Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, zasięgu działania czy wysokości obrotów, potrzebuje systemu zarządzania relacjami z odbiorcami. Zdarza się, że właściciele małych firm wahają się, czy jest sens zainwestować w oprogramowanie, które usprawni pracę zaledwie kilkunastu lub kilkudziesięciu osób. Jeśli jesteś jednym z nich, pamiętaj, że nawet jeśli systemu CRM w Twojej firmie będzie używać zaledwie kilku pracowników, to właściwie wykorzystany poprawi on doświadczenia tysięcy obecnych i przyszłych klientów.

Z doświadczeń naszych klientów wynika, że decyzji o implementacji trafnie dobranego i skonfigurowanego CRMu nigdy się nie żałuje. Dzięki niemu można skrócić czas  potrzebny na zamknięcie szansy sprzedaży nawet o 46%.

Jaki jest idealny CRM dla małych firm? Co wybrać, jak wdrożyć i dlaczego warto? Sprawdź wskazówki od ekspertów Casbeg.

Dlaczego CRM dla małych firm jest ważny?

Niska liczba leadów i niewielu pracowników to nie powód, aby sprzedawać w chaosie. W małych firmach cykle sprzedaży mogą być dłuższe, a kiedy masz relatywnie mało klientów, pielęgnowanie relacji z każdym z nich i budowanie lojalności stają się kluczowe. To właśnie CRM  idealnie sprawdza się wówczas, kiedy masz ograniczone zasoby kadrowe, względnie prostą strukturę organizacyjną, a pracownicy pełnią kilka ról w ramach jednego stanowiska.

Oprogramowanie do Customer Relationship Management w przedsiębiorstwach zatrudniających do 50 osób wspiera zarządzanie kontaktami i sprzedażą w tych samych obszarach, co w dużych biznesach. Ale oprócz tego CRM w małych firmach pomaga:

  • gromadzić nawet najbardziej wielowymiarowe i niepowiązane ze sobą dane w jednym miejscu;
  • wyrabiać dobre nawyki związane ze zbieraniem i przetwarzaniem jakościowych informacji;
  • szybko i bez zbędnej biurokracji podejmować decyzje w oparciu o konkretne liczby, a nie intuicję, która szczególnie na początku drogi bywa zawodna, bo nie bazujemy na wystarczającym doświadczeniu;
  • sprawnie zarządzać procesami i zadaniami, dzięki czemu łatwiej jest zwiększać bazę leadów i skalować biznes;
  • mieć pełną kontrolę nad kondycją firmy – od początku dostrzegać, które tematy kuleją, które idą świetnie i warto je doinwestować, a które wymagają natychmiastowej reakcji;
  • przewidywać, kiedy nadciągnie klęska urodzaju i będą potrzebne dodatkowe ręce do pracy lub bardziej zaawansowane narzędzia.

Po co Ci CRM w małej firmie?

Przejrzyj naszą listę 14 topowych korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie CRM dla małych firm. Ile z nich jest ważnych dla Ciebie? Które mogą być decydujące na poziomie codziennego funkcjonowania firmy, a które w dalszej perspektywie rozwoju?

  1. Śledzisz zadania zespołu – wiesz dokładnie, kto, co, kiedy i jak robi.
  2. Nie musisz pamiętać wszystkich informacji o kliencie – zawsze wtedy, gdy potrzebujesz, masz przed oczami szczegółowe informacje na temat leada lub klienta i całą historię Waszej relacji. Są one w jednym miejscu, zawsze pod ręką, zamiast rozproszone w arkuszach kalkulacyjnych, na karteczkach samoprzylepnych i w notesach handlowców.
  3. Skracasz czas onboardingu nowych członków załogi – handlowiec, marketer czy pracownik BOK wchodzi w uporządkowane środowisko danych, po szkoleniu szybko odnajduje się w swoich zadaniach i może od razu zabrać się do pracy.
  4. Otrzymujesz wartościowe leady – na podstawie dostarczanych przez CRM danych marketerzy są w stanie na bieżąco analizować trendy, monitorować wyniki kampanii i efektywniej pozyskiwać cenne kontakty, bez ryzyka przepalania budżetu.
  5. Wyciągasz trafne wnioski – upewniasz się, że Twój wysiłek miał sens i nie był stratą czasu lub odwrotnie – masz świadomość nietrafionych decyzji, dzięki czemu możesz wybierać lepiej w przyszłości.
  6. Zyskujesz argumenty w rozmowach biznesowych – wymierne dane są najlepszym dowodem na zasadność własnych idei lub irracjonalność pomysłów kontrahentów, dostawców czy inwestorów.
  7. Rozumiesz, że nie zawsze liczy się ilość – dobrze skonfigurowany CRM dowozi informacje, których jakość ma dużo większe znaczenie niż to, że Twoja baza liczy mniej niż 50 leadów.
  8. Odciążasz swój zespół – dzięki opcjom automatyzacji, CRM bierze na siebie powtarzalne czynności, będące domeną marketerów, handlowców czy pracowników obsługi klienta, które w małych firmach nierzadko wykonuje ta sama osoba.
  9. Zwiększasz wydajność pracowników – uporządkowanie lejka sprzedażowego jest bardzo istotne, gdy masz skromny budżet i niewielki zespół.
  10. Możesz zapomnieć o porównywaniu wykresów w Excelu – usprawniasz raportowanie, dokonywanie podsumowań i bilansów.
  11. Zwiększasz sprzedaż – skracasz cykl zakupowy i osiągasz pożądane efekty mniejszym nakładem pracy, a zaoszczędzony czas przekuwasz w domykanie większej liczby transakcji.
  12. Budujesz renomę – personalizacja przekazu, szybsze podejmowanie szans sprzedaży, zredukowanie chaosu w podejmowaniu akcji na leadach i osobiste podejście do każdego klienta przyczyniają się do zwiększenia rozpoznawalności i wykreowania wizerunku marki godnej zaufania.
  13. Nadzorujesz wiele obszarów w jednym miejscu – integrujesz bazę kontaktów z oprogramowaniem do generowania leadów, logistyki, operowania płatnościami i fakturowaniem, prowadzenia komunikacji czy zarządzania projektami.
  14. Masz kontrolę nie tylko nad wynikami, ale przede wszystkim przebiegiem każdego etapu poszczególnych procesów.

Jakie funkcjonalności musi mieć CRM dla małej firmy?

CRM dobrze dopasowany do momentu rozwoju oraz związanych z tym możliwości i celów małego przedsiębiorstwa musi być wyposażony przynajmniej w te podstawowe funkcjonalności:

  • Zarządzanie leadami – np. wprowadzanie danych klientów i przypisywanie szans sprzedażowych, prowadzenie harmonogramu spotkań i połączeń, udostępnianie kalendarza z dostępnymi terminami konsultacji, automatyczny lead scoring i segmentacja kontaktów.
  • Śledzenie komunikacji – np. wykonywanie połączeń telefonicznych i wysyłanie maili bezpośrednio z CRMu, nagrywanie rozmów, aby dzięki odtworzeniu pliku audio dobrze przygotować się do następnego spotkania, monitorowanie otwarć wiadomości i kliknięć w przyciski CTA czy korzystanie z kreatora w celu tworzenia zindywidualizowanych wiadomości.
  • Automatyzacja sprzedaży – np. ustawianie reguł i warunków automatycznych czynności, m.in. przenoszenia szans sprzedaży na wyższy poziom i wysyłania powiadomień o statusie realizacji zamówienia.
  • Raportowanie – np. kreowanie przejrzystych raportów o otwartych i zamkniętych szansach w czasie rzeczywistym z poziomu interaktywnego pulpitu menadżera, udostępnianie raportów innym użytkownikom, tworzenie wizualizacji danych w kontekście realizacji KPI, czyli przejrzystych diagramów i wykresów, a także filtrowanie informacji pod kątem pożądanych cech.
  • Integracje z najpopularniejszymi aplikacjami wspierającymi komunikację, marketing i sprzedaż oraz otwarte API, aby konfigurować funkcje w miarę postępujących zmian w procesie rozwoju biznesu.

Oprócz posiadania wymienionych rozwiązań, CRM dla małych firm, których właściciele są często zabiegani i zajęci kilkoma sprawami naraz, powinien być tak zaprojektowany i wdrożony, żebyś mógł:

  • obsługiwać go na różnych urządzeniach – na komputerze stacjonarnym w biurze, na laptopie podczas lunchu z klientem czy na smartfonie, gdy jesteś w terenie;
  • wprowadzać niestandardowe dane i importować profile klientów z innych systemów;
  • mieć dostęp do danych niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz – umożliwiają to CRMy, które zapewniają przechowywanie danych w chmurze;
  • liczyć na wsparcie techniczne ze strony dostawcy;
  • tworzyć unikatowe szablony dokumentów, dostosowane do specyfiki Twojego biznesu i rodzaju klienta.

Jaki CRM dla małej firmy będzie najlepszy?

Nie ma co owijać w bawełnę – funkcjonalności nie są jedynym kryterium doboru CRMu dla małych firm. Liczy się też cena oraz łatwość obsługi i elastyczność. Dobry CRM powinien w jak największym stopniu dopasować się do Ciebie, zamiast Ty do niego. Zobacz, czym w tych aspektach wyróżniają się dwa najpopularniejsze CRMy – Pipedrive i HubSpot.

Pipedrive dla małych firm? Jak najbardziej!

Pipedrive to ekosystem dedykowany przede wszystkim sprzedawcom, którego sercem jest CRM. Został założony w 2010 roku przez grupę estońskich handlowców z myślą o zaopatrzeniu się w zaawansowane, a jednocześnie proste w obsłudze rozwiązania usprawniające pracę. Wyznacznikami oprogramowania miały być intuicyjność użytkowania, konkretne narzędzia i rezygnacja z niepraktycznych dodatków oraz pozornych udogodnień, czyli wszystko to, co powinno cechować CRMy dla małych firm. Dziś platforma zajmuje czołowe miejsca w rankingach oprogramowania do zarządzania relacjami z klientem i słynie m.in. z przejrzystości interfejsu.

W CRM Pipedrive użytkownicy tworzą wizualne lejki sprzedażowe na bazie gotowych szablonów lub według własnych pomysłów. Dodają lub importują oferty z innych systemów i arkuszy kalkulacyjnych, a każdemu kontaktowi zostają przypisane szanse sprzedażowe. Otrzymują alerty o nowych zdarzeniach, przypomnienia o zadaniach i zawsze aktualne prognozy sprzedaży. Pipedrive daje też możliwość automatyzowania niektórych aktywności w obszarze marketingu, obsługi klienta i administracji. Właściciele małych firm doceniają kompleksowość tego CRMu i wygodę korzystania, a wdrożenie Pipedrive nie wymaga dużych nakładów czasu, podobnie jak szkolenie z obsługi.

Odkryj, jak wdrażamy Pipedrive dla małych firm i umów się na bezpłatne konsultacje: https://casbeg.com/pl/crm-pipedrive/.

HubSpot dla małych firm? To zależy.

W porównaniu do Pipedrive, HubSpot jest znacznie bardziej rozbudowany. Platforma, u podstaw której leży idea inbound marketingu, obejmuje 6 modułów. Można je dowolnie łączyć lub wybrać tylko jeden. W skład HubSpot wchodzą: Marketing Hub, Sales Hub, Customer Service Hub, CMS Hub, Operations Hub i Commerce Hub. CRM jest elastyczny i mocno zaawansowany, co w przypadku małych firm może z jednej strony oznaczać duże odciążenie, a z drugiej wyzwanie. HubSpot będzie bardzo dobrym wyborem, jeśli prowadzisz mały biznes, ale dysponujesz dużym budżetem i masz zamiar postawić na szerokie działania marketingowe.

Dowiedz się, co możesz zyskać dzięki wdrożeniu HubSpot z Casbeg: https://casbeg.com/pl/hubspot/.

Wdrożenie CRM dla małej firmy krok po kroku

Jeśli Ty i Twoja firma po raz pierwszy macie do czynienia z systemem CRM, jego wprowadzanie powinno następować etapami. Oprogramowanie lepiej rozbudowywać stopniowo, systematycznie poznając wszystkie zastosowania poszczególnych modułów.

Przebieg wdrożenia CRM w małej firmie może być następujący:

  1. Przygotowania – analiza bieżącej sytuacji, rozmowy z przyszłymi użytkownikami, określenie celów i oczekiwań, zaprojektowanie wstępnej struktury CRM.
  2. Implementacja techniczna – wyklikanie struktury, wprowadzenie danych, utworzenie kont i sprawdzenie, czy wszystko działa poprawnie.
  3. Nauka obsługi – instruktaże dla przyszłych użytkowników CRM, warsztaty z katalogowania leadów i uzupełniania danych, testowanie rozwiązań.
  4. Pełne wdrożenie – migracja wszystkich kontaktów, stworzenie customowych dashboardów, automatyzacji i raportów.
  5. Wsparcie powdrożeniowe – korzystanie z rekomendacji ekspertów, bieżąca weryfikacja działania CRMu, dokonywanie modyfikacji.

Ile kosztuje wdrożenie CRM dla małej firmy?

Kompleksowe wdrożenie systemu CRM dla małej firmy obejmuje wszystkie powyższe fazy. Polecane agencje w sposób szczególny podkreślają wagę wstępnych konsultacji i doradztwa oraz szkoleń praktycznych. Właściwie skonfigurowany i zestrojony z Twoim biznesem CRM możesz mieć już za kilka tys. złotych.

Gdzie zamówić wdrożenie CRM w małej firmie?

Jeśli chcesz nie tylko postawić na jakość oprogramowania, ale też mieć pewność, że cała usługa wdrożenia zostanie przeprowadzona na najwyższym poziomie, wybierz dostawcę, który:

  • jest oficjalnym partnerem producenta CRM – Casbeg należy m.in. do programu HubSpot Solutions i posiada status partnera Pipedrive;
  • ma w tym temacie bogate doświadczenie – na przestrzeni 5 lat przeprowadziliśmy dla 160 klientów ponad 250 konsultacji z zakresu CRM;
  • tak jak Casbeg, oferuje różne CRMy, ale potrafi zarekomendować najbardziej odpowiedni dla Twojego biznesu;
  • w swoich działaniach stawia zarówno na optymalizację sprzedażową, jak i marketingową;
  • odznacza się transparentnością – w Casbeg chętnie chwalimy się opiniami klientów, popartymi case studies;
  • dostarcza dodatkowe materiały i zapewnia opiekę konsultanta – u nas możesz skorzystać z darmowych porad, pobrać przydatne checklisty i skorzystać z informacji zawartych w eksperckich e-bookach. Wyposażymy Cię też w wiedzę na temat dobrych praktyk korzystania z systemu CRM dla małej firmy oraz najczęstszych błędów, które popełnia Twoja konkurencja.

Polubisz pracę z CRM. Nauczysz się do maksimum wykorzystywać rozwiązania dostępne w ramach Twojego systemu. Sprawdź naszą ofertę na: https://casbeg.com/pl/analiza-i-wdrozenie-crm/ i umów się na bezpłatne konsultacje.

E-book

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.