Co zrobić, aby zwiększyć efektywność spotkań i zaoszczędzić Twój czas?

Spotkania to istotna część życia firmy. Pracownicy spędzają na nich sporo czasu. Każdego rodzaju zebrania są kosztem dla firmy. Im więcej osób bierze w nich udział oraz im wyższe są zajmowane przez nich stanowiska, tym bardziej te koszta rosną. Spotkania pomagają wymienić informacje i omówić ważne kwestie, ale przeprowadzone niewłaściwie sprowadzają się do generowania kosztów, które firma mogłaby uniknąć.

Na przykład 1h spotkania 10 osób, to dla firmy koszt 10 roboczogodzin. Jeśli to spotkanie ma miejsce co tydzień – to kosztuje 480 godzin rocznie, czyli 60 dniówek, co przekłada się na około 3 miesiące pracy pojedynczego członka zespołu.

Co byś zrobił z pracownikiem, który pracował 3 miesiące i nie wyniknęło nic konkretnego? No właśnie. Z tego artykułu dowiesz się o czym musisz pamiętać, jeśli nie chcesz, żeby spotkania w Twojej firmie wiązały się tylko z marnowaniem czasu i pieniędzy.

Nie wszystkie spotkania muszą się odbyć

Spotkania face-to-face powinny odbywać się tylko w sprawach, których nie da się załatwić e-mailem napisanym w ciągu pół godziny. Choć 30 minut pisania e-maila wydaje się bardzo długim czasem, to wcale takie nie jest w relacji do 45 minutowego spotkania na którym będą 3 osoby (2.15 roboczogodziny).

Dotyczy to szczególnie spotkań, które mają charakter informacyjny i ich celem jest przekazanie tego, co się w konkretnej sprawie ostatnio wydarzyło, a nie np. znalezienie nowych rozwiązań albo odpowiedzenie na szereg pytań, który może się pojawić.

Spotkania są ostatecznością. Poza project managerami, kadrą zarządzającą, koordynatorami, zespołem obsługi klienta i handlowcami, nikt w firmie nie powinien mieć więcej niż 5 godzin cyklicznych spotkań w tygodniu.

Spotkanie musi mieć agendę/wprowadzenie

Spotkania są bardziej efektywne, jeżeli każdy z uczestników ma szansę się do nich przygotować – rozpocząć je ze wstępnymi przemyśleniami albo pytaniami, które będzie chciał zadać. Jeżeli w trakcie rozmowy okaże się, że trudno ustalić coś konkretnego “bo i tak musimy przygotować dane X”, oznacza to, że te dane powinny być przygotowane wcześniej.

Trzeba również pamiętać o tym, że czas spędzony wspólnie jest szczególnie cenny, więc tym bardziej warto ze spotkań usuwać wszystko to, co może zostać zrobione indywidualnie przed jego rozpoczęciem. Jeśli w Twojej firmie pojawiają się spotkania bez agendy/wprowadzenia, to możesz rozważyć zasadę w której zaproszeni nie są zobowiązani do przyjścia na spotkanie jeśli nie otrzymają agendy/wprowadzenia.

Spotkanie powinno wygenerować oczekiwane działania

Podczas spotkania poświęconego rozwiązaniu określonego problemu ważne jest właściwe jego zrozumienie. Trzeba jednak uważać, żeby omawianie problemu nie przerodziło się w narzekanie. Czas poświęcony na dyskusję nie będzie zmarnowany, jeśli rozmowa będzie konstruktywna a podejście jej uczestników typu:  “co możemy zrobić, żeby to naprawić?”.

Spotkanie musi zakończyć się podjęciem działań i wskazaniem osób, które będą za nie odpowiedzialne

Oczekiwanym efektem spotkania jest podjęcie działania, które ma rozwiązać omawiany problem. Na przykład podczas spotkania dotyczącego problemów w komunikacji pomiędzy zespołami sprzedaży i marketingu ustalono, że te dwa zespoły powinny częściej i konkretniej ze sobą rozmawiać. Istnieje duże ryzyko, że samo postanowienie bardzo szybko przegra z “pożarami”, “bieżączką” i codziennymi obowiązkami. W osiągnięciu realnych efektów pomoże określenie:

1. Konkretnego działania np. raz w miesiącu zespoły sprzedaż i marketingu podczas 30 min spotkania omawiają przebieg współpracy, a na koniec tygodnia podobny status odbywa się poprzez e-mail,
2. Ownera, czyli osoby, która odpowiada za wdrożenie postanowień w życie i będzie musiała tłumaczyć się, jeżeli ustalone działania się nie wydarzą albo ich jakość będzie różniła się od oczekiwań, np. jeżeli okaże się, że dla części zainteresowanych nie było jasne, co powinno być zawarte w statusie, to będzie to odpowiedzialność ownera.
3. Terminu wykonania np. pierwszy status e-mail pomiędzy zespołami sprzedaży i marketingu ma odbyć się w najbliższym tygodniu.

Jeżeli w tej samej sprawie odbędzie się kolejne spotkanie, to warto zacząć je od omówienia kolejnych kroków ustalonych na poprzednim spotkaniu – czyli ustalenia na jakim etapie są ustalone działania.

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.

Zapisz się Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez Casbeg Consulting sp. z o.o. w celu komunikacji marketingowej, a tym samym wysyłania mi newslettera, informacji o usługach, promocjach lub nowościach zgodnie z polityką prywatności.

Spotkanie nie jest po to, żeby ci, którzy lubią mówić mogli sobie pogadać

Często zbyt istotną część spotkań zajmują osoby, które lubią dużo mówić i każdą swoją myślą muszą się obszernie podzielić. Rolą organizatora spotkania jest zadbanie, żeby takie osoby nie zdominowały spotkania – nie zabrały czasu, którego potem może zabraknąć np. na zdanie kogoś, kto rzeczywiście ma coś istotnego do powiedzenia albo omówienie wszystkich ważnych punktów z agendy.

Trzeba również uważać na to, żeby opinia osoby mówiącej najwięcej/najgłośniej stanie się decydująca tylko dlatego, że mocno się podczas spotkania przebijała. O przebiegu spotkania powinny decydować merytoryka i konstruktywne argumenty. Warto, żeby podczas spotkania jasne było kto jest jego moderatorem, który ma przyzwolenie na ucinanie pobocznych wątków i zbyt obszernych wypowiedzi. Jeżeli Waszym problemem są spotkania, które się przeciągają, to warto rozważyć odbywanie ich “na stojąco”.

Uwaga do menedżerów: Starajcie się milczeć jak najwięcej na spotkaniach. Jeśli już musicie mówić – starajcie wypowiedzieć się jako ostatni, dając innym (zwykle będącym bliżej omawianego problemu) się wypowiedzieć. Najlepiej jeśli zamiast stwierdzeń staracie się zadawać właściwe pytania. Dysponujecie władzą i kompetencjami, więc jeśli będziecie starali się znać odpowiedzi na wszystkie pytania, wasi współpracownicy się do tego przyzwyczają i wyrobią w sobie bezradność. Będą oni czekać aż Wy rozwiążecie problemy i odpowiecie na pytania.

Na spotkaniu nie wolno mówić: nie miałem na to czasu

Częstym powodem marnotrawienia zasobów jest brak odpowiedzialności. Na spotkaniach przejawia się to wtedy, gdy padają takie zwroty jak “nie miałem na to czasu”. Doba wszystkich ludzi ma 24 godziny, więc problemem nie jest brak czasu, tylko odpowiednie określenie priorytetów. Dużo dokładniej rzeczywistość oddaje stwierdzenie “nie zrobiłem tego, bo X, Y i Z było ważniejsze i bardziej pilne”. Używanie tego zwrotu stworzy w firmie nawyk wewnętrznej refleksji na temat zarządzania swoimi obowiązkami i pomoże wyeliminować sytuacje, w których “brak czasu” oznaczał “nie umiem zarządzać swoim czasem” albo co gorsza “nie chciało mi się tego zrobić”.

Trzeba pamiętać, aby wzajemnie sobie nie przerywać

Ta wskazówka wydaje się oczywista – “nie wchodzę w słowo innemu uczestnikowi spotkania, bo to niegrzeczne i wprowadza chaos w rozmowie”. Z jednej strony ciężko się z nią nie zgodzić, z drugiej nadal pojawiają się spotkania, podczas których ktoś komuś wszedł w słowo, mimo, że spokojnie mógł poczekać na swoją kolej. Jeśli masz kłopot z tym, że ludzie sobie przerywają, to wprowadź zasadę, w której podajecie sobie piłeczkę i tylko osoba, która ma ją w rękach może mówić.

Na zawalone deadline’y i siedzenie po godzinach wpływ ma również czas zmarnowany przez zbędne albo źle poprowadzone spotkanie. Spotkanie, które sprowadza się do “omówienia czegoś” będzie dla firmy zbędnym kosztem, tak długo jak nie będą wynikały z niego konkretne działania, które rzeczywiście się wydarzą. Troska o to wymaga tylko (i aż) systematyczności i konsekwencji. Twoim obowiązkiem jest zadbanie o to, żeby Twoi pracownicy byli tego świadomi – to także ich czas, który powinni wykorzystywać efektywnie dla firmy i siebie samych.

Ograniczaj czas spotkań. 

Niestety aplikacje kalendarzowe wybitnie utrudniają organizację, jak i rezerwację salek na spotkania trwające np. 25 minut. Nie powinno nas to powstrzymywać. 45-minutowe spotkanie jest lepsze niż godzinne. 30-minutowe jest lepsze niż 45-minutowe i tak dalej. Najprostszym sposobem na skrócenie spotkań jest wdrożenie zakazu smalltalków i gadania o pogodzie i tym jak komu minął weekend oraz egzekucja zakazu poprzez bezceremonialną moderację właściciela spotkania.

Jednym ze sprawniejszych sposobów ograniczania czasu spotkań dla niektórych ich uczestników jest uwalnianie ich. Jeśli na spotkaniu jest ktoś, kto będzie zabierał głos tylko w ⅓ ze spraw – być może warto zacząć od tej ⅓, a następnie umożliwić tej osobie opuszczenie pokoju po 20 zamiast 60 minutach?

Ograniczaj częstotliwość spotkań.

Zastanów się, czy spotkania raz na dwa tygodnie nie są tak samo OK jak spotkania raz w tygodniu. Może warto podsumowywać kwartały zamiast miesięcy? Może standupy nie muszą odbywać się codziennie w każdym zespole? Jeśli zastanawiasz się, co by się stało gdybyście rozluźnili częstotliwość spotkań – umów się z zespołem na eksperyment i nie zrób następnego spotkania, a następnie zobacz co się stanie. Prawdopodobnie nic się nie stanie. Ale skoro tak, to czy to spotkanie było potrzebne? A może było kolejnym spotkaniem, które powinno być e-mailem?

Tylko w oparciu o powyższe generalne zasady można odchudzić organizację z 25-30% czasu poświęconego na spotkania. To niesamowicie dużo oszczędności czasu do tego, żeby ludzie mogli skupić się na pracy. 

Na spotkaniu wprowadź rolę właściciela spotkania 

Właściciel spotkania prowadzi je, udzielając głosu innym, przerywając tam gdzie wypowiedzi są zbyt długie, startując o czasie i kończąc punktualnie, zmieniając temat i ustalając priorytety spotkania oraz agendę. Ważne: to nie jest osoba, która podejmuje decyzje, to jest osoba, która prowadzi spotkanie. 

Przy tej okazji warto wspomnieć o kwestii spóźnień. Spotkania powinny zaczynać się o czasie, bez względu na stan obecności. Spóźnialscy będą wchodzić na spotkanie np. po 4 minutach mówiąc coś w stylu “Przepraszam za spóźnienie, call mi się przeciągnął” albo “Przepraszam za spóźnienie, miałem ważny telefon”. Dobry właściciel spotkania przerywa spóźnialskiemu w pół zdania mówiąc “Nie mamy czasu na wymówki. Spotkania zaczynają się o czasie.” po czym wraca do już zapoczątkowanego tematu spotkania, zgodnie z agendą. Nie wolno pozwalać na to, żeby spóźnialscy marnowali czas innych uczestników spotkania na wytłumaczenie dlaczego się spóźnili lub próbę nadrobienia części spotkania na której byli nieobecni – ponieważ w ten sposób stracą motywację do punktualności następnym razem.

…i deleguj ją komuś kto spełnia następujące warunki:

1. Jest relatywnie nisko w organizacji. Ludzie, którzy znajdują się wysoko w hierarchii, mają wiele ważnych rzeczy na głowie (a w małych i średnich firmach nie mają zwykle asystentek, które mogłyby ich odciążać). W efekcie gdy tylko zaczynają być właścicielami spotkań, zaczynają być one odwoływane, przestają mieć agendy, podsumowania z nich powstają wolno i ich efektywność spada drastycznie – ponieważ zadania administracyjne przegrywają np. z telefonem kluczowego klienta albo posiedzeniem zarządu lub inną ważną kwestią. 

2. Ma na tyle silną pozycję (nie musi być formalna) w zespole, że może przerywać innym (łącznie z prezesem jeśli jest na spotkaniu). Jeśli ktoś nie będzie mógł przerwać długiego monologu dowolnego uczestnika spotkania – niech nie będzie właścicielem. Jeśli macie prezesa, CFO czy innego członka w zespole, któremu nie można przerwać – to macie problem z człowiekiem, a nie ze spotkaniami.

3. Ma na tyle dużo czasu, że może ustalać agendy spotkań oraz być zawsze punktualnie, żeby rozpocząć spotkanie. Jeśli ktoś spełnia dwa warunki, ale nie spełnia trzeciego – nie może zostać właścicielem spotkania.

Wprowadź rolę skryby

Z każdego spotkania powinno powstać podsumowanie, nawet jeśli jest ono tylko jednozdaniowe. Podsumowanie powinno zostać rozesłane tego samego dnia do wszystkich uczestników spotkania. Dobrym zwyczajem jest podział podsumowania na rubryki (np. Decyzje / TODO (z przypisanymi deadline i odpowiedzialnym za zadanie) / Backlog (rzeczy, do których wrócimy na następnym spotkaniu). Ponieważ właściciel prowadzi spotkanie, jest zajęty jego prowadzeniem nie może jednocześnie notować dlatego skryba nie może być właścicielem.

Skryba jest często rolą niedocenianą. Niesłusznie, bo wiąże się z nią ogromna władza. Jeśli ktoś zostanie mianowany odpowiedzialnym za zadanie, to będzie mu trudno uciec od tej odpowiedzialności. Jeśli deadline zostanie przyspieszony przez skrybę o miesiąc, to przeoczenie tego może mieć drastyczne konsekwencje, ponieważ po kilku tygodniach nikt nie będzie pamiętał szczegółów spotkania – więc jedyny ślad po ustaleniach będzie podsumowaniem napisanym przez skrybę. Dlatego ważne jest, żeby skryba podłączył komputer, na którym robi notatki do dużego telewizora albo rzutnika i notował na oczach wszystkich, tak, żeby móc korygować nieścisłości w czasie rzeczywistym, a nie dopiero po wysłaniu podsumowania w korespondencji mailowej.