Gdy pracujemy  z klientami często okazuje się, że przygotowanie oferty handlowej zajmuje nawet kilka albo kilkanaście godzin. Sposób, w jaki oferta jest tworzona, wpływa z jednej strony na skuteczność w pozyskiwaniu klientów, a z drugiej, na co swój czas pracy poświęcają wysoko opłacani specjaliści.

Im dłużej potencjalny klient czeka na ofertę, tym większa szansa, że w międzyczasie bardziej zorganizowany konkurent przedstawi swoją propozycję, a zasoby, które Twoja firma zainwestowała w sporządzenie wyceny i napisanie treści PDF-a pójdą na marne.

Nie sprzedajesz pakietów

Zwykle, gdy to badamy okazuje się, że najwięcej pracy na etapie ofertowania klienci poświęcają na wycenę. Etap ten często wymaga zaangażowania wysoko opłacanego i bardzo zajętego specjalisty.

Przykładowo, wyceniając dla potencjalnego klienta warsztat można stworzyć jego program od początku, a każdy element harmonogramu szczegółowo wycenić. Taka wycena wiąże się z zaangażowaniem specjalisty, który na jej przygotowanie musi w swoim kalendarzu znaleźć miejsce, co często będzie powodować opóźnienia. Wycena może być zamiast tego oparta na podstawie np. 3 wcześniej wycenionych pakietów: warsztat 4h, warsztat 8h i warsztat 15h.

Brak pakietów jest szczególnie kosztowny, gdy wycenę trzeba tworzyć dla firmy, której budżet na oferowanie rozwiązanie jest niewielki, więc istnieje ryzyko, że koszt czasu poświęconego na pozyskanie tego klienta, przygotowanie oferty i realizację usługi będzie wyższy niż przychody z jej realizacji.

Wszystkie slajdy Twojej oferty handlowej są dedykowane

Gdy wizja rozwiązania jest gotowa, trzeba je czytelnie zaprezentować – najczęściej w formie oferty sprzedaży wysłanej w formacie PDF. Częstym błędem jest tworzenie, za każdym razem, wszystkich slajdów od początku. A przecież ponad połowa slajdów w ofercie mogłaby pozostać niezmieniona.

Oczywiście warto, żeby oferta była dopasowana do potrzeb potencjalnego klienta, ale pisanie jej za każdym razem od nowa zajmuje cenny czas. Bez bazowania na edytowalnym wzorcu prezentacji, proces ten zawsze będzie zajmował czas, któregoś z zajętych i wysoko opłacanych pracowników.

Prezes który jest wąskim gardłem

W sytuacji, gdy do obowiązków prezesa, oprócz zarządzania firmą, należy pozyskiwanie klientów i jednocześnie tworzenie ofert, bardzo łatwo o sytuację, w której stworzenie oferty musi poczekać na moment, w którym CEO znajdzie na to czas (CEO nigdy nie ma wolnego czasu).

Im bardziej złożona jest wycena rozwiązania, tym z reguły więcej szczegółów trzeba będzie potwierdzić, żeby ją przygotować. O potwierdzenie trzeba będzie spytać CEO, bo to CEO rozmawiał z klientem. Dlatego zaangażowanie prezesa w tworzenie wyceny to szansa na opóźnienia w dostarczeniu oferty handlowej do klienta.

Brak dedykowanego specjalisty do tworzenia wycen

Gdy do tworzenia oferty zaangażowani się specjaliści, którzy na co dzień są odpowiedzialni za inne obszary działalności firmy, to istnieje ryzyko, że stworzenie oferty będzie dla nich mniej priorytetowe niż codzienny zakres obowiązków i pożary, które w ramach tego zakresu będą musieli ugasić.

Brak dedykowanego specjalisty sprawnie i szybko tworzącego oferty, powoduje, że w firmie nie ma osoby, która z czasem, dzięki specjalizacji, oferty tworzyłaby szybciej i efektywniej. Oczywiście, nie jest to rozwiązanie dla czytelników pracujących w najmniejszych firmach.

Wycenianie rozwiązań niedoprecyzowanych problemów

Gdy problemy i oczekiwania klienta nie są precyzyjnie określone osoba tworząca ofertę poświęci czas na przygotowanie nietrafionej wyceny. W innym scenariuszu może okazać się, że przygotowana przez tę osobę oferta będzie trafiona, ale dopytywanie o brakujące informacje zajmie bardzo dużo czasu. Bywa że klient zamiast rozwiązania, bardziej potrzebuje pomocy we właściwym zdefiniowaniu swoich problemów i oczekiwań – czyli analizy albo warsztatów podczas, których powstanie bardziej sprecyzowany obraz rozwiązania.Po nich nadejdzie odpowiedni moment, na wycenę głównego zakresu współpracy.

Brak spisanego procesu sporządzania wyceny

Ile razy w Twojej firmie słyszałeś od swojego handlowca “nie mogę wysłać klientowi oferty, bo specjalista X ciągle każe mi dopytywać klienta o jakieś detale”? Jak często specjalista zgłaszał, że “na podstawie materiałów od handlowca nie da się niczego wycenić”? Takie sygnały świadczą o tym, że w firmie brakuje czytelnego procesu tworzenia wyceny, a każda z nich jest tworzona spontanicznie.

Jeżeli nie jest oczywiste jakie informacje są niezbędne do tworzenia wyceny, to handlowcy często nie wiedzą, o co powinni zapytać klienta, a wysłanie oferty handlowej będzie opóźniane przez uzupełnianie brakujących informacji.

Czas potrzebny na przygotowanie oferty odzwierciedla poziom zorganizowania firmy – jeżeli w Twojej firmie potencjalni klienci muszą długo czekać na ofertę, to nie tylko trudniej jest Ci zwiększać sprzedaż, ale również prawdopodobnie wiele procesów wewnątrz firmy nie jest wystarczająco poukładanych.

Często też sytuacja w której klienci otrzymali ofertę szybciej od innych konkurentów skazuje cię na to, że twoja oferta będzie postrzegrana przez pryzmat czegoś co konkurencja przygotowała wcześniej. O tym jak efektywniej tworzyć oferty dowiesz się z tego artykułu: Jak skrócić czas potrzebny na przygotowanie wyceny?