W mojej pracy zdarza mi się słyszeć: “Nigdy poważnie nie analizowaliśmy naszej sprzedaży, ale klientami / produkcją zajmują się świetni ludzie, jesteśmy na plusie, więc chyba nie musimy się za bardzo przejmować niuansami pozyskiwania klientów?”. Niestety, nie. Pozwólcie, że wyjaśnię jak wyglądają relacje sprzedaży z innymi obszarami w firmie.  Wbrew pozorom, nie chodzi tylko o to, że bardziej poukładana sprzedaż oznacza więcej gotówki na koncie.

Dane o sprzedaży, a produkcja czasu

Załóżmy, że w jednej z firm usługowych, w trakcie roku do potencjalnych klientów, wysłano około 170 dedykowanych ofert. Każda z nich była dopasowana do sytuacji konkretnego odbiorcy, a na jej przygotowanie potrzebny był czas specjalisty na co dzień wykonującego usługę.

Oprócz tego z zaofertowaną firmą najpierw trzeba było porozmawiać, umówić się z nią na spotkanie i wymienić kilka wiadomości e-mail- potrzeba było na to około 2 godzin pracy. Po przeanalizowaniu danych okazało się, że 40 ofert zostało wysłanych do leadów, gdzie osoba kontaktowa nie była osobą decyzyjną.

Tylko 3 leady z tych 40 ostatecznie zostały klientami tej firmy, a wygenerowane przez nie przychody ledwie pokryły koszty włożone w obsługę całej 40. Oznaczało to, że gdyby rozmowy zakończono wszędzie tam, gdzie nie było kontaktu z osobą decyzyjną, to zyski firmy prawie by się nie zmieniły, ale firma “odzyskałaby” dodatkowe 80 godzin pracy (40 dedykowanych ofert, 2 godziny pracy potrzebne na doprowadzenie leadów do etapu wysłanej oferty). 

Co 80 godzin oznacza w praktyce? 

80 godzin pracy to 10 dni roboczych albo 2 robocze tygodnie, czyli dodatkowe:

  • 2 tygodnie urlopu,

  • 10 całodniowych wizyt u najlepszych klientów, podczas których można lepiej poznać ich potrzeby, oczekiwania i zaproponować im nowe usługi albo poprosić o polecenie do kolejnych firm,

  • 80 rozmów 1on1 z pracownikami podczas których można lepiej poznać ich nastroje, motywacje i obawy,

  • 80 rozmów z rekrutacyjnych z potencjalnymi pracownikami,

  • 80 godzin na poprawienie oferty PDF, dodanie na stronę internetową case studies, przygotowanie wyjątkowo dedykowanych ofert dla firm, z którymi pracuje się Wam najlepiej albo ściągnięcie zaległych należności.

Jak widać porządek w sprzedaży może “wyprodukować” czas, który można zainwestować w HR, marketing, sprzedaż, finanse i każdy inny dział firmy – a wszystko to dzięki np.wsparciu decyzji liczbami i bardziej świadomemu przygotowywaniu dedykowanych ofert. Ponieważ zwykle usługi są wyceniane przez wyższej klasy specjalistów, nie mówimy tutaj o czasie stażysty. Czasami mówimy nawet o czasie poświęcanym przez CEO.

Jak jeszcze sprzedaż może wyprodukować czas?

Tworzenie dedykowanych ofert, tylko wtedy gdy ma to sens, to nie jedyny sposób na porządkowanie sprzedaży – istnieje szereg czynników, które mogą pomóc firmom B2B ocenić potencjał każdego z leadów.

U poszczególnych firm, z którymi mieliśmy okazję pracować, udało się zauważyć, że:

  • 67% procent abonamentowych przychodów pochodziło od 28% klientów, a każda firma należąca do tego wąskiego grona charakteryzowała liczbą pracowników większą niż X (firma usługowa, branża tradycyjna),

  • firmy, które wcześniej korzystały z podobnej usługi, 3-4 razy częściej podejmowały decyzję o rozpoczęciu współpracy (firma usługowa z bardzo czasochłonnym procesem wyceny),

  • klienci, którzy wcześniej nie mieli okazji korzystać z podobnej usługi, współpracę kończyli szybciej niż inni (firma usługowa, branża nowych technologii).

Każda z powyższych firm istotną dla nich informację mogła zweryfikować poprzez pierwsze pytanie zadawane potencjalnemu klientowi i w zależności od odpowiedzi ocenić ile starań opłaca się zainwestować w dalsze rozmowy.

“Mam uporządkowaną sprzedaż i co dalej?”

Załóżmy, że dzięki uporządkowaniu sprzedaży uda się szybciej identyfikować firmy z największym potencjałem i skuteczniej przekonywać je do współpracy. Dzięki temu dział obsługi klienta będzie częściej pracował z klientami, z którymi współpracuje Wam się najlepiej, czego efektem może być:

  • większa liczba testimoniali, case studies i poleceń (marketing),

  • niższy koszt pozyskania klienta (marketing),

  • silniejsza marka, która pomoże łatwiej przyciągać wartościowych pracowników (HR),

  • silniejsza marka i większa ilość gotówki na koncie, które ułatwią Wam negocjacje z potencjalnymi klientami (sprzedaż),

  • silniejsza pozycja w negocjacjach – mniejsza potrzeba ustępstw w terminach płatności (finanse),

  • mniej powodów, by godzić się na współpracę z klientami, którzy źle traktują Waszych pracowników – co powinno zwiększyć ich zadowolenie z pracy w firmie (HR),

  • większa dokładność na temat tego, co sprzedawcy mogą obiecać potencjalnemu klientowi – czyli brak tolerancji dla handlowców, którzy przez zbyt optymistyczne obietnice stawiają obsługę klienta w trudnej sytuacji i przyczyniają się do składania reklamacji (obsługa klienta).

Firma to system naczyń połączonych – część problemów każdego działu w przedsiębiorstwie ma swoje źródło w sprzedaży popartej tylko i wyłącznie intuicją oraz doświadczeniem. Bałagan w sprzedaży tworzy nie tylko dodatkowe koszty w firmie, ale również dodatkowe wysiłki dla pozostałych pracowników.

koszty w firmie
case study