Organizując w firmie warsztaty biznesowe nie wystarczy się na nich pojawić, a potem w terminie opłacić fakturę wystawioną przez firmę, która przeprowadziła dla Was warsztat. Jeśli chcecie wyciągnąć z warsztatów jak najwięcej, zadbajcie o kilka kwestii przed, w trakcie i po warsztatach.
Jak przygotować się na warsztaty biznesowe?
Określcie cel biznesowy warsztatów i upewnijcie się, że znają go wszyscy uczestnicy
Cel warsztatów biznesowych powinien wynikać bezpośrednio z celów firmy, czyli celem nie jest „stworzenie persony klienta” tylko, na przykład, przebudowa strony internetowej tak, żeby generowała więcej zapytań sprzedażowych lub poprawa oferty tak, żeby lepiej odpowiadała na problemy potencjalnych klientów i więcej z nich decydowało się podjąć współpracę.
Warsztaty zawsze muszą wspierać cel biznesowy firmy. Nigdy nie robimy kanwy „żeby zrobić kanwę”! Materiały wypracowane podczas warsztatów (np. wspomniana kanwa z modelem biznesowym, persony klientów) to narzędzia ułatwiające osiągnięcia celu (wypracowaniu skuteczniejszego modelu biznesowego, efektywniejszej komunikacji z potencjalnymi klientami), nie cel sam w sobie.
Efekt warsztatów powinien więc wyglądać mniej więcej tak:
Dzięki przygotowaniu na warsztatach person klientów lepiej rozumiemy naszych klientów i w efekcie potrafimy komunikować do nich tak, że chętniej podejmują z nami współpracę.
Warto jeszcze przed warsztatami biznesowymi zaplanować, co prawdopodobnie może się po nich wydarzyć, dzięki czemu będziecie wiedzieć, na czym skupić się podczas warsztatów. Na przykład, jeśli przygotowujecie persony klienta, aby ułatwić handlowcom komunikację z potencjalnymi klientami i zwiększyć ich skuteczność, najistotniejsza będzie dla Was ta część warsztatów, kiedy będziecie omawiać, jaki sposób komunikacji preferuje klient.
Upewnijcie się, że macie czas wdrożyć zmianę wypracowaną na warsztatach
Wiedząc, co powinno wydarzyć się po warsztatach, upewnijcie się, że macie czas i zasoby do przeprowadzenia zaplanowanych działań.
Zaproście maksymalnie 5-8 osób
Częstym błędem jest zapraszanie na warsztaty biznesowe każdego, kto tylko znajdzie na nie czas, bo „może nam coś powie”. Zbyt dużo uczestników warsztatów zwiększa szansę na rozbieżność opinii i celów.
Każdy z uczestników warsztatów powinien mieć swoją rolę, np. przedstawiciel sprzedaży, reprezentant marketingu, osoba, zajmująca się na co dzień operacjami w firmie itd. Zapraszając po jednej osobie w roli eksperta w danym zakresie, zwiększacie szansę na powodzenie warsztatów. Wyznaczcie też rolę decydenta (o nim poniżej), skryby (osoby, która będzie prowadzić notatki podczas warsztatów), facylitatora (współpracując z klientami to my bierzemy na siebie tę rolę).
Zarezerwujcie termin z wyprzedzeniem
Kalendarze osób decyzyjnych bywają zapchane na kilka tygodni do przodu. Każdy, kto próbował kiedyś zsynchronizować czas kilku takich osób, wie, jak duże stanowi to wyzwanie. Za rezerwację terminu zabierzcie się nawet 3 tygodnie przed warsztatami.
Przyjdźcie z gotowymi odpowiedziami na pytania, które zazwyczaj padają podczas warsztatów biznesowych
Przyspieszycie pracę i zyskacie więcej czasu na część kreatywną.
Zazwyczaj w ramach warsztatów biznesowych potrzebujemy przyjrzeć się bliżej klientom firmy i jej konkurencji.
W tym celu można sięgnąć do:
- Google Analytics,
- CRM-u,
- platformy sprzedażowej,
- wykonać analizę RFM.
Poniżej możesz pobrać listę pytań, dotyczących klientów, na które warto odpowiedzieć sobie przed warsztatami biznesowymi:
Dodatkowo, przed warsztatami warto porozmawiać z ludźmi w firmie o tym:
- Jak im się współpracuje z klientami?
- Co cenią we współpracy z nimi?
- Co jest dla nich trudne we współpracy z klientami?
Nie zapraszamy na warsztat wszystkich, warto więc przed warsztatem poznać perspektywę tych pracowników, którzy nie będą w nim uczestniczyć.
Co robić w trakcie warsztatów biznesowych, aby były jak najbardziej efektywne
Wyznaczcie osobę decyzyjną
Potrzebujecie określić, kto w przypadku impasu podejmie decyzję, w którą stronę pójdziecie – inaczej możecie stracić czas na dyskusję, co robić dalej. Osoba decyzyjna powinna dobrze znać firmę i być z nią związana na dłużej, może być nią np. CEO lub członek zarządu.
Hipopotam zabiera głos jako ostatni
Istnieje w biznesie skrót „HiPPO”, który rozwijamy jako „Highest Paid Person’s Opinion”. Bardzo często jest tak, że osoba, która ma najwięcej władzy / pieniędzy / udziałów mówi jako pierwsza, zamiast pozwolić wypowiedzieć się innym, którzy często stoją bliżej problemu i lepiej widzą rozwiązania.
Podczas warsztatów biznesowych warto zadbać, aby każdy uczestnik mógł swobodnie się wypowiedzieć. W tym celu dobrze, żeby osoby takie, jak CEO, wypowiadały się ostatnie. Inaczej ich wypowiedź nawet nieintencjonalnie może nadać ton dalszej dyskusji – nie wszyscy czują się komfortowo, aby na forum nie zgodzić się z prezesem.
Skupcie się na konkretach
Warsztaty biznesowe to nie pitch sprzedażowy 🙂 Nie traćcie czasu opowiadając firmie, która przeprowadza dla Was warsztat, że jesteście super. Unikajcie też długich debat na tematy niezwiązane z warsztatami i innych tego typu rozpraszaczy – będzie na nie czas podczas przerwy kawowej, na spotkaniu, które kosztuje firmę wiele zasobów, warto skupić się na jego celu biznesowym.
Nie popadajcie w perfekcję
Warsztat to specyficzna praca: tu warto wypowiedzieć każdą myśl i przeczucie (jeśli tylko są na temat), zderzyć wszystko to, co Wam “się wydaje” z odczuciami innych uczestników warsztatu. Ważne, żeby nie bać się dzielić swoimi spostrzeżeniami i opiniami.
Jesteś ciekawy wyników współpracy z Casbeg?
W ramach warsztatów z naturaLNIE.eco odbyliśmy 5 spotkań, z których wynikły:
- Plan, w jaki sposób komunikować o produkcie i wiedza o tym, jak robią to firmy oferujące podobne produkty
- Wiedza, skąd konkurencja czerpie ruch na stronie, z jakich kanałów korzysta i jak obsługuje zapytania ofertowe
- Propozycja wartości dla klienta B2B
- Decyzja co do scalenia/rozdzielenia naturaLNIE.eco i Szyjemy Kolorem (marek aktualnie odpowiedzialnych za B2B i B2C)
- Określenie kierunku oraz planu działań biznesowych i marketingowych
- Ustalenie priorytetów sprzedażowych i marketingowych
- Wytypowanie kluczowych obszarów, zagadnień do dalszej pracy – kluczowe rekomendacje co do zmian, których wdrożenie przyniesie naturaLNIE największe zmiany na lepsze.
Unikajcie multitaskingu wśród uczestników
Zdarza się, że uczestnicy przychodzą na warsztat z odpalonym laptopem i w trakcie warsztatu usiłują jednocześnie odpisywać na maile lub wiadomości na Slacku. Taka praca nie sprzyja efektywności – nie da się jednocześnie odpisywać na maile i brać efektywnie udział w warsztacie. W Casbeg, prowadząc warsztaty w ramach projektów dedykowanych dla klientów, widząc rozproszenie na sali, zdarza nam się zarządzić przerwę dla wszystkich, aby móc odpowiedzieć na pilne wiadomości i po przerwie móc skupić się już tylko na pracy warsztatowej.
Co powinniście zrobić po warsztatach biznesowych, żeby przyniosły Wam jak największą korzyść
Uporządkujcie to, co wypracowaliście
Wyznaczcie osobę, która zarezerwuje sobie czas w kalendarzu, aby po warsztatach uporządkować wszystkie uzyskane na nich informacje i materiały, zredagować je w czytelnej dla wszystkich formie, usunąć duplikaty i zebrać całość w jednym pliku, dzięki czemu wszystko będzie w jednym miejscu, gotowe do użycia, gdy tylko będziecie potrzebowali do tego wrócić. W przypadku współpracy zewnętrznej to zadanie może przypaść firmie, która przeprowadzała warsztat.
Podsumujcie warsztaty i zaplanujcie dalsze prace
Zaplanujcie też spotkanie podsumowujące warsztaty, podczas którego przejdziecie przez wszystkie wnioski i plany, które wyłoniły się w trakcie warsztatu. Na takie spotkanie poza uczestnikami warsztatu warto zaprosić też osoby, które nie uczestniczyły w warsztacie, ale będą brały udział we wdrożeniu zmian wynikających z warsztatu (np. poprawieniu oferty sprzedażowej). Podczas spotkania powinniście jasno określić priorytety w działaniach – jeśli macie plan, co robić po warsztacie, ale nikt nie jest pewien, co jest ważniejsze, a co mniej, w efekcie możliwe, że nie zabierzecie się za nic.
Warsztaty z Casbeg?
Mam nadzieję, że ten tekst zwiększy efektywność warsztatów w Twojej firmie.
Jeśli potrzebujecie przepracować warsztatowo tematy takie jak:
- Zderzenie/dopracowanie pomysłu na nowy biznes
- Zaplanowanie struktury przychodów w nowym biznesie
- Znalezienie klientów na nowy produkt/usługę
- Wypracowanie przewag konkurencyjnych
- Odblokowanie potencjału biznesu (zwiększenie zysków i tempa rozwoju firmy)
- Audyt linii biznesowych (Które warto rozwijać i w jaki sposób? Które linie należy zlikwidować? Jakie nowe linie warto otworzyć?)
- Relaunch produktu
