Ostatnio więcej czasu poświęcam kwestiom finansowym. Przez długi czas pozwoliłem sobie na to, żeby nie być w nich biegłym – a teraz przyszedł czas na zmiany. Ten tekst jest syntezą wniosków finansowych z lektur w pierwszym kwartale 2019.

Ile powinienem mieć na koncie?

W kasie firmy powinno być wystarczająco gotówki, żeby utrzymać ją na powierzchni przez następne 60 do 90 dni bez przychodu. Oczywiście, jeśli jesteś bardziej konserwatywną osobą – trzymaj na koncie więcej. Uważaj jednak na to, żeby nie utopić firmy w gotówce, która jest zjadana przez inflację zamiast pracować. 6 miesięcy to już zdecydowanie przesada.

Co więc zrobić jeśli nie masz wystarczająco gotówki, żeby spełnić powyższe założenie?

Jako przykład użyjmy biznesu, który właśnie wymyśliłem:

Heniek ma średniej wielkości firmą sprzątającą na terenie Trójmiasta. Za swoje usługi uzyskuje 4 miliony złotych przychodu rocznie. Przeciętny klient heńka zostawia u niego 4.000 PLN miesięcznie. Biznes pozyskuje 15 nowych klientów miesięcznie, tracąc pięciu. Rentowność tego biznesu to 5% a więc 200.000 PLN rocznie. Marża to 20% a więc 800.000 PLN. Heniek wypłaca połowę zysku w dywidendzie. Doszedł do wniosku, że chce czuć się bezpieczniej od strony gotówki na koncie, żeby dokonać ekspansji poza trójmiasto.

Żeby przetrwać 90 dni bez przychodów potrzebuje 900.000 PLN. Niestety, ma tylko 600.000 PLN. Skąd więc może wziąć brakujące 300.000 PLN?

1. Przestań na jakiś czas wypłacać dywidendy

To nie jest rozwiązanie problemu, bo brak gotówki na koncie rzadko wynika z wypłacania zbyt dużych dywidend. Jeśli jednak je wypłacasz – zatrzymanie gotówki w firmie pomoże ci odłożyć nieco gotówki na koncie. 1/3 brakujących środków już mamy.

Gotówka: +100.000 PLN rocznie

2. Przyjrzyj się kosztom

Prawie zawsze da się coś zredukować, coś z kimś wynegocjować albo przynajmniej odłożyć planowany wcześniej wydatek do momentu, gdy poprawimy stan gotówki na koncie. Heniek prowadził swoją firmę bardzo konserwatywnie, więc udało mu się zredukować poziom kosztów tylko o 4.000 PLN miesięcznie na skutek bardziej korzystnej umowy z dostawcami kawy, owoców, elektryczności i szkoleń BHP.

Gotówka: + 48.000 PLN rocznie

3. Skróć terminy płatności i zmień moment wystawienia faktury

Heniek zdecydował się tutaj na radykalny krok (gdyby nie był takim radykałem pewnie skorzystałby z faktoringu). Zamiast, jak dotąd, wystawiać faktury na koniec miesiąca, z 30 dniowym terminem płatności, wszystkich klientów, konwertował na płacących z góry, wystawiając fakturę na początku miesiąca z 7 dniowym terminem płatności. W efekcie już po 2 miesiącach zaoszczędził 3.000 PLN na czasie osoby, która windykowała klientów. Problemy z płatnościami zniknęły.

Gotówka: +36.000 PLN rocznie

4. Wydłuż terminy płatności kosztowych, skoncentruj zamówienia i zmień moment wystawienia faktury dostawcom

Firma sprzątająca, żeby móc realizować swoje zadania korzysta ze sporej ilości detergentów, szczotek, mopów etc. Łącznie zamykało się to do 9% kosztów firmy. Heniek, wpadł na pomysł, że będzie kupował wszystko kwartalnie zamiast raz w miesiącu, dzięki czemu będzie mu łatwiej uzyskać wydłużony termin płatności za detergenty oraz potencjalne obniżki.

Uzyskał 1% obniżki oraz 30 dniowy termin płatności. Dodatkowo, przeglądając koszty, które ponosi za różnego rodzaju oprogramowanie postanowił, że wynegocjuje obniżki w zamian za płatność z góry za cały rok, choć w krótkim terminie ograniczy mu to dostępną gotówkę to w skali roku będzie to istotna poprawa sytuacji. Łącznie oprogramowanie kosztowało 30.000 PLN rocznie a wynegocjowane obniżki sięgnęły 17%.

Gotówka od dostawców: +3.300 PLN rocznie

Oszczędności na oprogramowaniu: +5.100 PLN rocznie

5. Przy okazji zmiany modelu płatności dokonał się także audyt należności

Po przeanalizowaniu wszystkich faktur za ostatnie 2 lata okazało się, że firma ma 17 niezapłaconych faktur na kwotę 84.000 PLN. Niestety, dwie trzecie tej kwoty były nieściągalne – tak kończą się długie terminy płatności i nieuważność. Ale ⅓ udało się ściągnąć.

Gotówka: +28.000 PLN jednorazowo

6. Przyjrzyj się aktywom, które nie pracują

Heniek starał się wykombinować, skąd jeszcze może wziąć gotówkę, do czasu aż wpadł na pomysł upakowania obecnych pracowników w jednym dużym pokoju zamiast dwóch, a drugi, mniejszy podnająć. Znalezienie najemcy na część biura za 1000 PLN nie stanowiło dużego problemu.

Gotówka: + 12.000 PLN rocznie

Dotychczasowe zaciskanie pasa zapewniło nam już 204.000 PLN. Gdy śrubki na wewnętrznych operacjach firmy zostały dokręcone Heniek zwrócił swoją uwagę na to jak jego firma pozyskuje klientów i dostrzegł jeszcze trzy dźwignie za które mógłby pociągnąć, zeby odblokować więcej gotówki.

7. Celuj w nieco większych klientów

Zaczął prosić swoich najlepszych klientów o polecenia i poprawił jakość obsługi klienta dzięki pomiarom CSAT oraz NPS. Poprawa była możliwa, ponieważ osobiście prowadził rozmowę exit interview z każdym odchodzącym klientem, żeby zidentyfikować co mogliby zrobić lepiej, żeby klienci odchodzili od jego firmy rzadziej. Klienci odchodzili tak samo – ale ci, którzy pozostawali byli bardziej zadowoleni, co przełożyło się na więcej poleceń.

Średnia wartość transakcji wzrosła o 10%.

8. Zwiększ liczbę generowanych leadów i odezwij się z nową ofertą po 2 miesiącach do klientów, którzy nie kupili

W tym przypadku wydłużenie wyświetlania kampanii remarketingowej Google do 180 dni, dodanie testymoniali na stronę internetową oraz systematyczne powroty do klientów, którzy nie kupili od niego od razu, a także zwiększona ilość poleceń przełożyły się na 10 dodatkowych klientów miesięcznie przy dodatkowych wydatkach na poziomie jedynie 20.000 PLN rocznie.

9. Zwiększ ceny nowym klientom

10% podwyżka cen dla nowych klientów oznacza zwiększenie marży do 30% na nowych klientach. Żeby nie zachęcać starych klientów do odejścia – na razie nie decyduj się na podnoszenie ich cennika.

Bez zmian w punktach 7, 8 i 9 firma wygeneorwałaby z nowego biznesu 456.000 PLN przychodu i 91.200 PLN marży w ciągu najbliższych 12 miesięcy, co przełożyłoby się na 22.800 PLN rentowności. Po wprowadzeniu zmian przychody wzrosły do 1.080.000 PLN, marża do 232.800 a rentowność do 139.200 PLN.

Gotówka: +116.400 PLN

Podsumowanie

Wszystkie powyższe kroki były dla Heńka bardzo wycieńczające bo wdrożył je w ciągu pół roku a drugie pół czekał na to, aż zmaterializują się w pełni. Brak dywidendy odcisnął się na jego komforcie życia. Cała ta praca spowodowała jednak, że udało mu się zrealizować założenie i w ciągu roku wygenerować dodatkowe 396.800 PLN gotówki, żeby z nawiązką pokryć 90 dni kosztów firmy, które umożliwi mu bezpiecznie wyjść ze swoimi usługami poza trójmiasto.

W tej chwili jego firma generowała 15% rentowność na nowym biznesie, który w miarę odchodzenia starszych, niskomarżowych klientów systematycznie poprawiał swoje współczynniki całkowitej rentowności. Biznes zbliżał się w szybkim tempie do sześciu milionów, co dawało nadzieję na 8 milionów i 12% rentowności w horyzoncie 2-3 lat. Taki biznes generowałby blisko milion złotych zysku rocznie, co przy założeniu niezmienionej polityki dywidendowej oznacza dla naszego bohatera pięćset tysięcy złotych dywidendy rocznie. Nasz bohater uznał, że potrzebuje doradcy podatkowego i inwestycyjnego.

A ekspansja? Ekspansja może poczekać. Wzrost w nowych lokalizacjach jest bardzo kosztowny, a trójmiejski rynek oferował rentowność i potencjał wzrostu na zaskakująco komfortowym poziomie – ale tylko dla biznesu z odpowiednio dokręconymi śrubkami.

Kto wie, może za jakiś czas, gdy pojawi się odpowiednia okazja zdecyduje się na ekspansję do innego miasta poprzez przejęcie jakiejś firmy sprzątającej, w której mógłby dokręcić śrubki tak jak w swojej?