Firma zaczyna się od pomysłu. Przełożenie go na realną działalność to już trudniejsza sprawa. Planowanie budżetu to kwestia, która spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom, szczególnie początkującym. Koszty operacyjne, nieprzewidziane wydatki, negocjacje z dostawcami – to tylko niektóre z obowiązków, o które musi zadbać właściciel firmy. Chcesz dowiedzieć się, jak kontrolować wydatki firmy? Podpowiedzi znajdziesz w tym artykule.

Co to jest rachunek zysków i strat?

Kluczowe dla dobrej sytuacji finansowej w przedsiębiorstwie, jest dbanie o porządek w firmowej kasie. Pieniądze nie lubią chaosu. Najprostszą formą kontroli nad finansami jest prowadzenie rachunku zysków i strat. Pokazuje on czarno na białym określony wynik finansowy w wybranym okresie obrachunkowym. Tego typu podstawowe sprawozdanie finansowe składa się z:

  • przychodów,
  • kosztów,
  • wyniku finansowego.

To jednak zbyt mało szczegółowy budżet. Nie daje on poglądu na to, skąd pojawiły się niektóre przychody. Źródło przychodów mówi bowiem, o kierunku, w jakim zmierza firma. Jeśli przedsiębiorca zarabia na wyprzedawaniu majątku firmy, a nie na sprzedaży produktów lub usług, to nie świadczy dobrze o stanie działalności. W perspektywie przyszłości może też zwiastować ewentualne problemy.

Dobre zestawienie finansowe pokazuje, jak kształtują się koszty produkcji i jakich zysków w danym okresie możesz się spodziewać lub z jakimi wyzwaniami będziesz się mierzyć. Monitorowanie przepływu pieniędzy w sposób bardziej zaawansowany niż pokazaliśmy powyżej, jest też ważne, ze względu na podatki. Szczególne miejsce zajmuje tu podatek od dochodu. W skali miesiąca może w znaczny sposób wpłynąć na stan finansów. Jak w takim razie monitorować w bardziej zaawansowany sposób kwestie finansowe?

Rachunek zysków i strat – rozbudowana forma

Dla budżetu firmowego idealnym rozwiązaniem będzie rozbudowany rachunek zysków i strat z wyszczególnionymi grupami przychodów i kosztów. Istnieją dwa modele:

  • wersja porównawcza,
  • wersja kalkulacyjna.

Oba warianty określają wynik netto ze sprzedaży.

Cele finansowe firmy – zyski

Wielu przedsiębiorców jest tak pochłoniętych początkowymi wydatkami na firmę: opłatami, inwestycjami, doborem dostawców itd., że zapominają o najważniejszym – prowadzenie firmy ma na celu, przede wszystkim, zarobek. Po odliczeniu wszystkich kosztów (w tym również Twojego wynagrodzenia) powinien pozostać dochód. Nawet minimalne dochody w budżecie dają już nadzieję na sukces.

Utrzymanie płynności finansowej

Jeśli Twoja firma generuje już jakieś zyski, nie osiadaj na laurach. Teraz czas na zadbanie o płynność finansową. Wiele branż w Polsce posiada sezonowe zarobki – np. lokale gastronomiczne w turystycznych miejscowościach w sezonie zarabiają na resztę roku. Utrzymanie płynności takiej firmy jest bardzo trudne. Jak podaje raport BIG InfoMonitor, średni dług przypadający na jedną firmę gastronomiczną wynosi 91 550 zł. W porównaniu z tym samym okresem w roku ubiegłym zaległości wzrosły o ponad 28 procent.

Jeśli jesteś właścicielem tego typu działalności przyłóż się szczególnie pilnie do kontrolowania wydatków. Pamiętaj też, że sezonowe przedsiębiorstwo ma utrudniony dostęp do kredytów bankowych. Na rynku pozabankowym istnieją jednak rozwiązania finansowe dla małych i średnich firm, np. Wealthon POSCASH, których spłata jest elastyczna, a do złożenia wniosku nie potrzeba zbędnych dokumentów.

Przepływ pieniędzy – jak nad nim zapanować?

Wiele metafor łączy pieniądze z wodą. Wpływy środków (dochody/przychody) i odpływy, czyli wydatki, rzeczywiście mogą kojarzyć się z ruchami wody w zbiorniku. Tym zbiornikiem w kontekście firmy, jest jej budżet. Sztuką jest, po pierwsze, panowanie w czasie nad ilością dodawanych do budżetu firmowego pieniędzy, po drugie – panowanie nad kontrolowanym wypuszczeniem ich. Zwiększenie wydatków na inwestycje, zawsze powinno iść w parze z jednoczesnym przychodem z innej strony. 

Konieczne jest też, aby zawsze wiedzieć, jaki zapas gotówkiposiadasz na firmowym koncie. Miej poduszkę bezpieczeństwa, a nieprzewidziane wydatki nie będą Twoim zmartwieniem.

Kontroluj, analizuj, zmieniaj

Śledzenie wydatków i analiza kosztów pozwalają rozpoznać, gdzie ubywa nam zbyt dużo, a gdzie da się poczynić oszczędności.

  • Renegocjacja umów u dostawców to przykładowe działanie, którym możesz poprawić płynność finansową swojej firmy. Nie bój się pytać i rozmawiać – być może w łatwy sposób uda się obniżyć pewne koszty.
  • Automatyzacja procesów – brzmi enigmatycznie, ale polega na upraszczaniu niektórych czynności. Finanse Twojej firmy mogą skorzystać na automatyzacji, tam gdzie nie jest potrzebny czynnik ludzki.

Zużycie materiałów i energii – to kolejne wydatki, które potrzebują Twojego przemyślenia i mądrej decyzji. Kilka bezsensownie wydrukowanych kartek nie zrujnuje Ci firmy, ale w skali miesiąca lub lat, nieuzasadnione zużycie może wyrządzić szkody w budżecie. Musisz wiedzieć, że budżet to również suma małych wydatków.

Jak się zabrać za kontrolowanie finansów firmy?

Zaplanuj budżet

To faza, w której siedzisz z długopisem i kartką lub plikiem w Excelu. Wypisujesz koszty i przychody za dany okres. Koszty to np. zakup materiałów, opłaty za energię, wynagrodzenie pracowników (i Twoje!). Na tym etapie należy określić również cele sprzedażowe.

Monitorowanie i kontrolowanie

To faza rozciągnięta w czasie. Polega na regularnym odnotowywaniu wydatków i przychodów oraz porównywaniu ich z zakładanymi na początku.

Analiza kosztów i korzyści

Analiza ROI (Return on Investment) jest Ci potrzebna, aby ocenić szansę Twoich inwestycji na zarobek. Czy np. zakup narzędzi do Twojej firmy przyniesie zakładaną korzyść? Jeśli tak, to jaką? Jak podniesie efektywność działań?

Koszty stałe i koszty zmienne

Przed podjęciem decyzji o większych wydatkach, warto mieć świadomość, jak kształtują się stałe koszta. Będą to wydatki, które nie zmieniają się w zależności od wolumenu produkcji lub poziomu usług. Pamiętaj, że stałość tych kosztów, nie polega na ich stałej wartości. Zależne są bowiem od sytuacji makroekonomicznej. Czy wiesz, co należy do kosztów stałych? Mogą to być np.:

  • wynagrodzenie pracowników,
  • ubezpieczenie urządzeń,
  • czynsz za wynajem lokalu.

Koszty zmienne to koszty, które związane są z produkcją Twojej firmy. Jeśli produkcja rośnie, koszty zmienne rosną wraz z nią. Kosztów zmiennych naturalnie nie uwzględniamy w rozpisce kosztów stałych. Co zaliczymy do tej kategorii?

  • koszty towarów,
  • koszt energii,
  • koszty materiałów.

Podsumowując

Najlepsze, co możesz zrobić dla swojej firmy, to wiedzieć, ile dokładnie wydajesz.Budżetowanie to ciągły proces. Dzięki monitorowaniu kosztów, będziesz wiedzieć, na jaki wydatek możesz sobie pozwolić, a jeśli w danym miesiącu zaskoczy Cię  wydatek niecierpiący zwłoki, to środki uzyskasz składając wniosek, np. w aplikacji Wealthon Wallet.