W trakcie rozwoju firmy prędzej czy później napotkasz mur, który utrudni Ci efektywne działanie. Nadmiar obowiązków i zbyt dużo pracy to czynniki, które stanowią przeszkodę w realizacji celów. W takiej sytuacji delegowanie zadań staje się koniecznością.

Bardzo często kontaktują się z nami klienci, którzy mają takie trudności i szukają rozwiązań: pytają o szkolenia, narzędzia, sposoby działania.

Jednym ze sposobów na wyjście z tej sytuacji jest delegowanie zadań i odpowiedzialności innym członkom zespołu. Tylko jak zacząć, jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś, a Twój czas stanowił główne paliwo rozwojowe firmy?

Pamiętaj, że delegowanie zadań pracownikom to podstawa rozwoju kompetencji pracownika. Dzięki wyzwaniom, z którymi się zmierzą, nabędą nowe umiejętności, wzrośnie ich pewność siebie oraz – co ważne – Twoje zaufanie do ich możliwości.

Jak w takim razie zostać mistrzem delegowania zadań?

1. Delegowanie zadań: zacznij od czegoś prostego

Jaki jest problem wielu prezesów w firmach, z którymi pracuję? O dziwo, nie jest nim sposób, w jaki delegują zadania, ale to, że delegują ich za mało. W efekcie osoba, będąca najwęższym gardłem całej firmy, jest odpowiedzialna za wykonanie zadania, które mogą być powierzone specjalistom.

Co więcej, niektóre z zadań lepiej opłacanych specjalistów mogą być wykonywane przez np. stażystów, asystentów czy sekretarki.

Jakie masz możliwości w delegowaniu zadań? Wybierz te zadania, które mogą być wykonane przez każdego lub przez osoby słabiej wynagradzane. Ponadto, przydziel je osobom, które aktualnie mają więcej czasu i nie wypełniają pełnego etatu, a ograniczaj liczbę nadgodzin bardziej zajętych pracowników.

Przykładami takich zadań mogą być: 

  • wykonanie researchu,
  • przygotowywanie agend i podsumowań spotkań, 
  • przygotowanie szablonów np. często powtarzających się maili, 
  • zbieranie informacji i uaktualnianie firmowych metryk,
  • umawianie spotkań handlowcom lub CEO.

2. Dowiedz się, co możesz delegować

Przyczyną braku delegowania dostatecznej liczby zadań jest również nieznajomość umiejętności i kompetencji współpracowników. Jeśli nie wiesz, że Paweł z działu wdrożeń potrafi płynnie mówić po niemiecku, to nie poprosisz go o pomoc np. w pilnym przetłumaczeniu oferty dla klienta.

Jeśli chcesz mieć w firmie mniej pożarów i lepiej zarządzać zasobami, wykonaj 3 proste ćwiczenia:

  1. Wypisz listę rzeczy, które chciałbyś delegować i zapytaj ludzi, którymi mogliby się zająć.
  2. Zapytaj zespół o ich ukryte umiejętności oraz poprzednie doświadczenia zawodowe. Sprawdź, czy nie kryje się tam coś, co może się przydać w firmie: teraz lub w przyszłości. Przykładem może być okazja do uruchomienia nowej linii biznesowej w firmie. Jeśli np. zajmowałeś się naprawą tylko aut marki X, a masz w zespole ludzi, którzy wcześniej pracowali w autoryzowanym serwisie marki Y – warto rozważyć wprowadzenie serwisu aut Y do oferty.
  3. W każdym dziale w firmie stwórz matrycę kompetencji, w której znajdzie się lista wszystkich możliwych umiejętności w danym obszarze. Umieść tam informacje, którzy pracownicy mają w nich doświadczenie (poproś, by ocenili swoje umiejętności np. w skali od 1 do 5). Dzięki temu będziesz wiedział, z jakim zadaniem do kogo powinieneś się zwrócić. Ograniczysz także czas na delegowanie obowiązków osobom, które nie będą umiały ich wykonać.
delegowanie zadań - matryca kompetencji

3. Delegowanie zadań: monitoruj wykonanie

Samo delegowanie nie wystarcza. Odpowiedzialność za „dowiezienie” spoczywa na Twoich barkach. Jeśli zadanie jest proste, rzadko występują problemy z jego wykonaniem. Jeśli jednak jest bardziej złożone lub osoba nie ma doświadczenia w tym obszarze – upewnij się, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Dzięki temu będziesz pewny, że zadanie zostanie doprowadzone do końca w oczekiwanej przez Ciebie formie i terminie. W ten sposób minimalizujesz ryzyko, że coś nieoczekiwanego wydarzy się w najmniej nieodpowiednim momencie. 

4. Nie deleguj zbyt małych zadań

Delegowanie kosztuje: walutą jest czas. Często spotykanym błędem jest „pozbywanie się” szybkich i prostych zadań. Okazuje się, że ich wykonanie zajmie Ci mniej czasu niż wytłumaczenie drugiej osobie, jak ma to zrobić. Ktoś przecież musi dać instrukcje i wytyczne, upewnić się, że zadanie zostało wykonane zgodnie ze standardami jakości.

Jeśli jest to możliwe – staraj się delegować całe procesy zamiast pojedynczych zadań. Bez tego nie uzyskasz „przepustowości mentalnej”, czyli zwolnienia swojego umysłu z konieczności zarządzania oraz kontrolowania procesów. Delegując pojedyncze zadania, uzyskujesz jedynie „przepustowość czasową”. Jest ona oczywiście ważna, ale bez „przepustowości mentalnej” nie zdziałasz wiele. Może okazać się, że inne zadania wykonujesz dłużej i mniej efektywnie, bo Twoje myśli skaczą pomiędzy różnymi projektami. 

5. Delegowanie zadań: nie odkładaj na później

Jeśli masz wątpliwość, czy zdołasz wykonać zadanie w wyznaczonym terminie i na odpowiednim poziomie – deleguj je od razu. Nie odkładaj tego na później! Gdy tylko pojawi się coś, co chcesz przekazać innym, rób to bez zastanowienia.

Odkładanie tej decyzji w czasie spowoduje, że osoba, która finalnie ma się tym zająć, może po prostu nie zdążyć. Dodatkowo zwolnisz umysł z myślenia o zadaniach, którymi nie powinieneś się zajmować i zwiększysz swoją „przepustowość mentalną”. 

delegowanie zadań

6. Naucz się, jak delegować zadania

To, jak skuteczny jesteś jako menedżer, zależy także od sposobu delegowania zadań: m.in. używanych komunikatów oraz zakresu informacji, jakie przekazujesz współpracownikom. Aby Twoja prośba o zrobienie jakiegoś zadania była skuteczna, musisz pamiętać o 3 następujących elementach:

1. Twoja prośba musi być szczegółowa:

Pomiędzy:

Ogarnij research tych 3 narzędzi.

a

Ogarnij research tych 3 narzędzi. W szczególności zwróć uwagę na: porównanie cen, bo klient ma ograniczony budżet oraz funkcjonalności: A,B,C bo to bardzo ważne.

jest ogromna różnica.

2. Wyznacz deadline:

Zapytaj, czy osoba jest w stanie to zrobić w danym czasie lub ustal, do kiedy może wykonać zadanie: 

Ogarnij research tych 3 narzędzi dla klienta XYZ. W szczególności zwróć uwagę na: porównanie cen, bo klient ma ograniczony budżet oraz funkcjonalności: A, B, C, bo to bardzo ważne. Istotne, żebyś podesłał mi to do piątku, bo w poniedziałek mam spotkanie i chcę zapoznać się z tymi informacjami przed jego rozpoczęciem.

3. Wyjaśnij intencję swojej prośby: 

Ogarnij research tych 3 narzędzi dla klienta XYZ. W szczególności zwróć uwagę na: porównanie cen, bo klient ma ograniczony budżet oraz funkcjonalności: A, B, C, bo to bardzo ważne. Nie zależy mi na pogłębionym researchu. Najważniejsze, żebym był w stanie wydać właściwą rekomendację klientowi. Istotne, żebyś podesłał mi to do piątku, bo w poniedziałek mam spotkanie i chcę zapoznać się z tymi informacjami przed jego rozpoczęciem.

Ebook

Chcesz zdobyć praktyczną wiedzę biznesową?

Zapisz się na newsletter o marketingu i sprzedaży B2B. Otrzymasz także darmowy e-book „Skuteczna rekrutacja handlowca B2B”

7. Szanuj ludzi, którym delegujesz zadania

Używaj sformułowań:

  • „proszę”,
  • „dziękuję”,
  • „czy mógłbyś…?”,
  • „jesteś super!”,
  • „byłbym wdzięczny, gdybyś…”,
  • „to, co zrobiłeś, było bardzo pomocne.”.

Jeśli nie z powodu dobrego wychowania, to dlatego, że ludzie, dla których jesteś miły, lepiej wykonują zadania.