Zazwyczaj staram się nie poruszać tak miękkich tematów, jak błędy w komunikacji mailowej, tylko skupiam się na tym, co bezpośrednio pomaga budować skuteczne zespoły handlowe i bardziej rentowne firmy. Jednak niektóre błędy w komunikacji mailowej utrudniają przepływ informacji – co nie pomaga budować sprawnych firm. Z tymi błędami jest trochę tak, jak z błędną decyzją o tym, w której kolejce ustawić się w supermarkecie. Gdy staniesz w tej, która posuwa się wolniej, to stracisz czas (choć niedużo) i się zirytujesz. Skala problemu nie jest duża – chyba, że trafi się ktoś, kto często popełnia błędy.
Ten artykuł ma pomóc Ci przestać popełniać błędy – a jeśli już ich nie robisz , to zawartość blogposta możesz wykorzystać jako zalążek do wprowadzania zasad komunikacji w firmie.
Spokojnie: nie będą to tak oczywiste rzeczy jak unikanie Caps Locka i nie robienie błędów ortograficznych.
Właściwe korzystanie z funkcji ODW
Dostajesz maila od Ani. W gronie odbiorców są: Ty, Zosia, Adam i Marek. Ania umieszczając w gronie odbiorców 4 osoby pewnie miała ku temu jakiś powód.
Jeśli klikniesz „Odpowiedz”, to Twoją wiadomość dostanie tylko Ania.
Jeśli klikniesz „Odpowiedz wszystkim”, to Twoją wiadomość dostaną Ania, Zosia, Adam i Marek.
Załóżmy, że swoją odpowiedź wysłałeś o 13:00. Kliknąłeś „Odpowiedz”:
- wiadomość dotarła do Ani o 13:00,
- ale Ania otworzyła ją o 15:43,
- jeśli od razu zauważyła, że w gronie odbiorców wiadomości nie było Zosi, Adama i Marka, to wiadomość przekazała im o 15:43,
- Zosia otworzyła wiadomość o 15:50,
- Adam o 16:14,
- a Marek następnego dnia o 8:03.
Jeśli w tej wiadomości było coś potrzebnego im do pracy, to przez to, że nie kliknąłeś „Odpowiedz wszystkim” kilka osób niepotrzebnie czekało na tę wiadomość kilka dodatkowych godzin. A część z nich mogła ją otworzyć tuż po 13:00 i od razu zacząć działać.
Zanim odpowiesz na maila, sprawdź, kto jest w gronie odbiorców wiadomości. Nie musisz zawsze korzystać z funkcji „Odpowiedz wszystkim”, ale jeśli nie korzystasz, to rób to świadomie.
Na co realnie odpowiadasz?
Zdarza się, że nadawca maila chwilę po jego wysłaniu przypomni sobie, że chciałby zapytać o coś jeszcze lub w międzyczasie pojawi się potrzeba omówienia kolejnego wątku. W tej sytuacji zanim odpowiesz ktoś zdąży wysłać Ci 2 wiadomości.
Odpowiadając na wątek mailowy, upewnij się, że odpowiadasz na wszystko, co dzieje się w wątku, nie tylko na wiadomość, która od razu rzuci Ci się w oczy. W ten sposób odbiorca wiadomości szybciej dostanie potrzebne mu do pracy informacje.
Późna odpowiedź nie jest zła. Chyba że…
W poniedziałek dostajesz wiadomość. Autor wiadomości mówi, że ta sprawa jest dla niego pilna lub jej pilność po prostu wynika z kontekstu. Wiesz, że żeby odpowiedzieć, musisz najpierw zapytać o coś kolegę z innego zespołu. Ten kolega w czwartek wróci z urlopu. W czwartek z nim porozmawiasz. Potem, żeby móc odpowiedzieć, będziesz musiał jeszcze jedną rzecz przepracować, więc odpowiesz w kolejny poniedziałek, tydzień później.
Odpowiadanie na wiadomość przez tydzień jest ok, ale, jeśli wiesz, że na Twoją odpowiedź będzie trzeba chwilę poczekać, uprzedź adresata: „Z odpowiedzią postaram się wrócić w okolicach XYZ”. Dzięki temu łatwiej będzie mu zorganizować pracę.
Bonus: dodatkowa rzecz, którą możesz robić, żeby ułatwić innym pracę
Gdy idę na urlop, to oczywiście z wyprzedzeniem informuję o tym klientów i współpracowników. Oprócz tego jest jedna rzecz, która zajmuje dosłownie 30 sekund i pozwala:
- o urlopie informować bardzo szybko,
- przypominać innym, że niebawem będziesz na urlopie.
Ten sposób to dodanie odpowiedniej informacji do stopki mailowej.
Oczywiście, nie jest to główny sposób, w jaki zawiadamiam o urlopie klientów i współpracowników. Informacja w stopce to po prostu suplement, który wspiera mnie w tym, żeby ktoś o mojej nadchodzącej nieobecności nie zapomniał.
Podsumowując
Mail to jedno z narzędzi komunikacji. Twoi współpracownicy i klienci mają już sporo na głowie. Nie dokładaj im kolejnych trudności, niewłaściwie korzystając z tej formy komunikacji.
Ten artykuł był dla Ciebie pomocny? Podziel się nim na czacie/Slacku firmowym i dołóż swoją cegiełkę do lepszej komunikacji w Twojej firmie.
