W trakcie rozwoju firmy prędzej niż później spotkasz się nadmiarem obowiązków i zbyt dużą liczbą zadań, które będą zajmować Twój czas. Bardzo często przychodzą do nas klienci w tej sytuacji. Te zadania często odrywają ich uwagę od zadań, które są kluczowe do tego, aby dalej efektywnie rozwijać firmę. Jednym ze sposobów na odblokowanie tej sytuacji jest delegowanie większej ilości zadań i odpowiedzialności innym członkom ich zespołu. Tylko jak to zrobić jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś, a Twój czas stanowił główne paliwo rozwojowe firmy?

1. Na rozgrzewkę deleguj proste zadania

Problemem wielu prezesów w firmach, z którymi pracuję nie jest sposób w jaki delegują zadania, ale to, że delegują ich za mało. W efekcie osoba, która jest najwęższym gardłem całej firmy, wykonuje zadania, które mogą być bez problemu wykonane przez specjalistów. Co więcej, niektóre z zadań lepiej opłacanych specjalistów mogą być wykonywane przez np. stażystów, asystentów czy sekretarki.

Deleguj te zadania, które mogą być wykonane przez każdego lub przez osoby słabiej wynagradzane w zespole. Deleguj zadania na osoby, które aktualnie mają więcej czasu i nie wypełniają pełnego etatu, a ograniczaj liczbę nadgodzin bardziej zajętych pracowników.

Przykładami takich zadań mogą być: 

  • wykonanie researchu
  • przygotowywanie agend i podsumowań spotkań 
  • przygotowanie szablonów np. często powtarzających się maili 
  • zbieranie informacji i update firmowych metryk 
  • umawianie spotkań handlowcom lub CEO

2. Dowiedz się, co możesz delegować

Nie delegowanie dostatecznej ilości zadań wynika również z nieznajomości umiejętności i kompetencji współpracowników. Jeśli nie wiesz, że Paweł z działu wdrożeń potrafi płynnie mówić po niemiecku, to nie poprosisz go o pomoc np. w pilnym przetłumaczeniu oferty dla klienta, gdy zajdzie taka potrzeba.

Jeśli chcesz mieć mniej pożarów w firmie i móc lepiej zarządzać zasobami zrób 3 proste ćwiczenia:

a) Wypisz listę rzeczy, które chciałbyś delegować i zapytaj ludzi, którymi mogliby się zająć.

b) Zapytaj zespół o ich ukryte umiejętności oraz poprzednie doświadczenia zawodowe i sprawdź, czy nie kryje się tam coś, co może się przydać w organizacji teraz lub w przyszłości. To może być, chociażby okazja do uruchomienia nowej linii biznesowej w firmie. Jeśli np. zajmowałeś się naprawą tylko aut marki X, a masz w zespole ludzi, którzy wcześniej pracowali w autoryzowanym serwisie marki Y – warto rozważyć wprowadzenie serwisu aut Y do oferty?

c) Stwórz w każdym dziale w firmie matrycę kompetencji, gdzie znajdzie się lista wszystkich możliwych umiejętności w danym obszarze i informacja, którzy pracownicy są w nich doświadczeni, oceniając swoje umiejętności np. w skali od 1 do 5. Dzięki temu będziesz wiedział, z jakim zadaniem do kogo powinieneś się zwrócić oraz ograniczysz czas na delegowanie obowiązków osobom, które nie będą umieć ich wykonać.


3. Upewnij się, że delegowane zadanie jest w trakcie wykonania oraz czy osoba, która je wykonuje nie potrzebuje wsparcia

Samo delegowanie nie wystarcza. Odpowiedzialność za jego dowiezienie spoczywa na twoich barkach. Jeśli zadanie jest proste, rzadko występują problemy z jego wykonaniem. Jeśli jednak zadanie jest bardziej złożone lub osoba nie ma doświadczenia w jego wykonaniu – upewnij się, że wszystko idzie zgodnie z planem.

W ten sposób będziesz pewny, że zadanie zostanie doprowadzone do końca w oczekiwanej przez Ciebie formie i terminie. W ten sposób minimalizujesz ryzyko, że coś nieoczekiwanego wydarzy się w najmniej nieodpowiednim momencie. 

4. Nie deleguj zbyt małych zadań

Delegowanie kosztuje czas. Często spotykanym błędem przy delegowaniu obowiązków jest delegowanie szybkich i prostych zadań, których wykonanie zajmie Ci mniej czasu niż wytłumaczenie drugiej osobie jak to zrobić. Ktoś przecież musi wytłumaczyć drugiej osobie jak zadanie wykonać, upewnić się, że zostało wykonane i nierzadko również sprawdzić, czy zostało to zrobione wg wytycznych.

Gdzie się da – staraj się delegować całe procesy zamiast zadań na jego ścieżce. Bez tego nie uzyskasz przepustowości mentalnej, czyli uwolnienia swojego umysłu od potrzeby zarządzania oraz kontroli sprawnego wykonywania danego procesu. Delegując pojedyncze zadania, uzyskujesz jedynie przepustowość czasową, która owszem jest ważna, ale bez przepustowości mentalnej może się okazać, że inne zadania wykonujesz dłużej i mniej efektywnie, bo Twoje myśli skaczą pomiędzy różnymi projektami.  

5. Nie odkładaj delegowania na później

Jeśli masz wątpliwość czy zdołasz we właściwym terminie i jakości  wykonać zadanie – deleguj je od razu.  Nie odkładaj zadań na później – jak tylko ono się pojawi i wiesz, że musisz to komuś przekazać dalej – rób to bez zastanowienia.

Odwlekanie tej decyzji w czasie spowoduje, że osoba, która finalnie ma się podjąć tego zadania, może nie mieć wystarczająco czasu na wykonanie go. Dodatkowo delegowanie zadań od razu po pojawieniu się ich “na stole” spowoduje, że wyczyścisz umysł z myślenia o zadaniach, którymi nie powinieneś się zajmować i zwiększysz swoją przepustowość mentalną. 

6. Naucz się delegować zadania

To jak skuteczny jesteś, jako menedżer w dużej mierze zależy od tego, jak w rzeczywistości te zadania delegujesz m.in. to jakich komunikatów używasz do swoich współpracowników oraz jakie informacje im przekazujesz. Aby Twoja prośba o zrobienie jakiegoś zadania była skuteczna, musisz pamiętać o 3 następujących elementach:

  • Twoja prośba musi być szczegółowa:

Pomiędzy:

„Ogarnij research tych 3 narzędzi” 

a

 „Ogarnij research tych 3 narzędzi. W szczególności zwróć uwagę na: porównanie cen, bo klient ma ograniczony budżet oraz czy mają feature A,B,C bo to bardzo ważne” 

jest ogromna różnica.

  • Wyznacz deadline (pytaj, czy osoba jest w stanie to zrobić w danym czasie lub do kiedy): 

„Ogarnij research tych 3 narzędzi dla klienta XYZ. W szczególności zwróć uwagę na Porównanie cen, bo klient ma ograniczony budżet oraz czy mają feature A, B, C, bo to bardzo ważne. To istotne, żebyś podesłał mi to do piątku, bo mam o tym spotkanie w poniedziałek i muszę się z tym zapoznać przed”.

  • Wyjaśnij intencję swojej prośby: 

„Ogarnij research tych 3 narzędzi dla klienta XYZ. W szczególności zwróć uwagę na Porównanie cen, bo klient ma ograniczony budżet oraz czy mają feature A, B, C, bo to bardzo ważne. Nie zależy mi na super pogłębionym researchu. Najważniejsze, żebym był w stanie wydać właściwą rekomendację klientowi. To ważne, żebyś podesłał mi to do piątku, bo mam o tym spotkanie w poniedziałek i muszę się z tym zapoznać przed.”

Ebook

DOŁĄCZ DO GRONA PONAD 1000 OSÓB GŁODNYCH WIEDZY BIZNESOWEJ!

I OTRZYMAJ DARMOWY EBOOK “SKUTECZNA REKRUTACJA HANDLOWCA B2B”

7. Szanuj ludzi, którym delegujesz zadania

  • Proszę
  • Dziękuję
  • Czy mógłbyś
  • Jesteś super
  • Byłbym wdzięczny gdybyś…
  • To, co zrobiłeś było bardzo pomocne

Jeśli nie ze zwykłego dobrego wychowania to dlatego, że ludzie, dla których jesteś miły, lepiej wykonują zadania.