Jak mierzyć sprzedaż, gdy masz 50-500 leadów miesięcznie? Część 1: codzienne pomiary

Wśród handlowców, z którymi rozmawiam panuje przekonanie, że największy nieporządek w analityce sprzedażowej obowiązuje w firmach, które nie mają wielu leadów. Pozornie. W praktyce małe firmy nie są w stanie zepsuć wiele, gdy toczy się do 10 procesów sprzedażowych jednocześnie. Prawdziwy nieporządek znajdujemy w firmach, które pozyskują już nieco więcej leadów.  

W skali kilkudziesięciu czy kilkuset jednocześnie toczących się procesów sprzedażowych można wygenerować naprawdę duży bałagan i “zgubić” setki tysięcy złotych w niezawartych transakcjach. Ten tekst jest o tym, co i w jakiej częstotliwości powinniście mierzyć. Dzięki temu będziecie robić właściwe rzeczy we właściwych momentach i uniknięcie typowego dla zarządzających sprzedażą mierzenia wszystkiego, codziennie, lub równie powszechnego prawie niczego, nigdy.

Jeśli masz mniej niż 50 leadów miesięcznie, mój kolega z zespołu opisał jak możesz mierzyć sprzedaż tutaj

Wbrew pozorom niewiele rzeczy warto mierzyć codziennie. Nawet jeśli jednocześnie procesujemy np. 100 procesów sprzedażowych, jest to zbyt krótki interwał czasowy, żeby wyciągać wnioski. Dlatego nasz codzienny pomiar zamyka się w piętnastominutowej weryfikacji. Z mojej praktyki zarządczej wynika, że najlepiej jest zablokować na niego stały interwał w kalendarzu tak, aby była to pierwsza rzecz, którą robimy po rozpoczęciu pracy. Z czasem, na skutek zwracania uwagi na odkryte błędy, nawyki handlowców zmieniają się, w efekcie czego codzienny pomiar skraca się do kilku minut.

Oczywiście poniższe metryki opisuję w sposób systematyczny i intencjonalny. To nie oznacza, że nie będziesz wcale spoglądać na cyfry ani dowiadywać się np. o wygranych przez twoich handlowców transakcjach.

Czy wszystkie transakcje w CRM mają przypisaną następną aktywność?

Zmorą handlowców jest brak systematycznościi wynikające z niej “gubienie” transakcji. Tu swoje źródło mają sytuacje w których handlowiec nie oddzwania do klienta w umówionym terminie. Albo takie w których oferta nie trafia do klienta pomimo wyraźnej prośby. Gdy wszystkie transakcje mają przypisane aktywności uda się wam wyeliminować większość tego typu błędów.

Czy w CRM nie ma transakcji, które mają przeterminowane aktywności?

Część CRM klientów, którzy do nas trafiają zawiera w sobie kilkadziesiąt transakcji o których ktoś kiedyś zapomniał. Potencjalne pieniądze do zarobienia wiszą w zawieszeniu pomiędzy przegraną, wygraną a następną akcją. Wprowadź więc zasadę, że w Twoim zespole nie wolno mieć transakcji, które są przeterminowane o 48 godzin. W transakcjach powyżej pewnej kwoty (ustal ją tak, żeby 20% największych klientów znajdowało się nad nią) przyjmij 24 godziny jako punkt odcięcia.

Uwaga: gdy zaczniesz to weryfikować codziennie, niektórzy z twoich handlowców będą przestawiać terminy aktywności w transakcjach. W twoim zespole nie powinno być miejsca na tego typu zachowanie. Nie dopuść do tego, żeby stało się to ich nawykiem.

Jak postępy na 5/10% największych transakcji?

Warto wyznaczyć sobie poziom monitorowanych codziennie transakcji. Może to być np. największe 5%. Albo największe 30. Z punktu widzenia handlowca każdy klient powinien być traktowany z równą atencją. Z punktu widzenia zarządzającego sprzedażą – warto otoczyć szczególną troską największe szanse sprzedaży i przyglądać się im znacznie bardziej niż pozostałym.

Weryfikacja losowych 50 rekordów w CRM

Jest bardzo istotnym, żeby handlowcy mieli poczucie, że ich praca jest monitorowana. Nie dlatego, żeby wprowadzać atmosferę strachu, mikrozarządzania czy przesadnej kontroli a po to, żeby wspierać handlowców w byciu skupionymi na najmniejszych detalach, które mogą zwiększyć prawdopodobieństwo zamknięcia transakcji. Jeśli będziemy przeglądać losowe 50 szans sprzedaży codziennie – będziemy “potykać się” o błędy handlowców, które będziemy mogli pomóc im przezwyciężyć, natrafimy też na kopalnię informacji zwrotnej, która może posłużyć np. do usprawnień w naszym systemie rozwoju kompetencji handlowców.

Tablica Codziennych wyników (o ile handlowcy pracują w jednym pokoju)

Bardzo często powtarzającym się problemem w działach handlowych jest “spięcie pod koniec miesiąca”. Handlowcy wiedzą, że kończy się okres rozliczeniowy za który otrzymają prowizje więc dociskają kolanami wszystkie transakcje, które można zamknąć przed końcem miesiąca. W czasie gdy zarządzałem zespołem sprzedażowym wielokrotnie zdarzało się nam zamykać nawet 25% transakcji w ciągu ostatnich 2 dni miesiąca. To nie jest właściwy porządek rzeczy, ponieważ jako zarządzający handlowcami chcemy tego poziomu skoncentrowania i zaangażowania przez cały miesiąc – a nie tylko w jego ostatnim tygodniu. Żeby osiągnąć taki efekt wystarczy prosta tablica suchościeralna, która pokazuje kilka wskaźników: Cel, ilość dni roboczych w miesiącu, ilość dni roboczych, które upłynęły oraz wartość transakcji, które zawarliśmy – oraz przeliczenie ich na procent. Jeśli realizacja celu idzie szybciej niż upływają dni robocze – na dole zielonym kolorem dopisujemy uśmiechniętą buzię dyrektora sprzedaży tak jak na przykładzie poniżej. Dla porządku warto dodać też datę ostatniego uzupełnienia danych. 

Jeśli jednak sytuacja z powyższego obrazka się pogorszy i między 11 a 15 dniem roboczym przesuniemy się do przodu tylko o 20.000 PLN w nowych transakcjach sytuacja zmieni się a buzia dyrektora sprzedaży zmieni się w smutną, namalowaną czerwonym markerem: 

Najlepiej, gdy tablica znajduje się na korytarzu, obok drzwi do pokoju handlowców, który z kolei powinien znajdować się w okolicach kuchni. Takie ustawienie powoduje, że cała firma w drodze po kawę widzi jaki jest wynik handlowy i nie stresuje handlowców pytaniami o to jak idzie sprzedaż. Z praktycznego punktu widzenia warto przekonać handlowców, żeby sami uzupełniali tablicę. W ten sposób zarządzający sprzedażą będzie miał mniej pracy – a z czasem akt uzupełnienia tablicy będzie dodatkową przyjemnością dla handlowca wzmacniającą radość z każdej zamkniętej transakcji.

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.

Zapisz się Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez Casbeg Consulting sp. z o.o. w celu komunikacji marketingowej, a tym samym wysyłania mi newslettera, informacji o usługach, promocjach lub nowościach zgodnie z polityką prywatności.

Ten codzienny pomiar powinien kończyć się wysyłką wiadomości e-mail do handlowców, która mogłaby wyglądać np. tak:

Dzień dobry, 

Jak codziennie przesyłam do was wnioski z porannej lektury CRM, żebyście mogli poczytać coś do porannej kawy. Serdecznie dziękuję Markowi i Krzyśkowi – prowadzicie swoje transakcje wzorowo, reszta mogłaby się od was uczyć systematyczności (i mam nadzieję, że będzie). Poniżej wykaz szans sprzedaży, które wymagają poprawy, w podziale na imiona. Proszę o poprawę do godziny 10.00 i jednowyrazową odpowiedź “Poprawiłem” w tym wątku. 

Darek

Firma 1 – Brak przypisanej aktywności

Firma 2 – Brak przypisanej aktywności

Firma 3 – Brak przypisanej aktywności

Firma 4 – Przeterminowana aktywność na transakcji powyżej 50.000 PLN

Firma 5 – Przeterminowana o 48h aktywność

Kamil

Firma 6 – Brak przypisanej aktywności

Firma 7 – Przeterminowana aktywność na transakcji powyżej 50.000 PLN

Firma 8 – Przeterminowana o 48h aktywność

Patryk

Firma 9 – Brak przypisanej aktywności

Z góry dziękuję za wszystkie poprawki.

Bartosz Majewski

W następnej części omówiłem temat tego, jak dokonać pomiarów w skali tygodnia i wyciągnąć pierwsze wnioski, które będziesz mógł przełożyć na dobrze podjęte decyzje.

PS. Szukasz pomocy ze swoim CRM lub analityką sprzedaży? Jesteś pod właściwym adresem. Napisz do mnie na [email protected].