Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, zasięgu działania czy wysokości obrotów, potrzebuje systemu zarządzania relacjami z odbiorcami – CRM dla małej firmy to ogromna wartość. Zdarza się, że właściciele małych firm wahają się, czy jest sens zainwestować w oprogramowanie, które usprawni pracę zaledwie kilkunastu lub kilkudziesięciu osób. Jeśli jesteś jednym z nich, pamiętaj, że nawet jeśli systemu CRM w Twojej firmie będzie używać zaledwie kilku pracowników, to właściwie wykorzystany poprawi on doświadczenia tysięcy obecnych i przyszłych klientów.
Z doświadczeń naszych klientów wynika, że decyzji o implementacji trafnie dobranego i skonfigurowanego CRMu nigdy się nie żałuje. Dzięki niemu można skrócić czas potrzebny na zamknięcie szansy sprzedaży nawet o 46%.
Jaki jest idealny CRM dla małych firm? Co wybrać, jak wdrożyć i dlaczego warto? Sprawdź wskazówki od ekspertów Casbeg.
Dlaczego CRM dla małych firm jest ważny?
Niska liczba leadów i niewielu pracowników to nie powód, aby sprzedawać w chaosie. W małych firmach cykle sprzedaży mogą być dłuższe, a kiedy masz relatywnie mało klientów, pielęgnowanie relacji z każdym z nich i budowanie lojalności stają się kluczowe. To właśnie CRM idealnie sprawdza się wówczas, kiedy masz ograniczone zasoby kadrowe, względnie prostą strukturę organizacyjną, a pracownicy pełnią kilka ról w ramach jednego stanowiska.
Oprogramowanie do Customer Relationship Management w przedsiębiorstwach zatrudniających do 50 osób wspiera zarządzanie kontaktami i sprzedażą w tych samych obszarach, co w dużych biznesach. Ale oprócz tego CRM w małych firmach pomaga:
- gromadzić nawet najbardziej wielowymiarowe i niepowiązane ze sobą dane w jednym miejscu;
- wyrabiać dobre nawyki związane ze zbieraniem i przetwarzaniem jakościowych informacji;
- szybko i bez zbędnej biurokracji podejmować decyzje w oparciu o konkretne liczby, a nie intuicję, która szczególnie na początku drogi bywa zawodna, bo nie bazujemy na wystarczającym doświadczeniu;
- sprawnie zarządzać procesami i zadaniami, dzięki czemu łatwiej jest zwiększać bazę leadów i skalować biznes;
- mieć pełną kontrolę nad kondycją firmy – od początku dostrzegać, które tematy kuleją, które idą świetnie i warto je doinwestować, a które wymagają natychmiastowej reakcji;
- przewidywać, kiedy nadciągnie klęska urodzaju i będą potrzebne dodatkowe ręce do pracy lub bardziej zaawansowane narzędzia.
Po co Ci CRM w małej firmie?
Przejrzyj naszą listę 14 topowych korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie CRM dla małych firm. Ile z nich jest ważnych dla Ciebie? Które mogą być decydujące na poziomie codziennego funkcjonowania firmy, a które w dalszej perspektywie rozwoju?
- Śledzisz zadania zespołu – wiesz dokładnie, kto, co, kiedy i jak robi.
- Nie musisz pamiętać wszystkich informacji o kliencie – zawsze wtedy, gdy potrzebujesz, masz przed oczami szczegółowe informacje na temat leada lub klienta i całą historię Waszej relacji. Są one w jednym miejscu, zawsze pod ręką, zamiast rozproszone w arkuszach kalkulacyjnych, na karteczkach samoprzylepnych i w notesach handlowców.
- Skracasz czas onboardingu nowych członków załogi – handlowiec, marketer czy pracownik BOK wchodzi w uporządkowane środowisko danych, po szkoleniu szybko odnajduje się w swoich zadaniach i może od razu zabrać się do pracy.
- Otrzymujesz wartościowe leady – na podstawie dostarczanych przez CRM danych marketerzy są w stanie na bieżąco analizować trendy, monitorować wyniki kampanii i efektywniej pozyskiwać cenne kontakty, bez ryzyka przepalania budżetu.
- Wyciągasz trafne wnioski – upewniasz się, że Twój wysiłek miał sens i nie był stratą czasu lub odwrotnie – masz świadomość nietrafionych decyzji, dzięki czemu możesz wybierać lepiej w przyszłości.
- Zyskujesz argumenty w rozmowach biznesowych – wymierne dane są najlepszym dowodem na zasadność własnych idei lub irracjonalność pomysłów kontrahentów, dostawców czy inwestorów.
- Rozumiesz, że nie zawsze liczy się ilość – dobrze skonfigurowany CRM dowozi informacje, których jakość ma dużo większe znaczenie niż to, że Twoja baza liczy mniej niż 50 leadów.
- Odciążasz swój zespół – dzięki opcjom automatyzacji, CRM bierze na siebie powtarzalne czynności, będące domeną marketerów, handlowców czy pracowników obsługi klienta, które w małych firmach nierzadko wykonuje ta sama osoba.
- Zwiększasz wydajność pracowników – uporządkowanie lejka sprzedażowego jest bardzo istotne, gdy masz skromny budżet i niewielki zespół.
- Możesz zapomnieć o porównywaniu wykresów w Excelu – usprawniasz raportowanie, dokonywanie podsumowań i bilansów.
- Zwiększasz sprzedaż – skracasz cykl zakupowy i osiągasz pożądane efekty mniejszym nakładem pracy, a zaoszczędzony czas przekuwasz w domykanie większej liczby transakcji.
- Budujesz renomę – personalizacja przekazu, szybsze podejmowanie szans sprzedaży, zredukowanie chaosu w podejmowaniu akcji na leadach i osobiste podejście do każdego klienta przyczyniają się do zwiększenia rozpoznawalności i wykreowania wizerunku marki godnej zaufania.
- Nadzorujesz wiele obszarów w jednym miejscu – integrujesz bazę kontaktów z oprogramowaniem do generowania leadów, logistyki, operowania płatnościami i fakturowaniem, prowadzenia komunikacji czy zarządzania projektami.
- Masz kontrolę nie tylko nad wynikami, ale przede wszystkim przebiegiem każdego etapu poszczególnych procesów.
Jakie funkcjonalności musi mieć CRM dla małej firmy?
CRM dobrze dopasowany do momentu rozwoju oraz związanych z tym możliwości i celów małego przedsiębiorstwa musi być wyposażony przynajmniej w te podstawowe funkcjonalności:
- Zarządzanie leadami – np. wprowadzanie danych klientów i przypisywanie szans sprzedażowych, prowadzenie harmonogramu spotkań i połączeń, udostępnianie kalendarza z dostępnymi terminami konsultacji, automatyczny lead scoring i segmentacja kontaktów.
- Śledzenie komunikacji – np. wykonywanie połączeń telefonicznych i wysyłanie maili bezpośrednio z CRMu, nagrywanie rozmów, aby dzięki odtworzeniu pliku audio dobrze przygotować się do następnego spotkania, monitorowanie otwarć wiadomości i kliknięć w przyciski CTA czy korzystanie z kreatora w celu tworzenia zindywidualizowanych wiadomości.
- Automatyzacja sprzedaży – np. ustawianie reguł i warunków automatycznych czynności, m.in. przenoszenia szans sprzedaży na wyższy poziom i wysyłania powiadomień o statusie realizacji zamówienia.
- Raportowanie – np. kreowanie przejrzystych raportów o otwartych i zamkniętych szansach w czasie rzeczywistym z poziomu interaktywnego pulpitu menadżera, udostępnianie raportów innym użytkownikom, tworzenie wizualizacji danych w kontekście realizacji KPI, czyli przejrzystych diagramów i wykresów, a także filtrowanie informacji pod kątem pożądanych cech.
- Integracje z najpopularniejszymi aplikacjami wspierającymi komunikację, marketing i sprzedaż oraz otwarte API, aby konfigurować funkcje w miarę postępujących zmian w procesie rozwoju biznesu.
Oprócz posiadania wymienionych rozwiązań, CRM dla małych firm, których właściciele są często zabiegani i zajęci kilkoma sprawami naraz, powinien być tak zaprojektowany i wdrożony, żebyś mógł:
- obsługiwać go na różnych urządzeniach – na komputerze stacjonarnym w biurze, na laptopie podczas lunchu z klientem czy na smartfonie, gdy jesteś w terenie;
- wprowadzać niestandardowe dane i importować profile klientów z innych systemów;
- mieć dostęp do danych niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz – umożliwiają to CRMy, które zapewniają przechowywanie danych w chmurze;
- liczyć na wsparcie techniczne ze strony dostawcy;
- tworzyć unikatowe szablony dokumentów, dostosowane do specyfiki Twojego biznesu i rodzaju klienta.
Jaki CRM dla małej firmy będzie najlepszy?
Nie ma co owijać w bawełnę – funkcjonalności nie są jedynym kryterium doboru CRMu dla małych firm. Liczy się też cena oraz łatwość obsługi i elastyczność. Dobry CRM powinien w jak największym stopniu dopasować się do Ciebie, zamiast Ty do niego. Zobacz, czym w tych aspektach wyróżniają się dwa najpopularniejsze CRMy – Pipedrive i HubSpot.
Pipedrive dla małych firm? Jak najbardziej!
Pipedrive to ekosystem dedykowany przede wszystkim sprzedawcom, którego sercem jest CRM. Został założony w 2010 roku przez grupę estońskich handlowców z myślą o zaopatrzeniu się w zaawansowane, a jednocześnie proste w obsłudze rozwiązania usprawniające pracę. Wyznacznikami oprogramowania miały być intuicyjność użytkowania, konkretne narzędzia i rezygnacja z niepraktycznych dodatków oraz pozornych udogodnień, czyli wszystko to, co powinno cechować CRMy dla małych firm. Dziś platforma zajmuje czołowe miejsca w rankingach oprogramowania do zarządzania relacjami z klientem i słynie m.in. z przejrzystości interfejsu.
W CRM Pipedrive użytkownicy tworzą wizualne lejki sprzedażowe na bazie gotowych szablonów lub według własnych pomysłów. Dodają lub importują oferty z innych systemów i arkuszy kalkulacyjnych, a każdemu kontaktowi zostają przypisane szanse sprzedażowe. Otrzymują alerty o nowych zdarzeniach, przypomnienia o zadaniach i zawsze aktualne prognozy sprzedaży. Pipedrive daje też możliwość automatyzowania niektórych aktywności w obszarze marketingu, obsługi klienta i administracji. Właściciele małych firm doceniają kompleksowość tego CRMu i wygodę korzystania, a wdrożenie Pipedrive nie wymaga dużych nakładów czasu, podobnie jak szkolenie z obsługi.
Odkryj, jak wdrażamy Pipedrive dla małych firm i umów się na bezpłatne konsultacje: https://casbeg.com/pl/crm-pipedrive/.
HubSpot dla małych firm? To zależy.
W porównaniu do Pipedrive, HubSpot jest znacznie bardziej rozbudowany. Platforma, u podstaw której leży idea inbound marketingu, obejmuje 6 modułów. Można je dowolnie łączyć lub wybrać tylko jeden. W skład HubSpot wchodzą: Marketing Hub, Sales Hub, Customer Service Hub, CMS Hub, Operations Hub i Commerce Hub. CRM jest elastyczny i mocno zaawansowany, co w przypadku małych firm może z jednej strony oznaczać duże odciążenie, a z drugiej wyzwanie. HubSpot będzie bardzo dobrym wyborem, jeśli prowadzisz mały biznes, ale dysponujesz dużym budżetem i masz zamiar postawić na szerokie działania marketingowe.
Dowiedz się, co możesz zyskać dzięki wdrożeniu HubSpot z Casbeg: https://casbeg.com/pl/hubspot/.
Wdrożenie CRM dla małej firmy krok po kroku
Jeśli Ty i Twoja firma po raz pierwszy macie do czynienia z systemem CRM, jego wprowadzanie powinno następować etapami. Oprogramowanie lepiej rozbudowywać stopniowo, systematycznie poznając wszystkie zastosowania poszczególnych modułów.
Przebieg wdrożenia CRM w małej firmie może być następujący:
- Przygotowania – analiza bieżącej sytuacji, rozmowy z przyszłymi użytkownikami, określenie celów i oczekiwań, zaprojektowanie wstępnej struktury CRM.
- Implementacja techniczna – wyklikanie struktury, wprowadzenie danych, utworzenie kont i sprawdzenie, czy wszystko działa poprawnie.
- Nauka obsługi – instruktaże dla przyszłych użytkowników CRM, warsztaty z katalogowania leadów i uzupełniania danych, testowanie rozwiązań.
- Pełne wdrożenie – migracja wszystkich kontaktów, stworzenie customowych dashboardów, automatyzacji i raportów.
- Wsparcie powdrożeniowe – korzystanie z rekomendacji ekspertów, bieżąca weryfikacja działania CRMu, dokonywanie modyfikacji.
Ile kosztuje wdrożenie CRM dla małej firmy?
Kompleksowe wdrożenie systemu CRM dla małej firmy obejmuje wszystkie powyższe fazy. Polecane agencje w sposób szczególny podkreślają wagę wstępnych konsultacji i doradztwa oraz szkoleń praktycznych. Właściwie skonfigurowany i zestrojony z Twoim biznesem CRM możesz mieć już za kilka tys. złotych.
Gdzie zamówić wdrożenie CRM w małej firmie?
Jeśli chcesz nie tylko postawić na jakość oprogramowania, ale też mieć pewność, że cała usługa wdrożenia zostanie przeprowadzona na najwyższym poziomie, wybierz dostawcę, który:
- jest oficjalnym partnerem producenta CRM – Casbeg należy m.in. do programu HubSpot Solutions i posiada status partnera Pipedrive;
- ma w tym temacie bogate doświadczenie – na przestrzeni 5 lat przeprowadziliśmy dla 160 klientów ponad 250 konsultacji z zakresu CRM;
- tak jak Casbeg, oferuje różne CRMy, ale potrafi zarekomendować najbardziej odpowiedni dla Twojego biznesu;
- w swoich działaniach stawia zarówno na optymalizację sprzedażową, jak i marketingową;
- odznacza się transparentnością – w Casbeg chętnie chwalimy się opiniami klientów, popartymi case studies;
- dostarcza dodatkowe materiały i zapewnia opiekę konsultanta – u nas możesz skorzystać z darmowych porad, pobrać przydatne checklisty i skorzystać z informacji zawartych w eksperckich e-bookach. Wyposażymy Cię też w wiedzę na temat dobrych praktyk korzystania z systemu CRM dla małej firmy oraz najczęstszych błędów, które popełnia Twoja konkurencja.
Polubisz pracę z CRM. Nauczysz się do maksimum wykorzystywać rozwiązania dostępne w ramach Twojego systemu. Sprawdź naszą ofertę na: https://casbeg.com/pl/analiza-i-wdrozenie-crm/ i umów się na bezpłatne konsultacje.
