Według autorów raportu Eurostatu zaledwie w 43,3% firm w UE używa się oprogramowania ERP (Enterprise Resource Planning). Z kolei systemy CRM są dostępne dla pracowników jedynie 25,8% przedsiębiorstw na obszarze Unii. To zaskakująco mało, ale musimy wiedzieć, że te dane dotyczą biznesów o różnej wielkości. Duże przedsiębiorstwa częściej dostrzegają potrzebę usprawnienia codziennej pracy przez korzystanie z zaawansowanych rozwiązań, często zsynchronizowanych ze sobą. W jaki sposób pogodzić działanie wielu narzędzi, np. systemów do zarządzania relacjami, zasobami i marketingiem, aby wydobyć z każdego maksimum korzyści i zarazem nie komplikować pracownikom życia? Sprawdziliśmy, jak  dobrze przeprowadzona integracja Hubspot i ERP może naprawdę napędzać sprzedaż.

Co to jest i jak działa system ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie do centralizacji zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. ERP integruje informacje z różnych obszarów działalności firmy, takich jak finanse, logistyka, magazynowanie, produkcja, HR czy sprzedaż. Dzięki temu możliwe jest gromadzenie danych w jednym miejscu, co zapewnia aktualność i spójność informacji w czasie rzeczywistym.

Dzięki ERP firmy mogą automatyzować wiele procesów operacyjnych, minimalizując liczbę manualnych zadań i potencjalnych błędów. Taka struktura pozwala na płynne monitorowanie zasobów, kontrolę nad kosztami i szybką reakcję na zmieniające się potrzeby rynkowe. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Wdrożenie ERP.

Co ma z tym wspólnego Hubspot? Integracja Hubspot i ERP

Hubspot to rozbudowana platforma, której sercem jest CRM (Customer Relationship Management). Oprogramowanie koncentruje się nie tylko na zarządzaniu relacjami z klientem, ale też wspomaga sprzedaż, marketing oraz obsługę klienta, teraz również przy wsparciu AI. Umożliwia więc planowanie i śledzenie interakcji z odbiorcami, zarządzanie szansami sprzedażowymi, prowadzenie działań marketingowych oraz gromadzenie i dostęp do danych o klientach z poziomu jednego programu. Szerzej piszemy o tym w tekście Co to jest Hubspot? Poznaj jedną z najbardziej rozbudowanych platform marketing automation.

Integracja Hubspot z ERP pozwala firmom jednoczyć dane z wymienionych obszarów z danymi operacyjnymi dotyczącymi produkcji, stanu magazynowego czy finansów. Takie połączenie umożliwia płynną wymianę informacji między różnymi działami w organizacji, zwiększając efektywność operacyjną i pomagając podejmować bardziej precyzyjne decyzje biznesowe oparte na aktualnych i pełnych danych.

ERP vs. Hubspot – co je łączy, a czym się różnią?

Podobieństwa między ERP i Hubspot polegają na tym, że oba te systemy służą m.in. magazynowaniu informacji, przyspieszają i ułatwiają codzienne zadania zespołów, które mają do czynienia z relacjami z klientem oraz mogą znacząco wpływać na wyniki sprzedażowe i rentowność biznesu.

Natomiast różnice dostrzegamy na płaszczyznach:

  • Zakresu zastosowań – ERP jest systemem wsparcia operacyjnego, obejmującego procesy wewnętrzne (np. produkcję, magazynowanie, zarządzanie finansami i kadrami), natomiast Hubspot koncentruje się na działaniach sprzedażowych i marketingowych, wspierając interakcje z klientami.
  • Rodzaju gromadzonych i przetwarzanych danych – ERP przechowuje informacje głównie liczbowe i osobowe, np. finansowe (transakcje, koszty, podatki), logistyczne (dostawcy, harmonogramy, łańcuchy dostaw), kadrowe (płace, urlopy, czas pracy) czy produkcyjne (procesy technologiczne, kontrole jakości, zasoby materiałowe). W bazie danych Hubspot zamieszczamy dane klientów, ale też historie interakcji, notatki, pliki multimedialne, luźne spostrzeżenia – czyli wszystkie materiały, które służą pozyskiwaniu odbiorców, prowadzeniu trwałej i efektywnej relacji z klientem oraz realizowaniu sprzedaży.
  • Integracji danych z innymi systemami – ERP stanowi centrum integrującym wszystkie procesy i dane operacyjne firmy. Może być zintegrowany z programami do księgowości i HR, CRMem, oprogramowaniem magazynowym czy do planowania produkcji. HubSpot łączy się z szeroką gamą aplikacji związanych z komunikacją zewnętrzną, marketingiem, sprzedażą i obsługą klienta (np. Google Ads, Google Analytics, kalendarzami, komunikatorami, silnikami e-commerce). ERP i Hubspot także można ze sobą zintegrować.
  • Typu użytkowników – ERP jest najczęściej używany przez działy logistyki, finansów i produkcji, podczas gdy Hubspot jest narzędziem zespołów sprzedażowych, marketingowych i obsługi klienta. Jednak niektóre funkcje obu systemów mogą być przydatne dla obu wymienionych grup.

Integracja Hubspot + ERP: dlaczego warto?

Jeśli w Twojej firmie obsługujecie już ERP i CRM, a do tego jeszcze używacie oprogramowania marketing automation, albo dopiero jesteście na etapie podejmowania decyzji o wdrożeniu któregoś z nich, powinniście od razu zastanowić się nad synergią tych tooli. Wtedy zapewnicie sobie m.in.:

  • Kompletny aktualny obraz i analitykę danych – automatyczna synchronizacja informacji między systemami CRM i ERP w czasie rzeczywistym eliminuje ręczne wprowadzanie i wyszukiwanie danych w różnych lokalizacjach, redukując ryzyko błędów i zapewniając dostęp dla każdej uprawnionej osoby z dowolnego miejsca. Łatwiej jest też przygotowywać raporty, aby wyciągać wnioski oparte na wszystkich możliwych przesłankach i jednocześnie nie duplikować wiedzy.
  • Efektywną współpracę międzydziałową – integracja Hubspot i ERP zagwarantuje szybki i niezakłócony przepływ komunikatów pomiędzy członkami różnych zespołów. Zminimalizujesz więc ryzyko zagubienia danych, niewłaściwej interpretacji czy innych nieporozumień, powodujących tarcia.
  • Automatyzację przepływów pracy – ekspresowe aktualizowanie stanów magazynowych można połączyć z planowaniem kampanii wyprzedażowych, a analizę przychodów i terminów spłat należności, obowiązujących danego klienta z historią jego relacji z opiekunem handlowym, aby ten miał pełną wiedzę, jak realizować wobec niego dalszą sprzedaż  – to pierwsze-lepsze przykłady działań możliwych w tym obszarze.
  • Lepsze zarządzanie doświadczeniem klienta – pełne śledzenie cyklu życia klienta umożliwia trafniejsze dostosowanie komunikacji i usług (np. poprawę UX poprzez personalizację czy korzystanie z feedbacku), w celu budowaniu lojalności klientów.
  • Eliminację błędów w procesach – sprzedanie klientowi produktów, których nie ma na stanie lub podanie nieaktualnej ceny to problemy, które mogą kosztować utratę zysku lub pogorszenie jakości relacji z klientem. Integracja Hubspot i CRM skutecznie im zapobiega.

Jakie są najpopularniejsze metody integracji Hubspot i ERP?

Integracja CRM i ERP może się odbyć na kilka kilka sposobów. Oto przykłady:

  • za pomocą dedykowanych interfejsów API, umożliwiających wysoką elastyczność i precyzyjny dobór niestandardowych rozwiązań pod dany biznes,
  • natywnie, wykorzystując programy przekazujące dane bezpośrednio z jednego systemu do drugiego i skracając cały proces,
  • przez konektory i platformy iPaas (Integration Platform as a Service), oparte na chmurze, oferujące gotowe narzędzia do synchronizacji (łączniki) i minimalizujące czas przedsięwzięcia,
  • hybrydowo, przy użyciu różnych metod dla poszczególnych procesów i zbiorów danych.

Jak wybrać? Najlepiej zapytać konsultanta po stronie dostawcy tego rodzaju usług, co w Twoim przypadku sprawdzi się najlepiej. Pod uwagę należy wziąć wielkość baz danych, liczebność zespołu, specyfikę działalności, istniejącą infrastrukturę IT, dostępne zasoby, m.in. czasowe i oczywiście budżet.

W Hubspot Marketplace znajdziesz ponad 40 wygodnych opcji integracji tego CRMu z ERP. Wśród nich są m.in. Odoo czy NetSuite. Jeśli Twojego ERP nie ma na tej liście, znajdź dostawcę, który dokona integracji przy pomocy innej metody.

Najlepsze systemy ERP do ekosystemu Hubspot

Teraz załóżmy, że nie masz jeszcze systemu ERP albo chcesz zmienić obecny na bardziej zaawansowany i lepiej spełniający Wasze potrzeby. Jednocześnie używasz Hubspot lub zamierzasz od podstaw zbudować kompletną machinę do dowodzenia działalnością sprzedażową firmy. Który ERP do Hubspot wybrać?

Poznaj 5 popularnych przykładów i ich krótką charakterystykę, która może pomóc Ci zdecydować:

1. NetSuite – polecany małym, średnim i dużym przedsiębiorstwom, specjalizującym się w profesjonalnych usługach i e-commerce, najchętniej wybierany przez te, którym zależy na dużej elastyczności i skalowalności. Oparty na chmurze, ma dużo rozwiązań analitycznych i słynie z przejrzystych kart wyników w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie jest w szerokim zakresie konfigurowalne, z Hubspot połączysz je natywnie.

2. SAP Business One – idealny dla małych i średnich firm, prosty i jednocześnie łatwy w skalowaniu w miarę rozwoju. Można go wdrożyć poprzez API lub korzystać w chmurze. Świetnie sprawdza się w przypadku organizacji z sektora produkcji czy finansów i działających w łańcuchach dostaw. Posiada rozbudowane funkcje raportowania i moduł do zarządzania projektami.

3. Microsoft Dynamics 365 – działa w chmurze i łączy działanie ERP i CRM, oferując kompleksowe wsparcie procesów biznesowych, od sprzedaży po operacje wewnętrzne. Rekomendujemy go dużym biznesom ze względu na jego zaawansowanie i łatwość adaptacji oraz integracji z powszechnie używanymi aplikacjami Microsoft. Z MD 365 zoptymalizujesz każdy rodzaj produkcji, usprawnisz ustalanie harmonogramów, poprawisz jakość produktów. System korzysta z analiz w czasie rzeczywistym i inteligencji predykcyjnej.

4. Odoo – rozwiązanie open-source, odpowiednie dla małych i średnich firm, które nie wymaga ponoszenia dużych kosztów na początek i dużych zasobów czasu na wdrożenie. Pozwala zarządzać produkcją i handlem online, usprawnia inwentaryzację i zarządzanie projektami czy arkuszami pracy. Zestaw aplikacji od Odoo ma przyjazny interfejs, daje duże możliwości konfigurowania, a także oferuje darmową wersję.

5. Acumatica – narzędzie oparte na chmurze, bardzo dobrze działające na urządzeniach mobilnych, wspiera małe i średnie biznesy z segmentu produkcji, dystrybucji, handlu detalicznego i branży budowniczej. Znajdziesz w nim kilka specjalistycznych modułów, m.in. do zarządzania finansami i projektami.

Co musisz wiedzieć przed integracją ERP i Hubspot?

Z doświadczeń naszych i naszych klientów wynika, że pełen sukces integracji Hubspot i ERP jest możliwy tylko wtedy, gdy wcześniej dobrze się do tego przygotujemy. Przed wprowadzeniem synchronizacji tych dwóch systemów, upewnij się, że nie pominiesz żadnego z tych etapów:

1. Identyfikacja celów – po co chcesz zintegrować swój Hubspot z ERP? Jakie cele dzięki temu osiągniesz? Które dane warto przenieść i dlaczego? Które działania i w jakim zakresie mogą zostać usprawnione? Kto skorzysta na połączeniu CRMu z ERP?

2. Audyt infrastruktury, budżetu i innych zasobów – czy posiadasz niezbędny sprzęt i oprogramowanie, które pozwoli Ci połączyć oba systemy? Ile czasu możesz przeznaczyć na cały proces? Z jakimi wydatkami będzie się wiązać wprowadzenie zmian?

Jeśli jesteś jeszcze przed wdrożeniem Hubspot, dowiedz się, ile kosztują poszczególne pakiety: Aktualny cennik HubSpot – zmiany od marca 2024, a potem odhaczaj po kolei pozycje z naszej listy kontrolnej, którą pobierzesz tutaj: [CHECKLISTA] Wdrożenie HubSpot krok po kroku.

3. Wybór dostawcy/oprogramowania/metody integracji – jaki ERP wybrać? Z kim warto wdrożyć synchronizację systemów? Który sposób integracji będzie najkorzystniejszy w mojej sytuacji?

4. Przygotowanie zespołu – jakie oczekiwania i sugestie mają Twoi pracownicy co do integracji narzędzi? Kto będzie odpowiadał za koordynację transferu poszczególnych danych? Jak będą wyglądały szkolenia i warsztaty z obsługi zintegrowanych systemów?

5. Zadbanie o jakość danych – czy wszystkie informacje w CRMie lub ERP są kompletne (np. czy nie brakuje jakichś elementów danych osobowych)? Czy nie pojawiają się w nich błędy, np. ortograficzne? Które zgromadzone dane historyczne lub nieaktualne można usunąć?

6. Optymalizacja procesów – czy aktualne przepływy pracy są ustawione prawidłowo i tożsame z celami oraz zadaniami w firmie, czy wymagają modyfikacji?

7. Określenie sposobów ewaluacji – jak będziecie weryfikować sukces wdrożenia integracji? Czy będziecie mogli liczyć na wsparcie dostawcy w razie ewentualnych awarii?

8. Przygotowanie dokumentacji, tj. harmonogramu wdrożenia, listy pozostałych ustaleń, będących wynikiem wcześniejszych etapów oraz wszelkich procedur i instrukcji, które będą pomocne w czasie procesu integracji oraz samego użytkowania połączonych systemów.

Integracja Hubspot i ERP: Twoja machina do generowania sprzedaży

Teraz możesz dostrzec jeszcze więcej korzyści z połączenia narzędzi marketing automation i CRM z ERP. Na konferencji Inbound 2024 Hubspot zaprezentował aktualizacje funkcji swoich modułów, w głównej mierze bazujące na wspomaganiu sztuczną inteligencją. Piszemy o nich w poście pt. Hubspot AI: jak sztuczna inteligencja Hubspota pomaga handlowcom i marketerom? A szerszy ogląd na rolę AI prowadzeniu biznesu w ogóle da Ci 9 notatek po Hubspot Inbound 2024 Bartosza Majewskiego.

Podsumowując najważniejsze możliwości, jakie daje integracja Hubspot i ERP, w obszarze nakręcania sprzedaży, na pewno warto docenić np. te konkretne opcje:

  • szybkiego dostępu do pełnych i aktualnych danych o kliencie i kondycji firmy, ułatwiających projektowanie spersonalizowanego przekazu, pogłębiającego relację i poprawiającego rentowność,
  • szerszej automatyzacji akceptacji ofert, zatwierdzania zamówień i przekazywania ich do działów realizacji,
  • bycia na bieżąco z historią płatności oraz statusami zamówień przez handlowców, co podnosi wydajność planowania dalszych działań i przyspiesza reagowanie na ewentualne problemy czy ułatwia zarządzanie reklamacjami,
  • ustawiania przypomnień o konieczności kontaktu z klientem, powiązanych np. z terminem ostatniego zamówienia, widocznym w ERP,
  • tworzenia szczegółowych, uwzględniających różne dane raportów, ułatwiających prognozowanie wyników i podejmowanie decyzji strategicznych dla rozwoju firmy.

Wdrażaj Hubspot z Casbeg i połącz moc Hubspot i ERP!

Casbeg jako Platynowy Partner Hubspot ma dostęp do najświeższych rozwiązań i korzystnych pakietów cenowych, a przy tym daje Ci gwarancję profesjonalnego i bezpiecznego wdrożenia tooli dostępnych w ofercie tej platformy. Jako doświadczona firma z obszaru doradztwa biznesowo zajmujemy się nie tylko implementacją technologii, ale też doradztwem, audytami, analizami oraz optymalizacjami procesów i narzędzi.

Sprawdź, co możemy zdziałać dla Ciebie w kontekście generowania sprzedaży – przeczytaj, na czym polega Wdrożenie ERP, zamów Wdrożenie Hubspot lub porozmawiaj z naszym konsultantem na temat innych usług, które skroimy pod Twój biznes.