Godzinne spotkanie 10 osób to dla firmy koszty 10 godzin roboczych, dlatego warto dbać o to, żeby:
- Spotkania były maksymalnie efektywne – o tym przeczytasz w artykule „Co zrobić, żeby zwiększyć efektywność spotkań i zaoszczędzić Twój czas?”
- Spotkania zajmowały jak najmniej czasu – co oczywiście nie oznacza, że spotkań nie powinno być wcale. Jak to osiągnąć dowiesz się z tego artykułu.
Co się stanie jeśli spotkanie, które trwa godzinę i odbywa się raz na tydzień…
- … przez następne kilka tygodni będzie trwało 45 minut?
- … nadal będzie trwało godzinę, ale będzie odbywać się raz na 2 tygodnie?
Jeśli tego nie sprawdzisz, to pewnie nigdy się dowiesz. Skracanie spotkań w ten sposób to bezpieczny sposób na sprawdzanie, czy dane spotkanie rzeczywiście wymaga tyle przestrzeni w kalendarzu (i firmowych kosztów)?
Możliwe, że kiedyś taka częstotliwość była potrzebna, ale może w międzyczasie, np. staliście się bardziej efektywni? Albo dopiero staniecie się bardziej efektywni pod wpływem krótszych/rzadszych spotkań?
Gdy ktoś mówi „zdzwońmy się, żeby to przegadać” to…
Jesteś ciekawy wyników współpracy z Casbeg?
Głównym celem współpracy z KAMAN było zdjęcie z właściciela firmy odpowiedzialności za sprzedaż poprzez zbudowanie od zera działu sprzedaży. To częsty przypadek w agencjach – właściciel firmy o zbudowanej już reputacji i marce własnej, mający ogromną wiedzę o marketingu, naturalnie doradza swoim potencjalnym klientom, co przekłada się na sprzedaż.
Do naszych zadań należało:
- sprawdzenie, jakie mamy zasoby i możliwości realizacji,
- zmapowanie, gdzie szukać dodatkowych źródeł przychodu,
- ustalenie, jakie kompetencje powinien mieć nowy handlowiec, jak go wdrożyć, aby jak najszybciej stał się wsparciem dla Tomasza, oraz jak powinniśmy rozliczać jego pracę.
.. zapytaj: „Co chcemy osiągnąć podczas tego spotkania?”. Efektem tego pytania może być jeden z trzech scenariuszy:
- Nie wiadomo, co chcemy osiągnąć podczas tego spotkania – więc najpierw się dowiedzmy, a spotkanie zorganizujmy potem.
- Efekt spotkania da się osiągnąć poprzez np. wysłanie kilku zdań mailem albo rozmowę na czacie firmowym.
- Spotkanie rzeczywiście jest potrzebne i powinno się odbyć.
Czy efekt, który chcemy osiągnąć podczas spotkania, da się osiągnąć inaczej?
Na przykład zamiast na spotkaniu działu sprzedaży pytać handlowców „Ile ofert wysłałeś w tym tygodniu?” tą samą informację można znaleźć w CRM-ie, a jeżeli tych danych nie ma w CRM-ie, to wiesz już, co trzeba poprawić w codziennej pracy, żeby spotkania zajmowały mniej czasu.
Sprawdź, czy niektóre z Waszych spotkań nie są podatkiem od niedoskonałości w innym obszarze firmy. Czasami okazuje się, że spotkanie byłoby zbędne/krótsze, gdyby:
- zbierano dane na określony temat,
- część informacji była przekazywana asynchronicznie: cyklicznym statusem mailowym.
A co by się stało, gdybyś usunął wszystkie spotkania?
Jedna z dość znanych firm z USA (niestety, nie pamiętam jej nazwy) w ramach eksperymentu raz na kwartał usuwała z kalendarza wszystkie spotkania, z założeniem, że jeżeli spotkanie jest naprawdę potrzebne, to pracownicy sami ponownie dodadzą je do kalendarza, a te spotkania, które organizowane były „z przyzwyczajenia” do kalendarza nie wrócą.
Ten eksperyment to opcja atomowa – ale sposób myślenia, który za nim stoi jest wart uwzględnienia.
Czy Twoje spotkania wspierają właściwe rzeczy?
Keith Rabois – współtwórca PayPala, Square, LinkedIn i kilku innych firm, co jakiś czas pomaga zarządzającym (prezesom, managerom), np. przeprowadzając z nimi sesje mentoringowe/doradcze. Jednym z tematów, w których pomaga zarządzającym jest to, czy swój czas skupiają na właściwych rzeczach.
- Podczas jednego z ćwiczeń mówi im „Zapisz na kartce, Twój główny priorytet na ten miesiąc”,
- następnie prosi o pokazanie kalendarza,
- i sprawdza, który wpis w kalendarzu pokrywa się ze wskazanym wcześniej priorytetem.
Warto, żeby w Twojej firmie pracownicy (i Ty) podobne ćwiczenie robili sobie nawzajem.
Niektóre spotkania to podatek od niedoskonałości: braku procesu, braku informacji lub braku refleksji na ile dane spotkanie w obecnej formie jest potrzebne. To często drogi podatek.
Kiedy ostatnio analizowałeś sensowność spotkań w Twojej firmie?
Przy okazji, zobacz, jak sensownie podejść spotkać 1on1 – przeczytaj artykuł na blogu Casbeg: Jak prowadzić dobre spotkania 1:1 z pracownikami?
