Tytułowe pytanie to dylemat, przed którym ostatnio stanęło wielu przedsiębiorców na całym świecie. To nie jest przyjemny temat ani coś, o czym lubię rozmawiać z moimi klientami. Zdecydowanie bardziej wolę skupiać się na zwiększeniu sprzedaży czy rentowności spółek.
Jednak jeśli twoje przychody spadają o 40%, a rentowność twojej firmy wynosiła dotąd 20%, to masz przed sobą trudną decyzję: albo będziesz konsumować zasoby gotówki firmy, albo ciąć koszty. Oczywiście, są na świecie spółki, które dysponują tak dużą gotówką, że są w stanie przetrwać bez cięć nawet duże turbulencje gospodarcze – ale zakładam, że skoro kliknąłeś w ten tytuł, akurat Ty do nich nie należysz.
Ponieważ spalanie gotówki może doprowadzić cię do bankructwa, w którego skutek stracisz dorobek życia i zwolnisz wszystkie osoby w spółce, rekomendowaną zwykle przeze mnie strategią jest cięcie kosztów. W ciągu ostatnich 2 miesięcy rozmawiałem w tym temacie z kilkudziesięcioma spółkami, a wraz z zespołem przeprowadziłem przez tego typu decyzje kilkanaście spółek w ramach prowadzonych przez nas procesów doradczych. Sami także zredukowaliśmy swoje koszty.
Strategia cięć kosztów innych niż koszty zespołu
Jeśli koszty zespołu stanowią niewielki udział w łącznych kosztach, możesz zdecydować, się poszukać oszczędności w taki sposób, żeby cięcia nie dotknęły zespołu – lub dotknęły go jak najmniej. Po prostu przepatrz wszystkie pozycje kosztowe w twoim zestawieniu i oznacz na czerwono rzeczy, które są zbędne, na pomarańczowo te, bez których możesz się obejść oraz na zielono te, bez których obejść się nie możesz. Czerwone zetnij od razu. Pomarańczowe zetnij w przynajmniej połowie. Zwykle największymi kosztami poza zespołowymi są biuro, pozapłacowe koszty pracy oraz sprzęt.
Biuro
Teraz jest dobry czas na telefon do twojego kamienicznika i negocjacje. Prawdopodobnie i tak nie korzystasz z biura, może więc warto wynegocjować redukcję czynszu na czas pandemii? Znam przypadki negocjacji, które zakończyły się redukcją o 35-50%.
Innym sposobem na redukcję jest całkowite lub częściowe zrezygnowanie z biura. Może praca zdalna okazała się działać w twojej firmie nadspodziewanie dobrze i biuro nie jest tak niezbędne jak mogłoby się wydawać? A może warto przeprowadzić biuro do mniejszej, mniej prestiżowej lokalizacji?
Sprzęt
Jeśli twoim sprzętem są wyłącznie laptopy, to rozważ czasowe ograniczenie na ten cel budżetu i szukaj większych oszczędności gdzie indziej. Jeśli jednak masz cały park maszynowy, to dokonaj rewizji tego, co rzeczywiście jest potrzebne i rozważ rezygnację z części leasingu.
Zwykle tego typu redukcja niewiele daje, szczególnie w spółkach usługowych, gdzie koszty zespołu nierzadko stanowią ponad 80% wszystkich kosztów.
Pozapłacowe koszty pracy
Jeśli w twojej firmie wielu pracowników pełni stosunek pracy w oparciu o umowę o pracę na czas nieokreślony – rozważ zmianę relacji formalnej między Wami. W Polsce opodatkowanie pracy jest na skandalicznie wysokim poziomie. Jeśli możesz dzięki temu nie ciąć etatów i pensji zespołu – rozważ tego typu krok.
Strategia solidarnościowa
Najłatwiejszą pod kątem komunikacji strategią cięcia kosztów jest solidarne ścięcie wynagrodzeń wszystkich pracowników. Może ono wyglądać np. tak, że spółka wstrzymuje wypłatę dywidendy do odwołania, wynagrodzenie zarządu zostaje ścięte o 40%, menedżerów o 30% a pracowników o 20%. Plusem takiej strategii jest to, że nikogo nie musimy zwalniać, a wszyscy pracownicy utrzymują etaty (nieco gorzej wynagradzane).
Innym wariantem tej samej strategii jest redukcja etatów o 20%. W takim scenariuszu wynagrodzenia spadają o 20%, ale uwalnia się też czas pracowników. W efekcie firma może wprowadzić pracownikom wolne piątki lub pracę 6.5 godziny dziennie zamiast 8.
Niestety, strategia solidarnościowa nie jest pozbawiona wad. Przede wszystkim nie wszystkie koszty redukują się proporcjonalnie. Pracownik, który ma 20% mniejszy etat lub pensję nadal potrzebuje laptopa, komputera, biurka, opłaconej składki na ZUS. To generuje koszty niezależnie od tego czy pracownik ma ⅛ etatu, czy pracuje full time.
Po drugie: w każdym zespole są ludzie, których chcemy bardziej i mniej utrzymać. Zwykle ci, których chcemy utrzymać najbardziej, mają najsilniejszą pozycję na rynku pracy i są najbardziej poszukiwanymi specjalistami – także w trudnych gospodarczo czasach. Redukcja wynagrodzenia dla tych członków zespołu, których potrzebujemy najbardziej, może spowodować, że część z kluczowych pracowników zespołu w ciągu kilku miesięcy odejdzie.
Po trzecie: jeśli chcemy łączyć cięcia np. poprzez ograniczenie zatrudnienia i przeniesienie się do mniejszego biura nie będziemy w stanie zmniejszyć biura bardzo gdy ilość pracowników pozostaje na niezmienionym poziomie.
Po czwarte: strategia solidarnościowa nie powoduje zwiększenia zwinności firmy. W trudnych gospodarczo czasach kluczową wartością firmy jest zwinność. Jeśli nadal na pokładzie pozostawiamy wszystkich pracowników bez względu na osiągnięcia i osiągane rezultaty nie uda nam się poprawić drastycznie wskaźników biznesowych, bo będziemy tą samą firmą, którą byliśmy przed cięciami – tylko gorzej zarabiającą.
Strategia redukcji etatów
Innym wariantem redukcji kosztów zespołu jest redukcja etatów. To na pewno trudniejsza politycznie metoda. Ludzie tracą pracę, co naraża na szwank byt ich rodzin i ich samych. Morale zespołu spada i nic dziwnego – właśnie istotna część ich kolegów i koleżanek opuściła zespół.
Jeśli decydujesz się na ten wariant – postaraj się wesprzeć zwalnianych w znalezieniu nowej pracy. To po prostu dobra karma a poza tym Ty, pracownicy, którzy zostają w firmie jak i zwolnieni poczujecie się lepiej.
Ten sposób też nie jest pozbawiony wad.
Przede wszystkim Ty, pracownicy, którzy zostają w firmie jak i pracownicy, którzy zostają zwolnieni, będziecie odczuwać dużo bólu i emocji. W takim scenariuszu musimy zwolnić część zespołu, co powoduje trudności w zachowaniu ciągłości biznesowej. Ktoś musi przejąć przynajmniej część ich obowiązków, po tym jak przestaną z nami pracować. Klienci mogą chcieć odejść na skutek np. zmiany opiekuna współpracy.
Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?
Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.
Niewątpliwym plusem tego rozwiązania jest to, że po inicjalnym chaosie i bólu firma okrzepnie dookoła kluczowych pracowników, których pozostawiłeś w firmie. Zwykle jakość dostarczanych produktów i usług w tym czasie wzrasta. Zwykle w trakcie przekazywania obowiązków okazuje się, że wiele rzeczy w projektach prowadzonych przez zwalnianych wymagało poprawy – ale tego nie zauważyliśmy i właśnie zyskaliśmy szansę, żeby poprawić błędy z przeszłości. Przy cięciach przeprowadzonych w ten sposób możemy przenieść się do mniejszego biura, zredukować niektóre koszty oprogramowania, sprzedać część komputerów i mebli. Firma staje się też bardziej zwinna i szybsza. Choć nieładnie jest o tym mówić – wszyscy, którzy nie zostali zwolnieni, odczuwają ulgę i zwykle przez pewien czas ciężej pracują.
Najlepsze praktyki w cięciach
Nie spotkałem jeszcze przedsiębiorcy, który po kilku tego typu sytuacjach uważałby, że przeprowadził zbyt głębokie cięcia. Niezależnie od przyjętej metody najczęściej powtarzającym się błędem w tego typu sytuacji jest zbyt płytkie cięcie. Jeśli twoim celem jest zbilansowanie spółki “tak, żeby wyszła na zero” projektujesz scenariusz, w którym nie będziesz miał żadnego buforu np. w scenariuszu wystąpienia zatorów płatniczych u niektórych Twoich klientów. Ze zbyt płytkiego cięcia często wynika konieczność dalszych cięć np. po 2 czy 3 miesiącach. A to nie jest dobry pomysł, ponieważ po pierwszych cięciach firma, pracownicy i Ty będziecie poobijani psychicznie i trudniej będzie to zrobić niż za pierwszym razem. Pracownicy mogą stracić morale lub zaufanie do zarządu i przyjętej strategii firmy i próbować ratować się poprzez zmianę pracy w obawie przed kolejną rundą cięć.
Na uwagę zasługuje jeszcze strategia łączona, a więc taka, w której część oszczędności wynika z redukcji etatów, część z redukcji pensji pozostającemu zespołowi, a reszta z przeprowadzki do mniejszego biura czy zmiany form współpracy niektórych pracowników. Większość strategii redukcji kosztów, które wdrażamy należy do grona strategii łączonych.
PS. Potrzebujesz pomocy w przeprowadzeniu twojej firmy przez trudny czas? Napisz do mnie na [email protected] Jesteśmy do Twojej dyspozycji.
