Jak NIE prowadzić finansów firmowych. 4 błędy, z którymi spotykamy się jako konsultanci

Jako konsultanci mieliśmy okazję obserwować sposób prowadzenia finansów firmowych w setkach przedsiębiorstw. Daje nam to ogólny ogląd na to, które obszary finansowe są zazwyczaj całkiem zgrabnie zaopiekowane przez polskie firmy, a które – zupełnie pominięte, czasem nawet bez świadomości, że należy z nimi coś zrobić.

Ten artykuł ma na celu krótki przegląd błędów najczęściej popełnianych przez firmy pod kątem finansowy i umożliwienie Wam szybkiego sprawdzenia, czy nie popełniacie żadnego z nich – i skorygowania kursu, jeśli to robicie.

Brak aktualnej wiedzy o finansach swojej firmy

Mówimy o sytuacji, kiedy właściciel firmy nawet wie, że kilka miesięcy temu marża na najlepiej sprzedającym się produkcie wynosiła X, ale nie ma pojęcia, że od tego czasu dostawca podniósł cenę lub produkt przestał sprzedawać się tak dobrze i informacje, na bazie których wciąż podejmuje decyzje, nie są aktualne.

Brak aktualnej wiedzy o finansach firmy = podejmowanie nieoptymalnych decyzji i przegapianie szans biznesowych.

Z pomocą przyjdzie jeden dashboard, który odpowiada na pytanie o stan finansów firmy. Dopiero kiedy masz przed oczami wszystko to, co dzieje się w firmie z finansowego punktu widzenia, możesz zauważać prawidłowości i podejmować właściwe decyzje, np. trafnie oszacować ryzyko inwestycji. To narzędzie przede wszystkim dla firm recurringowych (o powtarzalnych przychodach), ale po wprowadzeniu pewnych modyfikacji sprawdzi się też w biznesach działających projektowo.

Rzeczą, którą na pewno warto monitorować na bieżąco jest pricing usług/produktów konkurencji, co prowadzi nas do kolejnego punktu:

Brak pracy nad cennikiem

Kiedy ostatnio aktualizowaliście swoje ceny?

A kiedy ostatnio sprawdziliście, jaka jest standardowa stawka rynkowa za usługi/produkty podobne do Waszych? A ile kosztowałyby klienta rozwiązania substytucyjne do Waszych? 

Ustalanie cen dla poszczególnych usług/produktów nie powinno sprowadzać się do rzucenia okiem na stronę konkurencji. Bez przemyślanej strategii cenowej prawdopodobnie nie zarabiacie tyle, ile moglibyście lub wręcz dokładacie do biznesu nawet o tym nie wiedząc.

Dobrym punktem wyjścia do cennika umożliwiającego Wam maksymalny zysk z poszczególnych usług/produktów jest metoda ustalania cen w oparciu o wartość tego, co sprzedajecie w oczach klienta. W tym przypadku staramy się jak najlepiej wczuć w perspektywę odbiorcy Waszych produktów i przeanalizować wszystkie czynniki, które ostatecznie wpływają na to, jak ocenia on wartość Waszych usług/produktów:

• Ile roboczogodzin klient może zaoszczędzić dzięki Waszej usłudze? Ile normalnie kosztowałyby go te roboczogodziny? Na przykład, jeśli zamiast skorzystania z Waszej usługi zaprojektowania strony www klient zdecyduje się zatrudnić designera do swojej firmy, koszt pracy tej osoby wyniesie X zł za godzinę roboczą designera x ilość godzin + stawka osoby, która przeprowadzi rekrutację x ilość godzin, które na nią poświęci.
• Ile klient wydałby na rozwiązania substytucyjne do Waszej usługi? Na przykład, ile wydałby wysyłając obecnego w firmie marketingowca z zacięciem graficznym na kurs projektowania stron www? Kto feedbackowałby jego pracę i upewniał się, że idzie w dobrym kierunku? Ile kosztuje godzina czasu pracy tej osoby?
• Jakie są na rynku stawki za usługi takie, jak Wasze? Co dokładnie wchodzi w skład tych usług? Na przykład, dzięki zatrudnianiu w firmie zarówno projektantów, jak i developerów, oferujecie zarówno zaprojektowanie wizualnej warstwy strony www, jak i jej wdrożenie, tymczasem konkurencja oferuje tylko projektowanie. Tutaj wartością dla klienta są roboczogodziny poświęcone na osobne poszukiwanie osoby/firmy, która wdroży gotowy projekt, zapoznanie ją z projektem itd.

Patrząc na cennik z tej perspektywy dużo łatwiej zarówno o wycenę faktycznie odpowiadającą wartości Waszej usługi/produktu, jak i późniejszą komunikację propozycji wartości potencjalnym klientom.

Traktowanie finansów firmy jako własnego portfela

Jeśli jesteś właścicielem firmy to normalne, że chcesz, żeby Twój biznes zarabiał na Ciebie – ale daj mu najpierw zarobić na siebie samego.

Wypłacenie dywidendy właścicielowi powinno mieć miejsce po tym, jak firma zabezpieczy finansowo wszystkie obszary, tj. mamy zabudżetowane wypłaty i inne wydatki stałe (biuro, serwis sprzątający, opłaty za oprogramowanie, z którego korzystamy itd.). Spontanicznie pobierając pieniądze z konta firmowego, bo np. przydarzył nam się nagły wydatek, narażamy płynność finansową firmy. 

Wypłaty dla właściciela należy uwzględniać z wyprzedzeniem w budżecie firmowym.

Nie patrzenie na rentowność firmy przez pryzmat rentowności poszczególnych składowych (rentowności projektów, pracowników)

W Casbeg lubimy patrzeć na rentowność, jak na górę lodową, której czubkiem jest rentowność firmy, a za część zanurzoną pod wodą odpowiadają rentowność poszczególnych składowych biznesu, m.in. rentowność projektów i pracowników.

Rentowność firmy to odpowiedź na pytanie „Czy firma przynosi więcej przychodów niż kosztów?”.

Rentowność firmy ≠ rentowność projektów.

Rentowność projektów analizujemy analogicznie do rentowności firmy tj. „Czy dany projekt jest dochodowy? Czy przynosi nam więcej zysków niż kosztów? O ile?”. Jeśli okazuje się, że dokładamy do projektów (ponieważ, na przykład, koszty oprogramowania + wypłaty pracowników, którzy realizują projekt, przewyższają wartość faktury, jaką wystawiamy klientowi) to nie ma znaczenia jak dużo projektów sprzedamy – i tak będziemy na minusie.

Rentowność pracowników odpowiada na pytanie „Czy ta osoba przynosi do firmy tyle pieniędzy, ile nas kosztuje, i więcej?”.  Poza kosztami wynagrodzenia należy tu uwzględnić też tzw. koszt stołka, czyli koszty dodatkowe (np. wynajem biura), które należy podzielić przez ilość osób w firmie.

Rentowność pracowników billowalnych liczymy w Casbeg według wzoru:

Zysk z pracownika* / (koszty wynagrodzenia + koszt stołka)
Przy czym zysk jest liczony jako wartość z zaraportowanych godzin (przychód) – koszt wynagrodzenia – koszt stołka. Jeśli pracownik ma przypisane do siebie faktury możemy też potraktować jako przychód sumę faktur.

Żeby zwiększyć rentowność, w którymkolwiek z powyższych obszarów, mamy trzy opcje:

• zwiększyć przychody,
• zmniejszyć koszty,
• jedno i drugie.

Firmy zwykle zaczynają od zmniejszenia kosztów, ale choć na upartego zawsze da się znaleźć coś do ucięcia, nie da Wam to wystarczającej wygranej w temacie rentowności. Wielu rzeczy też ciąć nie warto, na przykład  pracownik o najwyższym wynagrodzeniu może też przynosić do firmy sporo przychodu, więc choć redukcja jego etatu zaoszczędziłaby Wam sporo pieniędzy, równie dużo byście również stracili. O wiele lepszym rozwiązaniem jest zwiększenie sprzedaży, a jeszcze lepszym – praca nad cennikiem obecnych usług i dodawanie nowych. Zyski. które jesteście w stanie zdobyć regularnie aktualizując cennik do obecnych stawek rynkowych znacznie przewyższają koszty, które jesteście w stanie uciąć w firmie, a upselling obecnego klienta wynosi mniej niż pozyskanie nowego.

Chcesz wiedzieć więcej?

Jesteśmy w trakcie przygotowywania e-booka poświęconego mądremu rozwijaniu firmy. Jak zawsze w pierwszej kolejności trafi on do naszych newsletterowiczów. Jeśli chcesz dołączyć do tego grona, zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing – poza dostępem do materiałów premium otrzymasz też codwutygodniową dawkę wiedzy biznesowej do natychmiastowego zaaplikowania w swoim biznesie.

Ponad 5 000 czytelników potwierdza, że warto:

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.

Zapisz się Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez Casbeg Consulting sp. z o.o. w celu komunikacji marketingowej, a tym samym wysyłania mi newslettera, informacji o usługach, promocjach lub nowościach zgodnie z polityką prywatności.