. Dzięki temu najszybciej pozyskasz bardzo precyzyjne zdefiniowany ruch na landing. Social media sprawdzą się lepiej przy targetowaniu po danych demograficznych czy zainteresowaniach. Google Ads będzie skuteczne w przypadku użytkowników aktywnie poszukujących konkretnych informacji. W obu kanałach warto uruchomić remarketing, aby ponownie zachęcać użytkowników do zapisu na webinar.

4. Stwórz wydarzenie na Facebooku oraz zaplanuj publikacje

Wydarzenie to jedna z najlepszych form bezpłatnego promowania webinarów. Stwórz wydarzenie, przygotuj obszerny opis webinaru oraz zaproś pierwsze potencjalnie zainteresowane osoby. W kolejnym kroku zaplanuj posty i na około 2 tygodnie przed webinarem umieszczaj tam interesujące informacje powiązane z webinarem takie jak: przedstawienie prezentera, tematyki webinaru, linki do poprzednich webinarów (jeśli takie były), informacji o korzyściach dla oglądających, informacje dla kogo jest webinar. Zachęć również pracowników oraz partnerów do udostępniania wydarzenia na prywatnych oraz firmowych profilach, a także do bezpośredniego zaproszenia zainteresowanych.

5. Wyślij mailing do bazy klientów oraz do grupy docelowej

Jeśli masz bazę klientów lub/i bazę kontaktów to przygotuj dla nich mailing z zapisem na webinar. Pamiętaj również o wysłaniu follow upów np. 2 dni przed webinarem i kilka godzin przed. W przypadku kiedy chcesz trafić do nowych użytkowników, którzy do tej pory nie mieli żadnej interakcji z Twoją firmą – zrób research takich kontaktów. Możesz do tego użyć np. LinkedIn Sales Navigator.

6. Wdróż pop-upy na stronie www

Oprócz dedykowanego landing page’a warto zaprojektować dedykowane komunikaty pop up, które będą wyświetlać się na Twojej stronie www na przykład kiedy użytkownik spędzi na niej więcej niż 20 sekund lub w momencie, kiedy będzie chciał opuścić Twoją stronę (tzw. exit popup). W ten sposób możesz zyskać widownię, która jest zainteresowana Twoimi usługami, ale wcześniej nie miała pojęcia, że organizujesz webinar.

7. Opublikuj informację o webinarze na grupach w social media

Zrób research grup tematycznych, na których jest obecna Twoja grupa docelowa, a następnie opublikuj tam informacje o webinarze wraz z zachęceniem do zapisu. Przed publikacją upewnij się jednak, że taki post będzie zgodny z regulaminem grupy. Upewnij się też, że komunikujesz się w miejscach, które zebrały sporo członków Twojej grupy docelowej.

8. Odezwij się do partnerów, współpracowników oraz influencerów

Dobrą metodą promocji webinarów i innych wydarzeń online jest zaangażowanie firmowej sieci kontaktów: znajomych, partnerów, współpracowników, podwykonawców, ambasadorów marki, byłych pracowników etc. Zbierz listę takich osób i napisz do nich z zachęceniem zarówno do uczestnictwa w wydarzeniu, jak i udostępnienia informacji o webinarze na swoich social mediach. Być może jest możliwość, żeby ktoś z nich umieścił informację o Waszym webinarze również w swoim newsletterze?

9. Poproś o zadawanie pytań przed webinarem

Przed webinarem warto poprosić o zadanie pytań, na które następnie odpowiesz podczas webinaru. Zebranie pytań wcześniej pozwoli Ci na przygotowanie odpowiedzi, dzięki czemu unikniesz efektu zaskoczenia i wyeliminujesz ryzyko, że uczestnicy webinaru nie zadadzą żadnego pytania w trakcie i sesja Q&A nie będzie miała sensu.

10. Przetestuj webinar wcześniej. Dwa razy.

Tylko jeśli chcesz mieć pewność, że nic niespodziewanego nie wydarzy się w trakcie, na co mogłeś mieć wpływ, dzięki przetestowaniu webinaru wcześniej.

Daniel Kotliński, Marketing Manager Daniel Kotliński, Marketing Manager Social Tigers

Zanim zaczniesz angażować dziesiątki czy setki osób podczas transmisji, spróbuj to zrobić na swoim prywatnym profilu dla kilku osób. Nie staraj się od początku być mistrzem w każdym aspekcie – buduj kompetencję stopniowo, zaczynając od wprawnego wyrażania się, nawiązywania kontaktu z odbiorcami i rozwiązując podstawowe problemy techniczne.

Najlepsza taktyka do promowania live’ów/webinarów? Regularność. 🙂 Do promocji live’ów na Facebooku wykorzystaj wydarzenia oraz planowanie transmisji. Zwiększasz liczbę touchpointów i możesz docierać z promocją do różnych segmentów odbiorców. Udostępnij trwający live na relewantnych grupach. Możesz również poprosić o to widzów (niektórzy prowadzący dodatkowo nagradzają udostępniających).

Zanim ogłosisz zapisy na webinar, przygotuj sekwencję (lub chociaż plan) komunikacji mailingowej, która będzie wysyłana w oczekiwaniu na transmisję. Chodzi o maile, które przypomną o wydarzeniu tuż przed jego rozpoczęciem (np. na 2-3 dni przed, kilka godzin przed i kilka minut przed startem). Na zaplanowany webinar przychodzi zazwyczaj 50-70% zapisanych osób – open rate jest wiarygodnym wskaźnikiem przybliżonej liczby uczestników. Zadbaj, by był jak najwyższy!

W trakcie webinaru (realizacja)

Samo zachęcenie do uczestnictwa w webinarze to tylko pierwszy z etapów skutecznej realizacji tego projektu. Oprócz promocji równie ważne jest to jak webinar zostanie przygotowany pod kątem technicznym. Zanim zdecydujesz się na wybór jakiegokolwiek narzędzia – przetestuj je i zastanów się jakich opcji potrzebujesz. Możesz do tego użyć takich narzędzi jak Stream Yard, Freshmail czy skorzystać z wbudowanych opcji w bardziej rozbudowanych ekosystemach takich jak np. Microsoft Teams. Oprócz wyboru odpowiedniego narzędzia do webinaru jest kilka elementów, o które musisz zadbać, aby webinar okazał się sukcesem.

1. Przygotuj prezentacje webinaru

Jeśli webinar realizujesz w pojedynkę – musisz przygotować prezentacje. Dobrze przygotowana prezentacja zwiększy zaangażowanie odbiorców i pozwoli im lepiej usystematyzować oraz zrozumieć materiał. Wyjątkiem są webinary w formie rozmowy / wywiadu – w tym przypadku rzadko kiedy korzysta się z prezentacji. 

2. Zadbaj o odpowiednie tło, dobry mikrofon, kamerę i stabilne łącze

Najważniejsze aspekty techniczne, o które musisz zadbać. Nawet najlepiej wypromowane webinary okażą się fiaskiem, jeśli użytkownicy napotkają problemy techniczne lub Ty będziesz niewyraźnie widziany lub słyszany. Dobrą praktyką jest przygotowanie zapasowego połączenia internetowego, które automatycznie połączy się, kiedy główny dostawca internetu niespodziewanie zawiedzie. 

3. Rozważ przygotowanie nagród dla uczestników webinaru

Przygotowanie nagród pozwoli Ci na zwiększenie zaangażowania użytkowników. Dla części z nich będzie to również bardzo silna zachęta do samego uczestnictwa w webinarze. Nagrodami, które sprawdzają się podczas webinarów mogą być np. zniżka na produkt/usługę, o której mówi webinar, darmowa konsultacja czy książka. 

Nagrody lub unikalne wartości mogą być dystrybuowane szeroko (wszyscy uczestnicy webinaru dostają specjalną zniżkę) lub wąsko (trzech najbardziej aktywnych uczestników webinaru otrzyma książkę) lub poprzez selekcję opt-in (wszyscy uczestnicy, którzy wyrażą chęć zakupu naszego produktu w 24h po webinarze na hasło “Bażant” otrzymają darmową konsultację poza produktem, który kupią).

4. Nie zapomnij o podaniu danych kontaktowych do prowadzącego / handlowca

Umieszczenie danych kontaktowych w widocznym miejscu jest bardzo istotne pod kątem generowania rozmów już po webinarze. Upewnij się, że Twoje dane kontaktowe zostaną przekazane uczestnikom, a najlepiej jeśli będą dostępne przez cały czas trwania webinaru np. w postaci stopki na slajdach w prezentacji lub w opisie prowadzącego. 

5. Transmituj webinar w kilku kanałach 

To, że webinar realizujesz w wybranym narzędziu nie oznacza, że nie możesz go jednocześnie transmitować na takich platformach jak YouTube, Facebook czy LinkedIn w postaci transmisji live. Wiele narzędzi oferuje taką opcję. Zanim jednak będziesz transmitować webinar wszędzie, gdzie jest to możliwe – zastanów się czy w Twoim przypadku jest to zasadne. Jeśli wcześniej zbierałeś zapisy lub webinar jest przeznaczony dla zamkniętej grupy osób – nie rób tego. Jeśli jednak webinar jest darmowy i ogólnodostępny, zrób wszystko, aby dotrzeć do jak największej liczby osób. 

6. Przeznacz 15 min. na sesję Q&A

Przed webinarem oraz w trakcie może się pojawić sporo pytań od oglądających. Miej to na uwadze i zaplanuj przynajmniej kilkunastominutową sesję Q&A na koniec webinaru. Przed webinarem, a także w jego trakcie poinformuj o sesji pytań i odpowiedzi i zachęć do zadawania pytań na bieżąco.

Jakub Kłos, Product Owner Jakub Kłos, Product Owner Infoshare Academy

Podczas realizacji webinaru jest kilka kluczowych spraw, o których powinniśmy pamiętać.

Pierwszą z nich jest stabilne łącze internetowe, a najlepiej dwa. Niby oczywiste, ale byłem świadkiem kilku webinarowych katastrof spowodowanych wolnym łączem lub awarią internetu.

W dalszej kolejności należy zadbać o możliwie jak najlepszą jakość audio. Słaba jakość dźwięku jest w stanie zepsuć odbiór treści przez uczestników. I nie uratuje nas nawet wysoki poziom merytoryki.

Będziesz udostępniał slajdy lub ekran swojego komputera? Zadbaj o czysty pulpit z neutralną tapetą. Postaraj się ukryć wszystkie swoje prywatne linki i foldery. Doskonale pamiętam wesołe miny koleżanek i kolegów z roku, gdy na komputerze naszego wykładowcy zobaczyliśmy zdjęcie z jego ostatniego pobytu “pod palmami”. True story! 😉

Last, but not least – zorganizuj sobie wsparcie. W trakcie webinaru bardzo ciężko rozmawiać z gościem, odpowiadać na pytania widzów oraz moderować komentarze dbając jednocześnie o kwestie techniczne. Dwie lub trzy osoby zapewnią zdecydowanie lepszą jakość wydarzenia.

Ebook

DOŁĄCZ DO GRONA PONAD 1000 OSÓB GŁODNYCH WIEDZY BIZNESOWEJ!

I OTRZYMAJ DARMOWY EBOOK “SKUTECZNA REKRUTACJA HANDLOWCA B2B”

Po webinarze 

Udało się! Wypromowałeś i skutecznie zrealizowałeś webinar. Na tym jednak Twoja praca nie powinna się zakończyć. Teraz czas na to, aby skupić się na zaangażowaniu użytkowników i próbie przekonwertowania ich na Twoich klientów. Nie skupiaj się jednak na twardej sprzedaży, a na próbie dostarczenia, znowu, jak największej wartości dla użytkownika oraz zbadaniu jego potrzeb i problemów. Jak do tego podejść?

1. Wyślij mail z prezentacją z webinaru oraz prezentacją firmy

Zbierając zapisy na webinar masz gotową bazę mailingową. Wykorzystaj ją do tego, aby po evencie podesłać prezentacje webinarową do uczestników wraz z dodatkowymi informacjami (np. w postaci listy źródeł rozszerzających wiedzę). W takim mailu możesz również umieścić prezentację o swojej firmie lub usłudze, o której była mowa podczas prelekcji.

2. Zbierz feedback

Zebranie feedbacku jest istotne na dwóch płaszczyznach. Po pierwsze, będziesz wiedział jak uczestnicy oceniają Twoją pracę i prezentację. Pozwoli to na udoskonalenie przyszłych webinarów czy nawet zdalnych rozmów handlowych. Po drugie, dzięki ankiecie możesz zweryfikować jak użytkownicy oceniają tematykę webinaru i czy w ogóle warto zrealizować podobne wydarzenia w przyszłości. Ankietę możesz wykonać za pomocą prostych narzędzi takich jak Google Forms czy Survicate zawierając kilka krótkich pytań proszących o opinię poszczególnych aspektów webinaru. Dobrym rozwiązaniem jest również wysłanie badania NPS – jest to badanie szybsze do wykonania z perspektywy użytkownika i pozwoli Ci chociażby na zero-jedynkową ocenę czy kolejne webinaru są lepsze niż poprzednie.

3. Opublikuj materiały w mediach społecznościowych

Bardzo często zdarza się, że chętnych na obejrzenie webinaru jest znacznie więcej niż rzeczywistych uczestników. Część z nich mogła zapomnieć o webinarze, część mogła być zajęta o wybranej godzinie lub coś im wypadło, a jeszcze inni mogli dowiedzieć się o wydarzeniu dopiero po fakcie. Zadbaj o tych użytkowników i opublikuj materiały z webinaru takie jak: zapis wideo czy prezentację na social mediach i dotrzyj do nowych odbiorców.

4. Wyślij follow up do uczestników

Kilka dni po wydarzeniu, gdy już opadnie kurz po webinarze, odezwij się do uczestników. Możesz wykorzystać do tego adresy mailowe lub, jeśli nimi dysponujesz, numery telefonów. Zapytaj o wrażenia po webinarze, porozmawiaj o potrzebach i problemach i zweryfikuj czy w grupie uczestników webinaru nie kryje się % użytkowników, którzy mogą zostać Twoimi klientami. Pamiętaj też, aby zebraną bazę zapisać i wykorzystać ją w przyszłości w kampaniach outboundowych nastawionych na generowanie leadów oraz kampaniach newsletterowych.

Bartek Majewski, CEO Bartek Majewski, CEO Casbeg

Moim zdaniem kluczowym elementem w promocji firmy za pomocą webinarów jest spójność wszystkich elementów układanki. W firmach B2B, szczególnie tych ze skomplikowanymi procesami zakupowymi, które trwają miesiącami, nie należy liczyć na szybkie transakcje zawierane w dzień webinaru czy w jego trakcie. Stąd rozpatrywałbym webinary jako kolejny punkt styku, który powinien być spójny sam w sobie (przed, w trakcie i po webinarze) jak i w ramach wszystkich punktów styku klienta (strona, youtube, social media…) z naszą organizacją. Stąd, jeśli nigdy nie oferujesz swoim klientom rabatów, nie rób tego ani w trakcie ani po webinarze. A jeśli twoja komunikacja jest nienachalna – ogranicz się do jednego e-maila po zakończeniu webinaru zamiast sześciokrotnego follow upu.

Daniel Kotliński, Marketing Manager Daniel Kotliński, Marketing Manager Social Tigers

Pamiętaj o domknięciu komunikacji po webinarze – wyślij maila z podziękowaniami, przypomnij o ofercie, czy wykorzystaj CTA do dołączenia do grupy, innego wydarzenia czy śledzenia strony. Zachęć do wyrażenia feedbacku, a kiedy otrzymasz pozytywnego maila – poproś o zgodę na wykorzystanie go w komunikacji w SM.

Webinary to skuteczne narzędzie zwiększające rozpoznawalność marki, ale również metoda generowania leadów sprzedażowych w firmach B2B. Dzięki webinarom masz szansę trafić do szerszego grona odbiorców, aniżeli np. kontentem pisanym, a przy okazji budować bazę danych kontaktów, którą później możesz wielokrotnie wykorzystywać. Jest to też świetna okazja na dywersyfikację produkowanych treści i komunikatów oraz kolejny punkt styku Twojej grupy docelowej z marką. Jeśli nigdy wcześniej nie przygotowywałeś webinarów – przetestuj tę formę pozyskiwania klientów. Jeśli jednak nie czujesz się na siłach, aby zadbać o wszystkie powyższe aspekty – odezwij się do nas. W Casbeg pomagamy klientom w skutecznej egzekucji działań lead generation, w tym webinarów.

Pobierz checklistę, która pomoże Ci przygotować webinar.