Co robić, gdy współpracownicy nie realizują zadań w terminie? 5 rozwiązań

Ci z was, którzy mają kilka lat doświadczenia menedżerskiego na pewno kojarzą taką sytuację, która dość często powtarza się na różnego rodzaju zebraniach: 

Co zrobić w tej sytuacji?

Co zrobić gdy się ona powtarza?

A co, jeśli wydarzy się koszmar menedżera i nierobienie rzeczy na czas (lub, co gorsza: nierobienie ich wcale) stanie się w normą kulturową w zespole? Ten wpis stanowi receptę na to, jak zawrócić jednostki, a nawet całe zespoły, na ścieżkę produktywności.

Rozwiązanie pierwsze: nie robimy nic

To najczęściej stosowane rozwiązanie. Nie zawsze trzeba reagować na to, że ktoś czegoś nie zrobił. Szczególnie w sprawach, mniej istotnych. Nawet najlepsi z nas czasami coś zawalają. Jeśli Twój współpracownik, który nie zawalił niczego od półtorej roku, czegoś nie zrobi – może nie warto zwracać mu uwagi. Może nawet warto okazać mu wsparcie i zapytać czy wszystko u niego OK? Może akurat ma problemy w domu albo się rozchorował. Prosta czynność w postaci przyniesienia komuś herbaty w trudnym momencie może działać cuda na atmosferę w zespole – a poza tym jest po prostu miłym, ludzkim gestem. Uważam, że reakcje menedżerów powinny być zbalansowane. Skrajność w postaci czepiania się wszystkich o wszystko jest tak samo zła jak niezwracanie uwagi nikomu i na nic.

Rozwiązanie drugie: próba wyjaśnienia

Często zdarza się, że gdy pracownik zawali, jego szef pyta:

albo, co gorsza:

Zwykle prowadzi to do tego, że pracownik produkuje wiarygodną wymówkę i pozornie obiektywne powody, dla których zadanie nie mogło zostać wykonane. Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy ten dialog odbywa się w obecności innych osób. W takim otoczeniu powiedzenie „Zawaliłem, ponieważ nie chciało mi się pracować” albo „Dwa dni dochodziłem do siebie po wieczorze kawalerskim” naraża pracownika na publiczną utratę twarzy, do czego nie powinniśmy doprowadzać.

Zwykle tak prowadzone rozmowy kończą się na dwa sposoby:

Sposób pierwszy: 

Menedżer przez 20 minut walczy na argumenty z pracownikiem i odnosi „zwycięstwo” – często kosztem upokorzenia współpracownika i wyjścia na dupka przed zespołem. Nikt nie wygrywa, za to wszyscy, łącznie z postronnymi obserwatorami, stracili czas i następnego dnia mają znacznie mniejszą ochotę na kontynuowanie współpracy. 

Sposób drugi:

Pracownik trafia menedżera wymówką na tyle skutecznie, że wygrywa wymianę zdań. Do zespołu trafia niewypowiedziany komunikat „można nie realizować zadań w terminie, pod warunkiem, że umie się wyprodukować wystarczająco dobrą wymówkę”. W efekcie wszyscy zaczynają poprawiać swoje umiejętności produkowania dobrych wymówek.

Nie idźcie tą drogą. Zamiast tego popróbujcie poniższych sposobów:

Rozwiązanie trzecie: rachunek sumienia

Jeśli mamy dobry zespół, a nie gamoni, którzy migają się od roboty, na ogół jest tak, że zawalone terminy przynajmniej częściowo są naszą winą. Warto w tej sytuacji zadać sobie kilka pytań takich jak:

• Czy pracownik zrozumiał, co ma zrobić?
• Czy zatwierdziłem termin z pracownikiem i upewniliśmy się że jest realny?
• Czy pracownik rozumie priorytet zadania oraz kontekst po co ma coś zrobić, jakie to zadanie ma zależności i powiązania/wpływ na inne rzeczy?
• Czy pracownik został wyposażony w wiedzę i narzędzia do wykonania zadania?
• Czy pracownik wiedział do kogo ma się zwrócić w razie problemów i/lub utrudnień? 
• Czy wyjaśniłem, że jeśli termin będzie zagrożony to proszę o informację w tej sprawie z wyprzedzeniem?

Po zrobieniu rachunku sumienia będziemy wiedzieć, co mogliśmy zrobić lepiej tak, by nie powtórzyć swojego błędu w przyszłości.

Rozwiązanie czwarte: przejęcie odpowiedzialności za przekroczony termin

Wbrew pozorom często warto wziąć na siebie odpowiedzialność za sytuację, mówiąc, np.

W takim scenariuszu dostaniemy informację zwrotną i rozwiążemy problem na przyszłość a przy okazji damy współpracownikom dobry przykład brania odpowiedzialności za wszystko, co nam się przydarza – zamiast tylko za to, co zrobiliśmy (lub nie zrobiliśmy).

W scenariuszu, w którym to nie jest nasza wina i pracujemy w dobrym zespole, w większości przypadków usłyszymy ze strony pracownika coś w rodzaju:

W takim scenariuszu nie tylko my dajemy dobry przykład – robi to także nasz współpracownik w obliczu wtopy. Tak wygląda początek tworzenia dobrych norm kulturowych w zespole. W takim scenariuszu wystarczy już tylko wyznaczyć bardzo krótki (ale realny) termin realizacji zadania i rozliczyć pracownika z jego realizacji. Co istotne: ten termin wcale nie musi zostać wyznaczony przez menedżera. Najprawdopodobniej powyższy przykład nie powinien zostać zastosowany do spraw naprawdę błahych. 

Rozwiązanie piąte, kadrowe

Jeśli ktoś nie zrobił tego, co do niego należy wcale, tzn. nawet nie zaczął zadania – na ogół najlepszym sposobem jest całkowicie zabrać to zadanie tej osobie. Zwykle mamy do czynienia z kimś kto prokrastynuje ten typ zadań, nie ma kompetencji lub miejsca w kalendarzu do ich wykonania.

Oczywiście, powyższe sposoby są dalece niewystarczające dla poradzenia sobie z członkiem zespołu, który regularnie nie realizuje zadań w terminie – ale dla takich ludzi po prostu nie powinno być miejsca w Twojej organizacji. Co więcej, powinno być to oczywiste dla wszystkich na pokładzie. Jeśli masz wątpliwości: wysiłek komunikacyjny na tym odcinku stanowi Twoją odpowiedzialność.

Być może dla części z Was ten tekst stanowi rozczarowanie, ponieważ nie dostarczyłem Wam łatwych patentów na zmianę zachowania innych ludzi. Na tym polega lekcja. Przestań szukać łatwych i dobrze brzmiących, pociesznych rozwiązań. Na ogół mamy na innych znacznie mniej wpływu niż nam się wydaje – możemy jednak w pełni kontrolować to, za co my odpowiadamy. 

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter Casbeg Knowledge Sharing. Otrzymaj dostęp do materiałów premium: arkuszy, checklist, szablonów i innych.

Zapisz się Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez Casbeg Consulting sp. z o.o. w celu komunikacji marketingowej, a tym samym wysyłania mi newslettera, informacji o usługach, promocjach lub nowościach zgodnie z polityką prywatności.