Pękający w szwach kalendarz to problem wielu prezesów i założycieli firm, szczególnie na początku ich drogi.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak zyskać więcej czasu w pierwszych latach zarządzania firmą,
- jak nie zastawiać pułapek czasowych na własny kalendarz,
- jak budować kulturę organizacji, w której w przyszłości będziesz miał więcej czasu niż przeciętny zarządzający.
Krótkie ćwiczenie na początek
Zanotuj to, co jest dla Ciebie w tym kwartale najwyższym priorytetem. Teraz otwórz swój kalendarz i porównaj jego zawartość z priorytetem, który właśnie zapisałeś. Czy to, na co poświęcasz swój czas kontrybuuje do tego co uważasz za najważniejszy priorytet?
Błąd 1. Wydaje Ci się, że delegujesz, ale w rzeczywistości tego nie robisz
Pułapką, w którą wpada wielu początkujących prezesów, jest mówienie pracownikom “Zrób X” zamiast oddawania odpowiedzialności za konkretne zadanie lub obszar. W przypadku tego pierwszego podejścia pracownicy będą o wiele częściej przychodzili do Ciebie z pytaniami, wymagali konsultacji lub prowadzenia krok po kroku.
Zosia nie zostaje managerem, nie musi być też nowym pracownikiem – po prostu obszar został oddelegowany na Zosię. Poszerzaj zakres odpowiedzialności każdego pracownika, dopóki nie zaczną pojawiać się sygnały, że powinieneś przestać – a wcześniej czy później się pojawią.
Oczywiście, delegowanie nie będzie wyglądało tak samo w przypadku każdego pracownika – niektórzy potrzebują więcej wsparcia, inni więcej samodzielności. Z pomocą przyjdzie hierarchia delegowania zadań, o której więcej przeczytasz w artykule Jacka Bartczaka „Delegowanie zadań w zależności od doświadczenia pracownika”.
Jeśli pracujecie w biurze, zwróć uwagę do czyjego biurka przychodzi najwięcej osób. Pracownik, do którego inni naturalnie zwracają się po pomoc w danym temacie to potencjalny przyszły manager lub właściciel obszaru.
Każdy prezes ma obszary, które ciężko jest mu oddać, jednak jest to konieczne z perspektywy czyszczenia kalendarza z nadmiarowych zadań. Warto jednak zacząć delegowanie obszarów od takich, z którymi możesz poradzić sobie najszybciej i najłatwiej.
Błąd 2. Mikrozarządzasz
Mikrozarządzanie może mieć sens na wczesnym etapie działania firmy, gdy zespoły są małe, a pracownicy nowi. Problemy pojawiają się wtedy, gdy firma rośnie, pracownicy zyskują doświadczenie i chcą większej odpowiedzialności, a ilość wątków toczących się jednocześnie uniemożliwia menedżerskie doglądanie wszystkiego w szczegółach.
Większość mikromenedżerów nie deleguje zadań, których nie powinni już wykonywać, albo przejmuje z powrotem te oddelegowane jeśli nie są zadowoleni z wyników. Takie podejście jest kuszące i można je zaobserwować u wielu założycieli startupów, gdy ich firma się rozwija. Zaczynają od robienia rzeczy, w których są dobrzy (np. programowanie), ale kiedy firma się rozrasta, muszą zacisnąć zęby i przekazać tę pracę, nawet jeśli lubią ją wykonywać.
– Ben Mullholand, Źródło: https://casbeg.com/pl/blog/jak-mikrozarzadzanie-niszczy-twoj-zespol-i-jak-tego-uniknac/
Nawet jeśli udało Ci się uniknąć pułapki mikrozarządzania, bardzo możliwe, że Twoi ludzie mogliby być bardziej samodzielni i proaktywni – i jest to Twoja odpowiedzialność, żeby tacy się stali. Pomocne będzie:
- przyzwyczajanie pracowników do przychodzenia nie tylko z problemem, ale też z propozycją rozwiązania,
- przychodzącym do Ciebie ludziom, zamiast udzielać odpowiedzi, należy zadawać pytanie: „A co Twoim zdaniem powinniśmy zrobić?” – zwykle znają odpowiedź.
- niebycie ciągle dostępnym – przy kompetentnym zespole istnieje spora szansa, że ludzie dojdą do dobrego rozwiązania bez Twojego udziału.
Błąd 3. Chodzisz na spotkania, które mogłyby odbywać się bez Ciebie
Bardzo możliwe, że w przypadku wielu spotkań Twoja obecność nie jest niezbędna – wystarczy notatka podsumowująca, co zostało ustalone na spotkaniu. Więcej o tym, jak zwiększyć efektywność spotkań i zaoszczędzić czas, przeczytasz w artykule na ten temat.
Ciekawostka: pewna firma ze Stanów Zjednoczonych co kwartał wyrzuca z kalendarza wszystkie cykliczne spotkania, wychodząc z założenia, że ludzie zorganizują ponownie te, których naprawdę potrzebują. Ty możesz:
- Spróbować skrócić spotkanie o 15 minut.
- Sprawdzić, czy cykliczne spotkania mogą odbywać się rzadziej.
- Jeśli podejrzewasz, że jakieś regularne spotkania mogłyby odbyć się bez Ciebie – ominąć jedno z nich i zobacz, co się stanie.
- Jeśli dany temat powraca cyklicznie, ustalić stały termin spotkań – to oszczędza czas na każdorazowe poszukiwanie terminów.
Dodatkowo, pamiętaj że nie wszystkie spotkania, które trafią do kalendarza prezesa musi umawiać prezes – np. zdecydowaną większość spotkań w kalendarzu Bartka Majewskiego – CEO Casbeg, wrzucają osoby odpowiedzialne za dany obszar/projekt.
Błąd 4. Nie zatrudniasz właściwych ludzi lub zatrudniasz, ale nie dajesz im decyzyjności
Jeśli jesteś prezesem firmy, będącej krótko na rynku, wiesz, jak dużo Twojego czasu potrzebuje ona, aby się rozwijać – tym bardziej nie warto zapychać kalendarza zadaniami, które może zrobić za Ciebie ktoś inny. Nie wahaj się zatrudniać ludzi, którzy uzupełnią Twoje największe deficyty w kompetencjach. Masz problemy z przygotowywaniem umów? Zatrudnij asystenta po studiach prawniczych, który będzie robił to za Ciebie. Jesteś CEO software house’u, wywodzącym się z bycia programistą? Zamiast samodzielnie prowadzić marketing swojej firmy, nawet na “dość dobrym” poziomie, zatrudnij marketing menadżera, który zrobi to lepiej – a gdy już go zatrudnisz i zapoznasz ze specyfiką swojej działalności, ustal z czego się rozliczacie, wyznacz cele i pozwól działać, opierając się pokusie kontroli. Niejeden prezes pomimo pozornego oddania odpowiedzialności za dany obszar pozostaje obecnym na wszystkich spotkaniach go dotyczących – dla dobra swojego kalendarza nie bądź takim prezesem.
Błąd 5. Nie korzystasz z gotowych rozwiązań do zarządzania
Firma nie działa tak, jakbyś chciał, ale wciąż nie stosujecie OKR-ów.
Różne rzeczy regularnie umykają Waszej uwadze, ale nie korzystacie z Asany lub innego narzędzia do planowania pracy.
Masz problem z określeniem z jakiego źródła pochodzą Wasze najlepiej konwertujące szanse sprzedażowe, ale jednocześnie nie pilnujesz handlowców, aby uzupełniali CRM-a.
W młodych firmach wiele czasu założyciela jest w stanie uwolnić wdrożenie gotowych, sprawdzonych rozwiązań.
Last, but not least
Powszechnym zjawiskiem jest, że założyciele firmy chcą mocno angażować się w jej codzienne życie. Po uwolnieniu czasu wciąż warto pamiętać o tej skłonności i uważać, żeby nie wrócić na stare tory. W końcu w przypadku zapchanych kalendarzy CEO ofiarą i sprawcą problemu często bywa ta sama osoba 😉
