Każdy dodatkowy dzień poświęcony na stworzenie wyceny dla potencjalnego klienta, to koszt dla Twojej firmy. Ten koszt może manifestować się na kilka sposobów:

  • nakład pracy włożonej przez osobę, która sporządza wycenę,
  • wzrost ryzyka utraty zainteresowania przez potencjalnego klienta(bo np. konkurent w międzyczasie zdąży skompletować swoją propozycję i przekonać do niej klienta, któremu się spieszy,
  • czas zainwestowany w komunikację na linii klient <-> sprzedawca <-> specjalista tworzący wycenę.

Tworzenie wyceny może trwać od kilku dni, do nawet kilku tygodni. Każdy zaoszczędzony dzień to mniejsze koszty dla Twojej firmy i większa szansa na pozyskanie klienta, więc warto przemyśleć co mogę zrobić, żeby szybciej dostarczać wyceny?

Jakie informacje są potrzebne do stworzenia wyceny?

Ile razy w ciągu ostatniego kwartału. Twój współpracownik narzekał, że na podstawie informacji, które ma ciężko mu będzie przygotować wycenę? A przecież to te same dane, które twój handlowiec zdobywa od potencjalnego klienta. Dlatego upewnij się, że Twoi handlowcy wiedzą, jakie informacje są niezbędne, żeby wycena powstała szybko i sprawnie. Oczywiście nie zawsze zdobycie 100% wymaganych informacji jest możliwe ale handlowcy muszą mieć jasność o co powinni pytać, żeby maksymalnie skrócić czas potrzebny na uzyskanie informacji od potencjalnego klienta. Pomoże im w tym np. checklista przygotowana przez specjalistę, na bazie, które sprzedawca upewni się, że dostarczył wszystkie dane, które były niezbędne do przygotowania wyceny

Oczekiwanie na wycenę a tworzenie wyceny

Jak często zdarza się tak, że specjalista dwa tygodnie czekał na wycenę, którą tworzono przez dwie godziny? Czasami jest tak, że problemem nie jest skomplikowanie wyceny, tylko blok czasu, który konkretny specjalista musi znaleźć , żeby ją stworzyć. Gdy już go znajdzie, często szybko jest w stanie przygotować oczekiwane informacje. Skróceniu czasu potrzebnego na stworzenie wyceny pomogą dwie rzeczy: czas zabudżetowany na ich tworzenie i świadomość dlaczego szybkość tworzenia wycen jest ważna.

Warto ustalić jaka część czasu pracy w tygodniu wskazanego specjalisty musi być poświęcona na tworzenie wyceny. Zarezerwowane wcześniej i uwzględnione w warunkach współpracy bloki czasu pomogą w tym, żeby skompletowanie oferty nie było wiecznie “przekładane na potem”. Zacznijcie od 2-4 godzin tygodniowo.

Z reguły branżowi specjaliści wolą pracować nad realizacją projektu niż jego wycenianiem. To ma wiele sensu, ponieważ w ten sposób pracują na sukces klienta. Nie należy jednak zapominać, że właśnie dzięki wycenom, mogą potem realizować jakiekolwiek projekty. Poza tym im szybciej dostarczą wycenę, tym łatwiej będzie sprzedawcom walczyć o projekty, które programiści najbardziej lubią.

Kiedy przygotowanie wyceny się przedłuża?

Czy jesteś w stanie wskazać kiedy tworzenie wyceny trwa dłużej niż zazwyczaj? Albo jest bardziej skomplikowane niż w przypadku większości projektów? Jeżeli jeszcze przed dłuższą rozmowę wiesz, że konkretny projekt może być bardziej skomplikowany, to warto rozważyć zabranie na spotkanie/telekonferencję specjalisty, który osobiście pozna potrzeby potrzeby potencjalnego klienta i zada odpowiednie pytania. Godzina zainwestowana w spotkanie, może oszczędzić wszystkim nawet kilkunastu dni potrzebnych na wymiany pytań i odpowiedzi.

Czy stworzenie wyceny zawsze jest możliwe?

Ile razy zdarzyło ci się po dłuższej rozmowie z potencjalnym klientem zauważyć , że… nie do końca wie czego potrzebuje? Może zdarzyć się tak, że stworzenie wyceny nie jest możliwe, bo oczekiwania dotyczące projektu nie są zbadane i sprecyzowane. Wtedy zamiast wyceniania ogólnej wizji warto skupić, na wsparciu klienta w precyzyjnym zdefiniowaniu jego potrzeb. Dlatego firmy, oprócz realizowania głównej usługi, dodatkowo oferują warsztaty, analizy biznesowe, wstępne badania potrzeb użytkowników albo płatne audyty – które w założeniu mają pomóc określić jak dokładnie trzeba pomóc klientowi.

  • Tworzenie wyceny to proces, który powinien podlegać nieustannej optymalizacji. Im bardziej będzie zoptymalizowany, tym mniejsze koszty będzie generował, jednocześnie jego skracanie zmniejszy ryzyko, że klient w międzyczasie zdecyduje się na konkurenta, który był szybszy. Przyspieszenie tworzenia wyceny nie powinno obniżać jej jakości, więc na początku trzeba rozróżnić czas oczekiwania na estymację, od czasu potrzebnego na jej stworzenie, a następnie ustalić:
  • czy w tym konkretnym przypadku stworzenie wyceny jest możliwe? Jeżeli nie, to warto zorganizować warsztaty / audyt / konsulting,
  • czy w spotkaniu z klientem powinien wziąć udział specjalista? Jeżeli tak, to jego udział zaoszczędzi kilku/kilkunastu dni potrzebnych na uzupełnianie informacji,
  • czy sprzedawcy wiedzą jakie informacje powinni skompletować? Jeżeli nie, to trzeba im przygotować precyzyjną checklistę,
  • czy specjaliści mają czas zarezerwowany czasu na tworzenie wycen? Jeżeli nie, to trzeba taki blok czasu zabudżetować,
  • czy specjaliści rozumieją dlaczego szybkie tworzenie jest ważne? Jeżeli nie, to trzeba im uświadomić, że szybkie wyceny pomagają pozyskiwać prestiżowe projekty.

Czas jaki firma potrzebuje na przygotowanie wyceny odzwierciedla poziom komunikacji wewnątrz niej w oczach klienta. Jeśli klienci zobaczą twój proces sprzedaży i przygotowywania wyceny jako niepoukładany, chaotyczny i nieprzewidywalny – tak samo pomyślą o wizji współpracy z twoją firmą po podpisaniu umowy, a to nie buduje zaufania.

koszty w firmie
case study