Niemal co tydzień na jednej z branżowych stron na FB pojawia się post, w którym ktoś załącza specyfikację systemu CRM i prosi o rekomendację. Często dodaje, że musi to być open source albo – w wersji płatnej – system bardzo tani, choć posiadający podstawowe funkcje i możliwości. Z przykrością informuję, że darmowy CRM to mit.
Takiego narzędzia do zarządzania relacjami z klientami na rynku po prostu nie ma. Za systemy CRM zawsze płacisz – czasami po prostu walutą nie jest gotówka.
Przykład użycia systemów CRM
Przyjmijmy na potrzeby tego tekstu, że masz mikro firmę:
- która ma 300 000 złotych przychodu,
- Twoje wynagrodzenie wynosi 60 000 złotych rocznie,
- udaje Ci się osiągnąć ten rezultat w ramach 60 transakcji, ponieważ Twój średni klient wydaje 5 000 złotych.
Gdy piszę te słowa, licencja Salesforce to minimum 25 dolarów miesięcznie od użytkownika, a kurs dolara plasuje się na poziomie około 4.20 złotego. Oznacza to, że gdybyś zdecydował się na kupno tego systemu do zarządzania kontaktami, Salesforce to koszt 1260 złotych rocznie albo nieco ponad 2% twojego rocznego wynagrodzenia.
Wydaje Ci się, że to dużo? Rozumiem.
W końcu „mieć 1260 złotych, a nie mieć 1260 złotych to ponad 2500 złotych”.
Jednocześnie, jeśli ów system CRM wygeneruje Ci dodatkowe 3 transakcje w roku, osiągniesz przychód w wysokości 15 000 złotych. Rentowność firmy wzrośnie dzięki temu o jakieś 3000 złotych (co w przypadku mikro firm zwykle oznacza automatyczny wzrost zarobków jej właściciela).
To ponad dziesięciokrotny zwrot na zainwestowanym kapitale.
Ponownie: „Mieć 3000 złotych, a nie mieć 3000 złotych, to razem 6000 złotych”.
Prawdopodobnie nasuwa Ci się pytanie: „Jak CRM może wygenerować 3 dodatkowe transakcje?.” I słusznie. Odpowiedź jest prosta. CRM nie tyle wygeneruje dodatkowe transakcje, ile zapobiegnie ich przeoczeniu (o ile oczywiście będziesz z niego właściwie korzystać).
Zapewne obruszysz się, słysząc sugestię, że tracisz jakieś transakcje. Zupełnie niepotrzebnie. Widziałem w akcji wielu właścicieli małych firm. Nie przypominam sobie żadnego, który pamiętał o wszystkich klientach, zawsze wysyłał oferty i oddzwaniał na czas. Nie jesteś wyjątkiem. A nawet jeśli jesteś – znajdujesz się w znakomitym towarzystwie.
Darmowy system CRM a Twój czas
Jeśli:
- pracujesz efektywnie średnio 6,5 godziny dziennie,
- 16,5 dni w miesiącu,
- przez 12 miesięcy w roku…
… to pracujesz 1287 godzin rocznie.
Przy 60 000 złotych zysku daje to nieco mniej niż 50 złotych na godzinę. Jeśli na skonfigurowanie i opanowanie darmowego CRM-a poświęcisz 30 godzin w ciągu roku – kosztuje Cię on 1398 złotych. Z tą różnicą, że walutą jest czas, a nie złotówki.
Naturalnie płatne CRM-y także będą wymagały konfiguracji i nauki systemu.
Różnica jest jednak taka, że płatny CRM to oprogramowanie, które ma budżet na specjalistów ds. użyteczności. W efekcie wdrażamy się w niego znacznie szybciej. To z kolei sprawia, że musimy poświęcić na to mniej czasu – zarówno w trakcie opanowywania, jak i użytkowania. To czas, który mógłbyś przeznaczyć np. na budowanie relacji z klientami czy zarządzanie projektami.
Pamiętaj więc, że darmowy system do zarządzania relacjami z klientem nie istnieje.
Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?
Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.
To sprawia, że nie warto korzystać z darmowych systemów CRM.
Dlaczego rekomenduję płatne oprogramowania?:
- to narzędzia, które mają wsparcie użytkowników,
- posiadają obsługę telefoniczną i elektroniczną – uzyskasz pomoc w czasie rzeczywistym,
- problemy z dostępnością rozwiązań należą do rzadkości, a jeśli się zdarzą, są szybko rozwiązywane.
Poza tym bieżące integracje systemów oszczędzają czas użytkowania. Wszystko to bez ponoszenia (wysokich!) kosztów wynagrodzenia programistów, którzy dobudowują funkcjonalności.
Open source to ryzyko
Wyobraź sobie, że budzisz się i… Twój CRM po prostu znika. Ot, firma bez uprzedzenia zamknęła swój projekt systemu CRM, bo nie generował przychodów. Twórcy biznesowego oprogramowania po prostu wyciągają wtyczkę z serwera lub przestają płacić za Amazon Web Services.
Oblewa Cię zimny pot? Zaczynasz rozumieć, że utraciłeś dane wszystkich klientów i nie masz możliwości, by je odzyskać? Chcesz się jak najszybciej obudzić?
Właśnie. A co:
- gdyby dane z twojego „darmowego” CRM-a wyciekły, ponieważ – na skutek braku przychodów – oferująca go firma nie inwestowała w bezpieczeństwo danych?
- jeśli dostaniesz pozew zbiorowy, bo w Twoim CRM-ie były poufne dane klientów, które nie nadają się do publicznej informacji?
- jeżeli w posiadanie tych danych wejdzie Twoja konkurencja?
Jeśli nie chcesz odpowiadać na te pytania, zacznij płacić za oprogramowanie CRM. Darmowe CRM to piękna idea. Jednak powinna trafić na półkę i spokojnie się tam kurzyć – w towarzystwie takich pomysłów jak multimilionerzy z MLM i dochód pasywny.
